Quy tắc văn phòng mới

Các quy tắc làm việc văn phòng ở liên bang cơ quan điều hành chính quyền không mở rộng để làm việc với các hành vi có chứa bí mật nhà nước. Dựa trên các yêu cầu, cấu trúc được ủy quyền phát triển các hướng dẫn để điền, duy trì và lưu trữ giấy tờ. Khi phê duyệt các quy tắc của công việc văn phòng, họ được phối hợp với sự lãnh đạo của kho lưu trữ nhà nước.

Tạo hành vi

Các quy tắc của công tác văn thư trong các cơ quan điều hành liên bang quy định rằng các cấu trúc này có thể sử dụng các hình thức đặc biệt, các tờ giấy tiêu chuẩn ở định dạng A5 hoặc A4. Việc tạo ra các hành vi ở dạng điện tử được cho phép. Bất kể hình thức nào, tài liệu phải chứa các chi tiết cần thiết, được đặt theo cách thức quy định. Các hình thức được phát triển theo chính tả góc hoặc dọc của chúng. Trong trường hợp đầu tiên, các chi tiết được đặt ở góc trên bên trái của tờ. Với phương pháp theo chiều dọc, chúng được đặt ở trung tâm của biểu mẫu trên đầu trang. Các quy tắc về thủ tục giấy tờ trong giấy tờ cho phép sử dụng các mẫu trong việc chuẩn bị các hành vi điện tử. Các vết lõm phải được cung cấp trên mỗi tờ: ít nhất 20 mm ở bên trái, ít nhất 10 mm ở bên phải và 20 mm ở trên cùng và dưới cùng. Mẫu điện tử và mẫu mẫu phải được sự chấp thuận của người đứng đầu cơ quan hành pháp liên bang.

Yêu cầu

Các quy tắc về thủ tục giấy tờ trong giấy tờ xác định rằng các hành vi phải được tham gia bởi:

1. Biểu tượng nhà nước của Nga.
2. Tên của cấu trúc cấu thành hành động.
3. Tên của đơn vị cấu trúc.
4. Tên của bài viết của người được ủy quyền làm tài liệu.
5. Thông tin tham khảo về cấu trúc.
6. Tên của loại tài liệu.
7. Ngày tổng hợp.
8. Số đăng ký.
9. Liên kết với dữ liệu của hành động đến.
10. Nơi xuất bản (biên soạn).
11. Một thanh để hạn chế quyền truy cập vào nội dung.
12. Đích đến
13. Kền kền phê duyệt.
14. Nghị quyết (hướng dẫn thực hiện hành vi).
15. Văn bản
16. Dấu tham chiếu.
17. Ghi lại về ứng dụng.
18. Chữ ký (lưu ý về chữ ký điện tử).
19. Kền kền về phê duyệt.
20. Visa
21. Vị trí in.
22. Kỷ lục của nghệ sĩ.
23. Một lưu ý về việc thực hiện hành động và gửi nó cho doanh nghiệp.
24. Hồ sơ nhận tài liệu.
25. Liên kết với hành động.

Thành phần của các chi tiết sẽ được thiết lập phù hợp với loại và mục đích của hành động. Các quy tắc chung của giấy tờ xác định rằng sự chấp thuận của giấy được chứng nhận bởi thị thực của một nhân viên được ủy quyền. Quy định này áp dụng cho các hành vi nội bộ của cấu trúc. Phối hợp các tài liệu được soạn thảo trong cơ quan hành pháp liên bang với các cơ quan nhà nước khác được chứng nhận bằng tem chữ ký, giao thức hoặc thư.

Giao hàng, nhận và đăng ký hành vi

Trong công tác văn thư của các cơ quan liên bang điều hành, các giấy tờ sau đây được sử dụng:

1. Hộp thư đến
2. Đã gửi.
3. Nội bộ

Gửi và giao các hành vi được thực hiện bằng cách sử dụng dịch vụ viễn thông, thư, chuyển phát nhanh. Quy tắc chung của giấy tờ quy định việc xử lý ban đầu của giấy tờ đến. Sau đó, đăng ký và xem xét sơ bộ các hành vi được thực hiện để chuyển tiếp cho quản lý của họ. Xử lý ban đầu chứng khoán bao gồm xác minh giao hàng chính xác, có sẵn tài liệu và ứng dụng. Chuyên gia lưu trữ cũng sắp xếp chứng chỉ cho và không phải đăng ký. Sau đó được thực hiện vào ngày nhận, chuẩn bị (ký hoặc phê duyệt) hoặc vào ngày hôm sau (ngày làm việc), trừ khi luật pháp quy định khác.

