Hồ sơ kế toán sơ cấp. Hình thức tài liệu kế toán sơ cấp. Tài liệu chính là ...

Các tài liệu chính là các đối tượng vật chất trong đó dữ liệu ban đầu được tích lũy, thu được, lần lượt, trong quá trình quan sát, phát triển, nghiên cứu và các loại hoạt động khác của con người. Trong nhiều lĩnh vực, các giấy tờ như vậy làm cơ sở để báo cáo. Chúng ta hãy xem xét thêm những hình thức của tài liệu chính có thể.

Thông tin chung

Tài liệu chính là một xác nhận về giá trị pháp lý của bất kỳ hoạt động hoặc hành động. Nói cách khác, họ chứng minh rằng điều này hoặc thực tế đã xảy ra. Đăng ký tài liệu chính được thực hiện tại thời điểm hành động hoặc hoạt động. Thông qua các giấy tờ này, trách nhiệm của người biểu diễn cụ thể được thiết lập.

Tài liệu kế toán chính

Tất cả các hoạt động kinh doanh được thực hiện bởi doanh nghiệp phải được ghi lại trong sự tha bổng. Chúng được chấp nhận cho kế toán nếu được biên soạn theo mẫu có trong các album tương ứng của các mẫu thống nhất. Các tạp chí này tuân thủ PBU, được phê duyệt theo lệnh của Bộ Tài chính số 34. Nếu cần thiết, các cột và dòng bổ sung có thể được bao gồm trong các hình thức của tài liệu kế toán chính. Trong trường hợp này, tất cả các chi tiết cần thiết được thiết lập bởi các ban hành quy định phải được lưu giữ. Sửa chữa sẽ được thực hiện trên các hình thức được xác nhận bởi các đơn đặt hàng và đơn đặt hàng có liên quan. Các hình thức tài liệu kế toán chính sửa chữa các giao dịch tiền mặt không có thể thay đổi.

Mã

Các tài liệu chính thống nhất là các hình thức trong đó thông tin được nhập theo các phân loại có hiệu lực trong nước. Một số mã không có tham chiếu đến các tiêu chuẩn này. Chúng được thiết kế để hệ thống hóa và tổng quát hóa dữ liệu trong quá trình xử lý bằng máy tính. Các hoạt động như vậy được ghi lại theo hệ thống mã hóa được phê duyệt bởi doanh nghiệp.

Tùy chọn

Các hình thức thống nhất được phát triển trực tiếp bởi chính công ty cũng có thể được chấp nhận cho kế toán. Họ cũng phải giữ lại các chi tiết bắt buộc được cung cấp cho các loại mẫu khác. Bản thân công ty có thể phát triển một danh sách các tài liệu chính không có trong album.

Chi tiết bắt buộc

Các tài liệu chính của tổ chức nên chứa:

• tên;
• ngày tổng hợp;
• tên của công ty thay mặt điền vào mẫu đơn;
• một chỉ dẫn về vị trí của những người chịu trách nhiệm cho hoạt động và cố định của nó.

Tất cả các hình thức phải được xác nhận bởi những thực thể có thông tin hiện diện trong đó. Các tài liệu chữ ký chính xác nhận đóng vai trò là bằng chứng về tính xác thực và giá trị pháp lý của chứng khoán.

Người có trách nhiệm

Tài liệu kế toán chính phải được hoàn thành một cách kịp thời và đúng đắn. Nhiệm vụ này được thực hiện bởi những người, trên thực tế, sáng tác và chứng thực chúng. Nhân viên có trách nhiệm cũng đảm bảo chuyển giấy tờ kịp thời cho bộ phận kế toán để họ phản ánh sau đó trong báo cáo. Các quan chức được yêu cầu chỉ nhập thông tin đáng tin cậy trên các biểu mẫu. Danh sách nhân viên có thể ký các tài liệu chính được ban quản lý doanh nghiệp phê duyệt theo thỏa thuận với bộ phận tài chính và quyết toán. Giấy tờ ghi lại các giao dịch kinh doanh liên quan đến dòng tiền được chứng thực trực tiếp bởi giám đốc của công ty.Kế toán trưởng cũng có quyền ký các tài liệu này.

Phân loại

Tài liệu chính là các hình thức được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp. Tất cả các giấy tờ có thể được chia thành:

1. Tổ chức hành chính. Chúng bao gồm các đơn đặt hàng, đơn đặt hàng, giấy ủy quyền, hướng dẫn và như vậy. Tất cả đều cho phép thực hiện các hoạt động nhất định.
2. Tiếp thu. Danh mục này bao gồm bảo đảm nhận, yêu cầu, hóa đơn, hành vi chấp nhận và như vậy. Tất cả các giấy tờ này là tài liệu của kế toán chính của giao dịch. Dữ liệu mà chúng chứa được ghi lại trong các thanh ghi tương ứng.
3. Các hình thức báo cáo tài chính. Những tài liệu này được sử dụng cho kế toán.

