Một tài liệu là một đối tượng hữu hình có chứa thông tin nhất định. Từ này có nguồn gốc Latinh và dịch là "bằng chứng, mẫu, bằng chứng." Hãy để chúng tôi xem xét thêm các loại tài liệu là gì. 
Thuật ngữ
Pháp luật có chứa một định nghĩa của một tài liệu. Theo nó, nó là một phương tiện vật chất của thông tin được ghi lại trong đó dưới dạng văn bản, hình ảnh, ghi âm hoặc kết hợp chúng. Hầu như tất cả các loại tài liệu có chi tiết riêng của họ. Bằng các yếu tố này, bạn có thể xác định phương tiện truyền thông. Nó được sử dụng để chuyển thông tin trong không gian và thời gian để lưu trữ và sử dụng tiếp theo. Định nghĩa này đặc trưng cho tài liệu theo nghĩa hẹp. Theo nghĩa rộng, các đối tượng khác nhau có thể hoạt động như một phương tiện lưu trữ. Ví dụ, tài liệu có thể được coi là sách, tác phẩm điêu khắc, v.v.
Các tính năng chính
Hiện nay, có nhiều loại tài liệu. Tất cả đều có chi tiết cụ thể, đặc trưng riêng. Tuy nhiên, tất cả chúng được thống nhất bởi một mục đích - chúng được sử dụng để truyền tải bất kỳ thông tin nào. Các hãng thông tin quan trọng nhất được coi là tài liệu công dân. Họ đóng vai trò là chứng chỉ để xác định một hoặc một người khác, cho biết họ thuộc về bất kỳ hiệp hội nào hoặc khả năng thực hiện một hoặc một hoạt động khác. Trong các hệ thống thông tin, một mặt, một tài liệu với tư cách là một đối tượng vật chất được đặc trưng bởi một phức hợp các giá trị thuộc tính của nó (chi tiết, thuộc tính), nghĩa là siêu dữ liệu của nó. Cùng với điều này, nội dung của thông tin hiện tại và cố định trong đó được mô tả. Điều này thường được thực hiện thông qua các chỉ mục hoặc mã. Ví dụ, các bác sĩ, khi điền vào một số tài liệu y tế, sử dụng mã thay vì từ. 
Công tác văn thư
Các loại tài liệu khác nhau có thể liên quan đến một vấn đề. Trong một số trường hợp, để đơn giản hóa công việc với chúng, chúng được kết hợp. Một bộ sưu tập các phương tiện dành riêng cho một chủ đề cụ thể được gọi là tài liệu. Trong quá trình sáng tạo và thiết kế, thông tin được ghi lại. Nó được thực hiện theo các quy tắc nhất định. Điều này đặc biệt đúng đối với các trường hợp khi tài liệu của doanh nghiệp được tạo. Một tổ chức phải có một người sẽ ghi lại thông tin trên phương tiện truyền thông. Bất kỳ, bao gồm các tài liệu chung của công ty, hoạt động như một nguồn thông tin này hoặc thông tin đó.
Nếu các quy tắc được thiết lập không được tuân theo, thông tin quan trọng có thể bị mất. Trong quá trình lập tài liệu, cần phải tính đến các tiêu chuẩn lập pháp hiện hành, tuân thủ các yêu cầu quốc gia để biên soạn và xử lý thông tin. Để thực hiện đầy đủ hơn các yêu cầu, các hướng dẫn và quy tắc đặc biệt được ban hành, và quy trình cho công tác văn thư được thiết lập. Vì vậy, các tài liệu kế toán được thực hiện theo PBU. Các quy tắc này thiết lập các yêu cầu cơ bản cho nội dung báo cáo. Để đơn giản hóa công việc, các hình thức tài liệu được phê duyệt ở cấp chính phủ được sử dụng. Việc sử dụng chúng là bắt buộc đối với tất cả các tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau.
