Trong các giao dịch tiền mặt, báo cáo tạm ứng có tầm quan trọng đáng kể. Trong trường hợp điền tài liệu không chính xác, thuế có thể tính thêm thuế thu nhập cá nhân, cũng như phạt tiền. Để giảm rủi ro về lãi suất, bạn phải tuân theo các quy tắc để phát hành tiền trong báo cáo phụ: phát hành tiền trên cơ sở đơn đăng ký và nhận báo cáo đúng hạn. Nhưng có những sắc thái khác của hoạt động xử lý.
Mục đích
Phát hành tiền theo báo cáo cho báo cáo có thể được yêu cầu:
- mua hàng hóa và vật liệu;
- thanh toán chi phí đi lại;
- giải quyết theo hợp đồng.
Các hoạt động như vậy được quy định bởi Pháp lệnh số 3210 của Ngân hàng Nga về thủ tục hoạt động tiền mặt.
Thuật toán
Trước khi chấp nhận đơn đăng ký mới, bạn cần kiểm tra xem nhân viên có cùng số nợ không. Nếu có một, thì tài liệu không thể được chấp nhận. Nhân viên phải lập một đơn xin cấp báo cáo phụ (cho giám đốc) dưới mọi hình thức. Văn bản cần chỉ ra số tiền và ngày nhận tiền. Người quản lý phải ký một tuyên bố. Tiếp theo, kế toán rút ra và ký một lệnh bảo đảm chi tiêu tiền mặt (KO-2). Dựa trên tài liệu này, nhân viên thu ngân, khi nhân viên xuất trình hộ chiếu, đưa cho anh ta tiền mặt. Đơn đặt hàng được ký bởi thủ quỹ và người nhận. Giao dịch nên được hiển thị trong sổ quỹ tiền mặt.
Đơn xin phát hành tiền trong báo cáo phụ cũng phải được người đứng đầu viết. Công ty có cùng hợp đồng với anh ta như với các nhân viên khác. Nếu không có đơn, cơ quan thuế có thể khấu trừ thêm số tiền thuế thu nhập cá nhân.
Tài liệu
Nhân viên phải báo cáo về việc sử dụng tiền. Báo cáo chi phí phải được cung cấp trong vòng 3 ngày làm việc sau khi trở về từ chuyến đi, đi làm hoặc hết thời hạn mà tiền được cung cấp. Tài liệu được bàn giao cho kế toán hoặc quản lý. Bên nhận kiểm tra việc sử dụng toàn bộ tiền, sự sẵn có của các tài liệu hỗ trợ và tính chính xác của báo cáo. Nếu không có lỗi, tài liệu được ký bởi người đứng đầu, sau đó tiền được ghi nợ. Đây là cách giải ngân của các quỹ được thực hiện trong báo cáo phụ. Đọc về cách viết một tuyên bố dưới đây.
Ứng dụng báo cáo: mẫu
Giám đốc của LLC Tiếng Việt (tên). F. F. O.
từ tài xế F.I.O.
TUYÊN BỐ
Tôi yêu cầu bạn phát hành một báo cáo với số tiền 6.000 (sáu nghìn) rúp trong khoảng thời gian tám ngày theo lịch để mua chất chống đông cho phương tiện làm việc TATA.
02/12/2016 (chữ ký)
Tiếp theo, tài liệu được điền bởi kế toán.
Số dư của các khu định cư trên số tiền đã ban hành trước đó:
nợ của nhân viên về số tiền đã phát hành trước đây cho báo cáo phụ bị thiếu.
Kế toán ____________
Giám đốc ___________ Họ và tên
02/12 / 20__ g.
Sắc thái
Nếu số tiền chi tiêu ít hơn số tiền được phát hành, số dư sẽ được trả lại cho thủ quỹ và một lệnh nhận được phát hành cho nó. Trong tình huống ngược lại, tổ chức phải trả lại số tiền vượt mức cho nhân viên theo các chi tiết được chỉ định trong báo cáo. Hoạt động này, cũng như phát hành cho một báo cáo con, được thực hiện bằng một lệnh chi phí.
