Do thực tế là trong cuộc sống hàng ngày chúng ta liên tục gặp phải các tài liệu tại nơi làm việc và ở nhà, chúng tôi muốn dành nhiều cuộc trò chuyện hơn cho họ. Hãy tìm hiểu xem tài liệu là gì và loại nào tồn tại.
Tài liệu là gì?
Tài liệu là thông tin được ghi lại trên một phương tiện hữu hình có các chi tiết cho phép xác định nó. Có những định nghĩa khác về khái niệm này. Vì vậy, chúng ta có thể nói rằng một tài liệu là thông tin được lưu trữ bởi các cá nhân và tổ chức như là bằng chứng của các hoạt động hoặc nghĩa vụ.
Bản chất tài liệu
Về cơ bản, tất cả các định nghĩa có sẵn của một tài liệu đều nhấn mạnh bản chất thông tin của nó (bản chất).
Luật về thông tin, công nghệ thông tin, công ty thông tin, tuyên bố rằng thông tin là thông tin được cung cấp, bất kể hình thức và phương thức đệ trình của họ. Và điều đó có nghĩa là, khi đã hiển thị trong tài liệu, chúng ta có thể lưu và chuyển thông tin có sẵn cho người khác và cũng có thể sử dụng nó nhiều lần.
Người mang thông tin tài liệu là một đối tượng được sử dụng để lưu trữ và bảo mật thông tin đó dưới dạng âm thanh, lời nói và hình ảnh.
Từ những điều đã nói ở trên, chúng ta có thể kết luận rằng tài liệu cũng là một yếu tố không thể thiếu trong công việc nội bộ của bất kỳ tổ chức, tổ chức, công ty nào, đảm bảo sự tương tác của các đơn vị riêng lẻ. Thật vậy, đó là thông tin là lý do để đưa ra tất cả các quyết định quản lý, cũng như bằng chứng về việc thực hiện và tài liệu của họ cho các hoạt động tiếp theo.
Trong lĩnh vực quản lý, một tài liệu là một mục công việc, vì bất kỳ quyết định nào được đưa ra đều được ghi lại bằng văn bản.
Dấu hiệu bên ngoài của tài liệu là các tính năng đặc trưng phản ánh kích thước và hình dạng của nó, phương pháp ghi và các yếu tố thiết kế. Tác giả của nó có thể là một cá nhân và một thực thể pháp lý. Bất kỳ tài liệu làm việc, nếu được thực hiện đúng, có lực lượng pháp lý.
Chi tiết tài liệu
Thủ tục giấy tờ gắn liền với việc tuân thủ tất cả các yếu tố bắt buộc, được gọi là các điều kiện cần thiết. Chúng bao gồm:
- tên
- người nhận;
- tác giả;
- Ngày
- văn bản
- chữ ký
- độ phân giải
- phê duyệt và phê duyệt.
Cần lưu ý rằng các tài liệu khác nhau có chi tiết hoàn toàn khác nhau. Số lượng của họ phụ thuộc vào mục tiêu và mục đích của nó. Nhiều người, ví dụ, có một số lượng chi tiết hạn chế. Nhân tiện, nếu ít nhất một trong số chúng được chỉ định không chính xác, thì tài liệu được coi là không hợp lệ.
Kế toán chứng từ
Những tài liệu cần thiết trong công việc? Trong lĩnh vực quản lý tổ chức, một loạt các hình thức được sử dụng. Tất cả phụ thuộc vào vị trí và mục đích bạn cần gửi tài liệu.
Tất cả chúng không tồn tại một mình, nhưng có thể hệ thống hóa nghiêm ngặt. Nói cách khác, bất kỳ công ty giữ hồ sơ tài liệu. Điều này là cần thiết, trước hết, để bất kỳ thông tin nào luôn có thể dễ dàng và đúng thời điểm để tìm thấy.
Tài liệu cá nhân và chính thức
Tài liệu có phân loại riêng của họ vì nhiều lý do. Vì vậy, theo nguồn gốc họ là cá nhân và chính thức.
- Cá nhân được tạo ra bên ngoài nơi làm việc. Nó có thể là thư từ, nhật ký, ghi chú.
- Nhưng những cái chính thức là tài liệu của tổ chức, được soạn thảo theo một cách nhất định và ở dạng được thiết lập.
Nhưng trong nhóm các tài liệu chính thức, cá nhân được phân biệt, ví dụ: hộ chiếu, bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận, giấy phép cư trú, sổ làm việc.
