Nếu bạn cần phải viết một ghi chú giải thích, và như thực tế cho thấy, có những trường hợp như vậy khá thường xuyên, sau đó làm điều đó một cách chính xác và chính xác. Đừng đánh giá thấp tài liệu này. Một cách tiếp cận nghiêm túc sẽ giúp tránh những hiểu lầm và biện pháp kỷ luật hơn nữa. Bài viết này sẽ giúp bạn với điều này. Chúng tôi tìm hiểu về cách viết một ghi chú giải thích, các loại và yêu cầu cho nó là gì. Ngoài ra, thông tin này sẽ hữu ích cho các nhà quản lý và cá nhân có thẩm quyền bao gồm vấn đề này.
Một ghi chú giải thích là gì?
Theo nghĩa chung của từ này, một ghi chú giải thích nên được hiểu là một tài liệu kinh doanh đặc biệt, được biên soạn để cung cấp giải thích về một số quy định của tài liệu chính (kế hoạch, báo cáo, dự thảo) hoặc đưa ra nhận xét về lý do cho bất kỳ sự kiện, sự kiện hoặc hành động nào.
Một số lượng lớn các biến thể và biến thể của tài liệu này có thể được chia thành hai nhóm.
Các loại ghi chú giải thích
- Kèm theo tài liệu chính hoặc đưa ra lời giải thích về các điều khoản riêng của nó.
- Ghi chú giải thích về bất kỳ sự cố, hành động, tình huống hiện tại và hành vi của từng nhân viên của tổ chức. Đây là loại tài liệu phổ biến nhất được tạo ra bởi các nhân viên của tổ chức theo yêu cầu của người quản lý trực tiếp hoặc cấp cao. Chúng liên quan đến các mối quan hệ phát sinh trong quá trình lao động và hoạt động sản xuất. Theo quy định, một bản ghi chú giải thích được viết cho giám đốc liên quan đến tình huống khẩn cấp, vi phạm lao động và (hoặc) kỷ luật sản xuất, vi phạm kỷ luật và vi phạm, v.v. , vì nó được các nhà lập pháp coi là một hình thức tự vệ của mình. Do đó, một ghi chú giải thích (mẫu bên dưới) là một phần không thể thiếu trong quá trình kỷ luật nhân viên.
Phát hành một ghi chú giải thích
Đối với loại tài liệu đầu tiên, giấy tờ là một yêu cầu bắt buộc, đối với văn bản viết tay thứ hai trên một tờ giấy A4 tiêu chuẩn là chấp nhận được. Mọi người nên biết cách viết một ghi chú giải thích và những gì cần chỉ ra trong đó, bởi vì trong thực tế điều này rất phổ biến. Cho dù bạn là một nhân viên gương mẫu như thế nào, các tình huống đều khác nhau và không ai an toàn trước họ. Cấu trúc của ghi chú giải thích bao gồm các yếu tố bắt buộc sau:
- chi tiết người nhận;
- tên của tài liệu, chỉ dẫn loại;
- tiêu đề của văn bản (bắt đầu bằng giới từ "O (O) ...");
- văn bản cơ thể;
- ngày viết tài liệu;
- chữ ký cá nhân.
Ghi chú giải thích (một mẫu được đưa ra dưới đây) trong phần nội dung sẽ phản ánh dữ liệu khách quan về các sự kiện và sự kiện cụ thể, đưa ra giải thích rõ ràng. Văn bản chính phản ánh vị trí cá nhân của nhân viên trong tình hình hiện tại, thái độ của anh ta đối với hành vi sai trái hoàn hảo và hậu quả. Nếu nhân viên nhận tội về hành vi sai trái, thì anh ta có thể phản ánh điều này trong phần thực chất, cho thấy sự ăn năn của anh ta đối với chứng thư, và đưa ra một lời hứa sẽ không lặp lại điều này trong tương lai. Nếu anh ta coi mình là vô tội, thì đó là cơ hội để bày tỏ quan điểm của anh ta và cung cấp các lập luận và bằng chứng cần thiết của anh ta.
Tóm tắt, chúng ta có thể nói rằng ghi chú giải thích là một ví dụ về cách một nhân viên có thể tự bảo vệ mình trước tình huống gây tranh cãi. Giải thích của nó về cơ bản góp phần đánh giá khách quan của người sử dụng lao động về một thực tế nhất định và có thể xác định tất cả các trường hợp vi phạm và, nếu cần thiết, chọn một biện pháp xử phạt kỷ luật công bằng.
