Công việc của bất kỳ tổ chức nào, theo quy định, được liên kết với một số lượng lớn tài liệu. Đây là thư từ đến và các câu trả lời được gửi tới nó, các đơn đặt hàng và báo cáo khác nhau của nhân viên, hướng dẫn kỹ thuật và báo cáo kế toán. Tất cả đều yêu cầu kế toán và tối ưu hóa kịp thời. Một trong những lựa chọn để giải quyết vấn đề này là kiểm kê tài liệu.
Theo quy định của pháp luật
Chuyên gia tham gia vào công việc văn phòng tại doanh nghiệp biết rõ nhất kho tài liệu là gì. Trong năm, một lượng lớn giấy tờ đi qua nó. Tất cả chúng đều quan trọng, và mỗi cá nhân đóng một vai trò đặc biệt trong việc giải quyết vấn đề này hoặc vấn đề đó. Đơn giản là không thể vứt bỏ hành lý như vậy, vì mỗi giấy tờ này có một thời gian lưu trữ nhất định trong thời gian đó là hợp lệ và có thể có ích. Các tài liệu như vậy thường được gửi trong kho lưu trữ, nơi chúng là tất cả thời gian.
Bất cứ lúc nào, chúng có thể được lấy từ đó và được sử dụng như dự định. Trong Luật Liên bang về vấn đề lưu trữ, tháng 10 năm 2004, một danh sách tất cả có thể loại tài liệu và mỗi người trong số họ có một thời hạn cụ thể mà họ phải ở với chủ sở hữu. Nhưng làm thế nào để tính đến số lượng lớn giấy tờ nhận được để lưu trữ? Đối với điều này có một kho tài liệu. Nó được biên soạn bởi nhân viên chịu trách nhiệm lưu trữ, và là một bổ sung bắt buộc cho mỗi thư mục hoặc trường hợp được gửi để lưu trữ lâu dài.
Gửi giấy tờ quan trọng
Thư ký tại doanh nghiệp cũng thường vẽ một kho tài liệu. Điều này không có nghĩa là đăng ký thư đến hoặc đi. Đối với điều này, mỗi thư ký có một tạp chí đặc biệt. Ở đó, thời điểm nhận hoặc gửi thư được ghi lại tương ứng, cho biết ngày, người nhận và nhân viên điều hành. Hàng tồn kho trong một số trường hợp có thể nằm trong sự tương ứng như vậy.
Ví dụ, một tổ chức gửi một gói tài liệu đến địa chỉ. Họ có thể chỉ cần đặt trong một phong bì và ném vào hộp bằng cách dán tem. Đâu là sự đảm bảo rằng các giấy tờ sẽ đạt đến đầy đủ? Tất nhiên, nếu đây là những tờ rơi hoặc tờ rơi đơn giản, thì đừng lo lắng. Bất cứ lúc nào họ có thể được gửi lại. Nhưng đôi khi bạn phải gửi tài liệu nghiêm túc theo yêu cầu chính thức. Trong trường hợp này, ngoài các chứng khoán chính, một thư xin việc và hàng tồn kho nên được đính kèm trong gói, đây sẽ là một danh sách các tài liệu được gửi đến địa chỉ này.
Chuyển tài liệu
Nhân viên tham gia ký kết hợp đồng biết rất rõ hàng tồn kho tài liệu là gì. Bạn có thể dễ dàng tự làm một mẫu của nó.
Điều chính là bài viết này chứa tất cả các thông tin cần thiết:
- Tên của người gửi được viết ở góc trên bên trái, hoặc đóng dấu công ty.
- Bên phải là dữ liệu người nhận (tên công ty và tên đầy đủ của người đứng đầu).
- Dưới trung tâm là tên. Ví dụ, nó sẽ là một Danh sách các tài liệu được chuyển đến hợp đồng, số lượng và ngày tháng cũng phải được chỉ định.
- Hơn nữa, một bảng được biên dịch ngẫu nhiên, trong đó phải có ít nhất 4 cột (số theo thứ tự, tên của tài liệu, số và ngày, số bản sao, số tờ).
- Sau đó, một bản ghi cuối cùng được thực hiện về số lượng tài liệu được chuyển theo kho này. Bạn cũng phải tính tổng số tờ đính kèm.
- Ở dưới cùng của trang, một ghi chú được thực hiện về người đã chuyển và nhận các giấy tờ này với ngày, họ và vị trí.
