Trong quá trình hoạt động, các pháp nhân thường đưa ra quyết định về các vấn đề được gửi tới một cuộc họp chung, trong đó người sáng lập, cổ đông, người đứng đầu đơn vị, cũng như đại diện của các bên là đối tác kinh doanh có thể tham gia. Trong tình huống như vậy, các nhiệm vụ sẽ được giải quyết tại cuộc họp được soạn thảo bằng cách sử dụng một hình thức như biên bản của cuộc họp chung. Đây là một tài liệu khá cụ thể, trong một hình thức ngắn gọn phản ánh quá trình của toàn bộ sự kiện, và cũng có thể chứa một bản tóm tắt ngắn gọn về thông tin được trình bày.
Các vấn đề được giải quyết trên cơ sở biên bản của đại hội
Biên bản của cuộc họp chung là cần thiết để giải quyết các vấn đề khác nhau là một phần không thể thiếu của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Với sự giúp đỡ của tài liệu này, những thay đổi trong thành phần của người sáng lập hoặc cổ đông, phát hành cổ phiếu, tổ chức lại hoặc thanh lý doanh nghiệp có thể được thực hiện.
Trong các vấn đề cần có quyết định tập thể, giao thức của cuộc họp chung phải được sử dụng. Mô hình biên dịch giống nhau cho tất cả các sự kiện như vậy trong cùng một tổ chức. Do đó, là một phản ánh của hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, tài liệu này có ý nghĩa pháp lý quan trọng.
Biên bản của cuộc họp chung, một mẫu tổng hợp và các quy tắc áp dụng cho nội dung của nó được thiết lập bởi các hành vi lập pháp khác nhau của Liên bang Nga. Do đó, cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu đã được thiết lập để thực hiện, vì các cơ quan quản lý trong quá trình kiểm tra có quyền vô hiệu hóa các quyết định của pháp nhân trên cơ sở các vi phạm hiện có và không tuân thủ các yêu cầu cơ bản đối với giao thức.
Yêu cầu pháp lý để đăng ký
Biên bản cuộc họp chung của các thành viên tham gia các hoạt động kinh tế của tổ chức phải được rút ra không quá 15 ngày kể từ ngày tổ chức. Tài liệu được chuẩn bị trùng lặp và phải chứa một bộ dữ liệu cụ thể:
- Ngày và địa điểm họp.
- Số phiếu thuộc sở hữu của những người tham gia.
- Tổng số phiếu bầu cho người tham gia vắng mặt.
- Họ và tên của chủ tịch cuộc họp.
- Các thành phần của đoàn chủ tịch.
- Chương trình nghị sự.
Theo quy định, biên bản chỉ ra dưới dạng tóm tắt các vấn đề chính được đưa ra để thảo luận và bỏ phiếu, và kết quả đã được phê duyệt.
Mục đích giao thức
Biên bản cuộc họp chung - đây là một tài liệu phác thảo quá trình đưa ra bất kỳ quyết định nào xác định hướng của pháp nhân, gọi chung. Tất cả các hình thức và loại giao thức đều nhằm mục đích ghi lại các quyết định của các cơ quan đại học. Giao thức cũng được soạn thảo trong các cuộc họp kinh doanh, các cuộc họp ủy ban, đàm phán, các cuộc họp có chủ ý. Mục đích của giao thức là ghi lại các quyết định và thỏa thuận chung.
Bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào cũng nên sử dụng các phương pháp ra quyết định cấp trường và có thể rút ra chính xác biên bản cuộc họp của họ. Tầm quan trọng của việc ghi lại các quyết định được thông qua hợp pháp là một trợ giúp tốt cho việc thực hiện đúng các hoạt động của họ bởi một thực thể pháp lý.
Nếu người sáng lập hoặc giám đốc của công ty đưa ra quyết định duy nhất liên quan đến việc tiến hành các hoạt động kinh doanh, một cuộc họp có chủ ý nhất thiết phải được nhóm lại để đưa ra quyết định quan trọng về công ty.Do đó, việc xem xét các quyết định và các vấn đề mới nổi như vậy được ghi lại trong biên bản cuộc họp chung.
Thủ tục quan trọng
Quá trình biên dịch giao thức bao gồm một số giai đoạn:
- Xác định và chuẩn bị chương trình nghị sự.
