Điều quan trọng là mỗi nhà tuyển dụng phải biết những giai đoạn lưu trữ đơn đặt hàng cho nhân sự diễn ra. Xét cho cùng, sự an toàn của tài liệu là trách nhiệm mà mọi công ty đều đảm nhận. Nó không chỉ thu thập thông tin về nhân viên của nhân viên, mà còn đảm bảo lưu trữ của nó. Và không có thất bại. Chỉ không phải ai cũng biết tài liệu này ngụ ý gì. Và thậm chí nhiều hơn như vậy, nhiều người không hiểu các nguyên tắc lưu trữ và ghi lại đơn đặt hàng cho nhân viên. Tất cả các chi tiết liên quan đến những vấn đề này được trình bày dưới đây. Họ sẽ giúp hiểu được bao nhiêu và chính xác thông tin về nhân viên được lưu trữ, cũng như các tài liệu khác có thể được quy cho tài liệu nhân sự.
Cái gì đây
Bước đầu tiên là tìm ra những gì đang bị đe dọa. Đơn hàng là gì về mặt nhân sự? Rốt cuộc, trước khi bạn bắt đầu lưu trữ một cái gì đó, bạn cần phải hiểu đầy đủ những tài liệu bạn phải làm việc với.
Đơn đặt hàng nhân sự - Giấy tờ theo quy định quan hệ lao động giữa nhân viên và chủ nhân. Tài liệu này là tất cả những gì có thể chỉ ra các tệp và thông tin liên quan đến hoạt động. Tất cả các đơn đặt hàng được chia thành nhiều loại:
- Tài liệu lưu trữ dài hạn.
- Giấy tờ ngắn hạn.
- Đơn đặt hàng tạm thời.
Theo đó, mỗi loại có đặc điểm riêng. Do đó, trước khi bạn bắt đầu nghiên cứu lý thuyết về lưu trữ và tài liệu kế toán cho nhân sự trong công ty, bạn cần phải hiểu loại giấy này hoặc loại giấy đó thuộc về loại nào. Chỉ sau đó, nó sẽ có thể, mà không vi phạm các quy tắc được thiết lập, để thực hiện các quy trình nghiên cứu. Các giai đoạn duy trì cho các đơn đặt hàng nhân sự là gì? Mọi nhà tuyển dụng nên biết gì về thời điểm này?
Tài liệu dài hạn
Bây giờ là lúc để xem xét từng loại tài liệu được liệt kê trước đây. Người ta đã nói rằng điều này sẽ giúp hiểu đầy đủ bao nhiêu để giữ tài liệu. Nhưng kế toán cho tất cả các loại chứng khoán là như nhau. Do đó, câu hỏi thường đơn giản. Thời gian lưu trữ tài liệu nhân sự phụ thuộc trực tiếp vào loại giấy. Đầu tiên là đơn đặt hàng lưu trữ dài hạn. Không khó để đoán rằng chúng sẽ được nhà tuyển dụng tính đến và lưu trữ trong một thời gian dài. Chính xác là bao nhiêu? Thêm về điều này sau.
Những gì có thể được quy cho tài liệu này? Đây là những tài liệu mô tả mối quan hệ việc làm giữa người sử dụng lao động và cấp dưới, và cũng chỉ ra các yếu tố làm việc quan trọng. Những gì có thể được quy cho họ? Đây là:
- Một hợp đồng lao động với một đơn đặt hàng công việc.
- Tài liệu dịch thuật.
- Đơn đặt hàng về việc thiết lập một mức lương nhất định ở một vị trí cụ thể.
- Giấy chứng nhận xác nhận giải thưởng hoặc tiền thưởng của nhân viên.
- Giấy tờ về các chuyến công tác (dài, nước ngoài).
- Hồ sơ cá nhân.
- Các mẫu đơn điền vào trong khi làm việc.
- Ra lệnh.
Không phải bởi nhân viên
Bây giờ rõ ràng những tài liệu dài hạn. Điều duy nhất là lệnh thuê nhân viên là một tờ giấy, trong đó đề cập đến nhân sự. Nhưng có một ngoại lệ nhỏ cho quy tắc. Nó nên được ghi nhớ.
