Các mẫu của một lá thư kinh doanh. Cách viết thư kinh doanh

Có lẽ tất cả mọi người ít nhất một lần phải đối phó với nhu cầu viết thư kinh doanh. Khi biên dịch nó, bạn vô tình đi đến kết luận rằng điều này không dễ dàng chút nào. Có rất nhiều quy tắc và quy tắc để viết thư kinh doanh mà bạn cần biết. Bài viết mô tả chi tiết quá trình biên soạn tài liệu, cung cấp các mẫu của một lá thư kinh doanh, thảo luận về các loại và thiết kế của chúng.

Trống

Các hình thức sẵn sàng sẽ cung cấp sự vững chắc và chỉ ra độ tin cậy của công ty. Chúng chứa các thông tin cần thiết về tổ chức, chẳng hạn như:

• Tên.
• Địa chỉ
• Điện thoại liên lạc.
• Các trang web.
• Email
• Logo.
• Chi tiết liên lạc khác.

Không có quy tắc nghiêm ngặt về các hình thức. Do đó, mỗi tổ chức độc lập quyết định những thông tin cần đưa vào chúng.

Làm thế nào để viết thư kinh doanh? Chuẩn bị

Thư kinh doanh được viết và thực hiện theo một cách nhất định, tuân theo các quy tắc và yêu cầu vốn có của chúng. Tùy thuộc vào mục tiêu, tác giả suy nghĩ chi tiết nội dung để có được kết quả mà anh ta tính toán. Anh ta phải hiểu rõ những thông tin mà người nhận đã biết về chủ đề của bức thư, những gì cần tiến hành và những gì sẽ mới trong đó. Luận cứ phụ thuộc vào mục đích của tác giả. Quá trình chuẩn bị thư kinh doanh có thể được chia thành các giai đoạn sau:

• Các nghiên cứu về vấn đề.
• Viết thư dự thảo.
• Đồng ý của anh.
• Chữ ký
• Đăng ký
• Gửi cho người nhận.

Cấu trúc của thư kinh doanh

Khi soạn một bức thư, cần phải bão hòa nó với thông tin, nghĩa là đặt tất cả các thông tin cần thiết ở đó. Nó có thể đơn giản hoặc phức tạp. Trong một lá thư đơn giản, nội dung hiển thị rõ ràng và chính xác thông tin thường không yêu cầu phản hồi từ người nhận. Một phức hợp có thể bao gồm một số phần, đoạn và đoạn. Mỗi đoạn đặt ra một khía cạnh của thông tin. Các mẫu của loại thư kinh doanh này thường bao gồm một phần giới thiệu, chính và phần cuối cùng.

Mục này chứa cơ sở với tham chiếu đến các tài liệu liên quan, với các sự kiện và mục đích của bức thư. Nó chỉ ra tên, tác giả, ngày, số và tiêu đề.

Dưới đây là một ví dụ về viết thư kinh doanh - một phần giới thiệu.

Phần chính mô tả các tình huống, sự kiện, cung cấp phân tích và bằng chứng của họ. Chính trong phần này, họ tin chắc rằng cần phải hành động theo cách này hay cách khác, họ chứng minh mọi thứ diễn ra như thế nào và thông báo về sự cần thiết phải tham gia vào bất kỳ sự kiện nào, đưa ra những lập luận khác nhau.

Kết luận chứa các kết luận được đưa ra dưới dạng đề xuất, yêu cầu, nhắc nhở, từ chối, v.v.

Một ví dụ về viết thư kinh doanh - phần cuối cùng của nó - được trình bày dưới đây. Nó tóm tắt các yêu cầu được nêu trong chính.

Tất cả các thông tin được cung cấp phải được tối ưu nhất quán và dễ hiểu.

Mỗi chữ cái bắt đầu với một thông điệp liên kết trung tâm. Phần nhỏ này là vô cùng quan trọng. Khi chọn nó, tác giả phải xem xét:

• Vị trí đích
• Bản chất của mối quan hệ.
• Hình thức.
• Nghi thức xã giao.

Bức thư nên chứa một hình thức lịch sự. Ví dụ: TIN ... Tôi bày tỏ hy vọng về hơn nữa hợp tác (cảm ơn vì lời mời) ... ". Sau những cụm từ này nên là chữ ký của tác giả.

Phong cách

Tất cả các chữ cái phải theo phong cách kinh doanh chính thức, có nghĩa là sử dụng các công cụ lời nói cho các mối quan hệ kinh doanh chính thức. Các tính năng của ngôn ngữ như vậy được hình thành trong các trường hợp sau đây:

• Những người tham gia chính trong quan hệ kinh doanh là các pháp nhân, thay mặt cho các nhà lãnh đạo và cán bộ trong đó viết thư.
• Quan hệ trong các tổ chức được quy định chặt chẽ trong tự nhiên.
• Chủ đề của truyền thông là các hoạt động của công ty.
• Tài liệu có tính chất quản lý thường có một người nhận cụ thể.
• Thông thường trong quá trình tổ chức các hoạt động, các tình huống tương tự cũng xảy ra.

Về vấn đề này, thông tin được nêu trong thư kinh doanh phải là:

• Chính thức, không cá nhân, nhấn mạnh khoảng cách giữa những người tham gia giao tiếp.
• Địa chỉ dành cho một người nhận cụ thể.
• Thực tế tại thời điểm viết thư.
• Xác thực và vô tư.
• Đối số để thúc đẩy người nhận thực hiện bất kỳ hành động.
• Hoàn thành cho việc ra quyết định.

