Bất kỳ tổ chức nào, bất kể hình thức sở hữu và lĩnh vực hoạt động, đều tạo ra các tài liệu. Đơn đặt hàng, giao thức, thư, điện tử và giấy. Tất cả đều là một phần của quản lý chung và nhân sự của doanh nghiệp. Sự thành công của doanh nghiệp và sự thịnh vượng của công ty trực tiếp phụ thuộc vào quá trình được thiết lập tốt như thế nào.
Khái niệm cơ bản chung về công tác văn thư
Giấy tờ là một quá trình tạo và lưu hành tất cả các tài liệu của một tổ chức. Bao gồm tiếp nhận, xử lý, tuyên bố về kiểm soát và thực hiện của họ. Tại doanh nghiệp, hoạt động này được thực hiện bởi một thư ký, một người quản lý văn phòng hoặc toàn bộ đơn vị do một chuyên gia hàng đầu - một chuyên gia tài liệu.
Các giai đoạn chính của công việc văn phòng là:
- Tạo hoặc nhận tài liệu, bao gồm đăng ký của họ.
- Kiểm soát việc thực hiện tài liệu, chuyển giao cho các quan chức địa chỉ, ký, phản hồi và các hành động khác.
- Thủ tục giấy tờ để lưu trữ hoạt động hoặc lưu trữ. Trong một số trường hợp, việc phá hủy các tập tin và giấy tờ là có thể.
Lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau, các loại sau đây là phổ biến nhất:
- phi tập trung - tài liệu được tạo, chấp nhận và xử lý riêng lẻ trong mỗi đơn vị. Điều này đúng với các doanh nghiệp lớn với các hoạt động đa dạng;
- tập trung - tổ chức có một đơn vị đặc biệt tham gia vào công việc với tài liệu. Đây có thể là ban thư ký, bộ phận văn phòng hoặc một nhân viên thực hiện các chức năng này. Đặc trưng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ;
- hỗn hợp - bao gồm sự kết hợp của hai loại đầu tiên.
Bất kể tổ chức giấy tờ như thế nào - điều này cần được phản ánh trong các tài liệu quy định của doanh nghiệp.
Lưu trữ hồ sơ và quản lý tài liệu tại doanh nghiệp - sự cần thiết của tổ chức
Thành công tài chính của các hoạt động của công ty trực tiếp phụ thuộc vào quá trình tổ chức công việc được tổ chức tốt như thế nào. Các nhà quản lý nên chọn nhân viên có thẩm quyền, thường xuyên đầu độc các thư ký để đào tạo thêm và theo dõi những thay đổi về luật pháp.
Trong bất kỳ tổ chức nào, trên thực tế, giấy tờ là "hệ thống tuần hoàn" của doanh nghiệp. Với cách tiếp cận có thẩm quyền, nó hoạt động trơn tru, cung cấp các giấy tờ cần thiết cho các quan chức có trách nhiệm, gửi thư, loại bỏ các tài liệu không cần thiết để lưu trữ.
Bất kỳ người quản lý công ty nào cũng hiểu rằng giấy tờ là một hệ thống phải hành động rõ ràng và thành thạo. Nếu cần thiết, hãy xem xét các tùy chọn khác nhau cho trợ lý điện tử và theo đó, đào tạo nhân viên làm việc trong các hệ thống này.
Quản lý hồ sơ nhân sự làm cơ sở cho hoạt động ổn định của doanh nghiệp
Tại hầu hết các doanh nghiệp lớn, họ tích cực tham gia không chỉ nói chung, mà còn trong quản lý hồ sơ nhân sự. Đó là, một hệ thống bao gồm các tài liệu liên quan đến dữ liệu cá nhân và lao động của nhân viên.
Quản lý hồ sơ nhân sự được đặc trưng bởi quy định nghiêm ngặt hơn nhiều. Hầu hết các tài liệu được ban hành trên các hình thức tiêu chuẩn. Tất cả các từ ngữ và ghi chú phải phù hợp với pháp luật - đặc biệt là Bộ luật Lao động. Ngoài ra, công ty có hành vi riêng điều chỉnh quan hệ làm việc với nhân viên.
Việc tổ chức quản lý hồ sơ nhân sự luôn là một đơn vị riêng biệt của doanh nghiệp.Nếu công ty nhỏ, thì đó có thể là một nhân viên, nhưng trong trường hợp này, nhiệm vụ của anh ta phải được quy định trong hợp đồng lao động.
Tên của các đơn vị có thể rất khác nhau:
- "Phòng nhân sự";
- "Dịch vụ nhân sự";
- "Quản lý nhân sự";
- Phòng nhân sự.
Quy chế công việc văn phòng và quy trình làm việc
Cấu trúc của một công việc văn thư của doanh nghiệp phải được nêu rõ trong các quy định của địa phương.
Nó có thể là:
- hợp đồng lao động tập thể;
- hướng dẫn cho công tác văn thư của tổ chức;
- mô tả công việc của nhân viên liên quan trực tiếp đến công việc với các tài liệu;
- điều lệ công ty.
Bất kỳ tài liệu quy định nào của doanh nghiệp liên quan đến nhân sự và công việc văn phòng nói chung không được mâu thuẫn với pháp luật hiện hành.
Nhân sự được tổ chức hợp lý và giấy tờ chung là cơ sở hoạt động ổn định của doanh nghiệp.
