Khi tiến hành bất kỳ giao dịch nào, cần chú ý rất nhiều đến việc liệu các tài liệu đóng có sẵn và được thực hiện chính xác hay không. Và đây không phải là về thanh toán, biên lai, báo cáo ngân hàng, đây cũng là điều bắt buộc và rất quan trọng.
Tài liệu kết thúc là chứng khoán trong đó cả hai bên xác nhận thực tế hoàn thành giao dịch liên quan đến việc thực hiện bởi các đối tác của đối tượng của thỏa thuận.
Để các đối tác không có bất kỳ hiểu lầm và hiểu lầm về bất kỳ chi tiết nào của các hoạt động, bạn nên luôn luôn cẩn thận viết ra tất cả các sắc thái trong hợp đồng. Sẽ không thừa khi chỉ định ở cùng một nơi những tài liệu cần thiết để thỏa thuận được xem xét thực hiện. 
Các tài liệu đóng là gì?
Để giao dịch được coi là hoàn thành hợp pháp và không chỉ thanh toán, phải có văn bản xác nhận thực tế này. Đối với điều này, có nhiều tài liệu đóng cửa.
Kế toán của mỗi doanh nghiệp đòi hỏi một kế toán hoạt động nghiêm ngặt và sự sẵn có của tất cả các giấy tờ về họ. Nếu tiền được chuyển cho một sản phẩm hoặc dịch vụ, thì kế toán phải có một tài liệu nói rằng công ty đã nhận được nó. Và ngược lại, công ty đối tác đóng cửa hoạt động với cùng các tài liệu về việc nhận tiền và xác nhận những gì nó đã được trả cho. 
Đối với các loại giao dịch khác nhau, có nhiều thỏa thuận khác nhau, cũng như chứng khoán xác nhận việc thực hiện chúng. Tài liệu đóng là gì, đối với mỗi trong số chúng tôi sẽ xem xét thêm.
Xác nhận thực hiện hợp đồng cung cấp
Tài liệu chính bao gồm hợp đồng cung cấp hàng hóa, vật liệu, nguyên liệu thô hoặc bất kỳ tài sản nào khác là một hóa đơn. 
Chỉ có tài liệu gốc là ràng buộc pháp lý. Do đó, ngay cả khi, trong một khoảng thời gian tạm thời, do một số trường hợp nhất định, một bản sao của hóa đơn đã được chấp nhận, bản gốc vẫn phải được đính kèm vào sổ đăng ký kế toán. Ngay cả một đặt phòng trong hợp đồng cũng không thể thay đổi điều này.
Chi tiết bắt buộc của hóa đơn
Khi bán hàng, nhà cung cấp có nghĩa vụ phát hành hóa đơn thành hai bản: cho chính mình và người mua. Nó nên có các chi tiết như:
- tên và ngày của tài liệu;
- tên của nhà cung cấp;
- mô tả các giá trị được chuyển giao;
- số lượng và đơn vị đo lường (tương đương vật lý và tiền tệ);
- chữ ký của người phụ trách, cho biết vị trí và tên viết tắt của mình.
Luật pháp không thiết lập mẫu hóa đơn bắt buộc. Bất kỳ công ty có thể phát triển hình thức riêng của mình. Tuy nhiên, các chi tiết trên, theo Luật Kế toán Liên bang, phải có tất cả các tài liệu đóng theo hợp đồng cung cấp mà không thất bại.
Nếu có nghi ngờ về tính chính xác của việc tự biên soạn biểu mẫu, thì bạn có thể sử dụng thành công số biểu mẫu TORG-12, được coi là bắt buộc cho đến năm 2013.
Ví dụ
Đối với mẫu, bạn có thể xem xét hóa đơn sau:
HÓA ĐƠN SỐ 12 ngày 19 tháng 3 năm 2015
Người gửi: Chip LLC.
Người nhận: LLC Astra.
Cơ sở phát hành hàng hóa: hợp đồng số 7 ngày 13 tháng 1 năm 2015
Giấy ủy quyền số 25 ngày 28 tháng 2 năm 2015, thông qua Giám đốc đấu thầu E. G. Viktorov.
| Số p / p | Tên | Đơn vị vòng quay | Số lượng | Giá
chà cảnh sát. |
Số tiền
chà cảnh sát. |
| 1 | Hộp mực | chiếc | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| TỔNG | 3000,00 | ||||
Chỉ cần phát hành một tên
Trong số lượng: Ba ngàn rúp. 00 kopecks
Vận chuyển giám đốc ____________ A. A. Sergeev
Mục đã nhận được
M.P.