Rõ ràng là các giấy tờ chính thức chủ yếu tham gia vào công tác văn thư, hầu hết là các tài liệu quản lý.Với sự giúp đỡ của họ, các chức năng quản lý của tổ chức được hiện thực hóa: lập kế hoạch, tài chính, kiểm soát, cung cấp và kế toán. 
Phân loại tài liệu
Theo phương pháp ghi chép thông tin có thể có tính chất khác nhau:
- viết;
- văn bản
- viết tay;
- đánh máy chữ;
- điện tử;
- tốt
Đây có thể là một video, âm thanh, tài liệu hình ảnh, cũng như màu trắng và bản nháp. Như bạn có thể thấy, có rất nhiều trong số họ.
Những tài liệu cần thiết trong kế toán quản trị? Hoàn toàn là tất cả. Nhiều người trong số họ có mặt trong bất kỳ tổ chức. Không thể có được bằng cách chỉ sử dụng một loài. Tất cả chúng là cần thiết tùy thuộc vào tình hình.
Tài liệu đến, gửi đi và nội bộ
Sắp có, tài liệu gửi đi và nội bộ - tất cả chúng ta đã nghe về một phân loại như vậy. Vì vậy, tổng số các giấy tờ như vậy tạo thành luồng tài liệu của toàn bộ tổ chức. Chứng khoán đến và đi phải chịu kế toán chặt chẽ. Chúng được ghi lại trong các tạp chí tương ứng của thư đến và đi.
Theo số lượng vấn đề được nêu ra, các tài liệu được chia thành đơn giản và phức tạp. Trong câu hỏi đầu tiên, chỉ có một câu hỏi được nêu ra, và trong những câu hỏi khác, một số ít.
Các loại hạn chế truy cập vào chứng khoán
Theo tính khả dụng, giấy được định nghĩa là bí mật, không được phân loại và để sử dụng chính thức nói chung. Bí mật được đánh dấu bằng một con dấu chữ ký đặc biệt. Việc sử dụng chúng đòi hỏi sự cho phép đặc biệt. Và đối với công việc với các tài liệu khác, không yêu cầu dung sai. Chúng được dành cho nhân viên của tổ chức.
Phương pháp trình bày văn bản của tài liệu
Theo phương pháp trình bày, các tài liệu được chia như sau:
- tiêu biểu;
- màn hình;
- cá nhân.
Trong các bài viết riêng lẻ, bài thuyết trình đi theo phong cách riêng của nó, như thể từ chính nó. Tài liệu màn hình được ban hành theo một sơ đồ nhất định bằng cách sử dụng một bộ cụm từ tiêu chuẩn. Loại phổ biến nhất của giấy như vậy là một bảng câu hỏi hoặc giấy chứng nhận. Theo quy định, chúng được in trên các biểu mẫu đã sẵn sàng, sau đó nhập một số dữ liệu.
Những tài liệu cần thiết trong công việc hàng ngày? Tất nhiên, điển hình. Chúng được vẽ trên cơ sở một mẫu cụ thể và được sử dụng trong các tình huống tương tự. Các mẫu được tạo ra, nếu cần thiết, được lấy làm cơ sở, chỉ chèn thêm thông tin. Rất thường xuyên cần phải soạn thảo một số tài liệu để có được những tài liệu khác, ví dụ, trong dịch vụ thuế hoặc trong các trường hợp khác.
Các loại tài liệu xác thực
Theo tính xác thực, các tài liệu được chia thành bản gốc, bản sao và bản sao. Rõ ràng là bản gốc là trường hợp duy nhất đầu tiên. Nó được chứng nhận bởi một con dấu ướt và chữ ký.
Bản sao là bản sao của bản gốc, nó thường được phát hành khi mất tài liệu gốc và cũng có hiệu lực pháp lý. Nhưng đối với các bản sao, mặc dù chúng hoàn toàn trùng khớp với bản gốc, chúng không có bất kỳ lực lượng pháp lý nào.
Chia tài liệu theo thời gian lưu trữ và phương thức chuyển
Theo thời hạn sử dụng, các tài liệu được chia thành các giấy tờ vĩnh viễn, tạm thời (thời gian lưu trữ lên đến mười năm) và lưu trữ dài hạn (hơn mười năm).
Và bằng phương thức truyền, đến telegram, thư, fax và tin nhắn (điện tử).
Dù bạn nói gì, các tài liệu đã đi chặt vào cuộc sống của chúng tôi. Mỗi ngày chúng tôi đang xử lý tất cả các loại giấy tờ. Và cho dù chúng tôi làm việc trong lĩnh vực nào, chúng tôi luôn sử dụng các tài liệu để nhận và truyền thông tin này hoặc thông tin đó.