Lớp học tài liệu
Tất cả những người mang thông tin này hoặc thông tin đó có thể được chia theo các dấu hiệu khác nhau. Vì vậy, theo nguồn gốc, tài liệu cá nhân và chính thức được phân biệt. Đầu tiên bao gồm một phương tiện lưu trữ được tạo ra bởi một người bên ngoài hoạt động chuyên nghiệp của mình. Tài liệu cá nhân bao gồm thư, nhật ký, hồi ký, v.v. Tất cả đều được tạo ra như một phần của quyền riêng tư của một người.Tài liệu chính thức là những tài liệu được biên soạn, thực hiện và chứng nhận theo cách phù hợp bởi một cá nhân hoặc pháp nhân.
Trong thể loại này, một nhóm các nhà cung cấp thông tin cá nhân được phân biệt. Cụ thể, bao gồm các tài liệu cho phép bạn xác định một người (giấy phép cư trú, hộ chiếu), chứng nhận giáo dục và chuyên môn của bạn (chứng chỉ, bằng tốt nghiệp), thâm niên, v.v. Dịch vụ văn phòng thường làm việc với các nhà cung cấp dữ liệu chính thức. Hầu hết chúng có liên quan đến quản lý. Chúng được tạo ra để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ như lập kế hoạch, tài chính, kế toán (tài liệu kế toán), mua sắm, kiểm soát, v.v. Trong các hoạt động hiện tại của công ty, phương tiện dịch vụ được sử dụng. 
Thể loại theo phương pháp
Tùy thuộc vào cách ghi thông tin, các tài liệu sau được phân bổ:
- Viết. Đây là một phương tiện văn bản, thông tin được ghi lại bằng các loại chữ khác nhau.
- Viết tay. Thông tin được nhập vào một tài liệu như vậy bằng tay.
- Văn bản. Trên các phương tiện như vậy có thông tin giọng nói được ghi lại bằng cách sử dụng bất kỳ hệ thống ghi hoặc ghi âm thanh.
- Điện tử. Những tài liệu này được tạo ra bằng máy tính.
- Máy đánh chữ. Dấu hiệu bằng văn bản được áp dụng cho phương tiện truyền thông như vậy bằng cách sử dụng các phương tiện kỹ thuật.
- Tốt thôi Tài liệu trong thể loại này minh họa thông tin bằng cách minh họa một đối tượng.
- Chụp ảnh - được tạo bằng cách sử dụng bộ tách sóng quang.
- Quay phim - tài liệu nghe nhìn hoặc hình ảnh.
Trong quản lý của các công ty, người vận chuyển thông tin văn bản được sử dụng được tạo ra bằng máy hoặc bản thảo, cũng như điện tử. Dịch vụ văn phòng thực hiện xử lý và lưu trữ của họ. Tài liệu cũng có thể là:
- Trắng. Trong các tài liệu như vậy, văn bản được viết mà không sửa hoặc sửa hoặc chuyển từ phương tiện khác.
- Dự thảo. Những tài liệu này phản ánh công việc của biên tập viên hoặc tác giả trên văn bản.
Tùy thuộc vào thái độ đối với bộ máy quản lý, các tổ chức phân biệt giữa phương tiện lưu trữ đến, nội bộ và gửi đi. Họ thường có số sê-ri riêng. 
Nội dung và hạn chế truy cập
Tùy thuộc vào số lượng câu hỏi mà văn bản bao gồm, các tài liệu đơn giản và phức tạp được phân biệt. Cái trước bao gồm, ví dụ, câu lệnh, chữ cái, v.v. Văn bản của họ đặt ra một câu hỏi. Tài liệu phức tạp có thể được gửi đến một số quan chức, bộ phận cấu trúc, tổ chức cùng một lúc. Những thứ này, đặc biệt, bao gồm các quyết định, quyết định, mệnh lệnh, hướng dẫn và những thứ khác. Một số trong số họ được sử dụng như các tài liệu pháp lý.
