Trong bài viết của chúng tôi, chúng tôi muốn nói về các chữ cái. Rốt cuộc, họ là cách phổ biến nhất để trao đổi thông tin. Trong cuộc sống hàng ngày và tại nơi làm việc, bạn không thể làm gì nếu không có họ.
Thư dịch vụ là gì
Một lá thư là tên chung cho các tài liệu rất khác nhau về nội dung, đóng vai trò là phương tiện liên lạc giữa các cấu trúc và tổ chức hoàn toàn khác nhau trong quá trình hoạt động của họ.
Thư là giấy tờ thống nhất trong một nhóm lớn theo phương thức chuyển - qua thư. Một số lượng lớn trong số họ tích lũy trong bất kỳ tổ chức. Chúng được chia thành đi và đến.
Một lượng rất lớn thông tin có thể được nêu trong các chữ cái: một điều ước, một lời chào, bất cứ điều gì. Nó được ban hành trên các hình thức A4 chuyên ngành. Trong trường hợp chữ cái nhỏ và không chứa quá bảy dòng, được phép sử dụng định dạng A5.
Bất kỳ tài liệu phải được ghi ngày, và do đó, một lá thư, quá. Ngày của nó là ngày ký kết.
Làm thư dịch vụ
Một lá thư được xây dựng theo một sơ đồ nhất định:
- Giới thiệu Nó chỉ ra động cơ và lý do để viết tài liệu, sự kiện, liên kết đến các sự kiện trong quá khứ, quyết định của các tổ chức cao hơn.
- Bằng chứng. Nó đặt ra lý do cho tất cả mọi thứ được nêu trong tài liệu.
- Kết luận Nó rút ra kết luận, đưa ra các đề xuất, yêu cầu, yêu cầu.
Tùy chọn này cũng có thể khi thư dịch vụ chỉ chứa phần cuối cùng mà không có bất kỳ lời giải thích nào.
Theo quy định, các chữ cái không có khối lượng lớn, thường là khoảng một trang.
Mục đích biên soạn
Mục đích của bất kỳ lá thư là động lực. Vì vậy, nội dung cần rõ ràng, dễ hiểu, súc tích, không có thông tin không cần thiết và không cần thiết. Có một số quy tắc phải được tuân theo khi xử lý tài liệu.
Một thư kinh doanh chính thức được dành riêng cho một vấn đề duy nhất. Điều này đơn giản hóa việc xử lý thêm của họ, cho phép bạn tăng tốc độ thực thi trong tổ chức.
Các văn bản được trình bày ở ngôi thứ ba và số ít. Ví dụ: "Trong tương lai gần, trường có kế hoạch ...".
Người đứng đầu tổ chức có quyền ký bất kỳ tài liệu chính thức nào, và do đó, các bức thư, và trong thời gian vắng mặt, quyền hạn được chuyển cho giám đốc hoạt động tạm thời.
Hiện tại, một bức thư dịch vụ có thể được gửi không chỉ bằng thư, còn có một máy điện báo, fax, và tất nhiên, thư Internet, là lựa chọn thuận tiện và phổ biến nhất.
Yêu cầu cho việc chuẩn bị và thực hiện các tài liệu
Bất cứ cách nào tài liệu được gửi, việc chuẩn bị thư dịch vụ phải tuân theo các yêu cầu thiết kế thống nhất. Chúng không phức tạp và kiến thức về các sắc thái nhất định đôi khi có thể có ích.
Chúng ta hãy xem làm thế nào để viết một lá thư dịch vụ. Một ví dụ được đưa ra dưới đây.
Đây là cách một bức thư tương tự được vẽ lên.
Chi tiết ngân hàng
Một công văn là tên chung của một nhóm lớn các tài liệu kinh doanh cần thiết cho việc liên lạc giữa các tổ chức giữa họ với các công dân bình thường. Chúng chứa các yếu tố cần thiết trong thiết kế.
Chi tiết thư ngân hàng:
- Ngày
- Số thư.
- Liên kết đến số đăng ký và ngày của những tài liệu mà câu trả lời được viết.
