Khái niệm về kiểm toán nhân sự của người dùng đã đạt được một cách vững chắc các cổ phiếu thông thường của các doanh nghiệp và doanh nghiệp trong nước. Nhưng không phải ai cũng biết nó là gì. Theo cách hiểu được chấp nhận chung, kiểm toán nhân sự được thực hiện để đánh giá sự tuân thủ của nhân viên với các vị trí hiện tại của họ. Nhưng trên thực tế, khái niệm này có ý nghĩa rộng hơn nhiều.
Kiểm toán là gì?
Việc kiểm toán nhân sự được thực hiện bởi các nhân viên được đào tạo đặc biệt tại doanh nghiệp. Điều này là do nhu cầu xác minh kết quả quản lý nhân viên, sự tương tác của họ và triển vọng của các vị trí của họ đối với hiệu suất của công ty.
Theo bản chất của nó, kiểm toán nhân sự trong một tổ chức có thể được quy cho các hoạt động khuyến nghị, và không bắt buộc. Kiểm toán giúp phân tích tình hình hiện tại tại doanh nghiệp và cho ban lãnh đạo cơ hội quyết định tuyển dụng hoặc thay thế nhân viên. Tuy nhiên, quyền đưa ra quyết định cuối cùng về việc thay đổi nhân sự chỉ thuộc về các ông chủ của công ty.
Mục tiêu kiểm toán
Kiểm toán có các nhiệm vụ sau. Trước hết, nhiệm vụ kiểm tra nhân sự là kết luận rằng các chuyên gia đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời, cũng cần đảm bảo: liệu nhân viên có tuân thủ các hướng dẫn được đưa ra cho họ theo khung pháp lý của doanh nghiệp hay không, liệu họ có hành động trong quyền hạn của mình hay không, vượt quá trách nhiệm của họ, nhân viên có thể phản ứng nhanh như thế nào và đưa ra quyết định đúng đắn. Mục tiêu chính của kiểm toán là loại bỏ kịp thời các vấn đề và lỗ hổng trong chính sách nhân sự của doanh nghiệp.
Đối tượng của kiểm toán là toàn bộ nhân viên, vì chính ông là phương tiện chính để thực hiện doanh nghiệp và lợi nhuận từ các hoạt động của họ.
Kiểm toán nhân sự là một hình thức quản lý, hay đúng hơn là cách theo dõi và quản lý lực lượng lao động.
Giống như bất kỳ quy trình nào, việc kiểm toán được thực hiện dựa trên các hướng dẫn cụ thể. Đến một trong những chính nguyên tắc kiểm toán có thể được quy cho tính chuyên nghiệp của việc thực hiện nó.
Việc lựa chọn và xác minh nhân sự được thực hiện bởi các chuyên gia được đào tạo đặc biệt cho sự tuân thủ của nhân viên với vị trí của họ. Hơn nữa, các chuyên gia kiểm toán cần có sự độc lập cần thiết và không nên thể hiện sự thiên vị hay nhượng bộ đối với nhân viên mà họ kiểm toán.
Kiểm toán nhân sự dựa trên các nguyên tắc trung thực và cởi mở, không ai có quyền ảnh hưởng đến việc kiểm toán viên thông qua các quyết định về việc tuân thủ của nhân viên với chức vụ của họ.
Tiêu chí đánh giá nhân sự
Khi thực hiện các hoạt động của mình, kiểm toán viên chủ yếu chú ý đến việc tuân thủ trình độ nhân sự với các yêu cầu của vị trí hoặc đặc điểm nghề nghiệp của họ. Đồng thời, kiểm toán viên, như một quy luật, đề cập đến cuốn sách tham khảo trình độ chuyên môn thống nhất được phát triển. Hơn nữa, các nhà phê bình đánh giá sự hữu ích và bổ sung của nhân viên. Cũng cần phải tìm hiểu làm thế nào nhân viên cân bằng sử dụng thời gian làm việc của họ.
Cần lưu ý rằng khi đánh giá nhân viên, kiểm toán viên phải tính đến cách quản lý chính xác cung cấp chính sách nhân sự và các chỉ số của doanh thu nhân viên là gì.
Dựa trên kết quả kiểm toán, kiểm toán viên đưa ra quyết định về việc tuân thủ nhân sự với các vị trí họ đảm nhiệm và các yêu cầu của pháp luật, cũng như các bước tiếp theo để cải thiện tuyển dụng nhân sự, loại bỏ tình trạng thiếu nhân viên, cải thiện quản lý và tăng sự tôn trọng đối với cấp trên.
Thông tin kiểm toán
Một số điều kiện cũng được đưa ra cho dữ liệu trên cơ sở kiểm toán nhân sự được thực hiện. Điều cần thiết là thông tin thu được trong quá trình kiểm toán liên quan cụ thể đến khoảng thời gian mà nó được thực hiện.Bạn cũng cần đảm bảo rằng những dữ liệu này được nhận đầy đủ, mặc dù thực tế là chúng hoàn toàn cần thiết hay không, và áp dụng cho tất cả nhân viên.
Đó là thông lệ để nhận được thông tin cần thiết trong ba hình thức. Đầu tiên trong số này là thu thập thông tin dưới dạng biểu đồ, biểu đồ, bảng biểu, sơ đồ, thường là trong một phiên bản tài liệu hoặc điện tử.
