Những gì cần phải được thực hiện bởi bất kỳ tổ chức, bất kể cụ thể và dòng hoạt động? Tất nhiên - giữ hồ sơ. Luồng tài liệu là những gì trong bất kỳ tổ chức nào, do đó rõ ràng nó đến từ đâu và tại sao một nghề như thư ký lại quan trọng.
Vị trí quan trọng
Nhiều người nói rằng việc thuê một nhân viên bán hàng là vô nghĩa nếu nhân viên đã có một thư ký hoặc thậm chí một vài thư ký. Cách tiếp cận này hoàn toàn sai lầm, bởi vì trách nhiệm của hai ngành nghề hoàn toàn khác nhau này bao gồm thực hiện các nhiệm vụ khác nhau: thư ký sẽ giúp người quản lý theo dõi lịch trình, trả lời cuộc gọi, mang cà phê, thực hiện các nhiệm vụ nhỏ và nhiệm vụ của nhân viên bán hàng bao gồm kiểm soát tất cả các tài liệu của tổ chức.
Kiểm soát tài liệu phức tạp
Người thư ký có trách nhiệm không chỉ kiểm soát việc lưu hành tài liệu trong tổ chức, anh ta còn là người giám sát chính của kho lưu trữ. Nhiệm vụ của nhân viên bán hàng bao gồm các chức năng sau:
- quản lý thư tín kinh doanh liên kết quản lý;
- hình thành một cơ sở tài liệu có cấu trúc;
- giám sát việc thực hiện các quy định được quy định trong một tài liệu cụ thể.
Kế toán cho thư từ (cả đến và đi) cũng dẫn đến nhiệm vụ của thư ký.
Sự khác biệt về trách nhiệm trong các công ty nhỏ và lớn
Như thực tế cho thấy, tổ chức càng lớn, nhân viên sẽ càng có nhiều nhân viên. Trong các tổ chức nhỏ, nơi đơn giản là không có cách nào để thuê một nhân viên bán hàng, nhưng bạn có thể làm mà không cần dịch vụ của anh ta, họ thu hút một người sẽ chiếm giữ vị trí thư ký. Trách nhiệm của thư ký như đã rõ, đây là một hỗn hợp các nhiệm vụ của hai bài viết này. Một người quản lý để đối phó với tất cả mọi thứ, bởi vì quy trình làm việc tại các doanh nghiệp nhỏ không phong phú và đa dạng như của megacompiances.
Yêu cầu cụ thể có thể được trình bày cho một nhân viên tiềm năng
Trách nhiệm của nhân viên bán hàng phụ thuộc vào chi tiết cụ thể của tổ chức. Ví dụ, các tổ chức hoặc công ty quốc tế có đối tác nước ngoài có thể yêu cầu thư ký của họ dịch thư, ví dụ, từ tiếng Anh và ngược lại.
Một người có kinh nghiệm làm việc thường được đưa vào một vị trí như vậy, bởi vì ở đây bạn cần có một sự kiên trì cao và là một người thực sự cẩn thận, người đã làm việc trong nhiều năm. Những người trẻ mới tốt nghiệp từ các tổ chức giáo dục trong lĩnh vực này và chưa có kinh nghiệm nên cố gắng gây ấn tượng với nhà tuyển dụng tiềm năng trong tương lai với mong muốn làm việc, sau đó, có lẽ, có cơ hội có được vị trí như vậy ngay cả trong một tổ chức lớn, đầy triển vọng.
Bạn cần hiểu chi tiết cụ thể của công ty, tài liệu sẽ phải làm việc. Kiến thức đủ sâu về khung pháp lý hướng dẫn doanh nghiệp cũng là một điểm cộng lớn cho một nhân viên tiềm năng.
Bạn cần phải chuẩn bị cho thực tế rằng bạn sẽ phải nghiên cứu không chỉ cấu trúc của công ty, mà còn trở thành một chuyên gia thực sự trong lĩnh vực quy tắc và tiêu chuẩn bảo hộ lao động, và cũng đừng quên về nghi thức kinh doanh giao tiếp.
Những gì tổ chức không thể làm mà không có thư ký
Vị trí thư ký luôn tồn tại trong các trường học và nhà trẻ của các thành phố lớn.Điều này là do thực tế là không có người có thể theo dõi tất cả các tài liệu và, nếu cần, ngay lập tức cung cấp bất kỳ tài liệu được lưu trữ nào, bạn không thể làm.
Nhiệm vụ của nhân viên bán hàng ở trường hơi khác so với nhiệm vụ của nhân viên bán hàng, ví dụ, trong một tổ chức thương mại. Tại đây, công việc sẽ được tiến hành với các tài liệu của từng sinh viên. Vào cuối kỳ báo cáo, sẽ cần phải cung cấp thông tin về công việc được thực hiện. Sẽ tốt hơn nếu một người làm việc trong các tổ chức như vậy có thể dễ dàng tìm thấy một ngôn ngữ chung với cả trẻ em và cha mẹ của họ, bởi vì các vấn đề trong quản lý tài liệu, sự hiện diện của những mâu thuẫn cần được làm rõ, là một hiện tượng khá phổ biến.
Bất kỳ trường mẫu giáo lớn cũng có thư ký riêng của mình. Trách nhiệm công việc ở đây tương tự như những người có nhân viên của hồ sơ này trong trường học. Điều này là do sự tập trung duy nhất của các hoạt động của các tổ chức công cộng hoặc tư nhân như vậy. Các tổ chức như vậy cũng muốn một thư ký có trách nhiệm và có trình độ để làm việc với họ. Các trách nhiệm trong trường mẫu giáo đối với chuyên gia này vẫn giống nhau: làm việc với cơ sở tài liệu và tài liệu lưu trữ.
Một số phẩm chất cá nhân một nhân viên bán hàng tốt nên có
- Một người muốn trở thành một nhân viên cao cấp phải có một trí nhớ rất tốt. Tình cảm là một kẻ thù cần phải chiến đấu và không được phép để sự thay đổi tâm trạng bằng cách nào đó có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
- Khoan dung là một kho báu thực sự mà một nhân viên bán hàng nên có. Trách nhiệm công việc của anh ta được bổ sung bằng chức năng giải thích cho nhiều người trên ngón tay. Ý nghĩa của nhiều tài liệu và tầm quan trọng của từng cá nhân lá Lá, mà không có gì là không thực tế để nhận ra bất kỳ mong muốn nào.
- Tự kiểm soát cũng quan trọng như sự khoan dung. Trong lĩnh vực này, khá thường xuyên có những tình huống có thể dẫn một người không chuẩn bị ra khỏi mình. Bạn cần kiểm soát bản thân liên tục.
- Kỹ năng giao tiếp kinh doanh sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết các vấn đề khó khăn với những người làm việc trong cùng một tổ chức hoặc được kết nối bởi các liên hệ kinh doanh với công ty.
- Tổ chức ở cấp độ hưng. Thật vậy, một nhân viên bán hàng giỏi không bao giờ bỏ qua mọi thứ và tài liệu cho sau này, bởi vì anh ta hiểu rằng điều này có thể dẫn đến sai sót hoặc hỗn loạn hoàn toàn, không nên được phép làm việc với các tài liệu trong mọi trường hợp.
