Báo cáo tạm ứng - mẫu AO-1 - tài liệu chính để xác nhận số tiền đã chi trả trước đó của những người có trách nhiệm. Số tiền theo báo cáo được phát hành cho các mục đích sau:
- chi phí đi lại;
- chi phí cho nhu cầu kinh doanh và hoạt động;
- hoàn trả các chi phí đi lại mà người lao động phải chịu.
Thanh toán tạm ứng
Khoản thanh toán tạm ứng được phát hành trên cơ sở chỉ thị của giám đốc tổ chức, cho biết danh sách nhân viên được giao quỹ, thời gian, mục tiêu và số tiền. Tiền được trao cho khách du lịch kinh doanh trên cơ sở đơn đặt hàng để gửi cho họ trong một chuyến đi.
Các hình thức điền vào người có trách nhiệm Tài liệu chứng minh chi phí được nộp. Kế toán kiểm tra việc hoàn thành báo cáo chi phí, sửa các chứng từ chi phí dưới dạng AO-1 và gửi biểu mẫu cho chữ ký đến người đứng đầu.
Phần còn lại của số tiền được trả lại cho thủ quỹ của doanh nghiệp. Trong trường hợp không hoàn trả, tiền được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên, Mục 137 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga (khấu trừ tiền lương để trả nợ cho người sử dụng lao động).
Quy tắc điền vào một tài liệu trước
Báo cáo chi phí là một tài liệu song phương. Trên mặt trang bìa được chỉ định tên của tổ chức, số lượng biểu mẫu, ngày hoàn thành. Tên viết tắt của nhân viên, bộ phận, bộ phận (nếu có), nơi nhân viên làm việc, số lượng nhân sự, vị trí được nhập.
Mục đích của số tiền phải tương ứng với mục đích để xử lý quỹ.
Phần bên trái của biểu mẫu là thông tin về số dư của khoản thanh toán tạm ứng và số tiền thực sự chi tiêu. Dòng 1A cho ngoại tệ. Sự phản ánh của các quỹ dưới dạng AO-1 và trả nợ bằng ngoại tệ xảy ra theo tỷ giá hối đoái của Ngân hàng Trung ương Liên bang Nga vào ngày ký báo cáo chi phí.
Mặt sau của biểu mẫu liệt kê các vật tư tiêu hao: ký gửi hàng hóa, tài liệu du lịch và biên lai thương mại hành vi và các giấy tờ khác. Cho biết số, ngày, tên, số tiền bằng rúp và ngoại tệ (nếu có).
Điểm mấu chốt là chữ ký của người chịu trách nhiệm.
Viết mẫu
Mẫu AO-1 được điền bởi cả nhân viên của tổ chức đã nhận tiền và kế toán.
Một báo cáo chi phí trông như thế nào? Một ví dụ về việc điền vào một nhân viên của doanh nghiệp được trình bày trong ảnh trên. Nhân viên ở mặt trước của tài liệu cho biết tên của công ty, tên viết tắt, vị trí, số nhân sự, mục đích thanh toán tạm ứng (chi phí khách sạn hoặc kinh doanh) và ngày báo cáo.
Mặt khác, nhân viên điền vào các dòng sau:
- đoạn 1 - số sê-ri của tài liệu xác nhận chi phí;
- cột 2 - ngày chuẩn bị chứng từ chi tiêu: khi mua hàng xảy ra, chuyến đi;
- cột 3 - số séc, vận đơn hoặc hành động xác nhận chi phí;
- đoạn 4 - loại lãng phí kinh phí: chi phí văn thư, giá vé;
- dòng 5 và 6 - số tiền bằng rúp và ngoại tệ theo báo cáo.
Tổng số tiền được chỉ định trong dòng Tổng Total, đoạn 5 hoặc 6.
Các hình thức hoàn thành với hàng tiêu dùng được nộp cho bộ phận kế toán.
Những gì khác được bao gồm trong báo cáo chi phí? Một mẫu kế toán điền vào công ty được hiển thị trong ảnh trên. Kế toán ký biên nhận mẫu AO-1 từ nhân viên. Giấy phải ghi ngày nộp đơn. Biên lai được trao cho người chịu trách nhiệm.
Sau khi kiểm tra tính chính xác của tài liệu và chi tiêu số tiền, kế toán điền vào các dòng:
- Cột 7 và 8 - tiền bằng rúp và ngoại tệ được chấp nhận cho kế toán.
- Khoản 9 - số tài khoản của các tài khoản bị ghi nợ với số tiền đã chi.
Tiêu đề của mẫu được điền. Báo cáo chi phí chứa thông tin về vấn đề tiền: số, ngày của tài liệu mà số tiền được phát hành.Thông tin về số dư hoặc bội chi của khoản tạm ứng trước được đưa xuống.
Trong cột "Kế toán" trên tiêu đề của biểu mẫu cho biết thông tin về ghi nợ và tín dụng. Thông tin được lấy từ dòng 9 của mặt sau của mẫu.
Kiểm tra tính chính xác của tính toán số học, giấy tờ. Mẫu đơn được nộp để ký cho giám đốc của công ty.
Sau khi phê duyệt mẫu đơn, số tiền phát hành được xóa và giải quyết cuối cùng với nhân viên.
Phần còn lại của khoản tạm ứng được trả lại cho bàn thu tiền của công ty theo lệnh nhận. Các khoản tiền sử dụng quá mức được công ty trả cho bảo đảm chi phí tiền mặt.
Nếu nhân viên chưa trả lại số tiền còn lại theo tài liệu trước đó, anh ta không thể được cấp trước.
Hạn chót báo cáo
Khi trở về từ một chuyến công tác, nhân viên nộp báo cáo chi phí. Thời hạn nộp tài liệu trong vòng ba ngày. 10 ngày - nếu có một chuyến đi nước ngoài. Trong trường hợp không xuất trình mẫu đơn, một vi phạm được ghi lại cho kỷ luật tiền mặt.
Nếu dịch vụ thuế thấy rằng lệnh này không được tuân theo, các thanh tra viên có thể cố gắng phạt tiền tổ chức theo điều 15.1 của Bộ luật vi phạm hành chính về vi phạm hành chính. Mặc dù pháp luật không quy định trách nhiệm pháp lý.
Kiểm soát các quỹ được phân bổ là nhiệm vụ của doanh nghiệp.
Tài liệu bằng tiếng nước ngoài
Nếu, khi đến từ một chuyến công tác nước ngoài, một nhân viên nộp các tài liệu chứng minh việc chi tiêu bằng tiếng nước ngoài, thì cần phải thực hiện dịch thuật xen kẽ.
Khoản 9 của Quy chế tuân thủ kế toán quy định rằng chứng khoán bằng tiếng nước ngoài phải được dịch. Dịch tài liệu chính có thể được thực hiện bởi bất kỳ nhân viên nào biết ngoại ngữ. Chỉ có con số được chỉ định chính xác. Các thông tin còn lại không thể được viết nguyên văn.
Một báo cáo trước với một bản dịch được xác nhận bởi kế toán trưởng của tổ chức hoặc người được ủy quyền khác.
Mẫu báo cáo được điền vào một bản. Ít nhất ba người tham gia vào việc chuẩn bị mẫu đơn: một người có trách nhiệm, một kế toán viên, một giám đốc.
