Trong hầu hết mọi tổ chức, bất kể hình thức và số lượng nhân viên hợp pháp của nó (ngay cả khi chúng ta nói về các doanh nhân cá nhân), trong quá trình làm việc, một số lượng lớn các giấy tờ kinh doanh, thư, báo cáo thuế và thông tin khác được tích lũy trên phương tiện điện tử. Hầu như tất cả các doanh nghiệp đã hoạt động ít nhiều trong một thời gian dài, sớm hay muộn đều phải đối mặt với nhu cầu hệ thống hóa tài liệu lưu trữ của họ.
Một số tài liệu phải được bảo quản, và một số, ngược lại, đã đến lúc phải tiêu hủy. Nhưng thời gian lưu trữ cho các tài liệu kế toán là gì, sau đó chúng có thể được xử lý một cách an toàn? Thật vậy, khuôn khổ lập pháp của chúng tôi hiếm khi hạ thấp sự vi phạm các điều kiện như vậy, và do đó cần phải biết chúng.
Đó là tiết lộ về vấn đề này mà bài viết này được dành cho.
Làm thế nào để được
Cần lưu ý rằng nhiều tài liệu được cho là được lưu trữ trong ít nhất 75 năm và một số loại báo cáo thường được khuyến nghị không nên chạm vào trong toàn bộ công việc của công ty. Làm thế nào để được? Rốt cuộc, tôi muốn tuân thủ luật pháp đầy đủ, nhưng đồng thời không làm phức tạp cuộc sống của các nhân viên chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ lưu trữ!
Trước khi trả lời câu hỏi này, chúng tôi sẽ tự làm quen với các tài liệu quy định chính, bao gồm các yêu cầu cơ bản xem xét thời hạn sử dụng của chứng từ kế toán của tất cả các doanh nghiệp, bất kể hình thức pháp lý, quy mô và hướng hoạt động của chúng.
Quy định về lưu trữ tài liệu
Hãy xem xét các tài liệu quy định chính chi phối việc lưu trữ trong các tổ chức.
Thứ nhất, Luật Liên bang tháng 11 năm 2004 số 125-FZ. Đây là một tài liệu chung, nó quy định đầy đủ việc lưu trữ ở nước ta. Vì vậy, các quy định của ông nói về việc tổ chức quá trình bảo quản tất cả các tài liệu sản xuất và kế toán, về các phương pháp thu nhận và sử dụng tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, nó hợp pháp hóa các quy trình tương tác giữa các tổ chức lưu trữ và những công dân muốn sử dụng thông tin được lưu trữ ở đó.
Tất nhiên, các quy tắc cơ bản của nhóm đối với công việc của các tổ chức lưu trữ là một vai trò rất lớn. Chúng đã được chính thức phê duyệt và khuyến nghị sử dụng theo quyết định của Lưu trữ Liên bang, được thông qua vào ngày 02/06/2002. Bắt đầu tổ chức bộ phận lưu trữ trong tổ chức, chúng tôi khuyên bạn trước tiên nên tự làm quen với tài liệu này, vì nó hiển thị những điểm quan trọng và cơ bản nhất của loại hoạt động này.
Tài liệu khác
Để bảo quản bình thường các giấy tờ quan trọng, cũng cần biết danh sách các tài liệu lưu trữ tiêu chuẩn được tạo ra trong quá trình hoạt động làm việc của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đó là thời gian lưu trữ các tài liệu kế toán được chỉ định, và tài liệu này đã được phê duyệt theo một lệnh riêng của Bộ Văn hóa Liên bang Nga vào năm 2010. Số tài liệu là N 558. Từ tên của nó, rõ ràng là nó chứa một danh sách các chứng khoán chính được hình thành do kết quả của hoạt động kinh doanh hoặc các hoạt động khác của doanh nghiệp.
Di sản Liên Xô
Quy định về Tài liệu, được Bộ Tài chính Liên Xô công bố ngày 29 tháng 7 năm 1983, số 105, vẫn còn có liên quan. Trong khuôn khổ của điều khoản này, cả các điều khoản ban đầu về lưu trữ tài liệu và quy trình tạo, chấp nhận và sử dụng chúng đều được thiết lập.
Từ mã số thuế
Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy thông tin liên quan trong điều 23 của tài liệu tương ứng. Vì vậy, trong bài viết thứ tám, có một điều khoản xem xét riêng các giai đoạn lưu trữ tài liệu kế toán có thể được sử dụng để tích lũy và khấu trừ thuế. Chúng bao gồm các chứng khoán xác nhận việc nhận trực tiếp thu nhập, chi phí, cũng như các khoản thuế đã được trả theo hướng có lợi cho nhà nước.
