Hầu như mọi nhân viên nên có một bản ghi nhớ mẫu trong tay. Đây là một tài liệu rất quan trọng về truyền thông nội bộ, mà không có chức năng bình thường của hầu hết các tổ chức lớn là không thể.
Định nghĩa báo cáo
Ghi nhớ là một tài liệu được thiết kế để truyền thông tin dọc theo dịch vụ dọc từ dưới lên trên. Nó được dự định để thông báo cho ông chủ ngay lập tức về các sự kiện và sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện công việc.
Ngoài việc thông báo cho nhân viên báo cáo, trình biên dịch của nó, đưa ra các biện pháp cần được áp dụng sau khi phân tích tình huống.
Hầu như mọi trưởng phòng đều biết cách đánh vần ghi nhớ Mẫu nó luôn luôn trên máy tính để bàn. Báo cáo có cấu trúc gần như giống nhau, nhưng trọng tâm hơi khác nhau.
Ghi nhớ được gửi theo chiều ngang, từ người lãnh đạo đến người lãnh đạo một cấp. Báo cáo được viết từ cấp dưới đến người giám sát trực tiếp theo chiều dọc.
Chủ đề của ghi chú
Lý do để viết một bản ghi nhớ có thể là bất kỳ sự cố nào tại doanh nghiệp. Ngày nay, ví dụ, một bản ghi nhớ về sự thô lỗ của nhân viên không quá phổ biến, nhưng thậm chí 30 - 35 năm trước đây là một hiện tượng phổ biến.
Ngày nay, có nhiều báo cáo thường xuyên hơn về việc không thực hiện nhiệm vụ chính thức, về việc bị trễ. Chúng cũng có thể được biên dịch để nói lên yêu cầu của một nhân viên cụ thể hoặc toàn bộ nhân viên của đơn vị.
Nhân viên cũng viết báo cáo thông báo về việc thực hiện các hướng dẫn nhận được từ các cơ quan cấp cao hơn, đặc biệt nếu chúng được đưa ra bằng văn bản.
Sự cố sản xuất, tình huống không lường trước hoặc hành động có kế hoạch cũng thường xuyên trở thành một dịp thông tin để viết báo cáo. Do đó, đối tượng của tài liệu này khá rộng rãi và có thể bao gồm hoàn toàn tất cả các khía cạnh của quy trình sản xuất, cần được báo cáo cho các cơ quan cao hơn.
Báo cáo tập trung
Mọi công ty đều biết rằng có hai loại ghi nhớ: nội bộ và bên ngoài. Thường được sử dụng nội bộ. Họ không vượt ra ngoài ranh giới của một đơn vị cấu trúc và được gửi từ nhân viên đến người giám sát trực tiếp. Bất cứ ai có nhu cầu như vậy có thể viết nó. Một ví dụ về điều này là một bản ghi nhớ về việc không thực hiện nhiệm vụ chính thức, một mẫu trong đó có trong mỗi bộ phận nhân sự.
Báo cáo bên ngoài vượt ra ngoài ranh giới của đơn vị cấu trúc và được gửi thay mặt người đứng đầu cho người quản lý cao hơn. Nếu nội bộ có thể được tạo thành trên một tờ A4 có kích thước thông thường, thì bên ngoài chỉ được gửi trên tiêu đề thư và được chứng nhận bằng một con dấu, nếu có, trong đơn vị. Nhưng cả hai loại này phải được biên soạn đúng theo GOST, nếu không chúng không thể được đính kèm với tài liệu chung của doanh nghiệp.
Yêu cầu
Theo GOST, mỗi mẫu của bản ghi nhớ phải chứa một số chi tiết nhất định, mà không có tài liệu nào chấm dứt như vậy.
Báo cáo bắt đầu với các chi tiết cho biết tên của doanh nghiệp hoặc đơn vị cấu trúc của nó. Hơn nữa, như trong tuyên bố, có một tiêu đề cho biết người nhận và tác giả của ghi chú. Điều rất quan trọng là chỉ ra tên đầy đủ của bài viết của họ.Tên của tài liệu được viết trên một dòng mới và ngay bên dưới nó là tiêu đề của nó, bắt đầu bằng các từ "Liên quan đến ..." hoặc "Ồ ...". Điều này ngay lập tức chuẩn bị cho người đọc về loại thông tin được trình bày trong phần thân của tài liệu. Phần chính bao gồm hai phần có điều kiện. Việc đầu tiên đưa ra toàn bộ bản chất của vụ việc, và lần thứ hai đưa ra các khuyến nghị hoặc đưa ra một kiến nghị để hành động với lý do trên. Báo cáo được đóng lại theo ngày và chữ ký của thời hạn với sự giải thích của nó.
Người có quyền lập báo cáo
Mọi người trong doanh nghiệp nên biết cách viết báo cáo về nhân viên hoặc khi xảy ra sự cố. Nó phụ thuộc vào điều này cho dù nó sẽ hợp pháp và liệu tất cả các hành động tiếp theo sẽ vượt ra ngoài phạm vi của pháp luật.
Bất cứ ai có nhu cầu tương tự đều có thể lập một tài liệu thuộc loại này. Nhân viên cấp thấp thường gửi các ghi chú thông tin về tiến trình thực hiện các nhiệm vụ, chuyến công tác và kiểm tra. Ít thường xuyên hơn, họ viết báo cáo về các đồng nghiệp của họ về việc họ không thực hiện công việc.