- Vẽ lên và chuẩn bị các tài liệu cần thiết.
- Thông báo của tất cả những người tham gia về địa điểm của cuộc họp chung.
- Phân phối thông tin cần thiết cho người tham gia để chuẩn bị cho chương trình họp, bao gồm một số vấn đề của nó.
Trước khi bắt đầu đàm phán, cần phải ghi lại dữ liệu đăng ký của những người tham gia cuộc họp trong giao thức. Với mục đích này, một danh sách tất cả những người tham gia được biên soạn, số lượng được yêu cầu tương ứng với số phiếu cần thiết để đưa ra quyết định hợp pháp.
Để tiếp tục ghi lại thông tin về các quyết định được đưa ra và tiến trình của cuộc họp chung, các phương tiện kỹ thuật hiện đại của âm thanh hoặc ghi video được sử dụng, được sử dụng để ghi tốc độ và xử lý tất cả các bài phát biểu và quyết định. Ngoài ra, cùng lúc với bản ghi âm, cần phải soạn thảo bản thảo biên bản bằng văn bản trong suốt cuộc họp. Hãy chắc chắn để chỉ ra danh sách các tài liệu tham gia vào việc gửi câu hỏi để bỏ phiếu hoặc thảo luận. Đây là những báo cáo, dự án, tài liệu tham khảo được sử dụng trong cuộc họp chung.
Quy tắc đăng ký
Biên bản cuộc họp chung của chủ sở hữu hoặc người tham gia phải được soạn thảo một cách thành thạo và tuân thủ đầy đủ các yêu cầu quy định của pháp luật của Liên bang Nga.
Theo nội dung của nó, tài liệu có thể vừa là chi tiết vừa là bản tóm tắt của cuộc họp. Tất cả các bài phát biểu diễn ra tại cuộc họp chung của cơ quan cố ý được hiển thị ở dạng đầy đủ. Các hình thức ngắn chỉ chứa thông tin về các diễn giả, chủ đề của bài phát biểu. Các hình thức ngắn được gọi là một sơ đồ giao thức. Hình thức soạn thảo giao thức được xác định bởi chủ tịch cuộc họp hoặc trong quyết định của trường đại học. Một biên bản mẫu của cuộc họp chung của những người tham gia được trình bày dưới đây.
Tài liệu này được soạn thảo tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn và yêu cầu của công việc văn phòng để làm cho các chi tiết phù hợp với GOST.
Nội dung của giao thức. Dữ liệu tổ chức
Biên bản cuộc họp chung, một mẫu đang được phát triển, nhất thiết phải chứa dữ liệu về tên đầy đủ của tổ chức, cũng như các chữ viết tắt được chấp nhận liên quan đến hình thức pháp lý (LLC, JSC, v.v.). Trong trường hợp này, tên phải tương ứng với tên được chỉ định trong điều lệ của doanh nghiệp và được nhập vào Sổ đăng ký nhà nước thống nhất, cũng như có một giải mã đầy đủ mà không cần sử dụng chữ viết tắt.
Nếu đây là giao thức của cuộc họp chung của LLC, mẫu được rút ra theo các quy tắc và tiêu chuẩn tương tự như đối với các tổ chức có hình thức sở hữu hợp pháp khác. Nó sửa vị trí của pháp nhân, được phản ánh dưới dạng hồ sơ về địa chỉ pháp lý của tổ chức và phải tương ứng với địa chỉ được nhập trong các tài liệu cấu thành, cũng như đăng ký trong Đăng ký nhà nước thống nhất.
Dữ liệu cuộc họp
Trong phần tiếp theo, sau khi chỉ định dữ liệu pháp lý phản ánh tên thực tế của địa điểm của doanh nghiệp, cần phải chỉ ra thông tin liên quan đến thời gian và hình thức của cuộc họp. Trước hết, loại cuộc họp chung được chỉ định, có thể là hàng năm, bất thường, có kế hoạch, v.v. Giao thức của cuộc họp chung của những người tham gia LLC theo luật hiện hành được xác định với tần suất ít nhất một lần một năm.
Hình thức họp
Hình thức của cuộc họp có thể được định nghĩa là:
- Sự hiện diện cá nhân của đại diện ủy quyền hoặc thành viên cổ đông.
- Hình thức tương ứng bằng cách thu thập tài liệu được gửi trước đó để làm rõ ý kiến về các vấn đề bỏ phiếu.
