Nếu nhân viên sử dụng số tiền nhận được từ nhân viên thu ngân, họ phải nộp báo cáo. Dựa trên tài liệu này, bộ phận kế toán của công ty xóa tiền cho chi phí hoạt động hoặc hành chính.
Tinh chất
Sau ba ngày kể từ thời điểm trở về từ một chuyến công tác, nhân viên phải báo cáo về số tiền nhận được và chi tiêu. Đối với điều này, biên soạn báo cáo chi phí của người báo cáo và các tài liệu xác nhận chi tiêu tiền được đính kèm: vé đi lại, hóa đơn khách sạn, v.v ... Mẫu đơn này được người đứng đầu chấp thuận. Số tiền chưa sử dụng được cho nhân viên thu ngân thuê theo lệnh nhận. Nếu nhân viên không có đủ tiền phát hành, thì chi phí vượt mức cũng được bù từ máy tính tiền, nhưng theo lệnh chi phí. Nếu nhân viên chưa cung cấp một báo cáo về việc sử dụng vốn, thì số tiền này được khấu trừ vào lương của anh ta.
BU
Số tiền báo cáo được phản ánh trong bảng cân đối kế toán tại tài khoản 71. Số dư nợ cho thấy nợ nhân viên của tổ chức. Doanh thu cho thấy số tiền được giải ngân và bội chi được hoàn trả. Khoản vay này bao gồm việc sử dụng vốn và trả lại số dư cho thủ quỹ. Tất cả số tiền được ghi lại trong sổ đặt hàng. Các mục nhập vào nó được thực hiện trên cơ sở FFP, RKO, báo cáo trước. Sau này chỉ được bàn giao cho nhân viên thu ngân sau khi kiểm tra bằng tính toán số học kế toán và mục đích sử dụng vốn. Hãy xem xét các dây cơ bản.
- DT71 KT50 (51) - tiền được phát hành cho báo cáo phụ từ bàn rút tiền (tài khoản hiện tại).
- KT71 DT20 (26, 44, 71) - xóa quỹ cho các chi phí sản xuất chính (chi phí kinh doanh chung, chi phí thực hiện bổ sung).
- KT71 DT07 (10, 15, 41) - số tiền chịu trách nhiệm đã được sử dụng để mua lại tài sản vật chất.
- KT71 DT50 - hoàn tiền cho thủ quỹ.
- KT71 DT94 - số tiền không được trả lại đúng hạn được tính đến.
- DT70 KT94 - số tiền không được hoàn lại từ người chịu trách nhiệm.
Căn cứ
Kể từ năm 2015, số tiền chịu trách nhiệm có thể được cấp không chỉ cho nhân viên của tổ chức, mà còn cho những người đã ký kết hợp đồng luật dân sự. Các hoạt động dựa trên ứng dụng. Quy tắc này áp dụng cho tất cả các cá nhân không có ngoại lệ. Dựa trên tài liệu này, CSC được soạn thảo. Trong đơn, bạn cần cho biết số tiền, ngày cấp, ngày và ký chữ ký của bạn.
Kiểm tra
Ứng dụng đầu tiên đi đến kế toán. Anh ta kiểm tra xem các khu định cư cũ với những người có trách nhiệm có bị đóng cửa không. Nếu một nhân viên chưa cung cấp báo cáo về số tiền đã sử dụng trước đó, thì tiền mặt mới không thể được phát hành cho anh ta. Chi phí đại diện, chi phí đi lại, mỗi diem - một tài liệu phải được nộp cho tất cả số tiền chi tiêu. Kết quả xử lý báo cáo cho thấy ai nợ ai, cho ai và bao nhiêu. Nếu có sự khác biệt giữa các quỹ được phát hành và sử dụng, điều đó có nghĩa là người sử dụng lao động hoặc nhân viên có nợ.
Việc cung cấp vốn
Việc phát hành số tiền chịu trách nhiệm bằng cách chuyển chúng vào thẻ lương của nhân viên được cho phép. Nhưng đối với điều này, bạn cần phải phản ánh theo thứ tự kế toán quản trị khả năng của một phương thức chuyển tiền như vậy. Trong bản tuyên bố, người lao động phải viết để tiền được chuyển vào thẻ lương của mình và cung cấp các chi tiết. Trong lệnh thanh toán mục đích của thanh toán nên được chỉ định là sự dịch chuyển của số tiền được báo cáo. Tài liệu cho một báo cáo trước rằng một nhân viên của một tổ chức nộp phải bao gồm các phiếu của tất cả các kiểm tra.
