Một bản ghi nhớ là một tài liệu giữa các tiểu bang thông qua đó giao tiếp chính thức giữa các nhân viên xảy ra. Nội dung của nó được giảm xuống các bài tập, hiệu suất của bất kỳ nhiệm vụ, vv, đó là, các vấn đề làm việc. Mặc dù thực tế rằng viết một bản ghi nhớ là một vấn đề đơn giản và không được kiểm soát bởi các quy tắc rất nghiêm ngặt, tuy nhiên, bạn cần phải biết chúng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét thủ tục biên soạn tài liệu này, các loại, v.v.
Tính năng
Bản chất của ghi chú dịch vụ là thông tin, có nghĩa là nó chứa một số thông báo, tin nhắn, hướng dẫn, v.v. Các vấn đề được giải quyết trong đó liên quan đến nhân viên cụ thể mà nó được gửi. Nói cách khác, một bản ghi nhớ là một hộp công cụ để liên lạc trong một doanh nghiệp.
Lưu ý: bản ghi nhớ bắt buộc chưa được thiết lập. Đây là một tài liệu bổ sung, mặc dù các đơn đặt hàng và hướng dẫn có thể được soạn thảo trên cơ sở của nó.
Thực hành
Bản ghi nhớ được coi là tài liệu được sử dụng thường xuyên, đồng thời, không được đưa vào danh sách các giấy tờ quản lý được phân loại chính thức. Được sử dụng rộng rãi, nó trở thành giao tiếp ở cấp độ ngang: nghĩa là nó được biên soạn bởi một nhân viên của một đơn vị để chuyển yêu cầu hoặc đề xuất cho nhân viên của người khác.
Quan trọng: trạng thái của các đối tượng quản lý, giữa việc giao tiếp được thực hiện thông qua một bản ghi nhớ, phải tương đương nhau. Mặt khác, tài liệu được coi không phải là một bản ghi nhớ, mà là một bản ghi nhớ.
Mục đích sử dụng
Một bản ghi nhớ cho công việc có thể được sử dụng trong các trường hợp khác nhau.
Dưới đây là một số ví dụ:
- cho tiền thưởng nhân viên;
- để gửi một nhân viên đi công tác;
- báo cáo cho bộ phận hậu cần về sự cố thiết bị;
- ghi nhớ mua hàng;
- thông báo của giám đốc an ninh từ người đứng đầu của bất kỳ đơn vị nào khác về sự cần thiết của người không được ủy quyền (không phải nhân viên) để vào tòa nhà công ty với lý do;
- một yêu cầu dưới dạng một bản ghi nhớ gửi đến bộ phận kế toán để phân bổ nguồn lực vật chất cho các nhu cầu nhất định, v.v.
Các trường hợp được chọn để viết ghi nhớ
Mặc dù bản ghi nhớ được coi là một bài báo nội bộ, một trong những giống của nó là một tài liệu gửi đến ủy ban chứng thực. Tuy nhiên, sử dụng ghi chú dán chỉ để giao tiếp làm việc vẫn phổ biến hơn.
Làm thế nào để viết một bản ghi nhớ?
Các quy tắc cơ bản để viết một bản ghi nhớ tương tự như bất kỳ khác. Chúng bao gồm viết trên một tờ giấy có định dạng A4, hướng dẫn từ ai và gửi cho ai, xác nhận theo ngày và chữ ký. Nhưng làm thế nào để viết một bản ghi nhớ tuân thủ tất cả các yêu cầu?
- ở trung tâm (cũng được phép ở phía bên trái của tờ) viết tên tương ứng của tài liệu;
- Có hai tùy chọn để viết ngày - cả bằng chữ số Ả Rập hoàn toàn và dấu hiệu của tháng bằng chữ;
- trong tiêu đề, một mô tả ngắn gọn về nội dung của tài liệu có thể được thêm vào tiêu đề chính;
- Thông tin về người gửi và người nhận phải được điền đầy đủ: tên, họ và tên bảo trợ, tên đầy đủ của vị trí và bộ phận (đơn vị) mà vị trí này được gắn vào.
Nội dung ghi chú dịch vụ
Câu trả lời cho câu hỏi làm thế nào để viết một bản ghi nhớ không chỉ bao gồm các chi tiết và thuộc tính của tài liệu này, mà còn cả nội dung của nó.
Bài viết đang xem xét không yêu cầu một tuyên bố về bản chất của vấn đề bằng ngôn ngữ rất khô khan và chính thức - tuy nhiên, việc kể chuyện miễn phí được cho phép, đặc biệt phản ánh lý do viết.
Nội dung thường được chia thành hai phần. Đầu tiên trong số này được gọi là lời mở đầu. Nó nói ngắn gọn về những gì đã thúc giục viết một bản ghi nhớ và gửi nó cho một nhân viên cụ thể.
Phần thứ hai được coi là chính, nó cũng lớn hơn phần mở đầu. Văn bản này bao gồm một tuyên bố về yêu cầu hoặc đề xuất trực tiếp. Để nó có thể được thêm một phân tích về tình hình, kết luận và kết quả.
Mẫu
Khi được hỏi về cách viết một bản ghi nhớ, một số công ty chỉ cần cung cấp cho nhân viên của họ một hình thức đặc biệt. Nhưng, cần lưu ý, đây không phải là một sự thống nhất bắt buộc - GOST chỉ cung cấp các quy định tư vấn (liên quan đến phông chữ, kích thước và khoảng cách) mà không có mẫu được phê duyệt. Tuy nhiên, nếu điều này tồn tại trong một công ty cụ thể, tốt nhất là gắn bó với nó.