Thông báo giải thích của nhân viên
Như đã đề cập, người sử dụng lao động được yêu cầu giải thích bằng văn bản từ nhân viên của mình trước khi đưa ra hình thức kỷ luật (Điều 193 Bộ luật Lao động RF). Ngoài ra, thời hạn trong đó cần đưa ra lời giải thích - hai ngày làm việc. Dựa trên thực tế là nhà lập pháp phân bổ một thời gian nhất định, người sử dụng lao động phải ghi lại ngày tháng khi anh ta yêu cầu nhân viên của mình cung cấp một ghi chú. Không có yêu cầu bắt buộc cho việc này, nhưng từ quan điểm thực tế, một tài liệu như vậy sẽ hữu ích. Thứ nhất, đây là ngày bắt đầu và thứ hai là bằng chứng tài liệu cho thấy các quyền của nhân viên không bị vi phạm. Chúng tôi đưa ra một ví dụ dưới đây để làm rõ những gì cần được chỉ ra trong đó và cách viết. Một ghi chú giải thích được yêu cầu trên tiêu đề thư có chữ ký của người đại diện từ người sử dụng lao động, người có thẩm quyền ban hành các biện pháp trừng phạt kỷ luật. Thông thường, đây là người lãnh đạo hoặc người được ủy quyền.
Ví dụ thông báo
Phó bác sĩ trưởng
Kukushkina R.R.
Về việc cung cấp một lời giải thích bằng văn bản
Liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ lao động không đúng của bạn, được thể hiện trong trường hợp vắng mặt tại nơi làm việc từ ngày 21/12/14 đến 23/12/14, tôi yêu cầu bạn cung cấp giải thích bằng văn bản về thực tế này cho bộ phận nhân sự trước 6:00 sáng ngày 26 tháng 1 năm 2014.
Bác sĩ trưởng (chữ ký) P.P. Sorokin
Thông báo đã nhận được vào ngày 24 tháng 1 năm 2014
Phó bác sĩ trưởng (chữ ký) Kukushkin R.R.
Nó cũng có thể là nhân viên từ chối nhận và ký một tài liệu như vậy, và ghi chú giải thích cho công việc được viết muộn, khi không thể áp dụng biện pháp kỷ luật và tất cả các thời hạn đã qua. Trong trường hợp này, có thể có cách tiếp theo - để gửi thông báo cho ủy ban, đó là, với sự có mặt của người giám sát trực tiếp, đại diện của công đoàn, cố vấn pháp lý của tổ chức và các bên quan tâm khác. Nếu có một lời từ chối, thì đáng để vẽ ra một hành động với chữ ký của tất cả những người có mặt. Bằng cách này, bạn xác nhận tuân thủ các quy định của Nghệ thuật. 193 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga.
Ghi chú giải thích (mẫu) để làm việc: ví dụ số 1
Các tình huống phổ biến nhất liên quan đến vắng mặt hoặc đi làm muộn.
Chỉ huy đơn vị quân đội 65487
Đại tá Sidorov S.S.
Từ một nhân viên của Bộ Quốc phòng Liên bang Nga, thư ký
ROLova R.L.
Chú thích
Về việc đi làm muộn vào ngày 16 tháng 5 năm 2014
Tôi, Volkov Roman Lvovich, đã đi làm muộn 4 giờ vào ngày 16 tháng 5 năm 2014. Về bản chất, tôi có thể giải thích như sau. Sáng nay, trong chuyến đi làm bằng ô tô riêng, tôi đã chứng kiến một tai nạn. Về vấn đề này, anh buộc phải làm chứng cho cảnh sát giao thông. Phải mất rất nhiều thời gian. Tôi gửi kèm một bản sao của giao thức làm bằng chứng và một ghi chú hỗ trợ của thanh tra cảnh sát giao thông Orlova P.P.
Ngày 16 tháng 5 năm 2014 (chữ ký) Volkov R.L.
Ví dụ số 2
Gửi giám đốc cửa hàng Parus
Malinina M.M.
Từ quản lý kho
Smorodintseva S.S.
Chú thích
Về việc đi làm muộn vào ngày 30 tháng 12 năm 2014
Tôi, Smorodintseva Sofia Semenovna, vào ngày 30 tháng 12 năm 2014, bị trễ việc trong 2 giờ. Thực tế là một ngày trước khi tôi mua một chiếc đồng hồ mới với đồng hồ báo thức. Chưa hiểu đầy đủ về cơ chế, tôi đặt bộ hẹn giờ không chính xác và ngủ quá một giờ. Tôi thừa nhận sai lầm của mình. Tôi hứa rằng từ bây giờ điều này sẽ không xảy ra nữa.
Ngày 30 tháng 12 năm 2014 (chữ ký) Smorodintseva S.S.
Lưu ý giải thích: Ví dụ
Loại tài liệu này cũng được tìm thấy khá thường xuyên.Lỗi có thể có nhiều loại liên quan hoạt động thực tiễn giấy tờ, vv Trong trường hợp này, tình huống với việc không hoàn thành kế hoạch làm việc được xem xét.
Gửi giám đốc của Money Money LLC
Monetkina L.D.
