Tại bất kỳ doanh nghiệp nào, việc hạch toán tiền lương và lao động của nhân viên được thực hiện theo các tài liệu chính, được thực hiện và duy trì bởi dịch vụ nhân sự. Nếu các hoạt động của đơn vị này không được cung cấp đủ tốt, thì sự cố nghiêm trọng xảy ra trong công việc của toàn công ty. Hãy để chúng tôi xem xét thêm các tài liệu quản lý hồ sơ nhân sự là gì. 
Thông tin chung
Như đã đề cập ở trên, với tổ chức nhân sự không đủ năng lực, các vấn đề khác nhau phát sinh trong doanh nghiệp. Đặc biệt, sự chậm trễ trong việc thanh toán tiền lương, bồi thường nghỉ ốm và chuẩn bị kịp thời các giấy tờ để nộp cho cơ quan giám sát là có thể. Tất cả điều này dẫn đến sự suy giảm đáng kể trong hiệu quả tài chính của công ty. Tài liệu của dịch vụ nhân sự được điền theo các yêu cầu có trong Bộ luật Lao động. Kiểm soát tính đúng đắn của giấy tờ được thực hiện bởi cả thanh tra lao động và thuế. Một giám sát viên có thể đến bất kỳ văn phòng nào của công ty, bất kể loại hoạt động và loại hình sở hữu của nó, và yêu cầu các tài liệu nhân sự của tổ chức để xác minh. Thanh tra được trao các quyền hạn như vậy theo Luật Liên bang số 134.
Nhiệm vụ giấy tờ
Các hoạt động của dịch vụ nhân sự bao gồm tất cả các quy trình liên quan đến việc biên soạn và xử lý tài liệu theo các quy tắc được thiết lập. Nó được thực hiện để giải quyết một số nhiệm vụ quản lý. Chúng bao gồm, đặc biệt:
- Chuyển nhân viên sang công việc khác.
- Việc ký kết hợp đồng lao động và nhập học cho nhà nước.
- Tổ chức hoạt động nghề nghiệp công nhân.
- Khuyến khích nhân viên.
- Cung cấp cho nhân viên kỳ nghỉ.
- Chứng nhận nhân viên.
- Kế toán cho việc sử dụng thời gian cho công việc.
- Làm nhân sự.
- Thu hút nhân viên làm việc vào những ngày nghỉ và cuối tuần không làm việc.
- Sắp xếp du lịch.
- Sa thải khỏi công việc và chấm dứt hợp đồng.
- Việc áp dụng chế tài kỷ luật.
Tài liệu nhân sự để làm gì?
Mục đích chính của các chứng khoán này là đảm bảo tính minh bạch tối đa trong khuôn khổ quan hệ lao động. Hệ thống văn thư dựa trên các quy tắc và yêu cầu nhất định. Sự tuân thủ của họ đảm bảo sự ổn định của nhân viên và cho nhân viên hành chính của công ty - quản lý đơn giản hóa. Nhờ các quy định chính xác về phạm vi nhiệm vụ và quyền được cung cấp bởi các tài liệu nhân sự, lợi ích của tất cả những người tham gia quan hệ lao động được tôn trọng.
Các loại giấy tờ
Theo các chỉ tiêu của Bộ luật Lao động, các hình thức chính của tài liệu nhân sự như sau:
- Lịch trình nhân sự.
- Lịch nghỉ.
- Nội quy tại doanh nghiệp.
- Các tài liệu theo đó quy trình xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên, cũng như nhiệm vụ và quyền của họ, được thiết lập.
- Hướng dẫn và quy tắc cho OT. Bất kỳ nhà tuyển dụng phải cung cấp một môi trường an toàn cho nhân viên để thực hiện các hoạt động chuyên nghiệp của họ. Nhân viên nên được làm quen với các hướng dẫn bằng văn bản và các quy tắc với một chữ ký.
- Lịch trình thay đổi. Bộ luật Lao động quy định thời gian làm việc tối đa cho phép mỗi ngày. Trong quá trình làm việc theo ca, thời gian được tính đến bằng cách lên lịch trình phù hợp.
Các tài liệu nhân sự được liệt kê thường là đối tượng xác minh của các cơ quan quản lý. 