Ví dụ
Hãy xem xét cách tính toán với những người có trách nhiệm được hiển thị trong NU và BU.
Từ bàn rút tiền của công ty vào ngày 04.25.16, một số tiền đã được cung cấp cho người quản lý văn phòng của LLC có điều kiện với số tiền 2.000 rúp trong thời gian 4 ngày để mua vật tư văn phòng. Cùng ngày, kế toán đã đưa ra số tiền báo cáo trên cơ sở một tuyên bố được ký bởi người đứng đầu: DT71 KT50 - 2000 rúp.
27/11/2016, người quản lý văn phòng đã mua vật tư văn phòng trị giá 1.000 rúp, điền vào một báo cáo trước, nộp séc vào kế toán và trả lại số dư cho thủ quỹ. Kế toán lập hồ sơ như vậy:
DT50 KT71 - 1000 rúp. - số dư của các khoản tiền đã được trả cho thủ quỹ.
DT10 CT 71 - 1000 rúp. - văn phòng phẩm được đưa vào tài khoản.
Hoạt động phản chiếu trên thẻ công ty
Để hiển thị số tiền chi cho chi phí khách sạn liên quan đến hoạt động kinh doanh, bạn có thể sử dụng một công cụ thanh toán. Tổ chức rút ra một thẻ công ty. Sau đó, theo yêu cầu của nhân viên, nó phát hành nó cho một người cụ thể, chuyển số tiền báo cáo ở đó.
Trình tự di chuyển của các công cụ thanh toán phải được chấp thuận theo lệnh của người đứng đầu. Mẫu:
LLC (tên)
Giám đốc (họ, tên viết tắt, chữ ký) 14/03/16
TÔI CHẤP NHẬN: Quy trình sử dụng thẻ công ty
1. Thông tin mã PIN là thông tin bí mật. Người nắm giữ công cụ thanh toán không có quyền tiết lộ cho bên thứ ba.
2. Báo cáo chuyến đi công tác hoặc tài liệu khác xác nhận việc sử dụng tiền phải được nộp cho giám đốc trong vòng ba ngày kể từ ngày thanh toán trên thẻ (bao gồm rút tiền) hoặc kể từ ngày trở lại nơi làm việc. Tài liệu phải kèm theo séc xác nhận sự chuyển động của tiền.
3. Nếu không có tài liệu hoặc giám đốc không xác nhận báo cáo, số tiền ghi nợ từ thẻ được lấy lại từ tiền lương của nhân viên.
4. Danh sách chủ thẻ được trình bày trong Phụ lục số 1.
5. Việc phát hành và trả lại các công cụ thanh toán được thực hiện trên tạp chí kế toán (Phụ lục số 2).
6. Nếu thẻ bị đánh cắp, chủ thẻ phải thông báo ngay cho ngân hàng.
Thời điểm chuyển giao công cụ thanh toán cho nhân viên không phải là vấn đề tiền mặt. Các mục trong BU được thực hiện tại thời điểm rút tiền. Từ tuyên bố của tổ chức tín dụng, bạn có thể tìm ra ngày chính xác của giao dịch khi số tiền báo cáo được sử dụng. Tài khoản 55 được sử dụng để hiển thị các giao dịch trên thẻ công ty. Một tài khoản phụ cùng tên được mở cho anh ta. Vào ngày xóa nợ, một bài đăng được hình thành trong đơn vị kiểm soát: DT71 KT55.
Ví dụ
Vào ngày 10 tháng 7 năm 2015, tiền đã được trả vào thẻ công ty của một LLC có điều kiện, được tổ chức bởi một nhà tiếp thị, để trả cho quảng cáo trực tuyến. Sau 5 ngày, nhà tiếp thị đã rút 3.000 rúp khỏi tài khoản. Giao dịch này được xác nhận bởi một báo cáo ngân hàng. Kế toán LLC phải phản ánh sự chuyển động của các quỹ bằng cách đăng DT71 KT55.