Dịch vụ và ghi nhớ
Cao hơn một chút trong ghi chú, nó đã được ghi nhận làm thế nào các ghi chú chính thức và báo cáo khác nhau. Nhưng nhiều người vẫn có xu hướng nhầm lẫn chúng với nhau.
Các lỗi phổ biến nhất là:
- ghi nhớ cho nhân viên từ nhân viên đến sếp (trên thực tế, một báo cáo);
- về tăng lương;
- về khuyến mãi.
Hai điều cuối cùng liên quan đến việc điều trị không phải ở cấp độ ngang, mà theo chiều dọc, từ chối định nghĩa của một bản ghi nhớ.
Quan trọng: việc phân chia các bản ghi nhớ thành các bản ghi nhớ và giải thích một tiên nghiệm là không chính xác.
Đăng ký
Tất cả các bản ghi nhớ được ghi lại trong sổ đăng ký. Tùy thuộc vào cách tổ chức giấy tờ trong mỗi công ty cụ thể, người nào đã rút giấy hoặc người nhận được có thể giải quyết việc này. Trong mọi trường hợp, điều này làm rõ thực tế là ghi chú dịch vụ được gán một số duy nhất, cần được chỉ định trong văn bản của nó.
Bản ghi nhớ mẫu
"Phòng kinh doanh, Giám đốc bộ phận công nghệ thông tin V. A. Kutsak
Ghi nhớ
№ 19-43/102
Ngày 13 tháng 4 năm 2015
Khi kiểm tra trạng thái của PC về hiệu năng của nó
Bắt đầu từ ngày 04/10/2015 trong máy tính cá nhân của một nhân viên bán hàng R. D. Maksimenko thường xuyên gặp trục trặc, đó là: khởi động lại mà không đưa lệnh này cho PC, gặp sự cố khi bật / tắt và màn hình nhấp nháy. Do được mô tả, tôi yêu cầu bạn thực hiện các chẩn đoán cần thiết bởi các chuyên gia của bộ phận của bạn để phát hiện nguyên nhân của các sự cố, cũng như giải quyết chúng thành công. Tôi đề nghị rằng các kết quả của thử nghiệm được ban hành bằng văn bản, với tổng hợp về các hành động tiếp theo: sửa chữa hoặc thay thế máy.
Trưởng phòng L. A. Kudryavtsev "
Giả sử hóa ra PC không thể sửa chữa được. Trong trường hợp này, chúng tôi vẽ một bản ghi nhớ để viết ra thiết bị.
Ví dụ ghi chú ngừng hoạt động
"Phòng kinh doanh, Giám đốc hậu cần Khoa M. A. Oleinik
Ghi nhớ
№ 21-45/104
Ngày 16 tháng 4 năm 2015
Về việc ngừng hoạt động một PC không hoạt động
Bắt đầu từ ngày 10 tháng 4 năm 2015, sự cố thường xuyên xảy ra trong máy tính cá nhân của một nhân viên bán hàng, R. Maximenko. Các chẩn đoán được thực hiện do kết quả của việc này bởi các chuyên gia của bộ phận CNTT đã cho thấy những điều sau đây: PC không phù hợp để hoạt động thêm. Về vấn đề này, tôi yêu cầu viết ra các thiết bị trên cho không hoạt động.
Trưởng phòng L. A. Kudryavtsev "
Ngoài cô ấy, bạn sẽ cần một lưu ý khác - để thay thế các thiết bị ngừng hoạt động.
Lưu ý thay thế thiết bị
"Phòng kinh doanh, Giám đốc phòng hậu cần M. A. Oleinik
Ghi nhớ
№ 22-46/104
Ngày 17 tháng 4 năm 2015
Về việc thay thế một PC bị hỏng
Máy tính cá nhân của một chuyên gia bộ phận, Maksimenko R. D., đã ngừng hoạt động và cần được thay thế do không hoạt động được (theo tài liệu số 20-44 / 103 ngày 15/4/2015).Vui lòng cung cấp thiết bị mới phù hợp với các thông số ngừng hoạt động. Xin thông báo về việc thực hiện bằng văn bản. Tôi đang đính kèm với ghi chú báo cáo của bộ phận công nghệ thông tin về chẩn đoán và kết quả của nó.
Trưởng phòng L. A. Kudryavtsev "
Tóm lại
Thông thường, viết một bản ghi nhớ không gây ra vấn đề. Tài liệu liên bang này là một phương tiện liên lạc khá quen thuộc giữa các cấp chính quyền khác nhau. Chỉ có sự nhầm lẫn giữa các bản ghi nhớ giữa các bản ghi nhớ và bản ghi nhớ có thể gây ra các rào cản có điều kiện (bài viết chỉ ra chúng khác nhau như thế nào).
Ở một số công ty, việc biên soạn các bản ghi nhớ diễn ra độc quyền theo mô hình được giới thiệu và phê duyệt (trong trường hợp này tốt hơn là dự trữ các hình thức đặc biệt cho họ), trong các công ty khác thì nó còn hơn cả miễn phí.
Khi biên soạn tài liệu này, người ta phải được hướng dẫn theo các quy tắc tương tự như đối với các giấy tờ khác - phông chữ và khoảng cách theo GOST, ngày và chữ ký cho tính hợp lệ của ghi chú.
Nói chung, một bản ghi nhớ là một bộ công cụ rất thuận tiện, dễ dàng để làm chủ và khi được sử dụng một cách chính xác, có một công việc được phối hợp tốt và rõ ràng của một nhóm các tổ chức. Nó giúp duy trì một kết nối toàn diện giữa các phòng ban, và cũng củng cố cấu trúc mà họ tạo nên.