Cuối cùng, những thông tin như vậy đã có sẵn trong Luật Liên bang 29 (số 402-ngày 6 tháng 12 năm 2011). Trong đó, bạn có thể tìm thấy thời gian lưu trữ tài liệu kế toán trong các tổ chức cho các doanh nghiệp thương mại.
Những gì nên được lưu trữ và trong bao lâu?
Không có gì đáng ngạc nhiên khi việc lưu trữ các giấy tờ kế toán điển hình được hình thành trong quá trình hoạt động của bất kỳ tổ chức nào (tất cả điều này nằm trong Danh sách nói trên) đặc biệt quan trọng. Giấy tờ thông thường được lưu trữ: 1 năm, 5 năm, 75 năm. Một số tài liệu (thông tin về việc lấy tiền với số lượng đặc biệt lớn) được yêu cầu lưu trữ vĩnh viễn.
Nhóm lưu trữ
Kiểm toán viên chuyên nghiệp nói rằng tất cả các tài liệu phản ánh hồ sơ kế toán có thể được chia thành bốn nhóm chính. Dưới đây là danh sách các giai đoạn lưu trữ cho các tài liệu kế toán:
- Giấy tờ cần được lưu giữ vĩnh viễn. Chúng bao gồm tất cả các báo cáo tài chính hàng năm, cũng như bất kỳ bằng chứng nào có được khi đăng ký với cơ quan thuế.
- Nhóm lưu trữ dài hạn (hơn 10 năm). Đây là những thông báo, tài liệu được ký bởi nhân viên khi đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân. Dữ liệu về chính đối tượng, đã đồng ý như vậy, sẽ có sẵn trong 75 năm.
- Loại tạm thời. Giả định rằng các giấy tờ của nhóm này nên được lưu trữ tối đa 10 năm. Chúng bao gồm hóa đơn, cũng như thư bảo lãnh.
- Giống thứ tư bao gồm tất cả các tài liệu trên, đã hết hạn, và do đó phải được xử lý.
Những vấn đề quan trọng
Quan trọng! Bạn cần biết rằng việc giảm thời hạn sử dụng bị nghiêm cấm, nhưng việc tăng thời gian này là cho phép. Nhưng điều này chỉ áp dụng cho những tổ chức thực hiện các hoạt động rất cụ thể.
Vì vậy, thời hạn sử dụng của các tài liệu kế toán trong LLC, được tham gia vào việc cung cấp các khoản vay tài chính cho người dân, bắt đầu từ 75 năm. Trong thực tế, các tổ chức kiểm tra lưu ý rằng các tài liệu đó nên có sẵn mọi lúc, vì trong trường hợp có bất kỳ khiếu nại nào (ví dụ từ phía những người thừa kế), chúng có thể cần được nâng lên ngay cả sau giai đoạn này.
Do đó, việc tổ chức danh pháp sẽ được sử dụng tại một doanh nghiệp cụ thể để tổ chức kinh doanh lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt. Bây giờ chúng tôi sẽ xem xét các yêu cầu cơ bản mà các tổ chức kiểm tra đưa ra cho các tổ chức cụ thể, tùy thuộc vào hình thức sở hữu hợp pháp của họ.
Nói chung, chúng không khác nhau về sự đa dạng, nhưng cũng có một số sắc thái. Theo quy định, chúng có liên quan đến mức thu nhập mà công ty nhận được.
LLC
Đầu tiên, hãy xem xét LLC. Vì doanh thu của các doanh nghiệp như vậy là khá đáng kể, nên các yêu cầu đối với họ chặt chẽ hơn. Thứ nhất, tất cả các báo cáo kế toán và thuế phải được lưu giữ ít nhất 75 năm. Ngoài ra, thời hạn sử dụng của các tài liệu kế toán trong LLC có thể được kéo dài vô tận trong các trường hợp mà chúng tôi đã xem xét ở trên.
Tài liệu cho các khu định cư với nhân sự nên được lưu giữ trong suốt quá trình làm việc của một người cụ thể trong tổ chức và trong ít nhất 10 năm kể từ ngày bị sa thải. Nếu nhân viên nghỉ hưu từ công ty cụ thể này, các tài liệu phải được lưu giữ vĩnh viễn, vì trong trường hợp khiếu nại liên quan đến quy mô của các khoản phí, họ sẽ cần phải được nâng lên trước.
Hóa đơn, các tài liệu khác chứng minh các khu định cư với nhà cung cấp và khách hàng thuộc nhóm thứ ba, và do đó phải được lưu trữ tối đa 10 năm. Như chúng tôi đã nói, báo cáo tài chính chung nên được giữ vĩnh viễn.
