Trong thư tín kinh doanh, mỗi tài liệu có ý nghĩa riêng và có thể, bằng cách này hay cách khác, ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các đối tác. Trong số lượng lớn các loại tài liệu khác nhau, một vị trí đặc biệt bị chiếm giữ bởi thư phản hồi.
Phân loại giấy tờ kinh doanh
Trong quan hệ giữa các bên, hầu hết các vấn đề được giải quyết bằng văn bản. Và theo luật, như bạn biết, thỏa thuận bằng lời nói không có giá trị. Do đó, tại mỗi doanh nghiệp, thư tín kinh doanh. Nó là một phương tiện trao đổi thông tin được chấp nhận chung là kết quả của các liên hệ chính thức giữa các tổ chức và doanh nghiệp khác nhau.
Tất cả các thư kinh doanh được chia thành hai loại:
- Những người yêu cầu một phản ứng bắt buộc.
- Những người không cần một phản ứng như vậy.
Thư phản hồi thuộc về loại thứ hai. Đây là một trong những loại tài liệu thương mại cùng với thư yêu cầu, thông tin, cảnh báo, đề nghị, nhắc nhở hoặc trình bày. Chứng khoán như vậy thường được sử dụng tại thời điểm ký kết và hỗ trợ thêm cho các thỏa thuận khác nhau và các thỏa thuận khác giữa các bên. Thư phản hồi, không giống như những người khác, không yêu cầu bất cứ điều gì và không cung cấp bất cứ điều gì. Nó chỉ chứa thông tin mà bên kia yêu cầu trước đó.
Xác nhận đơn
Một thư phản hồi được chuẩn bị trong các trường hợp khác nhau. Đây có thể là một phản ứng đối với một khiếu nại, yêu cầu hoặc yêu cầu cụ thể. Hơn nữa, nó có thể là cả tích cực và tiêu cực. Trong trường hợp thứ hai, tài liệu sẽ đưa ra một loại thư từ chối. Nhưng nó là cần thiết để cung cấp cho nó với một lời giải thích chi tiết về lý do dẫn đến một quyết định như vậy. Ví dụ, chúng ta có thể xem xét trường hợp khi công ty nhận được một đơn đặt hàng chính thức bằng văn bản cho việc sản xuất một loại sản phẩm nhất định trong một khoảng thời gian xác định. Nếu sự hợp tác đó là mong muốn cho doanh nghiệp, thì cần phải trả lời ngay lập tức. Câu trả lời là tùy ý. Nó có thể bắt đầu bằng dòng chữ: chúng tôi sẽ hoàn thành thành công Theo định kỳ, tốt hơn là chỉ ra ngày giao hàng, có tính đến thời gian cần thiết để sản xuất hàng hóa và chuyển chúng đến kho. Ngoài ra, cần quy định các điều khoản thanh toán, bởi vì khách hàng có thể tính vào một số giai đoạn. Hơn nữa, nó chỉ còn để tính tổng số tiền và cung cấp thông tin chi tiết của bạn mà khách hàng sẽ thực hiện chuyển tiền. Một tài liệu như vậy thường được ký bởi giám đốc và kế toán trưởng, và cuối cùng, tọa độ của người thực hiện trực tiếp được báo cáo.
Tương ứng với các cá nhân
Một số doanh nghiệp, theo bản chất của hoạt động, có liên hệ trực tiếp với các cá nhân. Đây có thể là một tổ chức hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ hoặc một công ty sản xuất hàng tiêu dùng. Thông tin có bản chất rất khác nhau, cả tích cực và tiêu cực, có thể đến địa chỉ của một doanh nghiệp như vậy từ các công dân. Tuy nhiên, nó đòi hỏi một phản ứng thích hợp và một phản ứng bắt buộc. Trong những trường hợp như vậy, bạn không thể giới hạn mình trong một cuộc trò chuyện cá nhân hoặc một cuộc gọi điện thoại. Một công dân phải được làm rõ đầy đủ về tất cả các vấn đề quan tâm đối với anh ta. Đây phải là một câu trả lời chi tiết cho bức thư.
Một mẫu của một tài liệu như vậy phải đáp ứng các yêu cầu nhất định:
- Đối với bất kỳ thư tín kinh doanh, tốt hơn là sử dụng các hình thức chính thức.
- Cần phải tính đến các đặc thù của việc biên soạn các tài liệu đó.Điều chính là chúng nên được viết theo quy tắc song song nổi tiếng, nghĩa là, chứa cùng từ vựng và lượt ngôn ngữ đã được sử dụng bởi người khởi xướng tác giả. Điều này sẽ tối đa hóa sự hiểu biết lẫn nhau.
- Hãy chắc chắn để tạo một liên kết đến thư yêu cầu, cho biết số và ngày của nó.
- Tốt hơn là bắt đầu văn bản bằng cụm từ: "Gửi số thư của bạn ...", "Đáp lại yêu cầu của bạn ..." hoặc "Chúng tôi thông báo cho bạn ...".
Sau đây là một tuyên bố về các sự kiện và quyết định cuối cùng được đưa ra.
Nghi thức nghiêm túc
Nếu bạn muốn trả lời thư chính thức, thì bạn cần phải làm điều này một cách chính xác. Cần phải nhớ rằng một kháng cáo như vậy chắc chắn phải lịch sự và đúng đắn. Đừng quên về đọc viết là tốt. Thật nực cười khi thấy các lỗi rõ ràng trong thông tin được cung cấp bởi một tổ chức có uy tín.
Ngay từ đầu, địa chỉ được in ở góc trên bên phải. Nó là một bản sao chính xác của những gì được chỉ định trên phong bì. Câu trả lời luôn được đưa ra cho một số loại yêu cầu, do đó, trong tem đăng ký ở trên cùng bên trái, các chi tiết ban đầu của nó (số và ngày khởi hành) phải được lưu ý. Sau đó xuất hiện một kháng cáo ngắn cho người nhận (bạn chỉ cần chỉ ra tên cuối cùng mà không có tên viết tắt). Văn bản nên chứa các giải thích chi tiết liên quan đến vấn đề quan tâm. Là đối số, chỉ nên sử dụng dữ liệu được xác minh. Trong mọi trường hợp không thể dựa vào tin đồn và đầu cơ. Nếu cần thiết, bạn có thể sử dụng các trích đoạn từ quy định với các bài viết liên quan. Giám đốc của doanh nghiệp ký một tài liệu như vậy, và một ghi chú được làm thấp hơn một chút với dữ liệu của tên và số điện thoại của giám đốc điều hành có trách nhiệm.