Bạn đang nói về cái gì vậy? Không phải tất cả các đơn đặt hàng việc làm, cùng với một hợp đồng lao động, là các đơn đặt hàng về nhân sự. Giấy tờ tương tự có một ngoại lệ. Có cái gọi là đơn đặt hàng cho hoạt động chính. Chúng bao gồm những điều sau đây:
- Một hợp đồng lao động với một trật tự thích hợp.
- Thay đổi trong thỏa thuận lao động (ví dụ để chuyển sang vị trí khác).
- Tài liệu về việc sa thải khung.
Cần lưu ý rằng đối với hoạt động chính, các chứng khoán này sẽ chỉ được xem xét liên quan đến các cá nhân. Thông thường, đây là những người điều hành công ty, cũng như kế toán, trưởng phòng, đại biểu. Những nhân sự này thường được quy định trong điều lệ của công ty. Quy tắc này nên được ghi nhớ nếu nhà tuyển dụng muốn tìm hiểu các điều khoản để lưu trữ đơn hàng trên nhân sự là gì. Không phải tất cả các tài liệu thuộc loại này.
Lưu trữ ngắn hạn
Tiếp theo, bạn cần hiểu những gì có thể được quy cho các giấy tờ lưu trữ ngắn hạn. Tất nhiên, một số loại kế toán đơn đặt hàng về nhân sự trong tình huống này sẽ được thực hiện. Nhưng sau một thời gian ngắn các tài liệu như vậy sẽ bị hủy. Những gì có thể được quy cho thể loại này? Tài liệu lưu trữ ngắn hạn được gọi là đơn đặt hàng, điều chỉnh kịp thời hiệu suất của một nhân viên của một hoạt động lao động cụ thể. Đó là, đây không phải là những tài liệu nghiêm trọng như giấy tờ về việc sa thải hoặc hợp đồng lao động. Cụ thể hơn, chúng ta có thể phân biệt:
- Đơn đặt hàng kỳ nghỉ.
- Hướng dẫn trong những chuyến đi ngắn.
- Tài liệu chỉ ra một loạt các hành động kỷ luật.
- Lệnh gửi nhân sự để đào tạo hoặc tiếp tục các khóa học giáo dục.
Nhưng đó không phải là tất cả. Quy tắc lưu trữ cho các tài liệu nghiên cứu có nhiều tính năng và sắc thái. Ngoài các tùy chọn đã được xem xét, người ta có thể phân biệt lưu trữ tạm thời và vĩnh viễn. Những trường hợp này không quá phổ biến.
Tạm thời và vĩnh viễn
Tài liệu tạm thời là bất kỳ đơn đặt hàng và hướng dẫn không đóng một vai trò quan trọng cho công việc. Thông thường chúng quan trọng ở một điểm nhất định. Và sau khi không còn cần thiết, chúng bị phá hủy. Ngoài ra còn có đơn đặt hàng để lưu trữ vĩnh viễn. Thông thường, chỉ có các hồ sơ cá nhân của người quản lý và các quan chức khác được quy định trong điều lệ của công ty có thể được phân biệt với các giấy tờ về nhân sự. Kế toán và lưu trữ các tài liệu đó được thực hiện trên cơ sở liên tục. Và nó bị phá hủy chỉ sau khi đóng cửa công ty.
Lâu rồi
Các giai đoạn duy trì cho các đơn đặt hàng nhân sự là gì? Người ta đã nói rằng rất nhiều phụ thuộc vào loại chứng khoán trong câu hỏi. Có tài liệu để lưu trữ lâu dài. Nó nên được hệ thống hóa và tính đến theo các quy tắc được thiết lập. Và các tài liệu như vậy được lưu trữ trong một thời gian dài.
Cho rằng chỉ một số công ty có thể làm việc trong một thời gian dài sau khi mở, chúng tôi có thể nói rằng giấy lưu trữ dài hạn không nên bị phá hủy trên cơ sở liên tục. Tại sao? Thực tế là các đơn đặt hàng nhân sự của thể loại này được lưu trữ trong 75 năm. Và chỉ sau giai đoạn này, bạn có thể làm sự hủy diệt. Chỉ một số công ty quản lý để làm việc nhiều hơn thời gian quy định.