Nếu tiền không được trả lại cho thủ quỹ, thì chúng phải được khấu trừ vào lương (Điều 137 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga). Nhân viên phải có văn bản đồng ý cho hoạt động này. Nếu không, bộ sưu tập sẽ thông qua tòa án. Số tiền giữ hàng tháng không thể vượt quá 20% tiền lương của nhân viên.
Giới hạn
Việc phát hành tiền trong một báo cáo phụ từ máy tính tiền được giới hạn ở mức 100 nghìn rúp. Có một số điều kiện. Nếu một nhân viên sử dụng các phương tiện chịu trách nhiệm thay mặt anh ta trả tiền cho các dịch vụ được cung cấp cho anh ta (ví dụ: trong một chuyến công tác), giới hạn sẽ không được áp dụng.Nếu anh ta sử dụng tiền chịu trách nhiệm cho các khu định cư theo hợp đồng được ký kết thay mặt cho tổ chức, phải tuân thủ giới hạn 100 nghìn rúp cho mỗi giao dịch. Thời hạn tối đa không được quy định trong pháp luật. Nhưng nếu tiền được phát hành trong một thời gian dài, các thanh tra viên có thể coi số tiền này là một khoản vay và tính tất cả các loại thuế.
Nếu chính sách kế toán việc phát hành quỹ chịu trách nhiệm được cung cấp bằng cách chuyển chúng vào thẻ, điều cần thiết là công ty phải có hợp đồng phù hợp với ngân hàng.
Nếu đơn xin phát hành báo cáo phụ không có ngày hoàn trả tiền, thì được coi là tiền được phát hành trong một ngày. Trong trường hợp vi phạm thời hạn báo cáo về số tiền chi tiêu, thuế thu nhập cá nhân được tính. Để điều chỉnh thời gian cung cấp tài liệu, bạn có thể lập một lệnh phát hành trong một báo cáo phụ. Mẫu:
LLC (tên)
Đơn hàng số 1
về việc phê duyệt thời điểm ban hành số tiền trong báo cáo
Để kiểm soát chi phí báo cáo, tôi thiết lập các quy tắc sau:
1. Nhân viên nhận được tiền phải nộp báo cáo về việc sử dụng của họ:
- theo hộ gia đình. nhu cầu - không muộn hơn 15 ngày kể từ ngày giải ngân;
- cho chi phí đi lại - trong vòng 3 ngày sau khi trở về.
2. Kinh phí chỉ nên được chi theo chỉ dẫn.
3. Đối với chi phí gia đình và mua hàng hóa, tiền có thể được phát hành trong vòng 100 nghìn rúp.
4. Trách nhiệm thực hiện đơn hàng thuộc về kế toán trưởng.
Giám đốc ____________ Họ và tên
Hoạt động gây tranh cãi
Để thuận tiện và nhận thức tốt hơn, chúng tôi quyết định đặt vật liệu của khối này vào một bảng.
| Hoạt động | Giải pháp |
| Nhân viên cần tiền để báo cáo, nhưng người đứng đầu bị mất | Trên cơ sở giấy ủy quyền, kế toán viên hoặc giám đốc tài chính có thể ban hành một hoạt động |
| Giám đốc bằng lời nói yêu cầu kế toán cho anh ta tiền mặt | Phát hành trong báo cáo phụ phải bằng văn bản |
| Nhân viên cần một số tiền vượt quá giới hạn giải quyết (hơn 100 nghìn rúp) | Các giao dịch như vậy chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận thanh toán tiền mặt với các tổ chức khác. |
| Đối với việc mua vật liệu theo hợp đồng dân sự, tiền được cấp cho nhà thầu | Từ ngày 06/01/14, một người làm việc theo hợp đồng dân sự được coi là nhân viên của tổ chức. Đó là, không có vi phạm kỷ luật tiền mặt. |
| Kế toán khăng khăng ký một thỏa thuận trách nhiệm đầy đủ | Phát hành một báo cáo phụ không phải là cơ sở để kết luận một thỏa thuận như vậy. Nếu nhân viên không trả lại tiền, họ có thể được khấu trừ vào lương. |
Xác nhận báo cáo
Kinh phí nên được chi tiêu có mục đích. Mỗi chi phí phải được xác nhận bằng séc. Cũng được ban hành giấy chứng nhận du lịch chứng từ vận tải. Nếu đưa ra tòa, điều quan trọng là tài liệu chính được soạn thảo chính xác. Sau đó, tòa án sẽ đứng về phía công ty. Xem xét chi tiết hơn các chi tiết của các tài liệu.
