Hồ sơ cá nhân của nhân viên: thiết kế mẫu

Nhân viên của bộ phận nhân sự phải có thông tin chính xác, đầy đủ và khách quan về tất cả các nhân viên của doanh nghiệp trong đội ngũ nhân viên của mình. Tài liệu của các hồ sơ cá nhân, trong đó có thông tin về các hoạt động nghề nghiệp của mỗi công nhân, được thu thập trong một loại hồ sơ. Tiếp theo, chúng tôi xem xét việc hình thành các tệp cá nhân của nhân viên tại doanh nghiệp được thực hiện như thế nào.

Thông tin chung

Hồ sơ cho nhân viên là cần thiết để hệ thống hóa các thông tin có sẵn, tóm tắt chúng ở một nơi. Hồ sơ cá nhân của nhân viên, mẫu sẽ được trình bày dưới đây, là một bộ giấy tờ liên quan đến:

• Việc làm.
• Quá trình khuyến mãi.
• Tuân thủ các quy tắc kỷ luật lao động.
• Chấm dứt quan hệ với người sử dụng lao động và khác.

Các loại nhân viên chính

Cần lưu ý rằng việc quản lý các tệp cá nhân của nhân viên là không bắt buộc liên quan đến tất cả các nhân viên. Một ví dụ là Luật Liên bang số 79. Nó quy định bắt buộc đăng ký hồ sơ cá nhân của nhân viên làm việc trong ngành dân sự. Đối với những người lao động khác, thủ tục lập hồ sơ có thể được xác định bằng các hành vi quy định có tính chất địa phương. Các tập tin cá nhân có thể được lưu giữ bởi các nhân viên sau:

1. Quản lý (người đứng đầu doanh nghiệp, đại biểu, trợ lý).
2. Người đứng đầu các bộ phận cấu trúc và đại biểu của họ.
3. Chuyên gia hàng đầu (chính).
4. Công nhân chịu trách nhiệm.
5. Nhân viên được bao gồm trong dự trữ nhân sự để chuyển đến các vị trí đặc biệt quan trọng.
6. Chuyên cung cấp các hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Lợi ích của việc lập hồ sơ

Cần lưu ý rằng tệp cá nhân của một nhân viên là một nguồn dữ liệu rất thuận tiện về mỗi công nhân. Trong một thư mục, tất cả các bản sao giấy tờ cá nhân của nhân viên, các đơn đặt hàng liên quan đến anh ta, v.v đều được thu thập. Điều này cho phép bạn thực hiện đầy đủ nhất đặc trưng cho nhân viên, để ghi nhận công trạng của anh ta hoặc ngược lại, bất kỳ hành vi vi phạm và lạm dụng nào của anh ta trong các hoạt động nghề nghiệp của anh ta tại doanh nghiệp.

Hành vi nội bộ của doanh nghiệp: hồ sơ cá nhân của nhân viên

Tài liệu được thu thập và biên soạn bởi các nhân viên khác nhau theo quyết định của quản lý. Nếu các thư mục có giấy tờ cá nhân được cho là dành cho tất cả nhân viên, thì nên tạo một hành động địa phương phù hợp. Ngoài ra, cần bao gồm một phần cung cấp cho nhu cầu mở tệp cá nhân của một nhân viên cho mỗi nhân viên toàn thời gian, bao gồm cả nhân viên kỹ thuật. Tại một số doanh nghiệp, các nhà quản lý thích phát triển một hành động riêng biệt sửa chữa tất cả các chi tiết cụ thể của việc biên soạn hồ sơ.

Các sắc thái chính

Bất kể hình thức quy định nào để lập hồ sơ cho nhân viên, khi làm việc với họ, bạn nên xác định:

1. Các loại nhân viên mà các tập tin cá nhân được nộp. Nó sẽ là tất cả các nhân viên hoặc chỉ các nhóm riêng biệt của họ. Ví dụ, nó chỉ có thể là người quản lý của tất cả các bộ phận quản lý.
2. Cách thức tập tin cá nhân của nhân viên được biên soạn. Mẫu phải bao gồm tất cả các phần và cột cần thiết trong đó thông tin về chuyên gia được nhập.
3. Các thành phần của các giấy tờ được thu thập trong hồ sơ. Đồng thời, nó được chỉ định những tài liệu nào được nộp dưới dạng bản sao và tài liệu nào là bản gốc.
4. Thứ tự biên soạn hồ sơ.
5. Quy tắc làm quen với nhân viên với giấy tờ về anh ta.
6. Thủ tục lưu trữ hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Là một hồ sơ cần thiết cho một công việc bán thời gian?