Nó có ngắn không
Và thời gian lưu trữ cho các tài liệu nhân sự được phân loại là ngắn hạn là gì? Tài liệu như vậy vẫn có thể trải qua giai đoạn phá hủy mà không đóng cửa hoặc thanh lý tổ chức. Tài liệu ngắn hạn thường được lưu trữ trong 5 năm. Trong một số trường hợp (nếu được quy định trong điều lệ) - 10. Nhưng không còn nữa.
Về kế toán và lưu trữ
Có bao nhiêu đơn đặt hàng nhân sự được lưu trữ? Trả lời câu hỏi này không khó. Bây giờ bạn có thể chú ý đến các quy tắc kế toán cho các tài liệu này. Đây cũng là một điểm quan trọng mà mọi nhà tuyển dụng nên biết. Rốt cuộc, nếu có bất kỳ giấy tờ nào được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định, bạn phải bằng cách nào đó giữ một bản ghi về những điều này, nếu không bạn có thể mất các đơn đặt hàng quan trọng.
Bây giờ có một số loại lưu trữ tài liệu. Trong bất kỳ công ty, họ phải được thực hiện. Bây giờ các công ty phải tạo ra danh sách kế toán đặc biệt cho chứng khoán của họ về nhân sự ở cả dạng giấy và dạng điện tử.Nhân tiện, thứ hai có thể bị bỏ qua. Nhưng hình thức trình bày giấy thường được chấp nhận là phải. Nhưng làm thế nào để thực hiện kế toán? Các nguyên tắc cho các phiên bản điện tử và vật liệu là như nhau. Về họ hơn nữa.
Nguyên tắc kế toán cơ bản
Vì vậy, kế toán cho các đơn đặt hàng về nhân sự là một vấn đề có trách nhiệm và được điều chỉnh bởi các tiêu chuẩn thường được chấp nhận. Tất cả các tài liệu nhân sự được yêu cầu phải được đăng ký. Nếu điều này không được thực hiện, bạn không thể lưu trữ giấy này hoặc giấy kia. Không đăng ký - không có tài liệu. Quá trình này có nghĩa là gì?
Đăng ký đơn đặt hàng về nhân sự là việc chuyển các chi tiết được viết trên các tài liệu thành các mẫu tài liệu chuyên ngành với việc gán một số tiếp theo và ngày phê duyệt giấy như đã ghi. Đó là, với một diễn giải trên giấy và với một bản điện tử, cần phải chỉ định một chỉ định kỹ thuật số cho mỗi đơn hàng. Và cũng viết nó dưới dạng này hay dạng khác. Đây là một mục bắt buộc.
Dữ liệu được ghi lại trong sổ đăng ký đơn đặt hàng cho nhân sự. Ngoài ra, mục nhập diễn ra trong cơ sở dữ liệu và lưu trữ điện tử. Đây là cách duy nhất để ghi lại đầy đủ và lưu trữ tài liệu. Các công ty cung cấp cho sự lựa chọn miễn phí của các hình thức để lưu tài liệu. Điều lệ nên có các quy tắc theo đó tất cả các đơn đặt hàng (hoặc bất kỳ đơn đặt hàng cụ thể nào) được lưu trữ cả trong phiên bản giấy và điện tử. Điều đáng chú ý là đoạn đầu tiên thường là bắt buộc. Nó là một tài liệu vật liệu có thể xác nhận một đơn đặt hàng cụ thể.
Tạp chí đặt hàng
Thực hành phổ biến nhất về ghi chép và lưu trữ tài liệu là sổ đặt hàng do công ty cấp cho nhân sự. Tài liệu này là một cuốn sổ nhỏ. Nó chứa số lượng đơn đặt hàng, cũng như dữ liệu chính của họ (chi tiết). Ví dụ, tên và ngày phê duyệt. Tạp chí đơn đặt hàng ghi lại giấy lưu trữ vĩnh viễn, dài hạn và ngắn hạn. Nhưng nếu chúng ta đang nói về tài liệu tạm thời, thì nó không nên được nhập vào một cuốn sổ như vậy. Trừ khi công ty cung cấp một điều lệ cho một tạp chí riêng biệt, dành riêng cho các đơn đặt hàng tạm thời. Nó được lấp đầy đến tận cùng. Ngay khi bảng trống kết thúc, bạn phải nhập một tài liệu kế toán mới đang hoạt động. Cái cũ được nộp và gửi để lưu trữ. Nhân tiện, đây là một bài báo về kế toán không đổi.
