Trong môi trường sản xuất, một tình huống thường phát sinh khi một trong các nhân viên quyết định truyền đạt thông tin này hoặc thông tin đó cho quản lý của mình. Một kháng cáo như vậy, được đặt ra bằng văn bản, được gọi là một bản ghi nhớ của người Hồi giáo. Tài liệu này là gì và làm thế nào để biên dịch nó? Điều này là đáng nói về riêng biệt.
Khái niệm cơ bản
Bất kỳ nhân viên nào cũng có quyền liên hệ với người giám sát trực tiếp của mình. Anh ta có thể làm điều này cả bằng miệng và bằng văn bản. Trong trường hợp đầu tiên, tất cả bắt nguồn từ một cuộc trò chuyện bình thường, không bắt buộc mỗi bên tham gia bất cứ điều gì. Trong lần thứ hai, kháng cáo đã chính thức.
Một bài báo kinh doanh như vậy được gọi là một bản ghi nhớ trực tuyến. Sự khác biệt giữa một tài liệu như vậy và các tuyên bố khác gửi đến quản lý là gì? Bản chất của câu hỏi nằm ở chính cái tên của nó. Một nhân viên vẽ giấy như vậy để báo cáo về một tình huống hoặc sự kiện cụ thể. Thông tin có thể liên quan đến một cá nhân, trang web hoặc sản xuất nói chung. Tùy thuộc vào người được gửi đến, bản ghi nhớ có thể liên quan đến cả tài liệu bên trong và bên ngoài. Tùy chọn đầu tiên là khi nhân viên giải quyết người đứng đầu của bất kỳ cấp nào trong doanh nghiệp nhất định. Và thứ hai có được nếu anh ta gửi giấy của mình cho cơ quan có thẩm quyền cao hơn. Sau đó, tự nhiên, anh ta đi đến cấp độ bên ngoài.
Bản chất của vấn đề
Theo quy định, một bản ghi nhớ được soạn thảo cho một mục đích cụ thể. Nó có thể được viết để:
- Đúng tình hình. Ví dụ, một nhân viên có những sự thật rằng công ty thực hiện các hành động can thiệp vào quá trình bình thường của quy trình làm việc. Ông thông báo cho quản lý của mình về điều này với một yêu cầu thực hiện các biện pháp thích hợp.
- Bảo vệ bạn khỏi sự bất công. Điều này xảy ra khi một người, nhìn thấy một thái độ thiên vị, quyết định thông báo cho lãnh đạo trực tiếp của mình về nó. Ông làm điều này để tìm kiếm sự giúp đỡ và bảo vệ.
- Cải thiện công việc. Đôi khi một trong những nhân viên thông báo rằng nhân viên của các bộ phận hoặc đơn vị cấu trúc khác mắc lỗi dẫn đến giảm hiệu quả. Sau đó, ông quay sang lãnh đạo để giúp khôi phục trật tự.
- Tránh trách nhiệm không mong muốn. Điều này xảy ra khi một sự cố xảy ra. Đã nói với cấp trên về anh ta, nhân viên tạo điều kiện thuận lợi cho anh ta khi không có khiếu nại nào có thể chống lại anh ta.
Trong mỗi trường hợp này, nhân viên không chỉ truyền đạt thông tin mà còn yêu cầu hỗ trợ giải quyết vấn đề.
Hình phạt công bằng
Kỷ luật lao động cung cấp cho việc thực hiện có lương tâm của một công dân về nhiệm vụ của mình trong khi anh ta đang ở nơi làm việc. Ngoài ra, anh ta phải tuân thủ các đơn đặt hàng được chấp nhận và tuân thủ tất cả các đơn đặt hàng và đơn đặt hàng của chủ nhân của mình. Nhưng trong cuộc sống, không phải mọi thứ đều diễn ra suôn sẻ như vậy. Đôi khi hành động của nhân viên phân kỳ từ các chỉ tiêu được chấp nhận chung. Trong trường hợp này, các ông chủ ngay lập tức coi đó là nhiệm vụ của họ để thông báo cho ban quản lý doanh nghiệp về những gì đang xảy ra. Kết quả của một tín hiệu như vậy là một bản ghi nhớ vi phạm kỷ luật lao động.
Thông thường trong tài liệu này, trường hợp quan tâm:
- Không tuân thủ bất kỳ đơn đặt hàng cụ thể.
- Không thực hiện các chức năng trực tiếp liên quan đến vị trí của người phạm tội.
- Vi phạm kỷ luật lao động. Điều này đề cập đến các trường hợp vắng mặt, đến muộn, say rượu tại nơi làm việc của bạn và những người khác.
- Có hành vi trái pháp luật liên quan đến trách nhiệm hành chính hoặc hình sự. Trong trường hợp này, chúng ta đang nói về trộm cắp, hư hỏng, tham ô và các hành vi phạm tội khác.
