Không có doanh nghiệp hiện đại có thể làm việc mà không có tài liệu. Do đó, tổ chức có thẩm quyền của quy trình làm việc là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất chung của doanh nghiệp. Khái niệm này bao gồm những gì? Các loại và hệ thống của quy trình làm việc là gì? Chúng tôi sẽ xem xét tất cả điều này trong bài viết.
Quy trình làm việc và giấy tờ
Thoạt nhìn, đây là những khái niệm giống hệt nhau. Nhưng nếu bạn nhìn kỹ, bạn có thể thấy sự khác biệt. Thủ tục giấy tờ bao gồm ba giai đoạn:
- Tạo một tài liệu dựa trên thực tế của hoạt động kinh tế - tài liệu.
- Việc tổ chức kế toán chứng khoán và sự chuyển động của họ trong toàn tổ chức và hơn thế nữa là một luồng tài liệu.
- Lưu trữ tài liệu - lưu trữ.
Luồng tài liệu là một trong những giai đoạn của công việc văn phòng. Trong quy trình này, các giai đoạn hoặc dòng chảy cũng được phân biệt:
- Tài liệu đến là những gì đến với doanh nghiệp từ bên ngoài.
- Gửi đi - mà công ty gửi cho các đối tác.
- Tài liệu nội bộ là những gì được tạo ra trong tổ chức và được sử dụng cho các hoạt động quản lý.
Tổ chức đúng quy trình cho phép bạn kiểm soát sự chuyển động của tài liệu ở tất cả các giai đoạn của nó, từ lúc tạo ra đến khi nhận được lưu trữ. Điều này làm cho nó có thể bất cứ lúc nào để biết giấy ở đâu, loại công việc nào đang được thực hiện với nó.
Các bước xử lý tài liệu
Mỗi tài liệu đến tại doanh nghiệp đều trải qua các giai đoạn nhất định. Độ dài của đường dẫn phụ thuộc vào thứ tự được cố định trong tổ chức. Tất cả các thư từ đến ban đầu có thể đi đến bàn đến đầu và chỉ sau đó đến người biểu diễn. Đây là một cách lâu hơn, nó không được sử dụng thường xuyên.
Một cách ngắn hơn là khi thư ký liên quan đến việc phân phối các phòng ban. Tùy chọn này được sử dụng thường xuyên hơn. Ưu điểm của nó là rõ ràng: tài liệu đến nhà thầu nhanh hơn.
Mỗi tài liệu đến đều trải qua thủ tục đăng ký. Điều này được thực hiện trong một tạp chí đặc biệt. Ngày nhận được chỉ định, cũng như số sê-ri được gán trước.
Đặc biệt các tài liệu quan trọng có thể được theo dõi. Giai đoạn xử lý cuối cùng là gửi tài liệu để lưu trữ lưu trữ.
Nguyên tắc tổ chức quy trình làm việc
Tổ chức quy trình làm việc nhằm giảm thời gian dành cho tài liệu. Để đạt được mục tiêu này, một số nguyên tắc đã được phát triển:
- Tập trung tiếp nhận, tiền xử lý và vận chuyển. Trong các tổ chức nhỏ, thư ký tham gia vào việc này, trong một công ty lớn, toàn bộ bộ phận có thể thực hiện các nhiệm vụ.
- Giảm các điểm thông qua của tài liệu, loại bỏ khả năng trả lại của nó.
- Phát triển các đề án và quy định công việc.
- Đăng ký giấy tờ.
- Giới thiệu giai đoạn sơ bộ xem xét tài liệu.
Tuân thủ các quy tắc này giúp loại bỏ việc mất thời gian đối với các hành động trùng lặp, tạo ra một tải thống nhất cho những người làm việc với giấy tờ.
Luồng tài liệu là gì?
Vì vậy, theo thông lệ, gọi các tài liệu tương tự về mục đích hoặc loại, có một mục đích để tuân theo.
Dòng chảy được đặc trưng bởi cấu trúc, tần số và mật độ. Trong một tổ chức giao dịch vận chuyển hàng hóa đến một số lượng lớn các cửa hàng bán lẻ mỗi ngày, luồng tài liệu sẽ có cấu trúc thống nhất, hàng ngày và mật độ cao. Nếu công ty tham gia vào việc sản xuất các thiết bị công nghiệp đắt tiền, thì dòng chảy của nó sẽ có các đặc điểm khác nhau.
Quản lý tài liệu điện tử
Thực tế là trong lưu thông tài liệu cổ điển có một phương tiện vật chất của tài liệu tạo ra một số vấn đề nghiêm trọng. Giấy tờ bằng cách nào đó phải được chuyển từ một tổ chức khác. Đối với điều này, chuyển phát hoặc thư được sử dụng. Điều này đòi hỏi chi phí tài chính và thời gian, ngoài ra, thất bại trong giao hàng và lỗi do yếu tố con người là có thể. Dòng tài liệu là một chi phí tài chính và thời gian nghiêm trọng.
Giấy tờ cần được lưu trữ ở đâu đó. Nếu tổ chức lớn, thì cần có diện tích lớn để lưu trữ. Trong trường hợp bất khả kháng, cái chết của tài liệu là có thể mà không có khả năng phục hồi sau đó. Và điều này là xa tất cả các vấn đề.
Quản lý tài liệu điện tử là một hệ thống đang ngày càng trở nên phổ biến, vì nó không có những nhược điểm trên. Các hệ thống an toàn hiện đại được sử dụng để truyền dữ liệu, điều này đảm bảo phân phối nhanh và chính xác, giảm thời gian trao đổi tài liệu và đảm bảo lưu trữ đáng tin cậy. 
Các tổ chức chính phủ, chẳng hạn như cơ quan thuế hoặc quỹ hưu trí, đã nhanh chóng đánh giá cao lợi ích của việc chia sẻ thông tin điện tử, vì vậy họ đang cố gắng để càng nhiều tổ chức báo cáo càng tốt.
Một quy trình công việc rõ ràng là khả năng nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết và gửi nó đến địa chỉ với ít thời gian nhất.
