Quá trình lao động bao gồm thiết lập các nhiệm vụ của người đứng đầu và thực hiện chúng bởi một nhân viên của công ty. Thỉnh thoảng, mỗi nhân viên lập một báo cáo tiến độ. Tần suất phụ thuộc vào các quy tắc nội bộ của doanh nghiệp, cũng như hình thức. Đừng đánh giá thấp sự liên quan của tài liệu này với quản lý.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét cách lập một báo cáo đúng về công việc đã hoàn thành, một mẫu điền vào một tài liệu và một số lời khuyên về việc chuẩn bị.
Tại sao bạn cần có thể báo cáo đúng về công việc
Quy trình làm việc có thể được trình bày dưới dạng một cơ chế phức tạp, trong đó mỗi nhân viên của công ty là một thiết bị. Trong ví dụ này, người đứng đầu tổ chức là một kỹ sư phải đảm bảo rằng tất cả các cơ chế hoạt động trơn tru và nhanh nhất có thể.
Trong cuộc sống thực, các sếp khá khó khăn trong việc đánh giá các nhân viên làm việc tốt như thế nào nếu họ không thấy kết quả công việc của họ. Do đó, trong hầu hết tất cả các doanh nghiệp, ban quản lý bắt buộc mỗi nhân viên phải thường xuyên lập báo cáo về công việc đã hoàn thành. Thông thường tài liệu này được tạo ra với tần suất 1 tuần. Do đó, các ông chủ có thể thấy những gì nhân viên đã làm, cũng như mức độ hữu ích của họ đối với công ty.
Ví dụ sai
Tài liệu ở dạng miễn phí. Có lẽ đó là lý do tại sao có một số lượng lớn các báo cáo không nói với quản lý về bất cứ điều gì hoặc khiến bạn nghĩ rằng nhân viên không đối phó với các chức năng được giao cho anh ta. Hơn nữa, một nhân viên cụ thể có thể là một nhân viên chăm chỉ thực sự và hoàn thành quá mức kế hoạch của mình. Đổ lỗi cho điều này là một báo cáo chuẩn bị không chính xác về công việc được thực hiện. Một mẫu của một tài liệu như vậy được đưa ra dưới đây.
Càng To: người đứng đầu phòng kế hoạch Ivanov P. M.
Từ: nhà kinh tế thuộc loại thứ nhất của phòng kế hoạch Petrov Yu. R.
Loại tài liệu: báo cáo tiến độ trong khoảng thời gian từ 02.15.16 đến 02.19.16
Sau đây đã được hoàn thành:
- thực hiện giờ làm việc xưởng sản xuất;
- kết quả chấm công được bao gồm trong chương trình làm việc;
- tính toán tiêu chuẩn thời gian mới;
- Phản hồi yêu cầu từ thanh tra lao động, cũng như một số khách hàng, đã được biên soạn;
- tham gia hội thảo nâng cao hiệu quả lao động tại doanh nghiệp.
Ngày tổng hợp: 02.19.16
Đã ký: Petrov Yu.
Nếu nhân viên lập một báo cáo về công việc được thực hiện theo cách này, thì ban quản lý sẽ xem xét rằng anh ta không đủ tải.
Những sai lầm là gì?
Ví dụ trên cho thấy rõ các lỗi tiêu chuẩn trong việc chuẩn bị các tài liệu đó.
Những cái chính là:
- thiếu một danh sách các nhiệm vụ được đưa vào thi hành;
- không có kế hoạch cho kỳ báo cáo tiếp theo;
- thiếu tính cụ thể;
- không có phân tích;
- sự thiếu chủ động của nhân viên được nhấn mạnh bởi sự thiếu các đề nghị trong lĩnh vực công việc của anh ta.
Các yêu cầu trên nên được sử dụng cả trong việc chuẩn bị các biểu mẫu hàng tuần và khi một báo cáo về công việc được thực hiện trong năm được tạo ra.
Tùy chọn phù hợp
Có thể lần đầu tiên biên dịch báo cáo chất lượng sẽ không hoạt động. Để giúp bạn dễ dàng hơn, chúng tôi đưa ra một ví dụ về cách viết báo cáo cho nhà lãnh đạo về công việc đã hoàn thành, được chỉ ra trong ví dụ đầu tiên:
Càng To: người đứng đầu phòng kế hoạch Ivanov P. M.
Từ: nhà kinh tế thuộc loại thứ nhất của phòng kế hoạch Petrov Yu. R.