Chuyển giao cho các đơn vị kết cấu

Các quy tắc cho công tác văn thư trong chính quyền liên bang quy định rằng các hành vi sau khi đăng ký nên được đệ trình lên ban quản lý để xem xét. Tuy nhiên, nó được phép gửi chứng khoán cho một quan chức khác. Điều này đòi hỏi phải công bố quyết định liên quan của người đứng đầu. Tài liệu hoặc bản sao của chúng có độ phân giải (hướng dẫn thực hiện) phải được chuyển cho người chịu trách nhiệm bởi dịch vụ quản lý văn phòng. Hành động ban đầu được gửi đến đơn vị kết cấu trên đó thực hiện của nó được giao phó. Nếu một số phòng ban đóng vai trò là người biểu diễn, bản gốc được chuyển sang chịu trách nhiệm của họ, trong khi những bộ phận khác nhận được bản sao. Nếu đơn vị được ủy quyền có quyền truy cập vào một bản sao điện tử, hành động ban đầu có thể vẫn còn trong dịch vụ đăng ký, nếu điều này được quy định trong Quy định có liên quan.

Gửi hành vi

Sau khi được ký bởi người đứng đầu cơ quan điều hành hoặc một nhân viên được ủy quyền khác, các tài liệu được chuyển đến các nhân viên của bộ phận văn phòng. Sau này thực hiện đăng ký và công văn của họ. Các quy tắc của công tác văn thư trong các cơ quan điều hành bắt buộc nhân viên phải xác minh tính chính xác của việc biên soạn, tính đầy đủ và sự phù hợp của số lượng bản sao vào danh sách gửi thư. Các hành vi hoàn thành không chính xác phải được trả lại cho các đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện. Nếu không có vi phạm trong đó, các giấy tờ phải được gửi vào ngày đăng ký của họ hoặc vào ngày hôm sau (ngày làm việc). Việc chuyển tài liệu từ đơn vị kết cấu này sang đơn vị khác được thực hiện thông qua bộ phận văn phòng.

Tính năng kế toán

Các quy tắc cơ bản của công việc văn phòng bao gồm thủ tục tóm tắt thông tin về các hành vi đến, rút ​​ra, gửi. Phân tích và hệ thống hóa thông tin được thực hiện bởi bộ phận chịu trách nhiệm. Báo cáo được cung cấp cho người đứng đầu cơ quan điều hành theo cách được chỉ định bởi ông. Để ghi lại và tìm kiếm các hành vi trong cơ sở dữ liệu điện tử, thông tin bắt buộc về các hành vi được áp dụng, theo phụ lục. Nó được phép sử dụng dữ liệu bổ sung.

Quỹ tài liệu

Nó được hình thành từ các hành vi được sử dụng trong công việc của cấu trúc nhà nước. Cơ quan điều hành liên bang, theo thỏa thuận với bộ phận lưu trữ, xây dựng và phê duyệt một danh sách các giấy tờ được tạo ra trong quá trình làm việc, cũng như hoạt động của các tổ chức trực thuộc. Hơn nữa, đối với mỗi hành động, thời gian lưu trữ được chỉ định. Cơ quan điều hành cũng đang phát triển các mẫu album cho các biểu mẫu thống nhất, các tài liệu được tạo. Các nhân viên chịu trách nhiệm cho hoạt động này phối hợp nó với người đứng đầu của cấu trúc. Các quy tắc của giấy tờ quy định sự hình thành một danh pháp của các hành vi. Nhân viên có trách nhiệm phải đảm bảo an toàn, kế toán và chuyển đến kho lưu trữ.

Danh pháp

Các quy tắc của thủ tục giấy tờ bao gồm sự hình thành của nó trong các nhiệm vụ của đơn vị cấu trúc đăng ký. Danh pháp:

1. Tổng hợp trên cơ sở thông tin kế toán của các phòng ban.
2. Được sự chấp thuận của người đứng đầu cơ quan hành pháp liên bang. Trong trường hợp này, nên phối hợp sơ bộ với ủy ban chuyên gia. Phê duyệt được thực hiện không muộn hơn cuối giai đoạn hiện tại. Danh pháp có hiệu lực từ đầu năm sau (từ ngày 1 tháng 1).
3. Cứ sau 5 năm, nó được Ủy ban Kiểm tra Chuyên gia Lưu trữ Nhà nước phê duyệt. Hành vi của Quỹ lưu trữ được tạo ra trong quá trình làm việc được chuyển đến nó để lưu trữ vĩnh viễn.
4. Khi thay đổi cấu trúc hoặc chức năng của cơ quan liên bang thẩm quyền nên được thỏa thuận với ủy ban chuyên gia.