Nhưng người đứng đầu các phòng ban thường theo dõi kỷ luật lao động. Vi phạm của nó trở thành lý do cho hình phạt tài chính. Nhưng đối với cuộc hẹn của họ, nó là cần thiết để cung cấp các lập luận mạnh mẽ.
Theo quy định, cùng với một bản ghi nhớ, một lá thư giải thích được gửi cho người quản lý, trong đó chỉ ra những lý do tốt hoặc không tốt cho vụ việc. Dựa trên hai tài liệu này, một đơn đặt hàng thích hợp cho doanh nghiệp được soạn thảo.
Bằng chứng khả thi
Trong mỗi bộ phận nhân sự, trong bất kỳ bộ phận kế toán nào cũng có một mẫu ghi nhớ. Tài liệu này phục vụ như một xác nhận có trọng lượng rằng một số hành động nhất định đã được thực hiện hợp lý.
Tại các doanh nghiệp nhà nước, việc kiểm tra bằng các dịch vụ của các trường hợp khác nhau thường xảy ra. Tất cả chúng được thiết kế để xác nhận tính hợp pháp của dòng tiền của các quỹ ngân sách. Tích lũy không hợp lý của phí bảo hiểm hoặc khấu trừ từ tiền lương là một vi phạm nghiêm trọng, đòi hỏi phải có hình phạt.
Nhưng sự hiện diện của một bản ghi nhớ, về thực tế các hành động pháp lý đã được thực hiện, đóng vai trò như một sự biện minh nghiêm túc cho điều này hoặc thực tế đó. Một bản ghi nhớ có thể là một đối số ngay cả trong một thử nghiệm nếu nó được soạn thảo và xác nhận bởi người nhận đã nhận và làm quen với nội dung của nó.
Tỷ lệ ghi nhớ
Điều đó đã xảy ra trong lịch sử rằng hình thức của bản ghi nhớ, một mẫu được đưa ra trong bài viết này, hoàn toàn không bắt nguồn từ việc kinh doanh tư nhân. Tại các công ty và doanh nghiệp thuộc sở hữu cá nhân, việc giải quyết các vấn đề sản xuất bằng lời nói hoặc thông qua các đơn đặt hàng là phổ biến hơn. Điều này là do thực tế là doanh nghiệp có ít cơ quan bên ngoài kiểm soát nó hơn, mà không cần phải báo cáo về tính hợp pháp của các hành động nhất định. Nhưng ở đây có một nơi cho các báo cáo liên quan đến doanh thu tài chính, vì sự kiểm soát của cơ quan thuế vẫn còn.
Trong các tổ chức chính phủ, ghi nhớ là một sự xuất hiện phổ biến. Họ cho phép mỗi cấp dưới được tái bảo hiểm, chuyển giao cùng với tài liệu trách nhiệm giải quyết vấn đề cho cấp trên trực tiếp của họ.
Ví dụ ghi nhớ nhân viên
Báo cáo đơn giản nhất được rút ra trên thực tế về việc không thực hiện nhiệm vụ hoặc vi phạm kỷ luật lao động của nhân viên.
Chúng tôi bắt đầu tài liệu với tên của đơn vị: Phòng Thông tin của Viện Nghiên cứu Nông nghiệp. Tiếp theo, chúng tôi viết một chiếc mũ: xông vào người đứng đầu bộ phận thông tin, Ivanov I. I., từ lập trình viên cấp ba Petrov P. P ..
Trong phần thân của báo cáo, chúng tôi nêu rõ bản chất của ghi chú: Tôi nhận được sự chú ý của bạn rằng lập trình viên cơ sở Sidorov Ivan Ivanovich đến làm việc vào ngày 02/02/2011 lúc 2 giờ chiều và trong tình trạng cực kỳ say.Người vi phạm không cung cấp lý do hợp lệ và bằng chứng của họ, nhưng đã phản ứng với yêu cầu với sự thô lỗ mở gửi cho tôi. Theo quan điểm về tính thường xuyên của các hành vi vi phạm kỷ luật lao động như vậy, tôi đề nghị áp dụng các hình phạt thích đáng với khiển trách và khấu trừ tiền phạt bằng với việc trả công lao động của anh ta trong 2 giờ từ tiền lương, trong đó I. Sidorov không làm việc.
Báo cáo được đóng theo ngày và chữ ký với giải mã.
Khuyến nghị tổng hợp
Nếu bạn xem xét cẩn thận từng báo cáo mẫu, có thể nhận thấy rằng tất cả chúng đều được thiết kế theo kiểu kinh doanh chính thức nghiêm ngặt. Thật vô nghĩa khi rời khỏi nó và đi vào chi tiết với mô tả của họ theo phong cách trò chuyện. Văn bản càng rõ ràng và súc tích, nó càng gần với báo cáo hiện tại.
Hãy chắc chắn để phân tích sự cố được mô tả và đưa ra khuyến nghị của bạn về vấn đề này. Điều này không có nghĩa là nó sẽ như vậy. Người đứng đầu có quyền quyết định loại hình phạt nào, nhưng anh ta thường đồng ý với các đề xuất của người biên soạn báo cáo, vì anh ta không có thời gian để đi sâu vào tất cả các chi tiết.
Hãy nhớ rằng, bản ghi nhớ là một tài liệu pháp lý đầy đủ về tính chính xác mà bạn chứng nhận cho chữ ký của riêng bạn.