Chẳng hạn, hành vi điều tiết cục bộ của tổ chức - mệnh lệnh, chỉ dẫn. Trong số đó có tài liệu kỹ thuật. Ví dụ, nó có thể là quy định, tiêu chuẩn, hướng dẫn, v.v. Tùy thuộc vào các hạn chế truy cập, các tài liệu có thể không được phân loại, bí mật và để sử dụng chính thức. Cái sau có thể được sử dụng tự do nếu cần thiết bởi các nhân viên của công ty này. Để làm việc với các tài liệu bí mật, cần có sự cho phép đặc biệt. Việc sử dụng chúng được thực hiện theo các quy tắc được thiết lập. Nhiều người trong số họ cũng được sử dụng làm tài liệu pháp lý. Bí mật và phương tiện lưu trữ chính thức được đánh dấu bằng tem tương ứng.
Cách trình bày
Theo tiêu chí này, các tài liệu được chia thành:
- tiêu biểu;
- màn hình;
- cá nhân.
Sau đó, nội dung được trình bày dưới dạng một văn bản được liên kết. Tác giả (trình biên dịch, người thực thi) của các tài liệu riêng lẻ chuẩn bị một tuyên bố ban đầu liên quan đến một hoặc nhiều vấn đề để thực hiện một nhiệm vụ quản lý cụ thể. Phương tiện truyền thông như vậy là văn bản văn học. Tài liệu màn hình được phân biệt bằng cách trình bày chính thức.Họ sử dụng các cụm từ được chuẩn bị trước hoặc các đoạn văn bản lặp lại riêng lẻ và có những thiếu sót trong việc giới thiệu thông tin biến đổi. Các loại phổ biến nhất của các tài liệu đó bao gồm một chứng chỉ hoặc bảng câu hỏi.
Thông tin biến thường phù hợp với chúng bằng tay. Đối với thông tin vĩnh viễn, có các hình thức tài liệu đặc biệt. Ví dụ, nó có thể là thư cảm ơn tờ khai và như vậy. Tài liệu mẫu được sử dụng để ghi lại thông tin trùng lặp. Các văn bản được mô hình hóa. Ví dụ, nó có thể là tài liệu pháp lý (thỏa thuận, hợp đồng), hướng dẫn, quy tắc, v.v. Phương pháp đánh máy trong giấy tờ được sử dụng để soạn các dạng văn bản - mẫu (tiêu chuẩn). Trên cơ sở của họ, một số tài liệu đã được tạo ra. Văn bản mẫu được gọi là mô hình. Sau đó, các văn bản có nội dung tương tự được đặt ra trên cơ sở của nó. 
Mức độ xác thực
Tài liệu có thể là bản gốc, bản sao và bản sao. Bản gốc được gọi là một trường hợp duy nhất hoặc đầu tiên. Đây là, theo quy định, các tài liệu pháp lý, được chứng nhận bằng chữ ký của người được ủy quyền, đóng dấu phê duyệt, đóng dấu và chỉ số đăng ký. Bản gốc, không có lỗi, chứa thông tin xác nhận tính xác thực của nó. Vì vậy, các tài liệu pháp lý, ví dụ, chứa thông tin về tác giả, địa điểm, thời gian sáng tạo. Một bản sao được gọi là bản sao. Một tài liệu như vậy cũng có lực lượng pháp lý. Bản sao được phát hành khi bản gốc bị mất. Ví dụ, trong trường hợp mất sổ làm việc, người sử dụng lao động có nghĩa vụ cấp một bản sao cho nhân viên. Một bản sao đầy đủ hoặc một phần sao chép thông tin từ bản gốc. Một tài liệu như vậy không có lực lượng pháp lý. Một bản sao có được nó khi áp dụng các chi tiết có liên quan đến nó. Ví dụ, một bản sao giấy ủy quyền được chứng nhận bởi một công chứng viên có hiệu lực pháp lý.
