Bộ phận kế toán của một doanh nghiệp có thường xuyên yêu cầu nhân viên của mình, khi mua một số hàng hóa bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng, để cung cấp hóa đơn bán hàng cùng với các tài liệu khác không? Hình thức này là gì, có thực sự cần thiết cho hoạt động kế toán?
Mẫu chuyên ngành
Để bắt đầu, điều đáng chú ý là biên lai bán hàng là một hình thức báo cáo nghiêm ngặt. Nó được cung cấp cho cả cá nhân và pháp nhân như là bằng chứng của việc mua hàng đã hoàn thành. Tài liệu này được ban hành trong hai trường hợp:
- Nếu người bán không có máy tính tiền.
- Theo yêu cầu của người mua như một bảng điểm của danh sách hàng hóa đã mua.
Trong trường hợp đầu tiên, do thiếu thiết bị đặc biệt, người bán không thể đưa ra một tài liệu xác nhận cho người mua theo các yêu cầu của quy tắc giao dịch, do đó anh ta buộc phải điền vào một biểu mẫu được phát triển đặc biệt bằng tay, trong đó có tất cả các dữ liệu và chi tiết cần thiết.
Trong trường hợp thứ hai, tình hình có phần khác nhau. Có máy tính tiền phát hành séc mà không chỉ định loại hàng hóa. Nó chỉ cho biết số tiền được trả, không đưa ra ý tưởng toàn diện về thực tế bán hàng.
Đối với một người mua bình thường (cá nhân) thời điểm này có thể được coi là không đáng kể. Nhưng đối với tổ chức (doanh nghiệp) khi thực hiện kế toán, cần phải ghi rõ tên sản phẩm đã mua. Trong trường hợp này, một biên lai bán hàng được yêu cầu trong đó tất cả các thông tin được trình bày đầy đủ.
Tại sao tôi cần hóa đơn bán hàng?
Mỗi tài liệu có mục đích của nó. Nó được xác định bởi nhu cầu sống còn của con người. Biên lai bán hàng chủ yếu là cần thiết để xác nhận thực tế của việc mua lại hàng hóa và số tiền ký gửi để mua hàng hoàn hảo. Đây không chỉ là một ý thích, mà là một nhu cầu thiết yếu.
Thứ nhất, cách duy nhất một đại diện được ủy quyền của một doanh nghiệp có thể xác nhận thực tế của việc mua hàng được thực hiện cho thanh toán tiền mặt để phục hồi các chi phí phát sinh.
Thứ hai, có những tình huống khi sản phẩm được mua có chất lượng không đủ. Để trao đổi hoặc trả lại, bạn cần có một tài liệu xác nhận giao dịch trong bối cảnh tên của hàng hóa và tổng số tiền đã trả cho nó. Nếu không có xác nhận như vậy, không thể chứng minh rằng hàng hóa chất lượng thấp đã được mua tại một cửa hàng cụ thể từ một người bán cụ thể. Rốt cuộc, với số tiền được chỉ định, người mua có thể mua một số hàng hóa khác với giá thấp hơn. Trong trường hợp này, sự trở lại sẽ gần như không thể.
Biên lai bán hàng nên như thế nào?
Kiểm tra hàng hóa có thể được đặt hàng từ nhà in và sử dụng khi cần thiết. Một số mẫu thống nhất rõ ràng của tài liệu này không tồn tại, nhưng mẫu hoàn thành phải chứa một số thông tin cần thiết:
- tên của tài liệu;
- số sê-ri của nó;
- ngày phát hành;
- tên của doanh nghiệp (tổ chức) biên soạn tài liệu;
- TIN và địa chỉ pháp lý của anh ấy (cô ấy);
- Tên hàng hóa bán cho biết giá;
- tổng số tiền mua hàng;
- vị trí và tên đầy đủ của người đã ban hành tài liệu này và chữ ký cá nhân của mình;
- con dấu của công ty thương mại (nếu có).
Bằng cách đặt hàng cho hóa đơn bán hàng trong nhà in, mẫu có thể được điều chỉnh theo quyết định của mình. Ví dụ: thêm logo công ty hoặc thông tin về nghĩa vụ bảo hành. Tất cả điều này là hoàn toàn hợp pháp.Thông tin bổ sung sẽ chỉ đơn giản hóa công việc của chuyên gia trong việc phát hành séc và sẽ cho phép thông báo đầy đủ nhất cho người mua.
Bạn có cần tiền mặt và biên lai bán hàng với nhau?
Rất thường xuyên, nhân viên kế toán có câu hỏi liên quan đến tính chính xác của việc thiết kế các chứng từ thanh toán được cung cấp bởi nhân viên. Có thể chấp nhận séc của thủ quỹ để giải quyết mà không cần séc của thủ quỹ không? Không có câu trả lời duy nhất cho câu hỏi này.
