Mỗi người trong chúng ta đã viết thư chính thức và ghi chú ít nhất vài lần trong đời. Dù chúng tôi ở đâu và làm gì, việc trao đổi kinh doanh của chúng tôi diễn ra trong bất kỳ lĩnh vực nào, phải được tiến hành để tìm ra một số điểm, làm rõ thông tin, đặt câu hỏi, v.v. Nếu trước đó hiện tượng này phổ biến hơn trong các ứng dụng giấy và trong việc gửi thư cho cấp trên (cũng như các đối tác kinh doanh), thì ngày nay thể loại này đã lan rộng hơn trong môi trường của chúng ta.
Bạn cần biết cách thực hiện đúng thư tín kinh doanh, ngay cả khi bạn chỉ đặt hàng trong một số cửa hàng trực tuyến và muốn liên lạc với đại diện của nó.
Trong bài viết này, chúng tôi mô tả một số điểm chính tạo nên giao tiếp kinh doanh. Chúng tôi sẽ chú ý đến những sắc thái nên được tính đến khi trao đổi thư từ với các đối tác của chúng tôi; những gì không thể bị bỏ qua nếu bạn không muốn xuất hiện với người không đủ năng lực và bất lịch sự, và cũng nhớ các quy tắc nên được tuân thủ trong mọi tình huống.
Trường hợp áp dụng
Rõ ràng, thư tín kinh doanh thường được sử dụng nhất trong quá trình làm việc. Nếu bạn làm việc trong một công ty, thì bạn chắc chắn sẽ gặp phải sự cần thiết phải soạn loại thư này. Vì chúng ta đang nói về các vấn đề kinh doanh, thật dễ hiểu rằng phong cách viết nên phù hợp - chính thức và chính thức nhất có thể.
Ấn tượng sâu hơn về các nhân viên của công ty, nơi bức thư được gửi, về bạn và công ty của bạn phụ thuộc vào mức độ bạn quản lý để thiết lập thư tín kinh doanh. Do đó, quá trình viết văn bản và thiết kế của nó nên được tiếp cận một cách có trách nhiệm nhất có thể.
Trước hết, nếu bạn đang tìm kiếm thư tín kinh doanh, chúng tôi khuyên bạn nên tự làm quen với các hướng dẫn của chúng tôi. Trong đó, như đã lưu ý ở trên, chúng tôi sẽ trình bày một số điểm lý thuyết cũng như các vấn đề thực tế. Cuối bài viết, chúng tôi sẽ cố gắng đưa ra một số ví dụ về các lượt điển hình của phong cách viết chính thức. Cuối cùng, bằng cách sử dụng cơ sở từ bài viết này, bạn có thể độc lập tạo các văn bản chất lượng cao để liên lạc với các nhà thầu.
Các loại thư từ
Ngay lập tức, thảo luận về thư tín kinh doanh là gì, tôi muốn thu hút sự chú ý đến các loại hình của nó. Vì vậy, bạn có thể chọn một thư yêu cầu và, theo đó, thư phản hồi; một lá thư bản chất thông tin (thường được gửi cho khách hàng); một lời cảm ơn (để biết ơn dịch vụ được cung cấp), thư thông báo, lời nhắc nhở, cảnh báo; thư giới thiệu; bảo lãnh và thư xin việc. Trên thực tế, đây chỉ là những loại được sử dụng phổ biến nhất tạo nên sự tương ứng giữa kinh doanh thực và điện tử. Do đó, với họ chúng ta sẽ gặp nhau trong thực tế thường xuyên hơn.
Cấu trúc
Điều hợp lý là đối với một tổ chức thuận tiện hơn trong việc viết bất kỳ chữ cái nào, sẽ rất hữu ích khi chúng tôi làm việc với cấu trúc hoặc kế hoạch nhất định của nó. Điều này sẽ cho phép bạn chia nhiệm vụ thành các giai đoạn nhỏ hơn, dễ hoàn thành hơn nhiều. Ví dụ, suy nghĩ về dòng thư của bạn theo cách để bao quát các chủ đề mà bạn cần nêu chính xác nhất có thể. Ví dụ: nếu bạn đang viết một câu hỏi về giá này hoặc sản phẩm đó có giá bao nhiêu, hãy thử nêu ngắn gọn động cơ: tại sao bạn viết thư cho công ty (vì bạn muốn mua hoặc đặt mua sản phẩm này hoặc sản phẩm đó); làm rõ mục tiêu chính (để tìm hiểu bạn sẽ tốn bao nhiêu tiền để đặt hàng 10 đơn vị hàng hóa với các tùy chọn nhất định).Cuối cùng, xác định hình thức bạn muốn nhận được tính toán và hỏi xem có giảm giá cho khối lượng sản xuất như vậy không.
