Trong số lượng lớn các lựa chọn thư tín kinh doanh, một lá thư xác nhận đáng được chú ý đặc biệt. Nó là gì và trong trường hợp nào một tài liệu tương tự nên được vẽ lên?
Mục tiêu chính
Đạo đức kinh doanh luôn cung cấp sự tôn trọng lẫn nhau giữa các bên. Đây là một điều kiện tiên quyết cho các hành vi kinh doanh bình thường. Không có nó, không thể tưởng tượng được bất kỳ sự hợp tác lâu dài và hiệu quả. Một lá thư xác nhận đôi khi chỉ cần thiết.
Trong chính nó, nó không quá quan trọng. Đây chỉ là một cử chỉ lịch sự. Ông nói rõ rằng những gì các đối tác đã đồng ý ngày hôm trước đã xảy ra. Đó là, một lá thư xác nhận nêu sự hoàn thành của một số thực tế hoặc hành động. Trong trường hợp này, có hai lựa chọn:
- Xác nhận đã nhận hàng, thư hoặc tài liệu khác được gửi theo yêu cầu trước. Tại đây, một trong các bên thông báo cho bên kia rằng hành động đã được hoàn thành.
- Xác nhận đồng ý với một cái gì đó cụ thể (giá hoặc số lượng hàng hóa, ngày đàm phán sắp tới, điều kiện để gửi hàng hóa, và những người khác). Ở đây, bạn đồng hành bày tỏ sự chấp thuận của họ cho một số điểm nhất định của thỏa thuận.
Từ đó rõ ràng là thư xác nhận là một tài liệu tùy chọn. Nhưng gửi nó một lần nữa cho thấy đối tác có sự quan tâm và tôn trọng mà họ được đối xử.
Quy tắc chính tả
Để hiểu cách viết thư xác nhận, bạn cần biết các quy tắc cơ bản để xử lý giấy tờ kinh doanh. Bạn không nên tiếp nhận công việc cho đến khi ý nghĩa của kháng cáo như vậy được hiểu đầy đủ. Trong thực tế, không có gì phức tạp.
Một bức thư như vậy, giống như tất cả các thư tín kinh doanh khác, nên bao gồm ba phần: tiêu đề, văn bản và kết luận. Mỗi người trong số họ mang tải ngữ nghĩa riêng của mình:
- Tiêu đề trước hết chứa thông tin chi tiết dưới dạng ngày khởi hành và số đăng ký đi.
- Nội dung thường được chia thành hai phần: giới thiệu và văn bản cơ thể. Một bức thư như vậy, như một quy luật, bắt đầu bằng một lời kêu gọi đến người nhận. Đây là những quy tắc thông thường của hình thức tốt. Trong hầu hết các trường hợp, nó được viết dưới tên của người đứng đầu công ty đối tác, nhưng đôi khi nên gửi giấy chính thức như vậy cho một chuyên gia có liên quan trực tiếp đến việc giải quyết vấn đề này. Ví dụ, một xác nhận đơn hàng cho công việc có thể được gửi đến giám đốc bán hàng hoặc phó giám đốc sản xuất.
- Tóm lại, nó là phong tục để bày tỏ lòng biết ơn. Bạn cũng có thể thêm một vài từ về mong muốn tiếp tục hợp tác.
Những thông điệp như vậy cho phép các đối tác tự tin vào nhau.
Viết thư
Một số người nhầm lẫn một tài liệu như vậy với một thông báo. Nhưng có một sự khác biệt rất lớn giữa hai chữ cái. Một trong số họ chỉ đơn giản là báo cáo một sự kiện hoặc sự kiện, và người kia xác nhận việc hoàn thành một hành động cụ thể trên cơ sở thỏa thuận sơ bộ. Để tránh nhầm lẫn, bạn cần biết thư xác nhận sẽ như thế nào. Mẫu có thể được chuẩn bị độc lập, vì không có mẫu được phê duyệt đặc biệt cho một thư kinh doanh như vậy.
Nó nên được phát hành trên tiêu đề của tổ chức gửi. Nếu công ty không có, thì có thể sử dụng tem góc. Thông tin nên được đặt tuần tự:
- Đầu tiên, ở góc bên trái trong các cột đặc biệt cho biết số và ngày phù hợp với mục trong nhật ký đăng ký.
- Sau đó, bên phải cho biết chi tiết đầy đủ của người nhận (tên công ty và địa chỉ, vị trí và tên đầy đủ của người nhận).
- Một cụm từ quan trọng được viết dưới đây, trong đó có bản chất của thông điệp này.
- Phần chính bắt đầu với một lời kêu gọi đến người nhận. Nó là tốt hơn để làm điều này bằng tên và bảo trợ, và ngay từ đầu thêm từ "được tôn trọng".
- Hơn nữa, nói một cách rõ ràng, cần phải thông báo rằng các điều khoản của thỏa thuận được thực hiện.
- Sau đó, nên có những lời đánh giá cao.
- Bạn có thể kết thúc văn bản bằng cụm từ "Trân trọng."
Tài liệu được ký bởi người đứng đầu, phải được xác nhận bằng con dấu của tổ chức.