Đầu tiên, phải nhớ rằng cả hai hình thức này đều có mục tiêu riêng. Biên lai tiền mặt xác nhận thực tế của việc mua hàng và biên lai bán hàng là bảng điểm chi tiết của giao dịch này. Ví dụ, một nhân viên của một tổ chức nhận được tiền cho một báo cáo cho việc mua hàng hóa cụ thể. Sau đó, trong vòng ba ngày, anh ta phải báo cáo về việc mua tài liệu. Để làm điều này, anh ta sẽ cần một tấm séc từ máy tính tiền, trong đó sẽ ghi lại thực tế bán cho một số tiền cụ thể và biên lai bán hàng, mô tả chi tiết: số tiền, thời gian và số tiền mà nhân viên đã mua. Cả hai tài liệu này cùng nhau sẽ xác nhận chi tiêu mục tiêu của các khoản tiền nhận được.
Tuy nhiên, theo Luật Liên bang số 54 ngày 22/05/2012, có những doanh nghiệp, theo bản chất hoạt động, không bắt buộc phải giải quyết bằng cách sử dụng máy tính tiền. Chúng bao gồm các điểm bán tạp chí, báo và các sản phẩm liên quan khác, thương mại tại các hội chợ và thị trường. Nếu hàng hóa được mua từ những người bán như vậy, thì sự sẵn có của hóa đơn bán hàng sẽ là khá đủ. Đại diện của các pháp nhân không nên liên hệ với các cửa hàng bán lẻ như vậy để tránh những hiểu lầm có thể.
Các tính năng của việc điền vào biên lai bán hàng
Khi bán sản phẩm, người bán phải, theo yêu cầu của người mua, cung cấp cho anh ta hóa đơn bán hàng. Đây là quyền hợp pháp của anh ta, việc vi phạm có thể đòi hỏi những hình phạt khá hợp lý. Thông thường tài liệu này là một định dạng A6 với các chi tiết cần thiết được nhập.
Tất cả chúng nên được điền vào và các cột trống phải chứa dấu gạch ngang để tránh nhập thêm thông tin vào chúng sau khi phát tài liệu. Nó không khó để viết một biên lai bán hàng. Mẫu điền là một quá trình phân kỳ dữ liệu cần thiết trong các hàng và cột nhất định của bảng.
Tài liệu này vẽ lên vào ngày mua. Công nhân vẽ biểu mẫu này phải nhập thông tin chính xác bằng chữ viết tay rõ ràng, dễ đọc. Strikethroughs, chỉnh sửa và chỉnh sửa không được phép ở đây. Một hình thức như vậy được coi là không hợp lệ và sẽ không được bộ phận kế toán của doanh nghiệp chấp nhận để tính toán.
Làm thế nào để điền vào tài liệu?
Thông thường, các nhà bán lẻ có sẵn các hình thức biên lai bán hàng để cung cấp cho người mua bất cứ lúc nào theo yêu cầu của anh ta. Thông thường, các yêu cầu như vậy được giải quyết bởi đại diện của các doanh nghiệp (tổ chức). Bất kỳ người bán nào cũng nên biết cách điền vào hóa đơn bán hàng: điều này có thể được thực hiện theo hai cách:
- Với việc sử dụng công nghệ máy tính. Điều này được thực hiện nếu cửa hàng (cửa hàng) ghi lại việc nhận và tiêu thụ sản phẩm ở dạng điện tử. Nhân viên chỉ có thể nhập tên và số lượng hàng hóa được lựa chọn bởi người mua. Các dữ liệu còn lại sẽ tự động được nhập vào mẫu in.
- Thủ công. Trong trường hợp này, tất cả các thông tin cần thiết được nhập cẩn thận vào một tài liệu mẫu chuẩn.
Tất cả các sản phẩm được nhập xen kẽ trong một bảng đặc biệt. Với sự hiện diện của các sản phẩm tương tự ở các mức giá khác nhau, mỗi sản phẩm đều đi như một dòng riêng biệt. Ví dụ, một cây bút chì với giá 10 rúp cho 1 miếng và một cây bút chì với giá 15 rúp cho 1 miếng Khăn.
Bạn không thể viết "2 cây bút chì với số lượng 25 rúp." Mỗi sản phẩm của một bài viết (hoặc lớp) và giá của nó phải được ghi riêng. Sau bảng với các sản phẩm được chọn, tổng giá mua được ghi bằng số và từ.Để kết luận, dữ liệu người bán được chỉ định, chữ ký và con dấu của công ty thương mại được đặt. Nếu một cái bị thiếu, thì đừng thay thế nó bằng nhiều con tem khác nhau. Luật pháp cho phép bạn soạn thảo một tài liệu mà không có con dấu, nếu nó hoàn toàn không tồn tại.
Tải mẫu biên lai bán hàng