Các tiêu chí khác
Tùy thuộc vào khoảng thời gian mà phương tiện thông tin có mặt trong tổ chức, họ phân bổ: tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, tạm thời (tối đa mười năm) và lưu trữ dài hạn (hơn 10 năm). Những hoặc những giai đoạn này được Lưu trữ Liên bang thiết lập và được cố định trong các danh sách tương ứng. Tùy thuộc vào phương thức truyền, họ phân biệt:
- Tin nhắn điện thoại.
- Điện thoại.
- Tin nhắn email.
- Điện tín.
- Thư.
- Tin nhắn fax.
Để chuyển một số, thiết bị văn phòng được sử dụng (ví dụ fax).
Bài tập truyền thông
Tài liệu, đã hiển thị (sửa chữa) thông tin này hoặc thông tin đó, cung cấp, do đó, tích lũy và bảo quản của họ, khả năng chuyển giao cho những người quan tâm, tái sử dụng. Người vận chuyển thông tin được coi là một trong những yếu tố thiết yếu của cấu trúc nội bộ của một tổ chức, tổ chức, công ty, thông qua đó sự tương tác của các đơn vị được đảm bảo. Dựa trên thông tin này hoặc thông tin đó, các quyết định khác nhau được đưa ra. Thông tin đóng vai trò là bằng chứng của việc thực hiện các đơn đặt hàng, một nguồn khái quát hóa, tài liệu cho hoạt động tìm kiếm và tham khảo. Một tài liệu trong công việc quản lý vừa là một đối tượng vừa là kết quả của lao động, vì quyết định được đưa ra được ghi lại, ghi lại trong đó. Nhiệm vụ của thư ký là giám sát an toàn, giao hàng kịp thời, phát hành phương tiện thông tin. Nếu công việc liên quan đến giấy hoặc tài liệu điện tử, thì các chuyên gia phải tuân thủ các yêu cầu được thiết lập khi chúng được soạn thảo.
Dấu hiệu chính
Các tham số bên ngoài của tài liệu bao gồm những tham số phản ánh kích thước và hình dạng của nó, phương pháp ghi, cũng như các yếu tố thiết kế. Tác giả là pháp nhân hoặc người sáng tác văn bản. Tài liệu có chứa một số yếu tố, được gọi là các vật dụng cần thiết. Cụ thể, chúng bao gồm:
- Tên.
- Điểm đến
- Các tác giả.
- Ngày tháng.
- Văn bản
- Nghị quyết.
- Chữ ký
- Con dấu phê duyệt, phê duyệt, và như vậy.
Các tài liệu khác nhau sử dụng các bộ chi tiết khác nhau. Một số có một số lượng hạn chế các yếu tố cần thiết. Số lượng chi tiết phụ thuộc vào mục đích sáng tạo, mục đích, yêu cầu đối với hình thức và nội dung của tài liệu, cũng như phương pháp ghi thông tin.
Mẫu
Nó là một bộ các chi tiết. Các hình thức được sử dụng cho một cụ thể loại tài liệu (đơn đặt hàng, đơn đặt hàng) được gọi là tiêu chuẩn. Nó được đặc trưng bởi một bộ chi tiết nhất định, được sắp xếp theo trình tự nghiêm ngặt.
Ví dụ, mẫu đơn bao gồm: người nhận, tác giả, tiêu đề tài liệu, văn bản, chữ ký cá nhân, ngày tháng. Một phương tiện lưu trữ được coi là một bản sao duy nhất. Tuy nhiên, các hoạt động của tổ chức được ghi lại và ghi lại trong tổ hợp của một số tài liệu. Họ hoặc nhóm của họ tương tác theo một cách nhất định và tương ứng với các chức năng quản lý. Tổng số các nhà cung cấp thông tin được kết nối với nhau theo tên, mục đích, đặc điểm, phạm vi phân phối, cũng như các yêu cầu thống nhất cho thiết kế của họ, tạo thành một hệ thống tài liệu. Hiện nay, trong doanh thu kinh doanh của các công ty, thông tin chính thức được đặt trên giấy và phương tiện điện tử.