Tất nhiên, thông tin này đã rõ ràng - bạn chỉ cần phân tích logic những gì bạn muốn viết. Ngoài ra, chúng ta không được quên về thiết kế và yêu cầu. Chúng tôi sẽ cho bạn biết thêm về điều này sau.
Yêu cầu viết
Vì vậy, các quy tắc của thư tín kinh doanh nói rằng tất cả các chữ cái nên, trước hết, ngắn gọn. Đây là quy tắc chính mà nó sẽ được đọc. Đồng ý, tất cả chúng ta đều không thích khi chúng ta được nạp một lượng lớn thông tin. Nếu bức thư này có tính chất kinh doanh, thì nó không nên lớn - trong trường hợp này đơn giản là nó có thể bị bỏ qua. Nếu bạn có thể giảm thông tin ngay lập tức, hãy thực hiện sau khi bạn viết bản nháp đầu tiên của thư.
Thứ hai, đối tác của bạn (người tham gia thư tín) phải hiểu những gì đang bị đe dọa. Đó là, bức thư nên được thực hiện thông tin và dễ hiểu. Cần phải đưa vào đó thông tin mà bạn muốn truyền đạt theo cách để tránh các câu hỏi bổ sung và không lãng phí thời gian vào việc làm rõ các chi tiết.
Thứ ba, bức thư nên được tôn trọng nhất có thể đối với đối tác hoặc nhân viên công ty của bạn, người sẽ đọc nó. Đó là sự thật - bạn càng thể hiện sự tôn trọng với người đối thoại của mình, anh ta càng có nhiều cơ hội đáp ứng đúng yêu cầu của bạn và cuối cùng, bạn sẽ đạt được hiệu quả mong muốn.
Tương ứng bằng tiếng Anh
Trong một số trường hợp, các cuộc đàm phán nên bằng tiếng Anh (hoặc bất kỳ ngôn ngữ nào khác ngoài tiếng Nga). Điều này là bình thường, đặc biệt nếu có mối quan hệ với các đối tác nước ngoài. Đáng chú ý là các quy tắc tương ứng kinh doanh áp dụng cho bất kỳ ngôn ngữ nào: chỉ có các phong cách có thể khác nhau. Nhiệm vụ của bạn là chọn một cách phù hợp nhất cho tình huống mà bạn và đối tác của bạn (người đối thoại).
Tất nhiên, thư tín kinh doanh bằng tiếng Anh đòi hỏi kiến thức về nó ở mức đủ cao, vì vậy nếu đây không phải là về bạn, chúng tôi khuyên bạn nên liên hệ với các dịch giả chuyên nghiệp. Điều quan trọng là bản dịch được thực hiện bởi một người sở hữu lời nói chuyên ngành, được bao gồm trong ngôn ngữ của thư tín kinh doanh.
Một ví dụ. Nhập cảnh
Trong bất kỳ cuộc trò chuyện nào, làm thế nào bạn bắt đầu nó là rất quan trọng. Về vấn đề này nghi thức kinh doanh Sự tương ứng không khác với giao tiếp trực tiếp: điều đầu tiên là chào người đối thoại và bằng cách nào đó giới thiệu anh ta vào cuộc trò chuyện. Lời chào có thể là tiêu chuẩn Hello Hello, nhưng phần giới thiệu nên mang tính cá nhân hơn. Ví dụ: bạn có thể chỉ ra mục đích ngắn gọn của thư của bạn (Hiện Chúng tôi đang liên hệ với bạn để làm rõ một số thông tin về sản phẩm của bạn. Trước hết, chúng tôi quan tâm đến chi phí của mô hình A1). Một lựa chọn khác: Một phần tiếp theo cuộc trò chuyện qua điện thoại của chúng tôi về mô hình A1, tôi viết thư cho bạn với một câu hỏi về giá thành của sản phẩm này). Bạn cũng có thể mô tả đơn giản tình huống của mình: Tôi viết thư cho bạn vì lý do năm 2010 đối tác của bạn đã liên lạc với công ty chúng tôi, đề nghị bạn bắt đầu hợp tác trong lĩnh vực này thay mặt bạn. "
Bản kê khai tài liệu
Hơn nữa, sau khi bạn viết một số giới thiệu trong thư của bạn, bạn nên làm rõ về lý do tại sao bạn viết. Ví dụ: sau khi đặt câu hỏi về giá của sản phẩm, hãy xác định những gì bạn quan tâm. Bạn có thể viết điều này: "Chúng tôi muốn đặt hàng số đơn vị sản phẩm thứ N phải giao đến địa chỉ X." Trong trường hợp tiếp tục cuộc trò chuyện qua điện thoại, bạn có thể nêu yêu cầu của mình - tại sao bạn lại viết thư cho người đó sau khi bạn nói chuyện với anh ấy qua điện thoại (giả sử, để xác nhận ý định hoàn thành giao dịch của bạn): "Cụ thể: chúng tôi quan tâm đến sản phẩm N, miễn là nó sẽ được gửi với tùy chọn X ". Nếu bạn tính đến phiên bản thứ ba, bạn cũng có thể bắt đầu phát triển chủ đề mong muốn hợp tác với công ty.Mô tả rằng đó là lợi ích của bạn và đối tác sẽ nhận được bất kỳ lợi ích cụ thể nào khi tương tác với bạn nếu anh ta đồng ý với điều đó: "Bạn sẽ thấy thú vị khi biết rằng khóa học của công ty chúng tôi đã thay đổi, sau đó nó càng trở nên gần gũi hơn với lợi ích của doanh nghiệp của bạn."