- Tiêu đề của văn bản trong một cụm từ duy nhất.
Ngoài ra, các thành phần riêng lẻ của các chi tiết phải được chỉ định chính xác:
- Tên công ty.
- Kết cấu đơn vị.
- Vị trí của nhà thầu.
- Họ và tên viết tắt.
- Địa chỉ người nhận
Trong trường hợp khi bức thư được gửi đến một số người hoặc tổ chức, đầu tiên hãy chỉ ra người nhận chính (địa chỉ của anh ta), và sau đó là những người còn lại.
Phân loại thư dịch vụ
Thư dịch vụ có thể được phân loại theo các căn cứ hoàn toàn khác nhau, có thể liên quan đến mục đích, nội dung, ý nghĩa, mức độ khẩn cấp, tình trạng của người nhận.
Nói chung, tất cả các thư kinh doanh có thể được chia thành các loại sau:
- Đồng hành.
- Thư yêu cầu.
- Thông tin.
- Khuyến mại.
- Bảo hành
- Yêu cầu.
- Trọng tài.
- Thư nhắc nhở.
- Thư xác nhận.
- Thư yêu cầu.
- Thư thông báo.
Phân loại như vậy là phổ quát nhất. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về một số loại văn bản kinh doanh.
Thư xin việc
Thư xin việc - một tài liệu mà họ thông báo cho người nhận rằng bất kỳ giấy tờ nào đã được gửi cho anh ta, có lẽ điều gì đó đang được giải thích hoặc làm rõ. Một lá thư như vậy không chứa phần địa chỉ.
Theo quy định, một tài liệu như vậy bắt đầu bằng các từ: "Chúng tôi đang gửi cho bạn ...", "Chúng tôi thông báo cho bạn ..."
Đồng thời, bất kỳ thông tin bổ sung nào liên quan đến tình hình sản xuất hoặc quản lý cũng có thể được chứa. Ví dụ: "Theo các thỏa thuận ..."
Văn bản của một tài liệu như vậy có thể chứa các giải thích hoặc yêu cầu liên quan đến các tài liệu được đính kèm trong thư xin việc. Nó được vẽ lên trên một hình thức. Ngoài tất cả các chi tiết trên, cần có một lưu ý về sự hiện diện của các ứng dụng.
Thư mời
Trong một tài liệu như vậy, người nhận được mời tham gia sự kiện này. Một bức thư như vậy có thể được gửi đến một người hoặc tổ chức cụ thể. Họ bắt đầu bằng các cụm từ: "Chúng tôi yêu cầu bạn ghé thăm ...", "Chúng tôi mời bạn đến ...". Tài liệu tiết lộ bản chất của sự kiện sắp tới với chỉ dẫn bắt buộc về ngày và thời gian của sự kiện, cũng như các điều kiện để tham gia vào sự kiện đó.
Thư thông tin
Loại văn bản này là rất phổ biến. Nó thông báo cho người gửi thông tin chính thức. Theo quy định, các chữ cái như vậy là khá điển hình và được gửi bởi các cấu trúc quản lý cho các tổ chức cấp dưới. Họ có thể chỉ ra các quy định lập pháp cụ thể, đề xuất và khuyến nghị.
Nhân tiện, bản tin có thể có tệp đính kèm. Khối lượng của một tài liệu, theo quy định, không vượt quá nhiều trang. Chúng được ký bởi người đứng đầu doanh nghiệp.
Thư quảng cáo
Đây cũng là một loại thư thông tin, nhưng nó được gửi đến một người hoặc tổ chức cụ thể, nó chứa một mô tả chi tiết về hàng hóa và dịch vụ. Văn bản của bức thư chứa thông tin chi tiết. Mục tiêu cuối cùng của nó là khuyến khích người mua nhận được một cái gì đó.