Nếu một nhân viên nhận được tiền mặt cho vé và mỗi diem trước khi đi công tác, và sau đó chuyến đi được gia hạn, một số tiền bổ sung có thể được chuyển vào thẻ. Hóa ra nhân viên lại nhận được tiền. Nhưng, vì chúng được chuyển trong cùng một chuyến đi, nhân viên phải báo cáo vào một ngày cho tất cả số tiền cùng một lúc.
Kiểm tra thủ quỹ
Nếu nó không chứa tên đầy đủ của giao dịch mua hoặc các chi tiết được in kém, thì nó chỉ được tính đến nếu một biên lai bán hàng bổ sung được cung cấp. Hàng hóa phải được mua trong giờ làm việc. Để xử lý dựa vào bảng lương bổ sung. Biên nhận tiền mặt xác nhận thực tế của việc chuyển tiền. Để bao gồm các chi phí cho mục đích thuế, bạn cần các tài liệu khác với các chi tiết sau: tên đầy đủ của các quan chức, chữ ký của họ.
Biên lai bán hàng
Nó thường thiếu một con dấu hoặc số. Mặc dù những chi tiết này không bắt buộc, cơ quan thuế có thể không chấp nhận tài liệu này. Mọi thứ tồi tệ hơn nếu ngày tháng trên tiền mặt và biên lai bán hàng không khớp. Những chi phí như vậy chỉ có thể được bảo vệ thông qua các tòa án.
TORG-12
Người nhận hàng nhất thiết phải chỉ rõ người nhận hàng, tải và dỡ địa chỉ, số vận đơn, số hiệu và số xe. Không có họ, tài liệu không được chấp nhận cho kế toán. Trong vận đơn thường không có vị trí của người ký chứng từ, đóng dấu của người nhận hàng, ngày tháng. Những chi tiết này được coi là bắt buộc.
Chuyển tiền vào thẻ
Một nhân viên có thể yêu cầu chuyển tiền có trách nhiệm sang thẻ ngân hàng. Hoạt động này không trái pháp luật. Nhưng trong trường hợp này bạn cần:
- nhận từ nhân viên một đơn xin phát hành tiền trong báo cáo con với yêu cầu tương ứng và cho biết trong đó các chi tiết của tài khoản;
- cho biết trong khoản thanh toán rằng số tiền báo cáo đang được chuyển;
- lưu ý trong các hành vi quy phạm (Quy định về các khu định cư với người chịu trách nhiệm) rằng tiền được chuyển từ tài khoản sang thẻ;
- trong các chính sách kế toán, hãy phát triển mẫu báo cáo của riêng bạn với một lưu ý rằng vấn đề về số tiền trong báo cáo phụ được thực hiện dưới dạng không dùng tiền mặt;
- yêu cầu nhân viên lưu phiếu sau mỗi lần thanh toán thẻ và đính kèm chúng vào báo cáo.
Công ty LLC
ĐẶT HÀNG
Về sửa đổi chính sách kế toán năm 2016
01/10/2016
Tôi đặt hàng:
Bổ sung chính sách kế toán với phần 6:
6. Thủ tục định cư với người có trách nhiệm.
6.1. Công ty cấp cho nhân viên tiền cho nhu cầu đi lại hoặc kinh doanh bằng tiền mặt hoặc chuyển chúng vào thẻ lương.
6.2. Phương thức phát hành quỹ được quy định bởi giám đốc trong từng trường hợp.
6.3. Nhân viên nộp các tài liệu xác nhận chi phí cho bộ phận kế toán. Bất kể phương thức nhận, số dư được trả lại bằng tiền mặt cho thủ quỹ.
