Các công ty Nga, các cơ quan chính phủ, doanh nhân và các pháp nhân khác trong quá trình liên lạc với nhau thường xuyên sử dụng các tài liệu chính thức. Khía cạnh quan trọng nhất của sự tương tác chính xác của các tổ chức và cá nhân là việc sử dụng các chi tiết. Danh sách của họ được xác định bởi pháp luật Nga. Yêu cầu của tài liệu - đây là thuộc tính quan trọng nhất của các nguồn chính thức được công bố bởi các doanh nghiệp, cơ quan chức năng hoặc được biên soạn bởi các cá nhân khi liên hệ với bất kỳ cấu trúc nào. Các tính năng làm việc với họ là gì?
Định nghĩa
Yêu cầu của tài liệu là các yếu tố bắt buộc của thiết kế trực quan của các nguồn thông tin khác nhau, được phê duyệt, theo quy định, bằng bản in, trên giấy, được phê duyệt ở cấp độ tiêu chuẩn của tiểu bang, ngành hoặc công ty.
Những loại tài liệu thuộc danh mục tổ chức và hành chính được soạn thảo theo GOST R 6.30-2003. Nguồn tiêu chuẩn này bao gồm các tiêu chí thống nhất bắt buộc phải sử dụng trong quá trình trao đổi tài liệu với sự tham gia của các doanh nghiệp, chính quyền và các tổ chức khác có tư cách chính thức.
Xem xét các chi tiết quan trọng nhất của các tài liệu được xác định bởi tiêu chuẩn nhà nước được chỉ định.
Chi tiết cơ bản theo GOST: huy hiệu của Liên bang Nga
Nhiều tài liệu chính thức phải bao gồm huy hiệu của Nga. Biểu tượng trạng thái này có thể được thể hiện thành ba loại: nhiều màu trên tấm khiên huy chương, dưới dạng một màu - có hoặc không có yếu tố tương tự. Huy hiệu nhiều màu của Liên bang Nga nên được đặt trên các tài liệu có chứa các quy định của luật hiến pháp liên bang và luật liên bang, các quy định do Tổng thống, Chính phủ và Quốc hội Liên bang ban hành.
Nên đặt áo khoác một màu của Liên bang Nga không có lá chắn về huy hiệu trên các tài liệu được công bố:
- Ủy ban liên ngành về bí mật nhà nước;
- tòa án liên bang;
- văn phòng công tố;
- Ủy ban điều tra và các cơ quan khác của một hồ sơ tương tự.
Biểu tượng của Liên bang Nga được sử dụng như một yếu tố trong các chữ cái và các tài liệu khác.
Huy hiệu của chủ đề Liên bang Nga và các đô thị
Các chi tiết của các tài liệu được thông qua trong các thực thể cấu thành của Liên bang Nga bao gồm biểu tượng riêng của khu vực. Các quy tắc cho vị trí của nó được quy định bởi các hành vi quy phạm được thông qua trong một chủ đề cụ thể. Ngoài ra, ở cấp độ khu vực, các quy tắc đặt quốc huy của Liên bang Nga trên một số giấy tờ có thể được phê duyệt. Lần lượt, chi tiết của các tài liệu được ban hành ở cấp lãnh thổ thành phố, có thể chứa biểu tượng của thành phố và khu định cư hoặc đô thị khác. Các quy tắc cho vị trí của thuộc tính này được thiết lập bởi các hành vi quy định được thông qua bởi chính quyền địa phương.
Thương hiệu
Đăng ký chi tiết tài liệu trong các tổ chức có thể liên quan đến việc sử dụng biểu tượng hoặc nhãn hiệu. Các yếu tố như vậy được đặt theo quy định của điều lệ công ty. Hơn nữa, biểu tượng không được đặt trên các tài liệu cùng lúc với biểu tượng của Liên bang Nga, một thực thể cấu thành của Liên bang Nga hoặc một đô thị. Thương hiệu có thể bao gồm các từ và hình ảnh. Màu sắc của các đạo cụ tương ứng có thể là bất kỳ.
