Công việc văn phòng bí mật đầy rủi ro đáng kể. Đối với hầu hết các phần, nó được gây ra bởi sự thiếu hiểu biết về các chi tiết cụ thể của công việc và vi phạm các nguyên tắc chính của việc thực hiện nó. 
Bí mật nhà nước - nó là gì?
Khái niệm này có một số ý nghĩa. Trong một ý nghĩa chung, bí ẩn đặc trưng cho một cái gì đó chưa biết và chưa được giải quyết. Liên quan đến các cơ quan chính phủ, thông tin đó được hiểu là dữ liệu được biết đến với một loại người được xác định nghiêm ngặt. Bí mật nhà nước, do đó, là một cái gì đó không phải là tiết lộ. Những dữ liệu này giữ trạng thái của họ thường trong một khoảng thời gian nhất định. Nó được thành lập tùy thuộc vào tầm quan trọng của thông tin, nhu cầu của nó, phát sinh từ lợi ích của cả nước hoặc một bộ phận cụ thể. Vì nhiều lý do, thông tin sẽ mất bí mật theo thời gian. Sau một thời gian nhất định, nó có thể được công khai hoặc xuất bản.
Kền kền bí mật: các loại
Trong công việc hàng ngày của các bộ và các bộ của Liên bang Nga, một số lượng lớn các hành vi được biên soạn. Việc thực hiện các chức năng quản lý là không thể nếu không có quy trình làm việc. Một trong những tính năng đặc trưng của hoạt động hành chính là sự đa dạng của vật liệu. Việc phân loại thông tin được phân loại được thực hiện theo Luật Liên bang số 5485-I. Một phần quan trọng của các hành vi do các cơ quan hành chính ban hành có chứa thông tin không được tiết lộ. Tuy nhiên, có mức độ bí mật. Chúng được phản ánh bởi các dấu hiệu đặc biệt trên các giấy tờ. Pháp luật quy định về những con kền kền sau: Bí mật Bí, Nghiêng quan trọng đặc biệt và và Bí mật hàng đầu. Hãy xem xét chúng chi tiết hơn. 
Đặc điểm nổi bật của nhãn hiệu
Các tem bí mật của tài liệu được thiết lập tùy thuộc vào nội dung và tầm quan trọng của thông tin có trong đó. Theo đó, đối với việc tiết lộ dữ liệu nhất định cung cấp một trách nhiệm nhất định. Dấu hiệu của "Tầm quan trọng đặc biệt" ngụ ý mức độ bí mật cao nhất. Tình trạng này được gán cho một loại hành vi hạn chế. Việc tiết lộ thông tin như vậy gây nguy hiểm cho đất nước. Việc công bố những dữ liệu này có thể gây ra tác hại đáng kể cho lợi ích nhà nước. Về vấn đề này, các hành vi được giao cho nhóm này cần được bảo vệ theo một cách đặc biệt.
Dấu hiệu Bí mật hàng đầu của Nhật Bản được đặt trên các tài liệu có liên quan nhiều hơn đến an ninh và quốc phòng của đất nước. Tác hại từ tiết lộ của họ là khá rõ ràng. Thủ tục xử lý thông tin đó được quy định chặt chẽ.
Có một loại tài liệu khác. Chúng được đánh dấu "Để sử dụng chính thức." Nếu kền kền giữ bí mật thiết lập rõ ràng tình trạng của các hành vi, thì trong trường hợp này có sự hạn chế truy cập thông tin. Nó là cần thiết để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu dịch vụ. 
Quy tắc chung
Các con dấu riêng tư và quy trình xử lý chúng được thiết lập theo các danh sách được xác định bởi Luật Liên bang đã nói ở trên. Nhập thông tin và thay đổi danh sách các dữ liệu đó được chỉ định cho các quan chức cụ thể. Khi hình thành danh sách, tất cả các lĩnh vực sản xuất đều được tính đến. Tem bảo mật được thiết lập cho thông tin:
- Trong lĩnh vực quân sự.
- Trong lĩnh vực khoa học, kinh tế và công nghệ.
- Trong lĩnh vực kinh tế và chính trị nước ngoài.
- Trong lĩnh vực tình báo, hoạt động tình báo, phản gián.
- Trong lĩnh vực chiến đấu chống khủng bố.
Trong các sự kiện, khi tem bí mật được thiết lập, trích xuất từ các hành vi liên quan được thực hiện, được xác định bởi nhà thầu.Việc kiểm soát hoạt động này được giao cho người đã ký các giấy tờ. Các thực thể này chịu trách nhiệm phân loại đúng các tài liệu trong một hoặc một loại bí mật khác, định nghĩa của tem tương ứng. 