Tên của các phần của danh pháp là tên của các đơn vị cấu trúc.

Chi tiết lưu trữ

Trong sự hình thành của các trường hợp, chúng được phân phối tùy thuộc vào thời lượng của nội dung trong kho lưu trữ. Có các loại lưu trữ vĩnh viễn và tạm thời.Các quy tắc quản lý nhân sự quy định thời gian hơn 10 năm đối với các giấy tờ về nhân sự. Thời gian lưu trữ tạm thời có thể nhỏ hơn giá trị được chỉ định. Các trường hợp từ ngày hình thành đến khi chuyển sang lưu trữ hoặc phá hủy được chứa trong các đơn vị cấu trúc tại nơi biên soạn. Giấy tờ có thể được cấp để sử dụng tạm thời cho nhân viên trong một khoảng thời gian được thành lập bởi người đứng đầu tổ chức. Sau khi hết thời hạn này, họ có thể trở lại. Các cơ quan chính phủ khác ban hành các hành vi theo yêu cầu bằng văn bản của họ với sự cho phép của người đứng đầu cơ quan liên bang điều hành hoặc phó của ông. Trong trường hợp đặc biệt, việc loại bỏ chứng khoán khỏi lưu trữ vĩnh viễn được cho phép. Đồng thời, các quy tắc làm việc văn phòng cho chính quyền liên bang quy định để lại một bản sao các giấy tờ được chứng nhận theo cách thức được thiết lập, cũng như một hành động về lý do phát hành bản gốc.

Lưu trữ

Các trường hợp tạm thời (hơn 10 năm) và thời gian lưu trữ vĩnh viễn sẽ được gửi không sớm hơn một năm, nhưng không muộn hơn ba năm kể từ ngày kết thúc dịch vụ văn thư của họ. Chuyển nhượng chứng khoán được thực hiện theo hàng tồn kho. Các trường hợp có thời gian lưu trữ tạm thời dưới 10 năm (bao gồm) không được chuyển đến kho lưu trữ. Vào cuối thời gian quy định, chúng có thể bị phá hủy. Cơ sở cho việc tổng hợp hàng tồn kho là danh pháp của các trường hợp.

Các tính năng làm việc với các hành vi điện tử

Các quy tắc quản lý văn phòng xác định rằng việc tạo, xử lý và lưu trữ thông tin có thể được thực hiện trong hệ thống thông tin của cấu trúc nhà nước. Trong trường hợp này, các hành vi điện tử phải được soạn thảo theo các yêu cầu áp dụng cho các hành vi giấy. Họ cũng phải có các chi tiết cần thiết, ngoại trừ Biểu tượng Nhà nước Nga. Thành phần của hành vi điện tử được xác định bởi danh sách các tài liệu, thiết kế, lưu trữ và sử dụng tiếp theo được thực hiện dưới dạng kỹ thuật số khi tổ chức công việc nội bộ của cấu trúc. Danh sách này đang được phát triển theo các khuyến nghị của Lưu trữ Nhà nước. Danh sách các hành vi, việc biên soạn, lưu trữ và sử dụng tiếp theo sẽ được thực hiện dưới dạng kỹ thuật số, được phê duyệt bởi người đứng đầu tổ chức theo thỏa thuận với bộ phận lưu trữ.

Xử lý hành vi điện tử

Tài liệu phải được ký bởi một chữ ký kỹ thuật số nâng cao đủ điều kiện của một quan chức được ủy quyền. Gửi và nhận các hành vi điện tử được thực hiện bởi dịch vụ đăng ký của tổ chức. Sau khi nhận được tài liệu, dịch vụ quản lý văn phòng phải xác minh tính hợp lệ của chữ ký số. Các hành vi điện tử có trong hệ thống thông tin được chỉ định đăng ký và dữ liệu đăng ký. Họ cung cấp quản lý tài liệu. Trong số những thứ khác, nó bao gồm tìm kiếm, truy cập, lưu trữ, kiểm soát, sử dụng, v.v. Việc đăng ký các hành vi nhận được trên giấy được thực hiện với sự hình thành của một bản sao điện tử. Danh pháp chỉ ra rằng vụ việc đang được tiến hành ở định dạng kỹ thuật số. Điều này được chỉ định trong tiêu đề hoặc trong trường "Lưu ý". Sau khi thực hiện hoặc gửi đi, các hành vi điện tử sẽ được giữ trong các khoảng thời gian được thiết lập cho các trường hợp tương tự được thực hiện trên giấy. Vào cuối giai đoạn, thông tin có ở dạng kỹ thuật số sẽ bị hủy.