Từ chuyên gia chính R. Bozhkina
Chú thích
Về việc không hoàn thành kế hoạch cho tháng 9 năm 2014
Tôi, Monetkina Lyudmila Denisovna, đã phân tích tình hình hiện tại liên quan đến việc không hoàn thành kế hoạch ký kết thỏa thuận cho vay, giải thích như sau. Vấn đề liên quan đến việc thiếu nhân viên, vì hai chuyên gia đã bị sa thải trong một tháng, và không ai được thuê để thay thế họ. Hai nhân viên còn lại không thể đối phó với khối lượng công việc, mặc dù họ làm việc vượt quá định mức.
Ngày 15 tháng 10 năm 2014 (chữ ký) Monetkina L.D.
Vẽ ra một hành động không đệ trình của một nhân viên của một ghi chú giải thích
Nếu vào cuối thời kỳ thành lập, một ghi chú giải thích (ví dụ ở trên) không được cung cấp bởi nhân viên, thì theo điều khoản được quy định trong Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, người sử dụng lao động phải đưa ra một đạo luật đặc biệt. Đúng, nhà lập pháp không chỉ ra nhân viên cụ thể nào nên làm việc này, trong khung thời gian nào và có bắt buộc phải làm quen với nhân viên đó không. Điều này được xác định ở cấp độ tổ chức, có tính đến quy tắc làm việc văn phòng. Đạo luật được soạn thảo với sự tham gia của một nhóm người và xác nhận các sự kiện hoặc sự kiện do họ thiết lập. Do đó, cần phải biên dịch nó một cách tập thể, sẽ thu hút những nhân viên có mặt tại thời điểm nhân viên được trao một thông báo về yêu cầu cung cấp một ghi chú giải thích. Nó được viết trên một hình thức phổ biến và có thể có hình thức trình bày dưới đây.
Đạo luật mẫu
HÀNH ĐỘNG
10.07.2014
Về việc nhân viên không cung cấp giải thích bằng văn bản liên quan đến vi phạm kỷ luật
Tôi, người đứng đầu bộ phận nhân sự, Koroleva E.E., trước sự chứng kiến của kế toán trưởng Ivanova N.N. và nhà kinh tế học Pevtsova R.I. Đạo luật này đã được soạn thảo như sau:
07/06/2014 kế toán Petrova I.I. nó đã được đề xuất theo Điều 193 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga vào ngày 9 tháng 7 năm 2014 để đưa ra lời giải thích bằng văn bản về hành vi vi phạm kỷ luật của cô, trong đó có biểu hiện vắng mặt tại nơi làm việc trong 6 giờ liên tục. Petrova I.I. Cô ấy đã làm điều này trong thời gian quy định, nói rằng cô ấy đã đưa ra một lời giải thích bằng miệng và sẽ không viết bất cứ điều gì khác.
Hành động này được thực hiện trong bản sao.
/ chữ ký / Koroleva E.E.
/ chữ ký / Ivanova N.N.
/ chữ ký / Pevtsov R.I.
Một bản sao của hành động nhận được:
/ chữ ký / Petrova I.I.
Đừng coi việc từ chối viết một ghi chú giải thích là một vi phạm kỷ luật mới, bởi vì đây là quyền độc quyền của nhân viên, và không phải là một nghĩa vụ. Và với hành động này, người sử dụng lao động chỉ xác nhận rằng tất cả các quy tắc của pháp luật đã được tuân thủ.
Sự khác biệt giữa ghi chú giải thích từ bài giảng và chính thức
Đừng nhầm lẫn ba khái niệm này. Chúng tôi đã sắp xếp ra cái đầu tiên. Biết cách viết một ghi chú giải thích, bạn có thể dễ dàng đối phó với phần còn lại. Hãy nói về họ một thời gian ngắn. Ghi nhớ thì ngược lại. Mục đích của việc viết nó là để thông báo cho ban quản lý về tình hình hiện tại, tình hình, sự kiện đã diễn ra, nghĩa là để thúc đẩy bạn thực hiện bất kỳ hành động nào.
Ghi nhớ liên quan đến việc chuyển một số thông tin nhất định về ngành quản lý "theo chiều ngang", nghĩa là từ người quản lý này sang người quản lý khác, nhân viên của bộ phận này sang nhân viên của bộ phận khác, v.v. Theo quy định, họ liên quan đến các vấn đề vật chất, kỹ thuật, tổ chức, kinh tế và các vấn đề khác. Trong thực tế, đây là thư tín kinh doanh.
Làm thế nào để viết một ghi chú giải thích (mẫu hoặc ví dụ) có thể dễ dàng tìm thấy trên mạng. Không có hình thức duy nhất, tuy nhiên, có những yêu cầu nhất định mà chúng tôi đã chỉ ra. Bạn có thể dễ dàng sử dụng và làm lại các ví dụ trên "cho chính mình".
