Tin tức thư tín kinh doanh đôi khi nó không dễ dàng chút nào Đôi khi bạn phải làm giấy tờ có trọng tâm rất cụ thể. Trong số đó, một nơi đặc biệt là thư mời.
Khái niệm cơ bản
Thư tín văn phòng có luật pháp và quy định riêng của mình. Mỗi tài liệu được biên soạn về một chủ đề cụ thể có một cái nhìn cụ thể. Thư mời cũng vậy - bản chất của nó đã được phản ánh trong chính tiêu đề.
Mục bưu chính này được thiết kế để mời một người hoặc một nhóm người tham gia vào một sự kiện theo kế hoạch sắp tới. Dường như không có gì phức tạp ở đây. Trong thực tế, thể hiện chính xác suy nghĩ của bạn bằng lời nói là không dễ dàng. Có nhiều lựa chọn cho việc điều trị như vậy. Thư mời được thiết kế để khiến một người (hoặc nhóm) cụ thể hành động. Nó chứa một cuộc gọi và đồng thời làm rõ một số trường hợp của nó. Một tài liệu như vậy có thể là một lời mời đến một triển lãm hoặc phỏng vấn, một cuộc họp kinh doanh hoặc một hội nghị, hội thảo hoặc sự kiện khác. Trong mỗi trường hợp này, thư này hoạt động như một trung gian. Nó không ép buộc, không cho biết, nhưng chuyển đến người nhận yêu cầu của người gửi.
Lợi ích tài liệu
Nhiều tổ chức theo thói quen tiếp tục sử dụng cách giao tiếp bằng miệng. Họ tin rằng việc mời mọi người thông qua các cuộc gọi và đối thoại trực tiếp hiệu quả hơn nhiều so với việc gửi email cho họ. Tất nhiên, với sự tiếp xúc trực tiếp, việc truyền đạt bất kỳ suy nghĩ nào đến người đối thoại sẽ dễ dàng hơn. Nhưng nếu bạn nhìn kỹ, bạn có thể thấy rằng thư mời vẫn có một số lợi thế đáng kể:
- Với tài liệu này, người gửi thể hiện sự tôn trọng đối với mỗi người nhận.
- Giấy như vậy có thể được thiết kế theo cách mà nó đã xuất hiện chỉ ra hướng của sự kiện sắp tới.
- Sự hiện diện của một lá thư như vậy làm cho nó có thể sử dụng nó, nếu cần thiết, như một thiệp mời. Điều này đảm bảo rằng người mà kháng cáo được hướng dẫn sẽ đến sự kiện.
- Tài liệu liên tục được đặt tại người nhận và không cho phép anh ta quên đi địa điểm, thời gian và chủ đề của cuộc họp trong tương lai. Thật vậy, trong điều kiện của cuộc sống hiện đại, đôi khi rất khó để nhớ lại một cái gì đó quan trọng trong thời gian. Giấy, sẽ luôn ở trước mắt, sẽ không cho phép một người quên nó.
- Tùy chọn này thuận tiện nếu hiện tại không thể liên hệ với những người cụ thể theo những cách khác.
Tất cả những lý do này một lần nữa nhấn mạnh các khía cạnh tích cực của một kháng cáo bằng văn bản của loại này.
Quy tắc viết thư
Một lời mời, thể hiện bằng văn bản, là một loại thư thông báo. Điều này là hiển nhiên từ tiêu đề của tài liệu. Trên thực tế, nó thông báo cho người nhận rằng một sự kiện cụ thể sẽ được tổ chức vào thời gian chỉ định. Người gửi muốn chắc chắn rằng tất cả những người được mời chắc chắn sẽ trả lời và đến cuộc họp.
Và đối với điều này, bạn cần biết làm thế nào để viết thư mời. Ở đây cần phải xem xét một số điểm quan trọng:
- Nếu sự kiện này là chính thức hoặc sau đó cung cấp cho giao tiếp cá nhân, nó nên được phát hành trên tiêu đề thư. Điều này sẽ nhấn mạnh hơn nữa sự nghiêm túc của nó và sự bắt buộc của cuộc họp sắp tới.
- Bức thư phải được gửi trước để người đó có đủ thời gian suy nghĩ và đưa ra quyết định. Có lẽ anh sẽ muốn từ chối.Trong trường hợp này, anh ta sẽ có cơ hội liên hệ với ban tổ chức và thông báo cho họ về điều này.
- Vì một tài liệu như vậy vẫn thuộc danh mục thư tín chính thức, nên cần phải tuân thủ nó khi biên dịch nó. phong cách kinh doanh.
- Nó là tốt hơn để làm cho nó trùng lặp, để một trong những tổ chức để xác nhận.
Bất kỳ lời mời nên bao gồm các phần sau:
- "Tiêu đề" tiêu chuẩn, cho biết tọa độ của người nhận.
- Một kháng cáo thuộc loại Lốc Glad để thông báo cho đối tác hay hoặc đối tác thân mến, nếu cần, bạn có thể liên hệ với một người nhận cụ thể. Ví dụ, thưa Dear Dmitry Sergeevich!
- Phần chính của lời mời phác thảo tất cả các chi tiết của sự kiện.
- Chữ ký của người phụ trách cho biết vị trí, chữ ký và giải mã đầy đủ
Nếu tất cả các quy tắc trên được quan sát, bạn có thể mong đợi rằng thư được gửi sẽ cho kết quả mong muốn.