Hướng dẫn

Chúng được mô tả trong các hướng dẫn liên quan. Các quy tắc giấy tờ làm cơ sở cho việc phát triển các hướng dẫn và các hành vi địa phương khác chi phối công nghệ để làm việc với các giấy tờ trong tổ chức. Họ xác định các kỹ thuật, quy trình biên dịch, quy trình làm việc với dữ liệu. Hoạt động trên cơ sở nghị định của chính phủ số 477, Quy tắc lưu giữ hồ sơ được quy định cụ thể cho từng cấu trúc nhà nước bằng các hành vi địa phương chính xác như vậy.

Tính năng phát triển

Khi tổng hợp các Khuyến nghị về Phương pháp, các quy tắc hiện hành của công việc văn phòng RF được tính đến. Các quan chức chịu trách nhiệm cho sự phát triển nên được hướng dẫn bởi Quy chế mẫu và điều phối dự án với tổ chức công cộng lưu trữ. Theo GOST R ISO 15361-1-2007, bất kỳ tổ chức nào cũng phải xác định và sửa các quy tắc nội bộ của công việc văn phòng. Mục tiêu của họ phải là sự hình thành một hệ thống quản lý với các hành vi đáng tin cậy, xác thực và có thể sử dụng có thể hỗ trợ hoạt động kinh doanh trong khoảng thời gian cần thiết.

Nội dung đề xuất

Cấu trúc của văn bản không bị chi phối bởi các quy định có ý nghĩa giao nhau. Thông thường, các khuyến nghị bao gồm các quy định chung, phần chủ đề và phụ lục. Trong khối đầu tiên xác định:

1. Phạm vi đề xuất. Ví dụ: "Hướng dẫn áp dụng cho tất cả các tài liệu của tổ chức."
2. Trách nhiệm không tuân thủ.
3. Đơn vị có trách nhiệm đảm bảo một quy trình thống nhất để vạch ra các hành vi và làm việc với họ tất cả các bộ phận khác.
4. Khung pháp lý.

Phần

Thông thường họ bắt đầu với các quy tắc tổ chức giấy tờ. Phần này cung cấp một phân loại các hành vi được sử dụng trong việc thực hiện thông tin, hành chính và các hoạt động khác trong tổ chức. Đoạn văn sau xác định các yêu cầu chính của giấy. Mỗi quy tắc quản lý văn phòng được thiết lập bởi một đoạn riêng biệt. Điều này cũng bao gồm các thủ tục để nhìn, phối hợp, ký kết. Các quy tắc cũng được đặt trong khối này:

1. Đăng ký và chứng nhận bản sao (ứng dụng).
2. Sử dụng và lưu trữ tem, hình thức, con dấu.
3. Làm việc với hành vi của những người chịu trách nhiệm thực hiện.

Các mặt hàng khác có thể có mặt trong phần này. Ví dụ: nội dung có thể được mở rộng để bao gồm chuẩn bị các hành vi của cấu trúc trường đại học, phó trưởng phòng, v.v. Trong phần "Quản lý tài liệu" xác định:

1. Thủ tục theo đó chấp nhận, xử lý và phân phối các hành vi đến được thực hiện.
2. Quy tắc vận chuyển và chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác.
3. Các trường hợp chính của sự di chuyển của hành vi.
4. Quy tắc chuẩn bị và gửi tài liệu đi.
5. Thủ tục ghi lại khối lượng hành vi.

Mục "Đăng ký" bộ:

1. Các quy tắc theo đó các hành vi đến, nội bộ và đi được gán số.
2. Phương pháp, hình thức và thời hạn đăng ký.
3. Thủ tục lập chỉ mục hành vi.

Trong phần "Công việc tham khảo" đã được sửa:

1. Các nguyên tắc hình thành một hệ thống tham chiếu trong tổ chức.
2. Mô tả về tủ hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các nguồn khác.
3. Công nghệ để thực hiện các hoạt động lấy thông tin.