Kế toán cho các hoạt động trong kế toán
Vào ngày phát hành quỹ phát hành RKO. Đấu dây được thực hiện trong bộ điều khiển: DT71 KT50 (51).
Nếu một nhân viên sau một chuyến công tác trả lại một phần tiền cho nhân viên thu ngân, thì FFP sẽ được cấp. Trong hộp điều khiển, hệ thống dây ngược được thực hiện: DT 50 (51) KT 71.
Xem xét cách phát hành được ban hành trong báo cáo phụ. Mẫu:
Giám đốc văn phòng của công ty vào ngày 25 tháng 5 năm 2015 đã nhận được 2.000 (hai nghìn) rúp. trong 4 ngày cho việc mua vật tư văn phòng. Kế toán đã phát hành quỹ dựa trên ứng dụng của mình. Một nhân viên vào ngày 27 tháng 5 đã chi 1.000 (một nghìn) rúp., Cung cấp séc và báo cáo trước. Người quản lý trả lại số tiền chưa sử dụng cho nhân viên thu ngân.
- DT71 KT50 - 2000 rúp. - tiền được phát hành từ máy tính tiền;
- DT50 KT71 - 1000 rúp. - Số dư của các khoản tiền chưa sử dụng đã được thanh toán;
- DT10 KT71 - 1000 rúp. - văn phòng phẩm được đưa vào tài khoản.
Chuyển tiền vào thẻ công ty
Một thay thế cho một thẻ lương là công ty. Bạn có thể chuyển tiền cho nó theo báo cáo cho nhân viên. Một nhân viên chỉ cần viết một ứng dụng dạng tự do để sử dụng thẻ. Việc chuyển tiền được thực hiện trên cơ sở lệnh của giám đốc. Nên phê duyệt quy trình sử dụng thẻ:
- Chủ sở hữu nhựa không có quyền tiết lộ thông tin mã PIN cho bên thứ ba.
- Báo cáo về việc chi tiêu tiền trong thẻ phải được nộp không quá 3 ngày sau khi ghi nợ hoặc trả lại tiền cho nhân viên từ một chuyến công tác. Séc phải được đính kèm với nó, xác nhận thanh toán bằng thẻ.
- Nếu không có tài liệu hoặc giám đốc chưa xác nhận mục đích sử dụng của quỹ, họ sẽ bị giữ lại từ tiền lương của nhân viên.
- Một cách riêng biệt, một danh sách các nhân viên có quyền truy cập vào các quỹ nên được soạn thảo.
- Phát hành và trả lại thẻ nên được hiển thị trong nhật ký.
- Trong trường hợp trộm cắp nhựa, chủ sở hữu phải thông báo ngay cho ngân hàng.
Thời điểm chuyển thẻ cho nhân viên không phải là ngày phát hành tiền cho báo cáo. Các mục trong đơn vị kiểm soát được thực hiện tại thời điểm rút tiền. Tất cả các hoạt động với thẻ công ty được hiển thị trên tài khoản phụ được mở cho tài khoản 55.
Ví dụ
Vào ngày 10 tháng 7 năm 2015, một nhà tiếp thị của LLC đã được cấp thẻ để trả tiền quảng cáo. Vào ngày 15 tháng 7, một nhân viên đã rút 2.000 rúp từ tài khoản. Báo cáo ngân hàng xác nhận ghi nợ. Kế toán phản ánh việc phát hành tiền bằng cách đăng: DT71 KT55.
Kế toán cho các hoạt động trong NU
Các hoạt động này được coi là một khoản thanh toán tạm ứng.Cho đến khi một nhân viên nộp báo cáo, chi phí NPP không được xóa. Ngoài ra trên số tiền báo cáo phí bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân không được tính.
Nhưng nếu một nhân viên không thể xác nhận số tiền đã chi, tốt hơn là nên khấu trừ thuế từ anh ta. Ngay cả khi một người bị mất tài liệu chính, viết một ghi chú giải thích về nó, công ty vẫn có doanh thu. Nhưng trong vấn đề này, các thẩm phán đứng về phía người nộp thuế. Nếu nhân viên mang hàng hóa mà không có giấy tờ, anh ta không có bất kỳ khoản nợ nào đối với người sử dụng lao động. Tổ chức chỉ đi kèm với các giá trị.