Một số hình thức đồng thời được coi là tha bổng và cho phép. Chúng, đặc biệt, bao gồm bảng lương lệnh chi phí tiền mặt và như vậy.

Công tác văn thư

Một lịch trình đặc biệt đang được phát triển tại doanh nghiệp, theo đó các điều khoản và thủ tục cho việc di chuyển tài liệu chính trong công ty, cũng như nhận được trong kế toán, được xác định. Sau khi chuyển nhượng chứng khoán cho bộ phận tài chính và thanh toán, họ được kiểm tra. Cụ thể, nó được theo dõi:

1. Các hình thức của tài liệu. Một nhân viên được ủy quyền kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của việc điền, sự hiện diện của các chi tiết bắt buộc.
2. Độ trung thực số học của các tính toán.
3. Nội dung Các tài liệu không nên chứa mâu thuẫn nội bộ, thấy rõ mối quan hệ của các chỉ số nhất định.

Đăng ký

Sau khi các tài liệu kế toán chính được chấp nhận, thông tin từ chúng được nhập vào các tờ đặc biệt. Đồng thời trên các hình thức được đánh dấu, không bao gồm tái sử dụng của họ. Ví dụ: một ngày được đặt. Sổ đăng ký kế toán được gọi là các tờ đặc biệt để nhập và tổ chức thông tin. Chúng được giữ trong các tạp chí hoặc sách đặc biệt, trên các thẻ và trang riêng biệt, dưới dạng các kiểu chữ thu được bằng máy tính. Các thanh ghi có thể ở dạng băng từ, đĩa mềm, đĩa và các ổ đĩa khác. Việc sửa chữa các hoạt động kinh doanh được thực hiện theo thứ tự thời gian. Tất cả các hành động được nhóm trong các tài khoản tương ứng.

Các loại đăng ký

Phân loại được thực hiện trên cơ sở khác nhau. Vì vậy, về ngoại hình, các thanh ghi được chia thành:

1. Sách (chính, tiền mặt).
2. Thẻ (đối với tài liệu kế toán, tài sản cố định, v.v.).
3. Tạp chí với tờ in hoặc không lót.

Tùy thuộc vào loại bản ghi được tạo ra, các thanh ghi có thể là:

1. Hệ thống (sổ cái chung của các tài khoản).
2. Niên đại (sổ đăng ký).
3. Kết hợp (bảo đảm).

Về mức độ chi tiết của thông tin phân biệt các thanh ghi:

1. Kết hợp (bảo hành tạp chí).
2. Tổng hợp (sổ cái chung).
3. Phân tích (thẻ).

Điểm quan trọng

Thông tin được nhập vào các tài liệu kế toán chính phải được ghi lại bằng phương tiện đảm bảo an toàn cho thời gian được đặt cho việc lưu trữ của họ trong bộ phận lưu trữ. Thông tin có thể ở dạng điện tử hoặc giấy. Trong trường hợp đầu tiên, công ty có nghĩa vụ phải tự chịu chi phí sản xuất các bản sao tài liệu trên giấy. Điều này là cần thiết để cung cấp thông tin cho những người tham gia khác trong hoạt động kinh doanh, cơ quan giám sát được ủy quyền, văn phòng công tố và tòa án.

Lưu trữ giấy

Trước khi gửi tài liệu vào kho lưu trữ, chúng được nhóm theo thứ tự thời gian, sau đó chúng được hoàn thành và đan xen. Tất cả các giấy tờ được nộp trong các thư mục đặc biệt. Khi gửi tài liệu đến kho lưu trữ, chứng chỉ tương ứng được điền vào. Trong quá trình lưu trữ các thanh ghi, việc bảo vệ chúng chống lại việc đưa ra các điều chỉnh trái phép phải được đảm bảo. Thông tin trong các giấy tờ liên quan đến bí mật thương mại của công ty. Những người có quyền truy cập vào tài liệu đó không được quyền tiết lộ thông tin.Đối với vi phạm bí mật thương mại, những người chịu trách nhiệm phải chịu trách nhiệm theo luật pháp của Liên bang Nga. Thời hạn sử dụng của tài liệu chính, phù hợp với Nghệ thuật. 17 Luật liên bang "Về kế toán", được thành lập theo các quy tắc có hiệu lực tại doanh nghiệp. Hơn nữa, thời gian không được ít hơn 5 năm.