Thời hạn nộp đơn
Một báo cáo chi phí chuyến đi phải được nộp cho bộ phận kế toán trong vòng 3 ngày sau khi trở về. Việc không tuân thủ các thời hạn này sẽ dẫn đến việc tích lũy thêm thuế thu nhập cá nhân. Thanh tra có thể xem xét rằng số tiền được báo cáo là thu nhập của cá nhân. Do đó, nhân viên phải báo cáo về từng khoản chi. Các hình thức có thể được phát triển độc lập hoặc sử dụng một hình thức thống nhất. Thời hạn báo cáo phải được phê duyệt theo lệnh của người đứng đầu. Mẫu:
LLC (tên)
Lệnh số 15 về việc phê duyệt thời hạn nộp báo cáo trước
Belgorod ngày 15 tháng 3 năm 2015
Nhân viên nhận được tiền phải nộp báo cáo về việc sử dụng của họ:
- huzhudam - không muộn hơn hai tuần kể từ ngày nhận được tiền;
- chi phí đi lại - trong vòng ba ngày sau khi trở lại làm việc.
Quỹ phát hành phải được sử dụng đúng cho mục đích dự định của họ.
Không có hơn 100 nghìn rúp được cung cấp cho các chi phí gia đình và mua hàng hóa. và chỉ theo lệnh của giám đốc.
Trách nhiệm thực hiện lệnh, các quy tắc chuẩn bị tài liệu thuộc về kế toán trưởng.
Tổng giám đốc ______________ (tên đầy đủ)
Kế toán thuế
Cho đến khi nhân viên đã nộp báo cáo chuyến đi kinh doanh với các tài liệu xác nhận sự dịch chuyển của các quỹ, chi phí trên NPP sẽ không được xóa. Các khoản tiền được trả không làm giảm cơ sở thuế. Phí bảo hiểm không được tính và thuế thu nhập không được khấu trừ.
Thuế thu nhập cá nhân
Đối tượng của thuế là thu nhập, lợi ích kinh tế của giao dịch, được thể hiện bằng tiền mặt. Bộ luật thuế không nói rõ ràng rằng các quỹ được phát hành theo báo cáo mà nhân viên không báo cáo trong thời gian quy định không được công nhận là thu nhập. Theo Nghệ thuật. 807 Bộ luật Dân sự, số tiền đó không thể được quy cho một khoản vay không lãi suất, vì tiền không trở thành tài sản của nhân viên và một thỏa thuận giữa một cá nhân và pháp nhân không được ký kết. Do đó, không có thu nhập dưới dạng lợi ích vật chất, sẽ tích lũy thuế thu nhập cá nhân.
Nhưng rủi ro về thuế phát sinh nếu số dư của số tiền được báo cáo không được trả lại cho tổ chức đúng hạn hoặc báo cáo về việc sử dụng vốn không được phê duyệt. Trong tình huống như vậy, theo Bộ Tài chính và thanh tra thuế, một cá nhân nhận thu nhập bằng tiền mặt, cần được tính đến cho mục đích thuế thu nhập cá nhân. Thực tiễn tư pháp về vấn đề này đang gây tranh cãi.
Làm việc trong "1C 8.3"
Việc phát hành tiền từ máy tính tiền được thực hiện theo lệnh chi tiêu với cùng loại hình hoạt động. Phần bảng của tài liệu quy định tên đầy đủ nhân viên, số tiền, mục đích sử dụng vốn. Ngoài ra, các chi tiết của tài liệu sẽ được in. Đây thường là hộ chiếu của nhân viên. Sau khi tài liệu được đăng, giao dịch DT71 KT50 được hình thành cho số tiền của giao dịch.
Nếu được chuyển vào tài khoản hiện tại, bảng sao kê ngân hàng sẽ được tạo. Loại hình hoạt động - Chuyển tiền cho một cá nhân. Các trường tương tự được điền vào nó, nhưng các chi tiết tài khoản được chỉ định bổ sung. Tài liệu này hình thành bài đăng DT71 KT51.
Tất cả các hoạt động về việc sử dụng vốn cũng nên được đưa vào chương trình. Lý do để xóa tiền có thể là một vé máy bay mà chính tổ chức này có được. Trong trường hợp này, tài liệu Vấn đề về tài liệu tiền mặt, được hình thành trong phần Ngân hàng và bộ phận rút tiền. Nó cho biết tên đầy đủ của người chịu trách nhiệm, và trên tab thứ hai, tài liệu, ví dụ, đọc như sau: Vé máy bay cho máy bay Moscow-Belgorod-Moscow máy bay. Hoạt động này tạo ra một giao dịch từ DT71 đến KT50 bằng số tiền của vé.
Tất cả các tính toán với những người có trách nhiệm được ghi lại bằng AO-1. Hình thức in của nó bao gồm:
- số tiền được chuyển;
- hướng sử dụng của họ;
- chi tiết tài liệu hỗ trợ.