Mã tổ chức
Theo phân loại doanh nghiệp toàn Nga, mã tài liệu cũng có thể là mã tổ chức. Thông tin này thường phục vụ như là một chức năng tham khảo. Tài liệu chính, trong cấu trúc có mã tổ chức, là một chữ cái.
PSRN
Trong hầu hết các trường hợp, các chi tiết của các tài liệu chính của tổ chức yêu cầu đưa vào cấu trúc OGRN của nó. Trong các chữ cái, phần tử này được chỉ định là một phần của thông tin cơ bản về tổ chức. PSRN cũng được sử dụng khi phát hành tiêu đề thư của công ty. Đối với doanh nhân, có một thuộc tính tương tự - OGRN IP. Nó được sử dụng chủ yếu cho các mục đích tương tự như yếu tố tương ứng trong luồng tài liệu với sự tham gia của các pháp nhân.
TIN và PPC
Các chi tiết này, cùng với PSRN, thường được sử dụng trong tài liệu chính, cũng như trong các tiêu đề thư được vẽ bởi các nhân viên của tổ chức. PPC - một yếu tố vốn có trong pháp nhân. Doanh nhân cá nhân không sử dụng một đạo cụ như vậy.
Mã hình thức tài liệu
Theo phân loại tài liệu quản lý toàn tiếng Nga, mã biểu mẫu phải được trình bày trong cấu trúc chi tiết của các nguồn khác nhau. Yếu tố này chủ yếu được sử dụng để tối ưu hóa tốc độ truyền tệp qua các kênh điện tử.
Tên công ty
Các chi tiết bắt buộc của tài liệu bao gồm một yếu tố như tên của tổ chức. Điều quan trọng là nó phù hợp với những gì được chỉ ra trong các tài liệu cấu thành của công ty. Các hình thức phải bao gồm tên đầy đủ của công ty. Chữ viết tắt có thể được đặt cạnh nhau (dưới nó hoặc đằng sau nó).
Thông tin tham khảo
Yếu tố tiếp theo của các chi tiết của tài liệu - thông tin tham khảo về công ty. Cấu trúc của chúng bao gồm một địa chỉ gửi thư, số điện thoại và các thông tin khác mà công ty cho là cần thiết để đặt. Ngoài ra, theo quy định, mã tổ chức, PSRN, TIN và KPP được thêm vào.
Tên loại tài liệu
Tài liệu phải được phân loại chính xác theo loại. Tên tương ứng của loài được ghi trong điều lệ của công ty. Nó cũng phải đáp ứng các tiêu chí được bao gồm trong OKUD. Thông thường các mục trong câu hỏi được cố định trên các hình thức. Đối với các chữ cái, thuộc tính này (tên của tài liệu) không phải là điển hình. Nó được viết bằng chữ in hoa.
Ngày lập hồ sơ
Thuộc tính quan trọng tiếp theo là ngày của tài liệu. Nó sẽ phản ánh thời gian tạo nguồn tương ứng hoặc, ví dụ, ký tên. Ngày được đóng dấu bởi người có thẩm quyền ký tài liệu hoặc dịch vụ nội bộ của tổ chức chịu trách nhiệm trao đổi các nguồn có liên quan. Trong một số trường hợp, ngày có thể được đóng dấu bởi người khởi tạo tài liệu.
Số đăng ký
Số đăng ký (chỉ mục) là một điều kiện cần thiết, được cố định để tạo thuận lợi cho việc phân loại nguồn trong sổ đăng ký và lưu trữ nội bộ của tổ chức, cũng như một định danh trong quy trình làm việc với các công ty khác. Các quy tắc để gắn các điều kiện cần thiết được phản ánh trong các nguồn hành chính được công ty phê duyệt.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, yếu tố trong câu hỏi có thể được bổ sung bằng một liên kết bao gồm, trên thực tế, số đăng ký, cũng như ngày của tài liệu yêu cầu phản hồi. Đó là, thuộc tính này thường được sử dụng trong các chữ cái được rút ra để đáp lại lời kêu gọi của công ty.