Ngày và địa điểm của cuộc họp của ban cố vấn cũng được đánh dấu, địa chỉ thực tế mà những người tham gia tập hợp được chỉ định.
Phần chính của giao thức
Chủ đề, các vấn đề mà cuộc họp được tổ chức được chỉ định. Trong trường hợp các cuộc họp hàng năm, luật xác định một số vấn đề phải được xem xét. Trong phần còn lại của cuộc họp, những người tham gia được tự do lựa chọn các chủ đề cần thiết để giải quyết.
Thời gian bắt đầu và kết thúc đăng ký của những người có quyền tham dự và tham gia thảo luận phải được chỉ định. Trong trường hợp này, người tổ chức hoặc thư ký thực hiện thủ tục đăng ký cho tất cả những người đến bằng cách thiết lập danh tính của những người có mặt và nhập những dữ liệu này trong phần Giao diện hiện tại của giao thức. Hãy chắc chắn để chỉ ra người tham gia, cũng như vị trí nắm giữ và số phiếu bầu của anh ta. Trong trường hợp của các công ty cổ phần, dữ liệu trên chứng minh nhân dân hoặc giấy ủy quyền cũng có thể được nhập vào.
Cũng trong phần này, thời gian khai mạc và kết thúc cuộc họp đại học, kết quả bỏ phiếu, được ấn định theo thời gian kiểm phiếu, được chỉ định.
Khi xem xét từng mục chương trình nghị sự, những điều sau đây sẽ được chỉ định:
- Số phiếu đủ điều kiện tham gia cuộc họp.
- Số phiếu bầu.
- Số lượng phiếu bầu cho các tùy chọn bỏ phiếu khác nhau.
- Các từ ngữ của các quyết định được thực hiện.
Tiếp theo là phần mà tất cả các điều khoản chính của các bài phát biểu đã được ghi lại, cũng như tên của những người đã nói về mỗi vấn đề. Thông tin được trình bày dưới dạng tóm tắt tạo nên một bản tóm tắt các bài phát biểu.
Phần cuối cùng
Sau khi lập biên bản cuộc họp chung của người sáng lập, cổ đông hoặc những người tham gia khác, chữ ký của chủ tịch, cũng như thư ký của cuộc họp sẽ được niêm phong. Ngày chuẩn bị của nó cũng được thiết lập, có thể không trùng với ngày của cuộc họp.
Nghị định thư và các cuộc họp đặc biệt
Một ví dụ thú vị khác của tài liệu này là biên bản cuộc họp chung của chủ sở hữu ngôi nhà hoặc hợp tác làm vườn. Các cuộc họp và ghi âm của họ được phân biệt bởi thực tế là những người tham gia có quyền bình đẳng và trong trường hợp nhiều người không xuất hiện, quyết định vẫn có thể được đưa ra trên cơ sở ý kiến của những người đến và tham gia giải quyết các vấn đề được đưa ra thảo luận. Trên cơ sở một giao thức như vậy, các thành viên còn lại của cổ phiếu nhà ở hoặc đối tác làm vườn có nghĩa vụ phải tuân theo các quyết định đã đưa ra, bất kể họ có tham gia cuộc họp này hay không.
Khi soạn thảo một tài liệu như vậy, nó thường chỉ ra thành phần của ủy ban kể lại. Cả những người được ủy quyền và những người được lựa chọn bằng cách bỏ phiếu từ những người tham gia có mặt có thể đóng vai trò là chủ tịch và thư ký của cuộc họp. Cách quản lý chung cư hoặc một quan hệ đối tác làm vườn được lựa chọn bởi cuộc họp chung của chủ sở hữu của khu dân cư hoặc đất. Các quyết định được đưa ra về các vấn đề này là ràng buộc đối với tất cả các chủ sở hữu.
Việc thực hiện biên bản cuộc họp chung đòi hỏi sự chú ý đặc biệt và một số kỹ năng tài liệu nhất định. Không được phép bỏ qua các quy tắc được thiết lập để thực hiện tài liệu này, vì đó là sự phản ánh tài liệu duy nhất về tính hợp pháp của các quyết định của cuộc họp cấp trường, rất quan trọng và cũng có lực lượng pháp lý lớn và được cung cấp trong thời gian kiểm toán cơ quan quản lý.