Lưu trữ
Bất kể đơn hàng nào mà nhân viên đang nói đến, mỗi công ty đều cung cấp cho việc lưu trữ tài liệu lưu trữ. Đây là hình thức kế toán giấy phổ biến nhất. Và tất cả bọn họ. Không nhất thiết phải có trong nhân sự. Tất cả dữ liệu được gửi đến kho lưu trữ sau khi chúng không còn cần thiết. Hoặc những người đã được thực hiện. Ví dụ hồ sơ cá nhân của nhân viên. Ngay khi ký lệnh bãi nhiệm cũng như trường hợp được đóng lại, nó phải được gửi đến kho lưu trữ để lưu trữ trong một khoảng thời gian xác định. Có một số loại sắp xếp dữ liệu, nhưng nhiều hơn về điều đó sau.
Để bắt đầu, cần lưu ý rằng tài liệu lưu trữ có thể được trình bày dưới dạng giấy (bắt buộc), cũng như điện tử. Bất kể điều này, công ty chọn các nguyên tắc tổ chức thông tin được lưu trữ. Dữ liệu lưu trữ có một hàng tồn kho. Nó cung cấp một danh sách ngắn của tất cả các tài liệu được lưu trữ. Lưu trữ tài liệu lưu trữ là hình thức ghi dữ liệu thuận tiện nhất. Nó được sử dụng cả trên giấy và dưới dạng điện tử. Cần lưu ý rằng các tài liệu tạm thời không được lưu trữ. Chúng được gắn vào các chứng khoán chính, và sau đó bị phá hủy. Nên gửi tất cả các đơn đặt hàng lưu trữ tạm thời đến một nơi riêng biệt và không kết hợp chúng với các đơn hàng dài hạn hoặc ngắn hạn.
Mẹo hệ thống hóa
Thời gian lưu giữ tài liệu nhân sự là dễ hiểu. Thông thường nó là 5 và 75 tuổi. Nhưng đó không phải là tất cả. Cần chú ý đặc biệt đến tài liệu lưu trữ.Sau khi đăng ký đơn hàng, cũng như đặt nó vào kho lưu trữ, cần phải hệ thống hóa tất cả các dữ liệu có sẵn bằng cách nào đó. Đối với mục đích này, các công ty sử dụng một số nguyên tắc:
- Lưu trữ tài liệu trong các thư mục riêng biệt với việc phân chia thành các tài liệu ngắn hạn và dài hạn. Bạn không nên xếp tất cả các giấy tờ lại với nhau.
- Hệ thống hóa theo năm, tháng và ngày. Mỗi thư mục với các tài liệu là đơn đặt hàng của một khoảng thời gian nhất định. Bên trong, tất cả các giấy tờ được đặt ra có tính đến đăng ký của họ trên tạp chí kế toán (trong nhiều tháng và ngày). Do đó, nhiệm vụ tìm kiếm một tài liệu cụ thể được tạo điều kiện.
- Sử dụng vị trí theo số thứ tự có tính đến thứ tự chữ cái. Đã có trong mỗi thư mục, nên hệ thống hóa theo số thứ tự, cũng như bằng chữ in hoa.
Hết kế toán
Phải làm gì sau khi hết hạn lưu trữ tài liệu trong kho lưu trữ? Một dịch vụ đặc biệt trong công ty kiểm tra các giấy tờ. Sau đó, anh ta hệ thống hóa chúng và đưa ra những mệnh lệnh nhất định để tiêu diệt. Thông thường, các tài liệu hoặc bị đốt cháy hoặc chuyển qua máy hủy tài liệu. Trong mọi trường hợp, đơn đặt hàng không thể được ném đi. Đó là chính xác để tiêu diệt chúng. Để gán tài liệu cho một hoặc một loại khác, một ủy ban đặc biệt có liên quan. Cô đánh giá cao tầm quan trọng của các đơn đặt hàng, giao cho chúng một thời hạn sử dụng. Và chỉ sau đó chúng được đặt trong kho lưu trữ dưới hình thức này hay hình thức khác.