Thư bảo lãnh
Đây là một tài liệu có chứa nghĩa vụ hoặc xác nhận của họ. Chúng được gửi đến các cá nhân và tổ chức cụ thể. Những gì đảm bảo chúng ta đang nói về? Ví dụ, đảm bảo cho việc thanh toán hàng hóa, tiền thuê nhà, dịch vụ, điều khoản công việc. Một lá thư như vậy được ký, theo quy định, bởi hai người - giám đốc và kế toán trưởng, và cũng được chứng nhận bởi một con dấu.
Thư yêu cầu (khiếu nại)
Đây là một thư kinh doanh có chứa thông tin về việc phát hiện sự không tuân thủ, ví dụ, về sản phẩm với các tiêu chuẩn được nêu trong hợp đồng. Mục đích của một tài liệu như vậy là để bù đắp cho những tổn thất phát sinh do vi phạm các điều khoản hợp đồng. Một yêu cầu phải được thực hiện bằng văn bản. Không có hình thức duy nhất của một lá thư như vậy trong thực tế, nhưng có những yếu tố bắt buộc phải được quan sát.
Yêu cầu phải chứa các thông tin sau:
- Địa chỉ đầy đủ của tổ chức nơi tài liệu được gửi.
- Các căn cứ được chỉ định (tham khảo bảo lãnh, hợp đồng).
- Yêu cầu cụ thể (trả lại hàng hóa, tiền, đánh dấu).
Yêu cầu được gửi qua thư đăng ký hoặc bằng thư nhận hàng.Nó bao gồm bản sao của tất cả các tài liệu xác nhận người gửi là chính xác. Một biên nhận thư được giữ tốt nhất.
Một lá thư luôn bắt đầu bằng cụm từ: xông Chúng tôi đang gửi cho bạn một khiếu nại ...
Yêu cầu
Thư yêu cầu - một tài liệu kinh doanh được gửi cho thông tin chính thức. Văn bản của nó có một sự biện minh rõ ràng cho nhu cầu thông tin. Đây có thể là các liên kết đến pháp luật, quy định. Thư được ký bởi một quan chức được ủy quyền chính thức.
Một lá thư yêu cầu ngụ ý một lá thư phản hồi. Tình trạng đặc biệt được đưa ra cho các yêu cầu được gửi bởi các cơ quan chức năng.
Thư nhắc nhở
Đây là một tài liệu được sử dụng trong trường hợp tổ chức không hoàn thành nhiệm vụ chức năng của mình, mà chỉ đóng vai trò trung gian. Theo quy định, một lá thư bao gồm một số phần. Đầu tiên trong số họ đề cập đến một tài liệu trong đó nghĩa vụ được cố định. Và trong lần thứ hai - một yêu cầu để thực hiện bất kỳ hành động.
Thư thông báo
Một tài liệu như vậy thông báo về các sự kiện (công cộng). Thư được gửi đến một số lượng lớn các tổ chức hoặc người dân vì sự tham gia, tham gia của họ. Họ có thể thông báo không chỉ về các sự kiện, địa điểm và thời gian, mà còn đồng thời kêu gọi tham gia. Bức thư có thể chứa các tệp đính kèm, ví dụ: bảng câu hỏi của người tham gia, một chương trình sự kiện. Theo quy định, nó được gửi đến toàn bộ danh sách người nhận, điều đó có nghĩa là người nhận không được chỉ định. Một lá thư được ký bởi người chịu trách nhiệm về sự kiện này.
Thay vì một lời bạt
Trong bài viết của chúng tôi, chúng tôi đã kiểm tra các loại thư kinh doanh được sử dụng nhiều nhất, cũng như các sắc thái của việc viết chúng. Đã nghiên cứu chủ đề một chút, giờ đây bạn có thể tự do điều hướng nó và không bị nhầm lẫn nếu bạn được tiếp cận với một đề xuất: "Soạn thư dịch vụ." Như bạn có thể thấy, điều này không khó, đặc biệt nếu bạn nhớ tất cả các yêu cầu và chi tiết cơ bản để viết một tài liệu. Một ví dụ về cách vẽ thư dịch vụ (mẫu), chúng tôi đã đưa ra trong bài viết. Chúc may mắn