Yêu cầu

Một thư kinh doanh phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Lời nói được chuẩn hóa ở tất cả các cấp độ - từ vựng, hình thái và cú pháp. Nó chứa nhiều cuộc cách mạng, điều khoản và công thức.
• Giọng điệu của văn bản là trung tính, hạn chế và nghiêm ngặt, không sử dụng các biểu hiện ngôn ngữ cảm xúc và biểu cảm.
• Độ chính xác và rõ ràng của văn bản, không có lỗi logic, rõ ràng và từ ngữ chu đáo.
• Sự đồng nhất và ngắn gọn - không sử dụng các biểu thức mang ý nghĩa bổ sung.
• Việc sử dụng các công thức ngôn ngữ được hình thành như là kết quả của các tình huống lặp đi lặp lại.
• Việc sử dụng các thuật ngữ, nghĩa là các từ hoặc cụm từ có các khái niệm đặc biệt.
• Việc sử dụng các từ viết tắt, có thể là từ vựng (nghĩa là các từ viết tắt phức tạp được hình thành bằng cách loại bỏ các chữ cái khỏi các phần của từ: LLC, GOST, v.v.) và đồ họa (nghĩa là chỉ định các từ ở dạng viết tắt: gr-n, train và các từ khác).
• Việc sử dụng các thiết kế trong các trường hợp di truyền và công cụ.
• Các cụm từ có danh từ bằng lời nói (Tiếng Việt cung cấp hỗ trợ Thay vì hỗ trợ trực tiếp).
• Sử dụng các câu phổ biến đơn giản.

Các mẫu thư doanh nghiệp ở trên được hiển thị bên dưới trong phiên bản đầy đủ (với phần chính). Thông tin đáp ứng tất cả các yêu cầu của một phong cách kinh doanh chính thức.

Các loại thư kinh doanh

Tốt nhất là viết một lá thư kinh doanh về bất kỳ một vấn đề cụ thể. Nếu cần phải giải quyết một số vấn đề cùng một lúc, nên đưa ra một số tùy chọn khác nhau.

Thư kinh doanh có thể trong nội dung của họ:

• Đồng hành. Những bức thư như vậy thường là cần thiết để liên lạc nơi gửi tài liệu.
  (Làm thế nào để viết một lá thư kinh doanh? Một lá thư xin việc mẫu sẽ giúp những người cần soạn loại tài liệu này.)

• Bảo hành. Chúng được viết để xác nhận bất kỳ lời hứa hoặc điều kiện. Nó có thể được đảm bảo, ví dụ, thanh toán cho công việc, tiền thuê nhà, thời gian giao hàng và nhiều hơn nữa.
• Cảm ơn bạn Chúng bắt đầu được sử dụng đặc biệt là gần đây. Những lá thư như vậy chứng tỏ một giai điệu tốt cho quan hệ đối tác. Chúng có thể được phát hành trên một hình thức thông thường hoặc trên giấy màu với một bản in đẹp.
  (Làm thế nào để viết một lá thư kinh doanh? Một mẫu thư cảm ơn được vẽ dưới dạng miễn phí tùy thuộc vào các nhiệm vụ mà nó giải quyết. các công ty ở một nơi danh dự.)

• Thông tin.
• Hướng dẫn.
• Xin chúc mừng.
• Khuyến mại.

Ngoài ra còn có các chữ cái:

• Đề xuất hợp tác. Gần đây, phổ biến rộng rãi, được gửi đến các tổ chức, thường có tính chất quảng cáo, ví dụ như mô hình này. Viết thư thương mại khá khó khăn, bạn cần phải tính đến rất nhiều sắc thái để được chú ý, và thậm chí còn được nhiều người quan tâm hơn. Nhưng nếu được biên soạn theo mẫu dưới đây, nó có mọi cơ hội thành công.

• Lời mời. Họ được gửi, đề nghị tham gia vào các sự kiện khác nhau. Thông thường chúng được gửi đến người lãnh đạo hoặc sĩ quan, nhưng có thể được gửi đến toàn đội.
• Yêu cầu
• Thông báo.
• Yêu cầu và nhiều người khác.

Làm thế nào để viết một phản hồi cho một lá thư. Ví dụ

Câu trả lời phải bắt đầu bằng cách lặp lại yêu cầu trong chữ cái đầu tiên. Sau đó, kết quả xem xét của nó được đưa ra và phê duyệt hoặc một động cơ để từ chối được thể hiện. Thư phản hồi kinh doanh có thể chứa một giải pháp thay thế cho thông tin dự kiến. Thông thường nó đáp ứng các nguyên tắc sau:

• Sự hiện diện của một liên kết đến chữ cái đầu tiên và nội dung của nó.
• Cùng một ngôn ngữ có nghĩa.
• Khối lượng so sánh và các khía cạnh của nội dung.
• Tuân thủ một trình tự nhất định.

Giải phóng mặt bằng

Ngoài việc sử dụng thư kinh doanh tiêu đề thư, bạn phải tính đến sự tinh tế khác trong thiết kế của họ. Đây là các chi tiết, quy tắc viết tắt, đánh vần địa chỉ, tiêu đề, độ dài của văn bản, độ rộng của các trường và nhiều hơn nữa.

Các mẫu của một lá thư kinh doanh giúp soạn thảo nó, có tính đến tất cả sự tinh tế và sắc thái. Chúng được sử dụng bởi cả thư ký mới làm việc và công nhân có kinh nghiệm. Nhờ các mẫu, họ học cách viết chữ chính xác và tiết kiệm rất nhiều thời gian.