Đây là danh sách tài liệu phổ biến nhất, một mẫu trong đó được bất kỳ nhân viên nào biết đến như mẫu bưu chính số 107. Các mẫu sẵn sàng có thể được lấy trước tại bất kỳ bưu điện nào để từ từ điền và kiểm tra chúng tại nơi làm việc.
Tiểu luận lưu trữ
Bất kỳ nhân viên của kho lưu trữ đều quen thuộc với danh sách các tài liệu trường hợp. Nó được thực hiện trong quá trình chuyển nhượng chứng khoán để lưu trữ. Tài liệu này không chỉ là nội dung của một thư mục cụ thể. Nó có thể bất cứ lúc nào để tìm thấy thông tin cần thiết trong số lượng lớn các giấy tờ.
Đơn đặt hàng, báo cáo và các khoản đầu tư khác được hệ thống hóa và tóm tắt trong một bảng, trong đó có sáu cột bắt buộc:
- Số sê-ri.
- Chỉ mục của một tài liệu cụ thể theo danh pháp.
- Ngày của nó (một trong những chỉ định lúc đăng ký).
- Tiêu đề (đặt hàng, thư, hợp đồng).
- Số tờ.
- Lưu ý
Bàn có thể khá lớn. Nhưng trong mọi trường hợp, vào cuối, một bản ghi cuối cùng phải được lập về số lượng tài liệu được liệt kê trong đó, cũng như tổng số trang được tính. Bây giờ, nhìn vào một thư mục như vậy, bạn có thể dễ dàng tìm thấy giấy mong muốn bằng các tham số cần thiết mà không cần thực hiện bất kỳ nỗ lực đặc biệt nào.
Các tính năng của hàng tồn kho
Danh sách nội bộ của các tài liệu đòi hỏi kiến thức đặc biệt và sự chú ý đặc biệt từ trình biên dịch của nó. Đôi khi lỗi thiết kế dẫn đến giấy chỉ đơn giản là bị mất trong một luồng thông tin khổng lồ. Không có chỗ, cô bay khỏi tầm mắt.
Ví dụ: kiểm tra theo lịch trình Thanh tra thuế cần một báo cáo vào năm ngoái, và nó đã được đệ trình với sự bất cẩn cùng với các tài liệu khác. Có một tình huống trong đó một nhân viên của doanh nghiệp không thể xác nhận thông tin này hoặc thông tin được cung cấp trước đó. Một sự hiểu lầm như vậy có thể dẫn đến việc phạt tiền đối với tổ chức và hình phạt cho nhân viên chịu trách nhiệm cung cấp thông tin và lưu trữ tài liệu. Số lượng tổn thất phụ thuộc vào tầm quan trọng của dữ liệu tìm kiếm. Để ngăn chặn điều này xảy ra, hồ sơ của các tài liệu phải được lưu giữ một cách thích hợp. Quá trình này, tất nhiên, rất phức tạp và tốn thời gian. Ngoài ra, cần phải tính đến nhiều giai đoạn và trình tự của thủ tục.
Hồ sơ cá nhân của nhân viên
Dịch vụ nhân sự của bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào cũng là một phần thông qua nhiều tài liệu khác nhau. Hầu hết chúng được tích lũy trong các tập tin cá nhân của nhân viên.
Chúng được lưu trữ tại chỗ cho đến khi sa thải, và chỉ sau đó được lưu trữ. Trong trường hợp này, nhân viên nhân sự phải lập một kho lưu trữ các tệp cá nhân. Điều đáng chú ý là trong luật pháp của Nga không có quy tắc nhất định liên quan đến việc chuẩn bị. Tất cả các quy tắc được lấy từ thời Xô Viết. Theo họ, một kho lưu trữ như vậy phải là một loại bảng gồm bảy cột:
- Số theo thứ tự.
- Chỉ số của một tài liệu cụ thể.
- Ngày
- Tiêu đề và tóm tắt của tài liệu.
- Số tờ.
- Ngày khi tài liệu được bao gồm trong tập tin.
- Lưu ý cho ghi chú đặc biệt.
Cuối cùng, tổng số tài liệu được liệt kê trong danh sách được tính toán. Tất cả điều này được thực hiện dưới chữ ký của nhân viên nhân sự cho biết ngày chuyển giao vụ án.