Báo cáo kết quả lao động cho (02.15.16-19.02.16 gg.)
Đối với tuần báo cáo, các tác vụ sau được đặt cho tôi:
- Để thực hiện thời gian của công việc của xưởng sản xuất, mà các tiêu chuẩn thời gian hiện tại không có hoặc đã lỗi thời.
- Dựa trên các phép đo, chuẩn bị phê duyệt các tiêu chuẩn mới cho công việc của đơn vị kết cấu có liên quan.
- Tham gia hội thảo về nâng cao hiệu quả lao động tại doanh nghiệp, dự kiến vào ngày 18/02/2016, chuẩn bị các câu hỏi và đề xuất.
Tất cả các nhiệm vụ đã được hoàn thành, cụ thể là:
- 5 lần được chi tiêu và cùng một số tiêu chuẩn mới được biên soạn cho công việc của xưởng sản xuất;
- tham gia hội nghị, ghi nhớ với những gợi ý kèm theo.
Ngoài ra, công việc được thực hiện với tài liệu đến, cụ thể là:
- Tổng hợp 2 phản hồi cho các yêu cầu IOT.
- Đáp án cho các chữ cái của gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Trong khoảng thời gian từ 02,22.16 đến 02,26.16, một chuyến công tác được lên kế hoạch để xác minh công việc của đơn vị cấu trúc của chi nhánh Pechersk.
Ngày tổng hợp: 02.19.16
Chữ ký: Petrov Yu.R.
Đồng ý rằng phiên bản báo cáo này đọc tốt hơn và ban quản lý có thể thấy một nhân viên làm việc tốt như thế nào.
Làm thế nào để viết báo cáo trong thời gian dài hơn?
Tất nhiên, một khoảng thời gian một tuần để vẽ đẹp trên giấy không khó. Việc lập một báo cáo về công việc được thực hiện trong nửa năm hoặc thậm chí một năm là khó khăn hơn. Tuy nhiên, nó dễ làm hơn so với cái nhìn đầu tiên. Ví dụ: nếu bạn có báo cáo hàng tuần trong khoảng thời gian cần thiết, thì bạn có thể sử dụng chúng một cách an toàn.
Khối lượng tối đa - 1 tờ A4
Đồng thời, bạn nên cố gắng phóng to thông tin một chút để kết quả phù hợp trên 1-2 trang. Trong trường hợp kết quả hàng tuần trong tổ chức không được thực hiện, nhưng bạn có nghĩa vụ phải tạo một báo cáo về công việc được thực hiện trong năm, đừng hoảng sợ và chiến đấu trong sự cuồng loạn.
Tất cả thông tin xung quanh bạn: nhìn vào lịch sử của các tin nhắn trong nhật ký tài liệu hoặc trong e-mail, mở thư mục với các báo cáo của bạn, kiểm tra các chuyến đi. Tất cả điều này sẽ giúp nhớ lại các khai thác mà bạn đã hoàn thành trong năm làm việc.
Tóm tắt
Ở trên chúng tôi đã đưa ra một số ví dụ về cách viết báo cáo tiến độ. Điều chính là để nêu các hoạt động được thực hiện, chỉ ra các đặc điểm định lượng (rất nhiều lần hoặc như vậy và một số phần như vậy, vv). Vì vậy, bạn sẽ thông báo cho hướng dẫn về chính xác bao nhiêu công việc bạn có thể hoàn thành.
Đừng quên chỉ ra ở đầu báo cáo một danh sách các nhiệm vụ cụ thể mà bạn đã được giao để hoàn thành. Một phần quan trọng là hoàn thành báo cáo. Hãy chắc chắn để viết những gì bạn muốn nhận ra trong công việc trong tương lai gần. Bằng cách này, bạn sẽ cho thấy rằng bạn trông rộng hơn chỉ là khu vực của các nhiệm vụ và chức năng trước mắt của bạn phải được thực hiện theo mô tả công việc.
Bạn cũng có thể xem xét ví dụ trên.
Để dễ dàng biên dịch các báo cáo như vậy, bạn có thể ghi lại công việc được thực hiện mỗi ngày vào một cuốn sổ tay hoặc tài liệu điện tử. Bạn sẽ chỉ dành 3-5 phút mỗi ngày cho bộ ba này. Đây không phải là quá nhiều. Tuy nhiên, do những hồ sơ như vậy, bạn có thể tạo một báo cáo về công việc của mình cho bất kỳ giai đoạn nào trong tương lai mà không có bất kỳ vấn đề nào.