Xác nhận thực hiện thỏa thuận dịch vụ
Nếu đối tượng của hợp đồng là dịch vụ hoặc công việc, thì tài liệu chính đóng hợp đồng sẽ là một hành động. Như với hóa đơn, giao dịch phải được xác nhận với bản gốc. 
Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ. Nếu việc đóng tài liệu cho các dịch vụ không phải là điều kiện tiên quyết của hợp đồng và sự vắng mặt của chúng được pháp luật cho phép, thì các bản sao của hành vi có thể được đính kèm theo sổ đăng ký kế toán (nếu cần). Tuy nhiên, những giấy tờ này chỉ có thể được sử dụng để dễ dàng cho kế toán. Những trường hợp như vậy xảy ra khi ký kết hợp đồng thuê và đưa ra thỏa thuận.
Đạo luật công việc được thực hiện (dịch vụ được thực hiện) - một tài liệu chứng minh không chỉ hoàn thành giao dịch mà còn thiếu các khiếu nại của khách hàng. Nó hoạt động như một xác nhận chính, cho phép bạn tính đến các chi phí của hoạt động và đưa chúng vào tờ khai thuế. Đạo luật được in thành hai bản, chúng được lưu trữ bởi mỗi người tham gia giao dịch.
Chi tiết bắt buộc
Luật không đưa ra một hình thức thống nhất của hành vi hoàn thành công việc. Tại mỗi doanh nghiệp, việc đóng tài liệu theo thỏa thuận dịch vụ được phát triển độc lập, nhưng thiết kế của chúng cần tuân thủ rõ ràng với các tiêu chuẩn đã được thiết lập.
Các chi tiết chính được yêu cầu là:
- tên và đánh số tài liệu;
- ngày nào nó được tạo thành;
- tên của nhà thầu và khách hàng;
- mô tả hoạt động;
- đơn vị đo lường và số lượng (chỉ tiêu tự nhiên và giá trị);
- chữ ký của những người chịu trách nhiệm cho hoạt động, cho biết vị trí và tên viết tắt của họ.
Mẫu
Đạo luật số 98 ngày 12 tháng 12 năm 2014, chấp nhận công việc được thực hiện (dịch vụ được cung cấp).
Nhà thầu Chip LLC, đại diện bởi giám đốc A. A. Sergeyev, một mặt và khách hàng Astra LLC, đại diện bởi người quản lý mua sắm I. V. Kulebyakin, mặt khác, đã đưa ra một hành động nói rằng khách hàng chấp nhận công việc được thực hiện và không có khiếu nại nào có.
| Số p / p | Tên | Đơn vị vòng quay | Số lượng | Giá, chà. cảnh sát. | Số tiền
chà cảnh sát. |
| 1 | Đổ mực | chiếc | 1 | 500,00 | 500,00 |
| TỔNG | 500,00 | ||||
Tổng số tiền: Năm trăm rúp 00 kopecks.
Nghệ sĩ:
Giám đốc của Chip LLC _______________ A.A. Sergeev
Khách hàng:
Giám đốc cung ứng của Astra LLC ____________________ I.V. Kulebyakin
Thiếu tài liệu đóng
Hóa đơn và hành vi nhất thiết phải hoàn thành giao dịch. Chỉ sau đó nó được coi là đầy đủ và đóng bởi tất cả các quy tắc.
Tuy nhiên, đôi khi có những trường hợp khi đóng tài liệu bị mất do nhiều trường hợp. Hoặc, người đứng đầu công ty phải đối phó với sự sơ suất của cấp dưới, và do kết quả của việc kiểm tra, sự vắng mặt của các giấy tờ như vậy được tiết lộ. 
Một trong những hậu quả tiêu cực của những sự cố khó chịu như vậy là phí thuế bổ sung. Rốt cuộc, kế toán của doanh nghiệp không có quyền đưa vào chi phí kê khai không được ghi chép lại. Trong trường hợp này, thuế thu nhập được đánh giá thấp, và bạn không chỉ phải trả nó, mà còn liệt kê tất cả các khoản tiền phạt và tiền phạt. Ngoài ra, họ cũng sẽ bị trừng phạt vì thiếu tài liệu. 
Để tránh hậu quả như vậy và không làm mất uy tín của công ty và quan hệ với cơ quan thuế, cần theo dõi cẩn thận tình trạng quản lý tài liệu và kế toán tại doanh nghiệp. Điều quan trọng là phải hoàn thành tất cả các giấy tờ đúng hạn và trong một hình thức thích hợp.
Nếu người quản lý nghi ngờ năng lực hoặc trách nhiệm của kế toán viên, tốt hơn là trả cho công ty kiểm toán và thực hiện kiểm toán hơn hàng chục, thậm chí hàng trăm lần, để trả cho việc thiếu tài liệu.