Ưu đãi
Bất kỳ thư tín kinh doanh nào (các ví dụ chúng tôi trích dẫn cũng nhất thiết phải có thuộc tính này) yêu cầu một chuỗi logic. Nếu lúc đầu bạn viết về lý do tại sao bạn viết, thì bạn nên tiếp tục xây dựng và mở rộng ý tưởng này. Cho biết những gì bạn muốn từ người đối thoại rộng hơn - có thể vẽ cho anh ta một triển vọng về lợi ích của việc đồng ý làm việc với bạn. Phần này, theo tất cả logic, nên là đỉnh cao đỉnh cao của thư của bạn, đỉnh cao của một loại. Nếu ban đầu bạn tiếp cận suôn sẻ những gì bạn quan tâm trước hết, thì trong phần này, bạn nên tiết lộ những lá bài. Tất cả các thư tín kinh doanh (ví dụ về các chữ cái ở trên cũng không ngoại lệ) nên được xây dựng trên một đường cong trơn tru như vậy đi lên. Sau đó, người đọc các dòng của bạn sẽ hiểu tâm trạng của bạn và do đó, anh ấy sẽ thoải mái hơn khi giao tiếp với bạn. Không thực hiện bất kỳ bước nhảy dốc nào, không chuyển từ chủ đề này sang chủ đề khác.
Như các ví dụ cho thấy, nếu bạn cần thảo luận, ví dụ, hai vấn đề không liên quan, bạn có thể phân chia thành các phần của bài viết, chia nó thành các đoạn văn. Điều này thuận tiện cho người đọc, người sẽ trực quan nhìn thấy khoảnh khắc mà bạn đang chuyển từ câu hỏi này sang câu hỏi khác; bạn cũng vậy, vì trong trường hợp này bạn viết như thể chúng ta đang nói về hai chữ cái khác nhau.
Nếu chúng ta nói về các ví dụ của mình, bạn nên viết: "Ngoài ra, chúng tôi muốn đặt hàng lại các sản phẩm N, mà chúng tôi đã tương tác trước đó một tháng." Hoặc: "Với mức giá phù hợp với điều kiện của chúng tôi, chúng tôi muốn thiết lập sự hợp tác lâu dài với bạn trong lĩnh vực này, tăng kênh bán hàng lên hàng nghìn đơn vị X-Y." Cuối cùng, bạn có thể: Nhật ký Nếu sở thích làm việc với chúng tôi vẫn còn hiệu lực, vui lòng cho chúng tôi biết.
Mỗi mẫu thư tín kinh doanh thứ hai được xây dựng theo nguyên tắc này, vì vậy không có gì sai với điều đó. Ngược lại, việc làm nổi bật các tiêu đề giúp điều hướng tốt hơn, bởi vì nó loại bỏ văn bản rắn của Google, tạo ra một loại neo neo trong đó, có thể được gắn trực quan.
Phần cuối cùng
Cuối cùng, bạn nên kết thúc bức thư theo cách tương tự mà bạn đã bắt đầu nó. Nếu bạn viết lời cảm ơn, hãy viết rằng bạn vui lòng hợp tác với công ty bạn đang mô tả; nếu đây là một đề nghị thương mại, bạn nên bày tỏ lòng biết ơn về sự chú ý đến bức thư của bạn và hy vọng tương tác hơn nữa với người này. Bạn cần hiểu rằng cách bạn hoàn thành bức thư của bạn phần lớn quyết định ý kiến cuối cùng về bạn và công ty của bạn. Tất cả các thư từ kinh doanh (ví dụ về các bức thư liên tục chứng minh điều này) đều dựa trên phép lịch sự - vì vậy hãy luôn nhớ cảm ơn người đối thoại của bạn, bày tỏ hy vọng, khen ngợi anh ấy hoặc để lại lời đề nghị của bạn. Bạn nên chọn kết thúc cho văn bản của mình theo cách tương ứng hoàn toàn với vấn đề được mô tả trong thư.