Nơi biên soạn
Trong một số trường hợp, nơi biên soạn tài liệu có thể được chỉ định. Ví dụ, nếu bạn xác định nó trên cơ sở các chi tiết khác là khó khăn. Nhưng nếu nơi biên dịch đã được chỉ định trong các yếu tố khác của tài liệu, thì không cần thiết phải bao gồm các đạo cụ tương ứng trong cấu trúc nguồn.
Người nhận
Thuộc tính quan trọng tiếp theo là người nhận. Nó được chỉ định nếu có nhu cầu gửi một tài liệu cụ thể đơn vị kết cấu Công ty tương ứng. Ngoài ra, người nhận có thể là một quan chức hoặc một công dân trong tình trạng của một cá nhân.
Kền kền
Một tem phê duyệt nguồn có thể được yêu cầu. Thuộc tính này có thể cung cấp cho tài liệu một ký tự quy phạm.Ví dụ: giám đốc của một công ty có thể sử dụng tem loại I mà tôi khẳng định, sau đó các quy định trong nguồn sẽ trở thành ràng buộc đối với nhân viên của công ty.
Nghị quyết
Một thuộc tính thú vị khác là độ phân giải. Nó được kích hoạt nếu một quan chức, chẳng hạn như giám đốc của công ty, muốn đưa ra quyết định, dựa trên giá trị của thông tin trong tài liệu. Điều cần thiết này cũng chứa tên đầy đủ, nội dung của đơn đặt hàng, thời hạn phải hoàn thành, chữ ký, ngày tháng. Người thực hiện nhiệm vụ có thể được chỉ định.
Tiêu đề
Một số tài liệu sử dụng một tiêu đề. Mục đích của nó là để trình bày một bản tóm tắt ngắn gọn về thông tin có trong nguồn. Trong ý nghĩa, nó nên tương quan với tên của tài liệu. Ví dụ tiêu đề: Đơn đặt hàng về việc thành lập ủy ban chứng nhận.
Dấu kiểm soát
Trong một số trường hợp, tài liệu yêu cầu các đạo cụ như một dấu kiểm soát. Yếu tố này chỉ ra rằng nguồn được chấp nhận bởi cấu trúc có thẩm quyền trong công ty và công việc đang được tiến hành trên nó. Thông thường, thuộc tính này trông giống như một con tem có chữ "control".
Tài liệu văn bản
Có lẽ là điều cần thiết chính của tài liệu. Nó phản ánh bản chất của thông tin truyền qua phương tiện giấy. Nói chung, nó được biên soạn bằng tiếng Nga hoặc một trong đó có tư cách chính thức trong chủ đề của Liên bang Nga. Văn bản có thể bao gồm các bảng, các yếu tố định dạng khác nhau.
Cấu trúc của văn bản thường được trình bày thành hai phần: phần thứ nhất phản ánh lý do và mục tiêu gửi tài liệu, phần thứ hai phản ánh ý chính của kháng cáo, yêu cầu, khuyến nghị, v.v. Trong một số trường hợp, chỉ được phép sử dụng phần thứ hai của cấu trúc thuộc tính tương ứng.
Dấu ứng dụng
Điều đó xảy ra khi trong văn bản của tài liệu có vấn đề khi hiển thị tất cả các dữ liệu cần thiết. Trong trường hợp này, nguồn có thể được bổ sung bởi các ứng dụng. Thực tế này nên được hiển thị trên tài liệu thông qua các đạo cụ thích hợp. Làm thế nào để đánh dấu trong câu hỏi có thể được bao gồm trong cấu trúc nguồn? Theo quy định, họ viết: Ứng dụng trên ứng dụng và số lượng tờ như vậy và số lượng bản sao như vậy. Trong một số trường hợp, có thể cần phải chỉ ra tên của tài liệu có chứa ứng dụng.