Trong chương trình, tất cả các khoản tiền này được ghi lại bằng tài liệu báo cáo nâng cao trước đó trong phần Ngân hàng và nhân viên thu ngân. Nó bao gồm 5 tab. Đầu tiên được gọi là những tiến bộ. Nó liệt kê các tài liệu trên cơ sở tiền được cấp cho nhân viên (PKO, sao kê ngân hàng). Trên tab Hàng hóa trực tuyến cho biết một danh sách các hướng để sử dụng tiền. Nếu cần thiết, "Bao bì có thể trả lại" được điền. Nếu nhân viên đã trả tiền cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp cho tổ chức bằng chi phí nhận được, thì những khoản tiền này được phản ánh trong tab Thanh toán Hồi giáo. Sau khi tài liệu cho các giao dịch này được đăng, giao dịch DT60 KT71 sẽ được tạo. Tất cả các chi phí khác, bao gồm trợ cấp sinh hoạt hàng ngày, chi phí đi lại và nhu cầu kinh doanh chung, được phản ánh trong tab Khác. Các trường được điền ở đây không tạo thành các bài đăng, nhưng được sử dụng ở dạng in của tài liệu.
Số tiền hoàn lại báo cáo
Hãy xem xét một tình huống mà một nhân viên nhận được tiền mặt từ bàn thu tiền cho các chi phí gia đình, nhưng không sử dụng đầy đủ hoặc báo cáo lại. Theo luật, một nhân viên phải cung cấp báo cáo trước ngay khi trở về từ chuyến công tác hoặc trong vòng ba ngày làm việc. Ngày chính xác được chỉ định theo thứ tự của người đứng đầu.
Theo Nghệ thuật. 137 của Bộ luật Lao động, để thanh toán một khoản thanh toán tạm ứng chưa được sử dụng, người sử dụng lao động có thể giữ lại số tiền từ lương của nhân viên trong một tháng sau thời hạn báo cáo. Quy định này sẽ được áp dụng nếu nhân viên không tranh chấp các căn cứ và số tiền khấu trừ.Một quyết định như vậy được đưa ra theo một thứ tự riêng biệt và phải được nhân viên xác nhận bằng văn bản. Bộ luật Lao động của Liên bang Nga quy định rằng các khoản khấu trừ tối đa từ mỗi khoản thanh toán cho một nhân viên không được vượt quá 20% mức lương ròng lưới.
Ví dụ
Người quản lý của đội ngũ LLC đã nhận được ngày 15 tháng 5 năm 2015 từ bàn rút tiền trong báo cáo 4 nghìn rúp. để trả tiền sửa chữa các thiết bị gia dụng trong một trung tâm dịch vụ. Số tiền chi phí thực tế lên tới 2,5 nghìn rúp.
Trong LLC, tiền mặt cho một báo cáo cho các mục đích như vậy được phát hành trong khoảng thời gian 28 ngày. Điều này được quy định bởi một thứ tự riêng của người đứng đầu. Báo cáo về việc sử dụng vốn là cần thiết trong vòng ba ngày làm việc. Đó là, hạn chót để gửi dữ liệu vào kế toán là ngày 14 tháng 6 năm 2015. Vào ngày này, một nhân viên đã mang thiết bị văn phòng từ sửa chữa, đưa ra một bản báo cáo, bổ sung bởi hành vi hòa giải hoàn thành công việc và nhận tiền mặt. Tuy nhiên, người quản lý đã không trả lại số dư cho bàn thu tiền. Vào ngày 27 tháng 6 năm 2015, một nhân viên đã ký một thỏa thuận giữ lại 1,5 nghìn rúp từ tiền lương.
Mức lương của người quản lý trong tháng 6 lên tới 24 nghìn rúp. Kế toán có thể giữ tối đa: (24 - 24 x 0,13) x 0,2 = 4,176 nghìn rúp. Số dư không hoàn lại vượt quá số tiền này. Do đó, các khoản khấu trừ được thực hiện đầy đủ.
Nếu một nhân viên từ chối trả lại số tiền còn lại một cách tự nguyện, bạn sẽ phải ra tòa. Trong trường hợp này, chi phí của doanh nghiệp sẽ tăng ít nhất bằng số tiền thanh toán thuế nhà nước. Nhưng để thẩm phán không có những câu hỏi không cần thiết, cần thiết phải đưa ra thời hạn và thủ tục nộp tài liệu về việc sử dụng vốn của nhân viên doanh nghiệp theo một thứ tự riêng của người đứng đầu và sửa chúng trong chính sách kế toán của tổ chức.