Ví dụ
Ngày 15 tháng 2 năm 2012 nhân viên đã nhận được tiền cho việc mua hàng hóa. Thời hạn nộp báo cáo được phê duyệt theo đơn đặt hàng là hai tháng. Đó là, từ ngày 16 tháng 3 năm 2012, khoản nợ sẽ được coi là quá hạn. Thời hiệu của nó sẽ là ba năm. Nợ xấu sẽ làm tăng thu nhập chịu thuế trong tháng 3/2015. Nếu cho đến thời điểm này, nhân viên ký nghĩa vụ trả hết nợ, thì sẽ cần phải tính lại thời hạn ba năm.
Nếu vào tháng 2 năm 2015, một nhân viên viết thư yêu cầu hoãn nợ, thu nhập sẽ bắt đầu tăng từ tháng 2 năm 2017 (nếu đến thời điểm đó, khoản nợ chưa được trả).
Thuế thu nhập cá nhân nên được tích lũy nếu tổ chức độc lập xóa nợ. Thu nhập sẽ tăng trong tháng khi công ty đã xóa nợ. Đóng góp cho các quỹ mở rộng sẽ cần phải được tích lũy sau khi ghi nợ.
Lâu dài
Như đã đề cập trước đó, luật pháp không quy định một khoảng thời gian tối đa cho việc sử dụng vốn. Chỉ cần thời gian được chỉ định trong chính tuyên bố. Nhãn hiệu có thể được thực hiện bởi giám đốc, kế toán hoặc chính nhân viên. Ngay cả khi tiền cho chi phí đi lại sẽ được phát hành trong một năm, không có khoản tiền phạt nào trong một thời gian dài như vậy được cung cấp cho công ty.
Điều quan trọng cần nhớ là một nhân viên không thể được trả một khoản tạm ứng mới cho đến khi anh ta báo cáo về khoản cũ. Ví dụ, một nhân viên, đã nhận được tiền trong sáu tháng, không vội vàng đưa ra một báo cáo. Nếu bạn rất cần gửi anh ấy đi công tác, thì bạn không thể lập một báo cáo phụ mới. Nó cũng bị cấm yêu cầu báo cáo sớm về việc sử dụng vốn. Một ngoại lệ là sa thải một nhân viên.
Giả sử, ngoài con nợ, không có ai khác gửi đi công tác. Sau đó, người quản lý có thể chịu trách nhiệm và đưa ra một tiến bộ mới cho nhân viên. Nếu các thanh tra tìm thấy một kế hoạch như vậy, họ sẽ phạt người đứng đầu với số tiền 5.000 rúp, và công ty với số tiền lên tới 50 nghìn rúp. vi phạm kỷ luật tiền mặt. Do đó, những tình huống như vậy là tốt nhất nên tránh.
Ghi nhớ cho kế toán
- Nhân viên phải viết đơn xin phát hành quỹ trong báo cáo phụ.
- Các hoạt động được thực hiện bởi tài khoản giải quyết.
- Số dư của các khoản tiền chưa sử dụng phải được trả lại cho thủ quỹ.
- Bạn không thể đưa ra một khoản tạm ứng mới cho đến khi nhân viên báo cáo cũ.
- Hướng dẫn của Ngân hàng Nga Nga đã quy định giới hạn về việc giải ngân tiền với số tiền 100 nghìn rúp.
- Tiêu thụ tiền phải được xác nhận bằng séc, biên lai, TTN, chứng nhận chấp nhận, TORG-12, vé, lệnh thanh toán.
- Để xác nhận thanh toán hàng hóa bằng tiền mặt, ngoài séc của thủ quỹ, cũng cần có séc hàng hóa.
- Nếu tiền không được hoàn trả đúng hạn, chúng phải được khấu trừ vào lương của nhân viên. Thuế thu nhập cá nhân được tính trên số tiền của báo cáo phụ. Tất cả các tranh chấp sẽ phải được giữ nguyên tại tòa án.