Điều này sẽ phụ thuộc vào việc nhân viên có chiếm một vị trí trong đó hồ sơ cá nhân của nhân viên là cần thiết hay không. Đồng thời, một hồ sơ mới thường được bắt đầu cho bộ định thời bên ngoài và đối với các thư mục bên trong, các tài liệu tương ứng được gửi vào các thư mục hiện có. Nếu doanh nghiệp quy định các hành vi bắt buộc về các vấn đề cá nhân trong các quy định pháp luật, thì họ cũng sẽ được đưa vào các công việc bán thời gian, theo quy trình đã được thiết lập.

Đối với người làm việc bán thời gian, hồ sơ được biên soạn theo các quy tắc chung được xác định tại mỗi doanh nghiệp cụ thể. Theo Nghệ thuật. 283 Bộ luật Lao động, một công dân, khi bổ nhiệm ông vào chức vụ đồng thời, xuất trình hộ chiếu hoặc tài liệu khác xác nhận danh tính của ông. Nếu vị trí này đòi hỏi kiến ​​thức đặc biệt, người sử dụng lao động có quyền yêu cầu chuyên gia tương lai xuất trình bằng tốt nghiệp hoặc tài liệu khác về giáo dục hoặc đào tạo (hoặc bản sao của nó, được chứng nhận hợp lệ). Khi nộp đơn cho một doanh nghiệp có điều kiện làm việc khó khăn hoặc nguy hiểm (có hại), người sử dụng lao động có thể yêu cầu một giấy chứng nhận về bản chất và điều kiện hoạt động tại nơi chính của nhân viên. Bản sao các tài liệu được gửi phải được nộp vào hồ sơ cá nhân.

Biên soạn ban đầu

Việc tạo các tệp cá nhân được thực hiện để phân nhóm một cách có trật tự các thông tin được ghi chép về nhân viên trực tiếp trong quá trình sửa chữa quan hệ lao động với họ. Việc biên dịch, theo quy định, được thực hiện trong một thư mục riêng cho mỗi nhân viên. Hình thức tiến hành các vấn đề cá nhân này được coi là cách thuận tiện nhất để tổ chức thông tin. Đồng thời, phải nhớ rằng không được phép tiếp nhận, xử lý và đính kèm thông tin hồ sơ cho thấy niềm tin chính trị, tôn giáo và các tín ngưỡng khác, đời sống riêng tư, thành viên trong các tổ chức công cộng, bao gồm cả công đoàn.

Yêu cầu cơ bản

Trong thực tế, khi biên dịch các tệp cá nhân, các tài liệu được đặt trong một thư mục. Trên bìa có dán số sê-ri được gán cho hồ sơ. Theo đó, hồ sơ cá nhân của nhân viên được đăng ký trong tạp chí kế toán (sổ sách) tương ứng. Yêu cầu này có trong Nghệ thuật. 695, đoạn b của Danh sách các giấy tờ mô hình lưu trữ được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương với một chỉ dẫn về thời gian lưu trữ. Sau khi nhân viên rời khỏi doanh nghiệp, hồ sơ của anh ta được xóa khỏi thư mục. Sau đó, tệp cá nhân được thực hiện để chuyển đến kho lưu trữ và gửi.

Tạp chí kế toán (sách) thông tin

Tài liệu này có thể chứa dữ liệu sau:

1. Số hồ sơ.
2. Họ và tên chuyên gia.
3. Số lượng hồ sơ ban đầu.
4. Ngày chuyển giấy tờ vào kho lưu trữ.
5. Thông tin khác được cung cấp chính sách đối nội doanh nghiệp.

Việc thực hiện ban đầu bao gồm một nhóm các giấy tờ làm chứng cho việc làm của một công dân, và sau đó tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt động nghề nghiệp của một nhân viên trong tổ chức.