Nguyên tắc
Để lưu giữ thông tin có tầm quan trọng đặc biệt đối với đất nước, phải có sự cải tiến liên tục của quy trình phân loại hiện tại. Như thực tế cho thấy, để thực hiện nhiệm vụ này, các phương pháp dựa trên cơ sở khoa học và một phương pháp hệ thống có tầm quan trọng. Kền kền giữ bí mật nên được đặt chính xác trong các trường hợp quy định chặt chẽ. Điều này đảm bảo việc bảo vệ thông tin quan trọng. Có các nguyên tắc sau để xác định tính bí mật của tài liệu:
- Cách tiếp cận có hệ thống.
- Tính khách quan.
- Tối ưu hóa khối lượng dữ liệu.
- Xem xét định kỳ.
Phương pháp hệ thống
Một trong những đặc điểm chính của nguyên tắc này là xem xét toàn bộ quá trình phân loại. Trong quá trình của nó nên được tính đến: sự phụ thuộc lẫn nhau và đồng thời tính chất mâu thuẫn của hai hướng. Trước hết, có một mong muốn cung cấp sự bảo vệ đáng tin cậy về bí mật nhà nước. Mặt khác, cần phải ngăn chặn những dữ liệu khổng lồ, vô lý ẩn giấu với tất cả các hậu quả tiêu cực. Với sự quá mức của con dấu bí mật, khả năng trao đổi thông tin giữa các bộ phận được thu hẹp đáng kể. Điều này cũng dẫn đến sự gia tăng liên tục về khối lượng các hành vi chứa dữ liệu không thể truy cập được đối với nhiều người dùng. Điều này, đến lượt nó, thường làm phức tạp việc bảo vệ thông tin thực sự quan trọng. Một thái cực khác là sự thiếu bí mật. Trong trường hợp này, mối nguy hiểm cũng rất rõ ràng, vì hoạt động đó tạo ra các điều kiện tiên quyết cho việc rò rỉ dữ liệu quan trọng. 
Tính khách quan
Nguyên tắc này dựa trên việc tuân thủ vô điều kiện các yêu cầu của danh sách các tài liệu bí mật được quy định trong luật. Nó không được phép được hướng dẫn bởi ý kiến chủ quan, dựa trên các quyết định duy nhất của người biểu diễn. Mặt khác, lỗi có thể dẫn đến sự đánh giá thấp hoặc đánh giá quá cao tính bảo mật của tài liệu.
Tối ưu hóa âm lượng
Nguyên tắc này có tầm quan trọng đặc biệt trong việc phân loại và lưu giữ thông tin. Trong bất kỳ hành động nào cũng phải có tối thiểu dữ liệu thực sự cần thiết để giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc thực hiện một công việc cụ thể. Thông tin quá mức có thể dẫn đến việc tiết lộ không kiểm soát tất cả các thông tin.
Đánh giá định kỳ
Tài liệu có chứa thông tin được phân loại nên được xem xét thường xuyên. Dữ liệu có thể mất liên quan hoặc tầm quan trọng của nó có thể giảm. Khi xem xét, hệ thống tài liệu được dỡ xuống. Một hoặc một trạng thái khác của hành động được thiết lập phù hợp với mức độ quan trọng của thông tin có trong đó. Đến lượt nó, nó phải phù hợp với mức độ bí mật thực tế. 
Thay đổi trạng thái
Nó được thực hiện theo đúng luật pháp hiện hành. Theo Luật Liên bang, nếu các yếu tố khách quan thay đổi, do đó việc bảo vệ dữ liệu tiếp theo được phân loại là bí mật nhà nước là không thực tế, các hành vi phải được giải mật. Theo các quy định của pháp luật, khoảng thời gian mà dữ liệu được bảo vệ không quá 30 năm. Các ngoại lệ là các tài liệu, theo quyết định của ủy ban liên ngành, kéo dài thời gian quy định cho thông tin đó. Việc giải mật hoặc giảm cổ được thực hiện bởi các cơ quan có thẩm quyền. Họ là những ủy ban đặc biệt bao gồm những người có thẩm quyền.
Sau này được bổ nhiệm bởi người đứng đầu của các bộ phận liên quan. Các ủy ban nên đưa ra các hành vi trong đó họ chứng minh chi tiết về sự cần thiết phải giảm cổ hoặc giải mật.Tình trạng thông tin cũng có thể được thay đổi bởi người đứng đầu các bộ phận được ủy quyền trong đó các giấy tờ liên quan được soạn thảo hoặc phát triển. Các quan chức này cũng có quyền giải mật hoặc phân loại các hành vi đó. Việc phá hủy chứng khoán được thực hiện theo khuôn khổ pháp lý quy định điều chỉnh phạm vi của các thủ tục giấy tờ đó.