Điều chỉnh

Nếu có lỗi trong các tờ, cái sau sẽ được sửa. Sửa chữa trong trường hợp này được kèm theo một lời biện minh và được chứng nhận bằng chữ ký của nhân viên có trách nhiệm với ngày. Sửa chữa ngân hàng và giấy tờ tiền mặt không được phép. Phần còn lại của mẫu điều chỉnh chỉ được thực hiện theo thỏa thuận với những người tham gia khác trong hoạt động kinh doanh. Điều này được xác nhận bởi chữ ký của cùng các nhân viên đã chứng nhận các tài liệu. Trong trường hợp này, ngày điều chỉnh được chỉ định. Các đạo cụ sẽ được sửa chữa phải được gạch bỏ. Dòng nên mỏng nhưng rõ ràng để bạn có thể thấy giá trị ban đầu. Viết tay bên cạnh nó được đánh dấu "Tin tưởng chính xác." Việc điều chỉnh được chứng nhận bằng chữ ký của nhân viên đã đóng góp, cho biết tên và tên viết tắt của anh ta.

Phục hồi giấy

Pháp luật về kế toán không có các quy tắc rõ ràng chi phối thủ tục biên soạn lại tài liệu trong trường hợp mất. Một số quy định khác của ngành cũng chỉ quy định thời gian lưu giữ. Do thực tế là pháp luật không thiết lập chính xác những gì công ty cần phải làm trong trường hợp mất tài liệu chính vì những lý do ngoài tầm kiểm soát của mình, các khuyến nghị sau đây được đưa ra trong thư của UMNS:

1. Bổ nhiệm theo lệnh của ủy ban được ủy quyền để tiến hành điều tra nội bộ về nguyên nhân tử vong, thiếu giấy tờ. Nếu cần thiết, đại diện của giám sát nhà nước, cơ quan điều tra và an ninh nên được mời đến thành phần của nó.
2. Thực hiện các biện pháp được pháp luật cho phép để khôi phục những tài liệu có thể cập nhật và lưu trữ trong các khung thời gian đã thiết lập. Ví dụ: bản sao báo cáo về chuyển động của tài khoản tiền mặt có thể được lấy từ các công ty dịch vụ ngân hàng, đối tác có thể yêu cầu hóa đơn, hành vi, hợp đồng, v.v.

Tuy nhiên, từ xa luôn luôn công ty có cơ hội để yêu cầu các bản sao của tất cả các tài liệu bị mất. Vì vậy, ví dụ, điều này có thể xảy ra khi có một số lượng lớn các nhà thầu, do không có người mua hoặc nhà cung cấp tại các địa chỉ được biết trước đó hoặc do mất thông tin liên hệ. Vì vậy, có những trường hợp khá khách quan có thể tạo ra những trở ngại nhất định cho việc khôi phục tài liệu. Đồng thời, nhiều nhà quản lý có một câu hỏi hợp lý - cơ quan thuế có nên được thông báo về những gì đã xảy ra? Theo một số chuyên gia, không cần thiết phải thông báo kiểm tra. Trong mọi trường hợp, điều này sẽ không loại bỏ trách nhiệm có thể xảy ra. Đối với việc thiếu tài liệu chính trong pháp luật cung cấp tiền phạt. Hình phạt này được thiết lập, đặc biệt, trong Nghệ thuật. 120 NK.

Giải pháp khả thi cho vấn đề

Một người nộp thuế, vì lý do này hay lý do khác, đã mất tài liệu gốc, có thể thực hiện một trong những điều sau đây:

1. Thu hồi, nếu có thể (ít nhất là một phần) giấy.
2. Thực hiện các mục sửa chữa cho các chi phí không được ghi lại và phản ánh các điều chỉnh trong sửa đổi tuyên bố thuế lợi nhuận trong kỳ. Chi phí không được chứng nhận bởi chứng khoán không được ghi nhận là chi phí trong báo cáo thuế.
3. Cho phép đại diện của dịch vụ thuế thiết lập số tiền phải trả cho ngân sách khi họ kiểm tra. Điều này được thực hiện trên cơ sở dữ liệu do doanh nhân nắm giữ, cũng như thông tin về các doanh nghiệp tương tự khác. Khả năng này được quy định trong Nghệ thuật. 31, đoạn 1, đoạn 7 của Bộ luật thuế.

Xóa giấy

Thủ tục này chỉ có thể được thực hiện bởi các cơ quan có thẩm quyền.Chúng bao gồm, đặc biệt, các cơ quan điều tra sơ bộ, điều tra, công tố viên, thanh tra thuế, tòa án và các sở cảnh sát. Các tài liệu chính được thu giữ trên cơ sở các quyết định của các cơ quan này được thông qua trong khuôn khổ của pháp luật. Thư của Bộ Tài chính số 16/176 đã phê duyệt hướng dẫn theo quy trình này được thực hiện. Thu giữ tài liệu được thực hiện trong trường hợp che giấu hoặc dưới mức của người nộp thuế thu nhập hoặc các đối tượng khác phải chịu thuế. Cả doanh nghiệp và chính thức và công dân đều có thể đóng vai trò là người vi phạm. Kế toán trưởng hoặc nhân viên có trách nhiệm khác của công ty được phép, với sự đồng ý và với sự có mặt của đại diện chính quyền thu giữ, để tạo ra các bản sao của các tài liệu chính cho biết ngày của thủ tục này.