Các tập đoàn lớn với nhiều bộ phận chắc chắn phải đối mặt với vấn đề quy trình làm việc nội bộ. Trong các công ty tiên tiến, một quy trình như vậy được vi tính hóa, trong một phiên bản khiêm tốn hơn, đây là sự tương ứng trên các hãng giấy. Tuy nhiên, các tiêu chuẩn của văn bản kinh doanh vẫn giống nhau cho bất kỳ định dạng. Thông thường, một tài liệu như vậy được gọi là một bản ghi nhớ.
Đối với những trường hợp bạn làm một bản ghi nhớ
Mối quan hệ giữa các đơn vị là một vấn đề tế nhị và đôi khi đòi hỏi phải viết. Giả sử nhân viên của một số đơn vị từ xa về mặt địa lý làm việc cùng nhau trong một dự án. Để trao đổi thông tin đáng tin cậy, điện thoại là không đủ, cần có nguồn bằng văn bản.
Hoặc một lựa chọn khác, ít dễ chịu hơn: bạn cần đưa nhân viên chịu trách nhiệm kỷ luật vì vi phạm nghĩa vụ chính thức. Làm thế nào để chứng minh rằng một vi phạm như vậy đã tồn tại, và nó bao gồm những gì? Tất nhiên, với sự trợ giúp của các nguồn bằng văn bản: nghị quyết, thư tín nội bộ, hướng dẫn bằng văn bản và các ghi chú tương tự khác.
Có thể đôi khi bạn cần đưa ra yêu cầu hoặc đưa đến sự chú ý của tất cả nhân viên thông tin quan trọng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một bản ghi nhớ.
Đó là, một bản ghi nhớ mẫu có thể hữu ích trong nhiều vấn đề của doanh nghiệp:
- lao động;
- theo thỏa thuận;
- hành chính và quản lý;
- kỷ luật;
- hành chính;
- công đoàn;
- thông tin.
Và danh sách này không đầy đủ.
Chi tiết bắt buộc
Một bản ghi nhớ, trước hết là một tài liệu, và do đó nó nên được biên soạn theo các quy tắc của quy trình công việc, tập trung vào mẫu. Một bản ghi nhớ được viết thành thạo là khá đủ để giải quyết vấn đề sản xuất. Tài liệu nên chứa các thông tin sau:
- mà bản ghi nhớ được đề cập đến;
- bản chất của nó là gì, biện minh, tham chiếu đến pháp luật, định mức, hướng dẫn;
- các ứng dụng - nếu có;
- ai ký - người đứng đầu đơn vị, ai có quyền ký văn bản nội bộ;
- người biên soạn - người thực hiện trực tiếp biên soạn ghi chú dịch vụ mẫu;
- số đăng ký của tài liệu và ngày nó được gửi đến người nhận.
Theo quy định, hồ sơ dịch vụ được tổng hợp theo số lượng người nhận trong bản gốc cộng với một bản sao cho người gửi. Nếu có nhiều người nhận, thì họ được liệt kê theo thứ bậc ở nửa bên phải của trang tính.
Cách viết một bản ghi nhớ
Một tài liệu mẫu có thể được tìm thấy trong bất kỳ ấn phẩm tham khảo nào bằng thư kinh doanh hoặc trong bộ sưu tập tài liệu kinh doanh. Mẫu ghi nhớ không được phê duyệt cụ thể. Về cơ bản, khi biên dịch nó, họ được hướng dẫn bởi các chỉ tiêu về doanh thu kinh doanh và thực tiễn được thiết lập.
Tuy nhiên, có cái gọi là tiêu chuẩn nhà nước chi phối hình thức tài liệu. Họ áp đặt một số yêu cầu nhất định đối với tài liệu nội bộ của doanh nghiệp, nó được quy định nơi đặt những chữ khắc này hoặc những chữ khắc đó, làm thế nào để chỉ ra tên viết tắt hoặc ký chính xác các tài liệu cho phó phòng khi không có người đứng đầu.
Xem xét mọi thứ được viết, bạn có thể sử dụng ghi chú dịch vụ mẫu bên dưới. Tất nhiên, logic trình bày và biện minh mà trình biên dịch đề cập nên được suy nghĩ kỹ, bởi vì định dạng sẽ xác định nhận thức của tài liệu, và do đó, hiệu quả của nó. Một tài liệu âm thanh và chu đáo luôn đáng tin cậy hơn.
Bản ghi nhớ mẫu
Giám đốc nhân sự
Công ty cổ phần "Energosbyt"
Titenko V.A.
Ghi nhớ
Về vấn đề bàn giao tài liệu cho nhân viên
Số 214 / OK ngày 06/03/14
31/05/14 công ty đã nhận được một lá thư từ nhân viên bảo lãnh, theo đó nhân viên Degtyareva Irina Pavlovna nên đến gặp anh ta, vì cô là một con nợ bởi một quyết định của tòa án để thu hồi số tiền có lợi cho Trung tâm việc làm.
Theo dữ liệu có sẵn, nhân viên được chỉ định làm việc trong bộ phận Điện lực như một người điều phối.
Căn cứ vào các yêu cầu của người bảo lãnh, tôi yêu cầu bạn khẩn trương đảm bảo việc giao giấy triệu tập đính kèm cho Degtyareva Irina Pavlovna chống lại chữ ký, và gửi một bản sao có chữ ký qua thư cho người bảo lãnh.
Phụ lục: triệu tập thành 2 bản.
Trân trọng
Trưởng phòng pháp chế
M.V. Mờ
Tây Ban Nha Oleva I.R.
5027982
Trong định dạng này, bạn có thể đặt ra bất kỳ câu hỏi nào, điều chính là tập trung vào một bản ghi nhớ mẫu và không bỏ qua cơ sở lý luận cho các yêu cầu.
Ghi nhớ - Tài liệu nội bộ
Một ví dụ về một bản ghi nhớ đưa ra ý tưởng về thủ tục chuẩn bị. Cần nhớ rằng tài liệu này, bất kể chủ đề của nó là gì, vẫn là vấn đề nội bộ của công ty.
Thông thường, doanh nghiệp đưa ra một lệnh đặc biệt để xác định thông tin với quyền truy cập hạn chế, đề cập đến việc có thể từ chối phát hành bản sao hoặc hơn nữa, bản gốc của tài liệu chính thức theo yêu cầu của bên thứ ba.
Tuy nhiên, cần nhớ rằng theo yêu cầu của cơ quan thực thi pháp luật và cơ quan tư pháp, thư từ chính thức có thể trở thành tài sản của điều tra viên hoặc thẩm phán. Ngoài ra, các tài liệu này có quyền yêu cầu các cơ quan kiểm tra. Với khả năng này, tốt hơn là lập tức vẽ một cách chính xác và thận trọng một tài liệu, bởi vì những gì được viết bằng bút không thể cắt giảm bằng rìu. Đối với điều này, lưu ý dịch vụ mẫu là phù hợp nhất.