Chữ ký
Các loại chi tiết tài liệu quan trọng nhất bao gồm một yếu tố như chữ ký. Nó được đặt bởi một quan chức, qua đó ghi lại tính chính xác của thông tin có trong nguồn. Và đây không chỉ là một chữ ký - một chữ ký như một thuộc tính độc lập nên chứa tên của vị trí của người ký tài liệu, cũng như bảng điểm.
Bàn phím
Yêu cầu đối với các chi tiết của các tài liệu được thiết lập trong một số tổ chức yêu cầu sự hiện diện của một con dấu chữ ký. Nó được sử dụng trong các trường hợp cần thiết để khắc phục thực tế là thông tin trong nguồn được chấp thuận bởi một người có thẩm quyền hoặc cấu trúc trong công ty.
Con tem phải bao gồm từ "đồng ý", cũng như thông tin về vị trí của người phê duyệt thông tin liên quan, chữ ký và giải mã. Một tính năng chính của tem phê duyệt là việc sử dụng trong quản lý tài liệu liên quan đến một số tổ chức.
Phê duyệt visa
Một yếu tố đủ gần với bảng điều khiển có thể được gọi là thị thực phê duyệt. Tính năng chính của nó chỉ được sử dụng trong tổ chức. Đồng thời, một thị thực có thể được dán nhiều lần vì tài liệu được kiểm tra tuần tự bởi các bộ phận khác nhau.
In
Hầu như luôn luôn, các chi tiết của chứng từ thanh toán, cũng như các loại nguồn chính khác, yêu cầu các tổ chức đóng dấu. Ở Nga, nó thường là mực. Cấu trúc của báo chí thường chứa thông tin về công ty - tên, PSRN, TIN và các chi tiết khác.
Thủ tục giấy tờ: sắc thái
Chúng tôi đã xác định rằng các chi tiết của các tài liệu là tiêu chí quan trọng nhất để tổ chức các quy trình chính xác cho sự tương tác của công ty với các đối tác, cơ quan chính phủ, cũng như cho truyền thông nội bộ. Những sắc thái đặc trưng của việc thực hiện quy trình làm việc thực tế ở các công ty Nga có thể được lưu ý?
Có thể lưu ý rằng việc đưa xuống tất cả các chi tiết theo yêu cầu của GOST là một trường hợp hiếm gặp. Mỗi tài liệu yêu cầu sử dụng một bộ phần tử thích hợp. Ví dụ, liên quan đến thư chính thức, họ thường sử dụng các chi tiết như huy hiệu của Liên bang Nga, chủ đề của liên đoàn, logo thành phố hoặc công ty, mã công ty, PSRN, TIN, KPP, cũng như tên của tổ chức.
Tên của loại tài liệu trong các chữ cái thường không được đặt. Trong khi, ví dụ, các loại nguồn như một đơn đặt hàng, một hành động, bản ghi nhớ hoặc một quyết định phải chứa trong cấu trúc của nó phần tử tương ứng. Trong các chữ cái, cần phải chỉ ra tên đầy đủ của công ty mà tài liệu được gửi đến và nếu có một tên viết tắt được cung cấp cho các nguồn chính thức, thì nó cũng nên được chỉ định (viết trong ngoặc sau tên đầy đủ).
Có một số phương pháp đúng để giảm tên của các tổ chức: bằng các chữ cái đầu tiên (nghĩa là viết tắt như viện nghiên cứu), bằng các âm tiết ban đầu (ví dụ, có thể lấy được Uralmash) hoặc bằng một phương pháp khác được phê duyệt trong các tài liệu chính thức của công ty người nhận.
Các chi tiết quan trọng khác của tài liệu là địa chỉ gửi thư, cũng như số điện thoại và fax. Ngoài ra trong thư chính thức thường được chỉ định chi tiết ngân hàng tổ chức. Một yếu tố quan trọng khác của tài liệu liên quan là ngày, phản ánh thời điểm ký kết. Sau đó, giấy chính thức được ký, tem công ty được đặt trên đó.