Nhân sự
Tài liệu nhân sự, bao gồm thông tin về nhân viên, được tạo ra trong quá trình làm việc của đơn vị với nhân viên.Những giấy tờ như vậy luôn được liên kết chặt chẽ với một nhân viên cụ thể của doanh nghiệp. Chúng phản ánh thông tin về hoạt động nghề nghiệp của nhân viên, trình độ, kết quả lao động, điều kiện nhập học của nhân viên, thời gian phục vụ, v.v. Các tài liệu này, đặc biệt, bao gồm:
- Giấy tờ hành chính xác nhận hoạt động lao động của một công dân.
- Thông tin và tài liệu giải quyết.
- Thư từ nội bộ chính thức.
- Sách / tạp chí đăng ký và kế toán.
Tài liệu của mỗi nhóm có chi tiết cụ thể của riêng họ. Chúng được dành cho các mục đích khác nhau, được phát triển, có hiệu lực, được phê duyệt theo thứ tự thích hợp.
Giấy tờ hành chính
Danh mục này bao gồm các đơn đặt hàng và đơn đặt hàng từ cấp trên. Với sự giúp đỡ của nhà lãnh đạo của họ thực hiện thẩm quyền quản lý doanh nghiệp, được quy định trong Điều lệ của công ty. Đơn đặt hàng được chia thành hai nhóm. Việc đầu tiên bao gồm các hành động về các hoạt động chính của công ty. Họ, đặc biệt, là đơn đặt hàng về các vấn đề sản xuất, thủ tục chứng nhận, hướng dẫn và như vậy. Trong nhóm thứ hai là đơn đặt hàng về nhân sự. Chúng bao gồm các hành vi sa thải, tuyển dụng, chuyển nhượng, cấp phép nghỉ, xử phạt kỷ luật, ưu đãi. Các tài liệu của nhóm đầu tiên bao gồm các hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp và liên quan đến công việc của bộ phận nhân sự một cách gián tiếp. Một loại chứng khoán khác có liên quan trực tiếp đến các hoạt động của nhân sự. Đối với hầu hết các phần, đây là những tài liệu nhân sự thống nhất. Các hình thức của họ được phê duyệt bởi Ủy ban Thống kê Nhà nước. Các tài liệu phản ánh các hoạt động của nhân viên bao gồm:
- sổ làm việc;
- giấy chứng nhận việc làm;
- hợp đồng lao động;
- bản sao lệnh bãi nhiệm và tuyển sinh trong bang.
Những tài liệu này nhằm cung cấp minh họa đầy đủ nhất về kinh nghiệm làm việc của một nhân viên. Đến lượt anh ta, sẽ rất quan trọng cho mục đích cấp lương hưu cho anh ta trong tương lai và để tính các khoản trợ cấp tàn tật trong các hoạt động của anh ta tại doanh nghiệp. Bản sao đơn đặt hàng từ các nhà tuyển dụng khác làm cơ sở để thực hiện trong sổ ghi chép lao động về bán thời gian, đăng ký bản sao của nó.
Danh mục tính toán thông tin
Các tài liệu này được duy trì để ghi lại dữ liệu cá nhân của nhân viên, để củng cố thông tin liên quan đến các hoạt động công việc của họ. Trong số đó có mặt:
- thẻ cá nhân;
- bảng chấm công;
- bàn nhân sự;
- chuyện riêng tư.
Hầu hết trong số họ sử dụng các hình thức tiêu chuẩn. Các hình thức thống nhất của các tài liệu nhân sự đơn giản hóa rất nhiều quá trình điền chúng. 
Thư tín nội bộ
Nó được sử dụng tại doanh nghiệp để đăng ký các quyết định nhân sự được chấp nhận. Ví dụ: để thu hút trách nhiệm kỷ luật bất kỳ nhân viên phải có một lời giải thích từ anh ta. Nếu nhân viên được cho là được khuyến khích, cấp trên trực tiếp của anh ta sẽ gửi một bản đệ trình tương ứng cho giám đốc doanh nghiệp. Thư tín nội bộ đóng vai trò là một trong những lựa chọn cho việc trao đổi quan điểm chính thức giữa các nhân viên.