Trong mỗi trường hợp này, hung thủ sẽ phải chịu hình phạt xứng đáng.
Tác giả tài liệu
Thông thường, một bản ghi nhớ về một nhân viên được đưa ra bởi cấp trên trực tiếp của mình. Trong đó, ông truyền đạt cho lãnh đạo những khía cạnh tiêu cực trong hoạt động của cấp dưới.
Đồng thời, tài liệu thường chứa một đánh giá cá nhân của tác giả. Cùng với tầm nhìn của ông về vấn đề, ông đưa ra các giải pháp khả thi. Nhưng từ cuối cùng, tất nhiên, sẽ dành cho người lãnh đạo. Ví dụ, một nhân viên đã trốn học. Trong trường hợp này, ông chủ của anh ta đã vẽ ra một tài liệu gửi cho giám đốc, thường bắt đầu bằng những từ mà tôi mang đến cho sự chú ý của bạn. Sau đó, anh ta mô tả chi tiết khi vi phạm xảy ra, và về phần anh ta đưa ra lựa chọn trừng phạt một nhân viên cẩu thả. Vì một ghi chú đề cập đến các tài liệu sử dụng nội bộ, nó có thể được phát hành trên một tờ giấy trắng thông thường có định dạng A4. Các văn bản được trình bày ở dạng tùy ý. Nó có thể được chia thành hai phần. Một cái chứa một mô tả về vấn đề, và cái kia bao gồm các kết luận và đề xuất cụ thể được đưa ra về vấn đề này.
Trường hợp đặc biệt vi phạm
Một trong những loại vi phạm kỷ luật lao động là nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ được giao bởi người đứng đầu. Điều này có thể xảy ra nếu nhân viên quên, không thể hoặc đơn giản bỏ qua đơn đặt hàng này.
Một hành động như vậy đủ điều kiện là vi phạm kỷ luật, và người giám sát ngay lập tức đưa ra một bản ghi nhớ về việc không hoàn thành nhiệm vụ. Đối với một hành vi phạm tội như vậy, một người sẽ phải bị trừng phạt công bằng. Nhưng điều này sẽ xảy ra chỉ sau khi anh ta đưa ra những lời giải thích về những gì đã xảy ra. Nếu những lý do khiến nhân viên hành động như vậy có vẻ thuyết phục, thì anh ta thậm chí có thể tránh bị trừng phạt. Việc giải quyết vấn đề sẽ khó khăn hơn khi sự bất tuân của nhân viên dẫn đến hậu quả tiêu cực. Ở đây anh ta khó có thể tránh xa. Đặc biệt là do hậu quả của việc bỏ sót như vậy đã gây ra hoặc thiệt hại nghiêm trọng đã được thực hiện. Hình phạt trong trường hợp này sẽ được xác định trên cơ sở các hành vi điều chỉnh có liên quan.
Làm thế nào để làm một báo cáo?
Một người quản lý ở bất kỳ cấp độ nào cũng nên biết cách viết một bản ghi nhớ. Một mẫu có thể được xem xét với một ví dụ cụ thể. Giả sử rằng một số nhân viên đã không đến đúng giờ để làm việc, và tại thời điểm đó, một vị khách đang đợi anh ta ở đó để ký một hợp đồng quan trọng. Sau một vài giờ, nhân viên vẫn xuất hiện, nhưng thời gian đã mất và khách hàng đã rời đi. Một hành động như vậy có chứa một số vi phạm cùng một lúc:
- đi làm muộn;
- gián đoạn một cuộc hẹn;
- thiệt hại gây ra cho công ty do không ký hợp đồng.
Nếu không thể thay đổi tình hình hiện tại, thì ông chủ có nghĩa vụ phải thông báo cho ban quản lý về việc này.
Một tài liệu tương tự sẽ trông như thế này:
- Đầu tiên, ở góc trên bên phải được viết "nắp", biểu thị cho ai và từ ai được chỉ dẫn.
- Hơn nữa trong trung tâm được viết tên của nó.
- Dưới đây là văn bản chính trong đó thông tin được đặt theo một thứ tự cụ thể. Đầu tiên là một mô tả về tình hình. Sau đó, một yêu cầu theo sau để giúp sắp xếp nó ra. Sau đó, một kết luận được đưa ra trên cơ sở của tất cả các bên trên. Để kết luận, tác giả có thể bày tỏ ý tưởng hoặc đề xuất của mình về cách tốt nhất, theo ý kiến của mình, để thoát khỏi tình huống này.
- Ở dưới cùng, anh ta đặt ngày và chữ ký với bảng điểm đầy đủ của F. I. O. và vị trí được giữ.
Tùy thuộc vào lý do, văn bản của ghi chú có thể hoàn toàn là thông tin hoặc yêu cầu sự can thiệp của quản lý để khôi phục trật tự.