Danh sách dữ liệu chủ

Trong luật, danh sách các tài liệu nên được bao gồm trong các tệp cá nhân không được xác định. Đối với công chức, nó được cung cấp rằng hồ sơ của họ chứa dữ liệu cá nhân và các dữ liệu khác liên quan đến việc nhập học vào dịch vụ, thông qua và sa thải. Thông tin cá nhân cũng bao gồm các thông tin cần thiết để đảm bảo các hoạt động của một cơ quan nhà nước. Hồ sơ cũng có chứa:

1. Danh sách nội bộ giấy tờ.
2. Phiếu đăng ký cá nhân hoặc mẫu đơn.
3. Tự truyện.
4. Bản sao:

• giấy tờ tùy thân;
• Giấy chứng nhận bảo hiểm;
• TIN (nếu được cung cấp bởi một nhân viên);
• giấy chứng nhận đăng ký quân sự cho các bản ghi chép và công dân theo dự thảo;
• chứng khoán xác nhận các chuyên gia về quyền khấu trừ thuế, được quy định trong nghệ thuật. 218 Mã số thuế;
• giấy chứng nhận thiết lập mức độ hạn chế khuyết tật, khuyết tật (khi được cung cấp bởi một chuyên gia);
• đơn đặt hàng (đơn đặt hàng) khi nhập học vào nhà nước;
• mô tả công việc;
• một thỏa thuận về chấp nhận trách nhiệm pháp lý (nếu vị trí quy định cho nó);
• hợp đồng lao động (nếu bản gốc được lưu trữ trong một thư mục riêng).

5. Giấy tờ liên quan đến quyền truy cập thông tin cấu thành bí mật được pháp luật bảo vệ (nếu việc thực hiện nhiệm vụ của chuyên gia liên quan đến việc sử dụng thông tin đó).

6. Kết quả kiểm tra y tế sơ bộ (kiểm tra), được thực hiện để thiết lập sự phù hợp về chuyên môn (trong trường hợp quy định của pháp luật).

Giấy tờ bổ sung

Trong quá trình làm việc chuyên gia, có thể gửi những điều sau đây vào hồ sơ cá nhân của anh ấy:

1. Bản sao các thỏa thuận với hợp đồng chính (hoặc bản sao của chúng).
2. Thông báo về những thay đổi trong điều kiện của hợp đồng lao động theo sáng kiến ​​của người sử dụng lao động.
3. Bản sao:

• báo cáo và ghi chú giải thích, tuyên bố và kiến ​​nghị của nhân viên về các vấn đề khác nhau;
• lệnh (lệnh) về việc chuyển một nhân viên sang một hoạt động (vị trí) khác, về việc loại bỏ các biện pháp trừng phạt kỷ luật, khuyến khích, chấm dứt hoạt động tại doanh nghiệp;
• sổ lao động.

4. Kết quả kiểm tra y tế định kỳ (bắt buộc).

5. Tài liệu chứng nhận (nếu vị trí yêu cầu các biện pháp này).

6. Các tài liệu khác liên quan đến hoạt động của chuyên gia trong doanh nghiệp.

Ảnh chuyên gia

Cô cũng có mặt trong hồ sơ cá nhân. Thông thường, một bức ảnh 4x6 được sử dụng. Trên lưng nó được viết tên đầy đủ nhân viên. Nên thay đổi ảnh ít nhất 5 năm một lần hoặc khi đạt đến một độ tuổi nhất định. Vấn đề này được quy định theo quyết định của các cơ quan chức năng.

Thay đổi chi tiết

Nhân viên công nhân chịu trách nhiệm chuẩn bị và tiến hành kinh doanh nên theo dõi tình trạng của họ và cập nhật thông tin kịp thời. Không cần phải sửa đổi bảng câu hỏi hoặc bảng đăng ký, cũng như yêu cầu một chuyên gia để điền lại giấy. Tất cả các điều chỉnh được thực hiện bằng cách vẽ lên các hành vi cá nhân. Chúng được gọi là bổ sung cho một phần cụ thể (ví dụ, ngoài bản câu hỏi). Theo quy định, chúng được trình bày dưới dạng bảng. Việc phát triển các hình thức phù hợp là theo quyết định của người sử dụng lao động.