Sổ kiểm soát kế toán
Tạp chí đăng ký được thiết kế để tính đến các tài liệu nhân sự có sẵn (đơn đặt hàng, chứng chỉ, hồ sơ cá nhân, sổ làm việc). Mỗi giấy được gán một số cụ thể. Tạp chí cũng bao gồm ngày đăng ký của tài liệu. Kế toán đúng cho lực lượng chứng khoán hợp pháp. Điều này, đến lượt nó, cho phép bạn chứng minh một vị trí cụ thể trong tranh chấp lao động. Đăng ký và lưu trữ các tài liệu nhân sự của nhóm này được thực hiện bởi những người được ủy quyền. Công ty sử dụng nhật ký:
- Lệnh chuyển nhượng, sa thải, việc làm.
- Hợp đồng lao động.
- Đơn đặt hàng kỳ nghỉ.
- Giấy chứng nhận du lịch.
- Lệnh kỷ luật và phần thưởng.
- Phân công công việc.
- Đơn đặt hàng trên các chuyến đi kinh doanh.
- Hành vi địa phương.
- Sách lao động và chèn thêm cho họ.
- Giúp đỡ
- Tờ bệnh viện.
- Tai nạn tại doanh nghiệp.
Một số ví dụ về các tài liệu nhân sự được phê duyệt ở cấp liên bang, trong khi các ví dụ khác được phát triển bởi chính công ty.
Có phải tất cả các giấy tờ cần thiết?
Điều kiện trên các tài liệu nhân sự được chia thành ba loại:
- Tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của công ty.
- Đề nghị.
- Bắt buộc.
Sau này phải được duy trì bởi tất cả các doanh nghiệp, không có ngoại lệ, bất kể số lượng nhân viên, loại hình hoạt động, tình trạng pháp lý. Những tài liệu này được chỉ định trực tiếp hoặc gián tiếp trong Bộ luật Lao động. Ví dụ, sự cần thiết phải đưa ra các quy tắc của công ty theo các Điều 189-190, nhân sự - từ Nghệ thuật. 57. Giấy tờ đề xuất được thiết kế để tối ưu hóa nhân sự. Sự hiện diện hay vắng mặt của họ phụ thuộc vào quyết định của người đứng đầu. Tài liệu phụ thuộc vào chi tiết cụ thể của tổ chức sẽ là bắt buộc đối với một công ty cụ thể. Nếu công ty cung cấp các điều kiện làm việc có hại hoặc nguy hiểm, thì bắt buộc phải phát triển các quy tắc và hướng dẫn bổ sung. Ví dụ, nó có thể là Quy định về kiểm tra y tế thường xuyên, giao ban an toàn, v.v. 
Phục hồi giấy
Thông thường, khi một nhân viên nhân sự mới xuất hiện tại doanh nghiệp, anh ta gặp phải những khó khăn nhất định. Ví dụ, công ty có thể không có một hoặc các chứng khoán cần thiết khác. Không thể lập và thực hiện các tài liệu cần thiết trong một ngày. Trong trường hợp này, cần phải làm nổi bật quan trọng nhất và bắt đầu thiết kế của họ. Các chuyên gia khuyên trước hết nên bắt đầu tổng hợp lịch nghỉ và nhân sự. Sau đó, bạn nên kiểm tra tính sẵn sàng và tính chính xác của việc thực hiện hợp đồng, đơn đặt hàng cho việc chuyển nhượng, việc làm, nhãn hiệu trong sổ làm việc.
Nếu công ty không có sổ sách kế toán, họ cũng cần được lưu giữ. Tiếp theo, bạn cần đặt tất cả các thẻ cá nhân của bạn theo thứ tự. Tất cả các tài liệu được ghi ngày tại thời điểm thực hiện. Tuy nhiên, trong văn bản của mẫu, ví dụ, f. T-2, ngày thực sự được đặt xuống, đó là số khi nhân viên được thuê hoặc chuyển. Trong trường hợp này, bạn có thể liên hệ với bộ phận kế toán để được giúp đỡ và yêu cầu tài khoản cá nhân của nhân viên để làm rõ và xác minh thông tin. Trong quá trình phục hồi chứng khoán bị mất hoặc bị mất của một doanh nghiệp, người ta không nên quên về công việc hiện tại. Sau này, cần phải bắt đầu biên dịch, soạn thảo và thực hiện các hành vi địa phương bắt buộc. Thời gian lưu trữ cho tài liệu nhân sự được phê duyệt bởi Danh sách tương ứng. Tất cả các giấy tờ được liệt kê trong đó phải được gửi sau đó để lưu trữ.