Doanh nhân cá nhân
Các yêu cầu cho loại công ty này ít nghiêm ngặt hơn nhiều, vì số lượng tài liệu được tạo ra có ít hơn nhiều. Vậy thời hạn sử dụng của chứng từ kế toán IP là gì? Hãy xem xét vấn đề này chi tiết hơn. Thứ nhất, tất cả các giấy chứng nhận đăng ký, báo cáo hàng năm cho cơ quan thuế. Thông tin này nên được lưu trữ vĩnh viễn trong suốt cuộc đời của một công ty cụ thể.
Tuy nhiên, nếu một doanh nhân không có nhân viên và anh ta giữ hồ sơ theo sơ đồ đơn giản hóa, thì tất cả các yêu cầu kết thúc ở đó. Tất nhiên, thời hạn sử dụng của các tài liệu kế toán IP trong trường hợp này là 75 năm, vì chỉ có các báo cáo hàng năm nằm trong số đó.
CSCSC
Vì hoạt động của các doanh nghiệp như vậy liên quan đến việc có được một khoản thu nhập đáng kể, cũng như các khu định cư với các cổ đông, nên các yêu cầu đối với các tài liệu được lưu trữ trong trường hợp này là nghiêm ngặt nhất. Nói chung, trong hầu hết các trường hợp, thời hạn sử dụng của chứng từ kế toán trong một công ty ít nhất là 75 năm. Tuy nhiên, có những trường hợp ngoại lệ.
Tất nhiên, tất cả thông tin về vốn ủy quyền, khối lượng tiền gửi, quy mô của điều lệ của những người sáng lập nên được lưu trữ trên cơ sở liên tục. Danh sách các tài liệu cũng phải được lưu trữ trong khoảng thời gian từ 75 năm trở lên bao gồm các tài liệu kế toán có thể được sử dụng bởi các tổ chức thuế: thông tin về lợi tức của tài sản, báo cáo quyết toán với cổ đông, cũng như phương tiện điện tử về dữ liệu thu nhập có sẵn vào các tài khoản của tổ chức các quỹ với số lượng đặc biệt lớn.
Thông tin về các khu định cư với nhân sự cũng được lưu trữ trong 75 năm. Các chứng từ khác (hóa đơn, thư bảo lãnh) có thời hạn lưu giữ lên tới 10 năm.
Tổ chức ngân sách
Và các giai đoạn lưu trữ các tài liệu kế toán trong tổ chức ngân sách? Theo quy định, không có yêu cầu đặc biệt cho việc này. Người ta tin rằng trong 75 năm chỉ nên giữ thông tin về báo cáo tài chính hàng năm và chứng khoán dành cho cơ quan thuế. Tất cả các tài liệu khác được lưu trữ lên đến 10 năm.
Các tính năng quan trọng
Nếu bạn làm quen với danh sách tất cả các luật và quy định có sẵn ở trên, bạn có thể ngạc nhiên: thời hạn sử dụng tiêu chuẩn của các tài liệu kế toán không vượt quá năm năm (Luật liên bang số 402)! Đồng thời, trong bài viết của chúng tôi, chúng tôi viết khoảng 10 năm trở lên. Làm thế nào điều này có thể được? Thật không may, trong trường hợp này có một sự xây dựng kém của khung pháp lý, khi các yêu cầu của pháp luật là trái với thực tế. Hãy để chúng tôi minh họa bằng một ví dụ.
Nếu bạn thậm chí là một thương nhân duy nhất đơn giản, bạn có thể dễ dàng gặp phải tình huống thanh tra thuế yêu cầu nộp các tài liệu đã hết hạn (theo các yêu cầu của pháp luật). Trong trường hợp của CJSC và LLC, doanh thu hàng năm có thể vượt quá hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm triệu rúp, việc không có một số chứng khoán không quan trọng có thể gây ra rắc rối lớn.
Ví dụ, thường yêu cầu giấy tờ xác nhận tính hợp pháp của yêu cầu phải thu. Không có gì bí mật rằng trong thực tế, thuật ngữ của nó có thể được ước tính gần mười năm. Theo luật, hai bộ chứng từ kế toán có thể đã bị hủy cùng một lúc. Nếu công ty thực sự xử lý chúng, nó có thể phải chịu chi phí lớn. Thế nào? Rất đơn giản.
Nếu công ty không thể cung cấp chứng khoán được yêu cầu, bạn sẽ phải tính toán lại thuế đối với lợi nhuận (mặc dù nó hoàn toàn không tồn tại), cũng như phải trả tiền phạt nặng.Nói một cách đơn giản, khi xác định thời gian lưu trữ, người ta không nên hướng dẫn quá nhiều bởi các yêu cầu của luật pháp (nghịch lý như nó có thể), nhưng bởi tầm quan trọng thực sự của một tài liệu đối với một công ty cụ thể.