Ngoài ra, một trong những cách để nhận biết thông tin về nhân sự là theo dõi thời gian thực về cách nhân viên hoặc cấp dưới tương tác với nhau.
Một cách khác là giao tiếp với nhân viên và nhận được ấn tượng trực tiếp từ họ về khí hậu trong đội ngũ, chính trị tại công ty, v.v.
Phương pháp kiểm toán
Các chuyên gia thực hiện kiểm toán quản lý nhân sự trong ba lĩnh vực. Đầu tiên trong số họ có một cách tiếp cận tổ chức và được thiết kế để xác minh các tài liệu cho việc tuân thủ pháp luật của họ. Ngoài việc kiểm tra tính hợp pháp, những hành động như vậy giúp tìm ra cách quản lý nhân sự hiệu quả.
Cách tiếp cận thứ hai là đánh giá động lực và tình hình tâm lý xã hội trong nhóm, thái độ với kết quả hoạt động của họ, tập trung vào thành công chung của công ty.
Khu vực thứ ba có bản chất kinh tế và bao gồm việc xác minh sự thành công của doanh nghiệp.
Phân loại kiểm toán
Các chuyên gia khuyên bạn nên tiến hành kiểm toán nhân sự và tài liệu thường xuyên. Hầu hết các chuyên gia đồng ý rằng thời gian kiểm toán tối ưu là hai đến ba năm một lần, tùy thuộc vào quy mô của công ty, doanh thu của công ty và theo đó, theo đó, doanh thu nhân viên.
Dựa trên tần suất kiểm toán, chúng tôi có thể thực hiện phân loại sau.
Trước hết, kiểm toán có thể được chia thành hiện tại, được thực hiện theo các khoảng thời gian nhất định, cũng như kiểm toán, được thực hiện khi có nhu cầu như vậy tăng mạnh.
Tùy thuộc vào tính đầy đủ của khối lượng dữ liệu được kiểm tra, việc kiểm toán chính sách nhân sự được chia thành đầy đủ, cục bộ và theo chủ đề.
Bằng các phương pháp xác minh, nó có thể được chọn lọc và phức tạp.
Liên quan đến mức độ kiểm toán, việc kiểm soát có thể được thực hiện bởi quản lý cấp cao, trưởng bộ phận hoặc chính dịch vụ tuyển dụng.
Tiến hành kiểm toán tiềm năng nhân sự có thể, tương ứng, các chuyên gia từ bên ngoài và các chuyên gia riêng của họ. Điều chính là họ có thẩm quyền trong vấn đề này.
Thuật toán kiểm toán
Bất kỳ kiểm tra có đặc điểm riêng của nó. Theo quy định, việc kiểm toán một tổ chức nhân sự được thực hiện theo nhiều bước.
Việc đầu tiên trong số này là sự chuẩn bị. Ở giai đoạn này, các chuyên gia phải đối mặt với nhiệm vụ xây dựng các nhiệm vụ xác minh, lựa chọn các chuyên gia cần thiết cho hành vi của mình và ban hành các tài liệu.
Tiếp theo, có một xác minh trực tiếp thông tin, trong đó kiểm toán viên thu thập các tài liệu cần thiết, tổ chức các cuộc họp và trò chuyện với nhân viên, làm khảo sát, v.v.
Ở giai đoạn thứ ba, dữ liệu thu thập được kiểm tra và kết quả thu được được so sánh với các hành vi quy định. Ở giai đoạn cuối, kiểm toán viên chuẩn bị kết quả kiểm toán và đưa ra kết luận dựa trên chúng được gửi đến ban quản lý tổ chức.
Một cuộc kiểm toán mất hai đến ba tuần, ít hơn một tháng. Thời gian của cuộc kiểm toán có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô nhân sự. Sau khi thu thập và nghiên cứu các tài liệu cần thiết để tuân thủ khung pháp lý, các kết quả này được hiển thị trong báo cáo cuối cùng. Một chương riêng dành riêng cho họ.
Sau khi xác minh lại, kiểm toán viên tạo một bản sao của bản tóm tắt cuối cùng. Phương pháp tài liệu này của các kết quả giám sát giúp loại bỏ khả năng xảy ra bất kỳ lỗi nào. Theo quy định, kết quả được trình bày trên các tờ định dạng A-4. Đối với một doanh nghiệp trung bình, khối lượng sẽ là khoảng 50 tờ.
Báo cáo xác nhận kiểm toán và chứa kết quả của nó.Tài liệu này chứa thông tin về tình trạng của chính sách nhân sự tại công ty, cũng như các cách để sửa các lỗ hổng và mẹo để cải thiện tình hình tại doanh nghiệp.
Theo quy định, một báo cáo được biên soạn trên cơ sở sơ đồ thường được chấp nhận và chứa các mục sau:
- những tài liệu hoặc bộ phận đã được kiểm tra;
- những khoảng trống đã được tìm thấy;
- ý kiến chuyên gia về cách sửa các khoảng trống trong tài liệu;
- dữ liệu về sự không phù hợp được xác định với luật áp dụng;
- Làm thế nào thực sự là mối đe dọa của trách nhiệm pháp lý với sự không hành động hơn nữa;
- Thông tin về khả năng phục hồi dữ liệu hoặc tài liệu bị mất.
Tất cả điều này sẽ giúp tối ưu hóa công việc của bất kỳ doanh nghiệp nào, và do đó, tăng lợi nhuận của nó.