Phần "Kiểm soát việc thực thi tài liệu" định nghĩa:

1. Các loại hành vi phải được xác minh bắt buộc.
2. Các thủ tục theo đó các tài liệu được kiểm soát.
3. Quy tắc thực hiện kiểm tra. Các hình thức thẻ, sử dụng nhãn hiệu đặc biệt và như vậy có thể được mô tả ở đây.
4. Trách nhiệm của người biểu diễn.
5. Thời hạn điển hình cho việc thực hiện các hành vi.
6. Thủ tục biên soạn thông tin điều khiển.
7. Các quy tắc theo đó quản lý sẽ được thông báo về các kiểm tra được thực hiện.

Phần "Lưu trữ trực tuyến" bao gồm thông tin về:

1. Thủ tục cho nội dung của hành vi. Nó được cài đặt cho cả dịch vụ quản lý văn phòng và các đơn vị kết cấu khác.
2. Trách nhiệm của các quan chức cụ thể để đảm bảo sự an toàn của các hành vi.
3. Các quy tắc theo đó hình thành các loại tài liệu nhất định trong kinh doanh được thực hiện.
4. Thủ tục phát triển và sử dụng danh pháp sau này.
5. Quy tắc lập chỉ mục và hệ thống hóa các trường hợp.

Trong phần "Chuẩn bị gửi đến kho lưu trữ" được xác định:

1. Trình tự khám.Cụ thể, công nghệ chọn tài liệu cho việc lưu trữ và hủy tiếp theo được mô tả.
2. Thủ tục chuẩn bị hành vi để lưu trữ.
3. Yêu cầu cho thiết kế và mô tả các trường hợp chuyển giao.
4. Các thủ tục theo đó những người có trách nhiệm truyền tải và chấp nhận hành vi.

Tùy thuộc vào công nghệ được áp dụng, các chi tiết cụ thể của hoạt động, điều kiện làm việc, thành phần của các phần có thể được bổ sung và thay đổi. Vì vậy, ví dụ, trong hướng dẫn, bạn có thể bao gồm các khối xác định quy trình làm việc với kháng cáo của công dân, hành động với phạm vi hạn chế, hỗ trợ kỹ thuật cho đào tạo (tốc ký, in, ghi âm, v.v.).

Ứng dụng

Chúng nên bao gồm tối đa tài liệu tham khảo và minh họa. Nó phải được hệ thống hóa theo thứ tự của các phần. Trong các Phụ lục có sơ đồ dòng tài liệu, ví dụ về tem và con dấu, mẫu biểu mẫu, thực hiện một số loại hành vi, danh sách tài liệu được kiểm soát, hình thức kế toán, v.v.

Kết luận

Các quy tắc chính thức hiện tại của công việc văn phòng cho phép một quy trình rõ ràng để làm việc với các hành vi có tính chất khác nhau được sử dụng trong các cơ quan điều hành của chính phủ liên bang, cũng như trong các tổ chức nhà nước khác. Họ thiết lập các yêu cầu chính cho nhân viên chịu trách nhiệm biên soạn và đăng ký, nhận và gửi giấy tờ. Các quy tắc cũng xác định thủ tục làm việc với các hình thức tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu thông tin. Mỗi tổ chức cụ thể chi tiết chúng, phát triển các tài liệu địa phương. Là một trong số họ là một hướng dẫn về giấy tờ. Nó nên phản ánh toàn bộ quá trình làm việc với các hành vi, hoạt động công nghệ nằm trong một chuỗi logic. Các hướng dẫn quy định các hoạt động của không chỉ các dịch vụ văn phòng. Vì các hành vi được di chuyển giữa các bộ phận cấu trúc, nhân viên của họ cũng nên được làm quen với thủ tục được thiết lập. Việc phát triển các văn bản quy định địa phương được thực hiện bởi dịch vụ quản lý văn phòng. Đồng thời, nhân viên của bộ phận lưu trữ và pháp lý tham gia vào quá trình này. Dự thảo nên được sự đồng ý và ký của người đứng đầu tổ chức. Sếp đưa ra một mệnh lệnh theo đó hướng dẫn có hiệu lực. Trong tất cả các đơn vị cấu trúc, nó nên được sử dụng như một hành động quy phạm. Hơn nữa, các quy định của nó nên được xây dựng rõ ràng và rõ ràng cho nhân viên. Theo các quy định và yêu cầu của nó, tổ chức sẽ biên soạn, đăng ký và lưu hành các tài liệu.