Tất nhiên, thời hạn sử dụng của các tài liệu kế toán chính trong mọi trường hợp nên càng dài càng tốt, nhưng thậm chí nhiều hóa đơn trong một số điều kiện nhất định cần phải được lưu trữ trong kho lưu trữ trong hơn 15 năm. Nếu công ty có bất kỳ con nợ nào, hoặc nếu chính nó nợ ai đó, những giấy tờ đó phải được lưu trữ vĩnh viễn, bất kể các yêu cầu của Luật Liên bang và các nghị quyết.
Làm thế nào để xác định tầm quan trọng của tài liệu kế toán cho tổ chức?
Làm thế nào để hiểu những giấy tờ nào nên được đánh dấu trên nền tảng trước khi cần đến khi lưu trữ chúng, và những gì nên được thực hiện với chúng trong tương lai? Trong trường hợp này, luật sư chuyên nghiệp đề nghị kiểm tra riêng về giá trị của các tài liệu được lưu trữ.
Yêu cầu chính mà các thành viên của ủy ban nên được hướng dẫn không chỉ là giá trị của thông tin trong các giấy tờ được lưu trữ, mà còn là thiệt hại mà tổ chức có thể phải chịu nếu bị mất.
Vì vậy, cần phải tăng thời hạn sử dụng cho các tài liệu kế toán và tài chính sau: mọi hợp đồng và ước tính cho những công việc thậm chí về mặt lý thuyết có thể làm tăng giá trị của cả doanh nghiệp và các thành phần riêng lẻ; tất cả các giấy tờ và phương tiện điện tử liên quan đến mua sắm cạnh tranh; tất cả các tài liệu có thể được yêu cầu theo cách này hay cách khác trong trường hợp kiện tụng (thậm chí về mặt lý thuyết là có thể).
Ghi chú cho doanh nhân cá nhân
Vì có rất nhiều yêu cầu, và cách giải thích của họ trong các hành vi lập pháp và quyết định của tòa án rất đa dạng, quá trình lưu trữ giấy tờ trở nên đặc biệt khó khăn đối với các doanh nhân, vì một doanh nhân thường không có nền tảng pháp lý hoặc chuyên gia được thuê đặc biệt để giải quyết các vấn đề đó. Trong trường hợp này, cần liên hệ với các công ty luật trong trường hợp có tranh chấp, nếu họ dựa trên các tài liệu kế toán, các điều khoản và thủ tục không được nêu rõ trong luật.
Xin lưu ý: quá trình lưu trữ càng thành công và hoàn toàn, bạn sẽ càng gặp ít vấn đề hơn trong tương lai.
Yêu cầu đối với việc tổ chức lưu trữ trong công ty
Vì vậy, chúng tôi đã xem xét các thông tin cơ bản về thời gian. Nhưng làm thế nào để tổ chức lưu trữ tài liệu của tổ chức? Những phương pháp có sẵn?
Đầu tiên, bạn có thể tạo kho lưu trữ của riêng bạn. Trong trường hợp của các doanh nhân cá nhân và các LLC nhỏ, người quản lý doanh nghiệp hoặc một nhân viên được thuê đặc biệt thường trở thành nhà lưu trữ. Các kho lưu trữ trở thành một phòng chuyên dụng, hoặc thậm chí là một két sắt lớn.
Nhưng trong những năm gần đây, việc chuyển sang các công ty đặc biệt chuyên tạo và lưu trữ tài liệu lưu trữ đã trở nên phổ biến hơn nhiều. Họ có thể giúp cả hai tổ chức các cơ sở lưu trữ hiện có và tạo ra các cơ sở mới từ đầu. Trong trường hợp các công ty đặc biệt quan trọng để giữ các tài liệu đặc biệt có giá trị an toàn tuyệt đối, các công ty này có thể tổ chức lưu trữ của họ trong các hộp được bảo vệ đặc biệt và được bảo vệ đặc biệt.
Ưu điểm của phương pháp đầu tiên là bạn kiểm soát hoàn toàn các tài liệu của mình và giá rẻ của phương pháp này là hiển nhiên. Những nhược điểm bao gồm lỗ hổng của kho lưu trữ (không phải ai cũng có phương tiện để trang bị phòng chống cháy). Ngoài ra, không phải ai cũng có giáo dục pháp lý phù hợp cho việc tổ chức lưu trữ thích hợp.
Ưu điểm của phương pháp thứ hai bao gồm tổ chức lưu trữ lý tưởng, cũng như sự chuẩn bị pháp lý đầy đủ của nhân viên cơ quan. Mặt tiêu cực là xa sự kiểm soát hoàn toàn đối với việc lưu trữ quản lý công ty.
Vì vậy, chúng tôi đã kiểm tra thời hạn sử dụng của các tài liệu kế toán được quy định bởi các tiêu chuẩn lập pháp, cũng như các yêu cầu áp dụng cho các hình thức kinh doanh hợp pháp chính trong trường hợp này.
