Trong số toàn bộ các tài liệu liên quan đến thư tín kinh doanh một nơi đặc biệt là thư xin lỗi. Để biên dịch nó một cách chính xác, bạn phải có một ý tưởng rõ ràng về các loại giấy tờ này.
Tính năng tài liệu
Các hoạt động của bất kỳ tổ chức nào được kết nối với giải pháp của một loạt các vấn đề sản xuất và các vấn đề khác. Đôi khi có những tình huống khi hành động không chính xác của một bên có thể dẫn đến các vấn đề cho cả hai đối tác. Những xung đột như vậy đòi hỏi phải giải quyết ngay lập tức. Đó là trong những trường hợp mà một lá thư xin lỗi được rút ra.
Thay vào đó, nó có thể được quy cho các giấy tờ. nghi thức kinh doanh. Một thông điệp như vậy có hai chức năng. Đầu tiên, bên có tội phải xin lỗi người nhận vì sự bất tiện do nó gây ra. Thứ hai, thư xin lỗi cần mang theo sự tích cực và mong muốn duy trì mối quan hệ tốt và sự hiểu biết lẫn nhau giữa các bên. Với nó, bạn cần cố gắng làm phẳng các góc nhọn và giải quyết vấn đề một cách hòa bình. Một lá thư xin lỗi thường được gửi trong các trường hợp sau:
- Những hành động không đủ tiêu chuẩn của một trong những nhân viên đã trở nên công khai và dẫn đến việc làm suy giảm danh tiếng của người đồng hành.
- Có một sự hiểu lầm giữa các nhân viên của hai công ty.
- Có một sự thất bại rõ ràng để thực hiện nghĩa vụ hợp đồng.
- Bất khả kháng.
Mỗi tình huống này, theo cách riêng của nó, đã dẫn đến sự xuất hiện của một cuộc xung đột phải được cố gắng giải quyết bằng cách chân thành
Quy tắc đăng ký
Một lá thư xin lỗi chính thức nhất thiết phải được vẽ trên một tiêu đề thư, đó là một tờ A4 với các chi tiết được in trên đó, được sắp xếp theo một cách nhất định. Nó được viết thay mặt cho người đứng đầu của một doanh nghiệp và được chuyển đến toàn bộ nhóm của một doanh nghiệp khác. Tất nhiên, vì giám đốc thường xin lỗi không phải vì bản thân mà vì hành động của cấp dưới.
Đôi khi một bức thư như vậy được soạn thảo bởi đại diện có trách nhiệm của công ty và gửi nó cho khách hàng bất tiện. Như vậy loại thư được coi là một trong những khó khăn nhất. Lời nói nên được chọn để họ muốn tin vào sự chân thành của họ. Kết quả của vụ án rất thường phụ thuộc vào điều này. Những hành động sai lầm sẽ luôn có thể nhận ra và cố gắng sử dụng mọi cơ hội để sửa chữa mọi thứ. Đại diện của phe đối lập phải tin rằng sai lầm sẽ không lặp lại trong tương lai. Kháng cáo như vậy nhằm mục đích giảm thiểu xung đột nhằm duy trì mối quan hệ đối tác tốt trong tương lai.
Cấu trúc tài liệu
Để chuẩn bị một lá thư xin lỗi, bạn không cần phải có một mẫu trong tay. Nó có thể được sáng tác độc lập. Để làm điều này, trước tiên chúng ta phải nhớ rằng các chữ cái có tính chất này thường bao gồm ba phần:
- nhập môn (nhập môn);
- chính;
- chung kết.
Đối với việc viết văn bản, tốt hơn là sử dụng một kế hoạch đặc biệt mà sẽ dễ dàng hơn để thể hiện suy nghĩ của bạn.
Trong kháng cáo này, một số điểm có thể được phân biệt:
- Đầu tiên, bạn cần bày tỏ sự đánh giá cao về thực tế là đối tác đã báo cáo về tình huống này.
- Sau đó bày tỏ sự hối tiếc của bạn rằng mọi thứ xảy ra như vậy.
- Sau đây là những lời xin lỗi ngay lập tức.
- Sau này, chúng ta phải cố gắng giải thích lý do tại sao một sự hiểu lầm như vậy xảy ra.
- Cuối cùng, bạn cần phải đảm bảo cho người nhận lòng biết ơn chân thành và bày tỏ hy vọng cho việc nối lại các mối quan hệ trước đây. Ngoài ra, cần nhấn mạnh riêng tầm quan trọng của tinh thần đồng đội.