Ví dụ: "Chúng tôi hy vọng giữ bạn là đối tác liên tục của chúng tôi với hy vọng hợp tác ổn định trong các hoạt động trong tương lai của chúng tôi." Hoặc "Chúng tôi chân thành biết ơn sự chú ý của bạn và hy vọng rằng chúng tôi có thể phát triển hợp tác với bạn trong tương lai." Hoặc "Cảm ơn bạn đã quan tâm. Tôi hy vọng chúng tôi có thể tiếp tục đảm bảo lợi ích của bạn trong thị trường N trong tương lai."
Nghi thức xã giao và biết chữ
Trong mọi trường hợp đừng quên về phép lịch sự. Như đã đề cập ở trên, điều quan trọng là nếu bạn quan tâm đến thư tín kinh doanh. Những cụm từ như vui mừng được hợp tác, cảm ơn vì sự quan tâm của bạn Nhân tiện, hai cái sau, liên quan nhiều hơn đến lời mời đến các lễ kỷ niệm của công ty hơn là văn bản kinh doanh.
Luôn luôn, như một dấu hiệu của sự tôn trọng, hãy thêm vào các cụm từ, xin vui lòng, cảm ơn bạn, phạm trọng, vui lòng, v.v., nếu thích hợp.
Quan trọng không kém trong quá trình viết thư kinh doanh là biết chữ của con người. Chính xác hơn, nếu bạn mắc ít nhất một lỗi cơ bản trong quá trình tạo thư, chúng tôi có thể nói rằng người đối thoại sẽ hình thành một ý kiến hoàn toàn khác về bạn so với những gì bạn mong đợi. Do đó, hãy cố gắng viết càng thành thạo càng tốt và kiểm tra mọi thứ nhiều lần. Nếu bạn không biết cách tìm lỗi và tự sửa lỗi, hãy sử dụng các dịch vụ của người sửa lỗi hoặc các dịch vụ chuyên biệt. Nó rất đơn giản, nhưng nó cho phép bạn tự tin vào văn bản của mình.
Thực hành và đào tạo
Trong mạng, như đã lưu ý ở trên, có nhiều ví dụ về các thư kinh doanh được làm sẵn về bất kỳ chủ đề nào. Chúng tôi đã không chèn chúng ở đây một cách tổng thể, bởi vì, trên thực tế, bài viết này chỉ đơn giản là không có đủ không gian để chứa một lượng lớn thông tin như vậy. Đổi lại, chúng tôi quyết định chỉ cần nêu một số quy tắc và nguyên tắc cơ bản mà bạn có cơ hội làm quen với những điều trên. Tuy nhiên, điều này, tất nhiên, khác xa với tất cả các bước nên được thực hiện trên con đường nghiên cứu viết kinh doanh. Trong thực tế, vai trò thực tế đóng vai trò quan trọng nhất trong lĩnh vực này.
Nếu bạn nghiên cứu, giả sử, 5-10 ví dụ về các chữ cái làm sẵn, và cũng đọc bài viết của chúng tôi và trích xuất một số quy tắc từ đây, rất nhanh bạn sẽ có thể viết thư theo cách bạn cần. Trên thực tế, điều này là đủ để tạo ra bất kỳ chữ cái nào trong khuôn khổ thư tín kinh doanh.
Ví dụ sẵn sàng
Vì, như đã lưu ý ở trên, có một số lượng lớn các ví dụ đã sẵn sàng, thật hấp dẫn cho sinh viên và chuyên gia mới làm quen với người khác, bí quyết làm sẵn để thực hiện dự án của riêng họ trên cơ sở. Tôi muốn nói rằng điều này không được khuyến khích trong thực tế, trong khi đào tạo - làm ơn.
Trong quá trình nghiên cứu những gì được viết bằng các chữ cái khác, bạn có thể dễ dàng điều hướng những gì bạn cần làm rõ hơn trong thư từ của mình. Điều này là bình thường, vì bản chất của con người là học hỏi trực tiếp từ kinh nghiệm.
Đúng, nếu bạn được giao nhiệm vụ biên soạn một thư kinh doanh chính thức, trước tiên hãy thử xem lại các ví dụ và chọn cách phù hợp nhất cho nhiệm vụ của bạn. Sau đó, bạn cần điều chỉnh nó càng nhiều càng tốt với tình huống mà bạn đã phát triển theo khái niệm chung, nhưng đồng thời viết lại để thiết lập phong cách trình bày và viết của riêng bạn. Rốt cuộc, có lẽ bạn sẽ có thể truyền đạt thông tin tốt hơn, và làm cho giao tiếp hiệu quả và hiệu quả hơn.
Học và thực hành! Và bạn có thể tạo thư kinh doanh của riêng bạn trong một khoảng thời gian khá ngắn!
