Chính thức Nhiệm vụ của thư ký tạo thành phần chính của các hướng dẫn để thực hiện các hoạt động công việc cho vị trí việc làm được chỉ định. Ngoài danh sách các khuyến nghị nhất định có tính ràng buộc, một tài liệu tương tự còn chứa thông tin về các yêu cầu, quyền, phạm vi trách nhiệm của thư ký, cũng như các quy định lao động chung. Không nên xem xét rằng một vị trí chuyên nghiệp như vậy là đơn giản và không yêu cầu phải tính đến các sắc thái nhất định.
Trách nhiệm chung
Trước tiên, bạn cần hiểu nhiệm vụ cổ điển, thống nhất của thư ký là gì. Tóm lại, chúng có thể được giảm xuống các khuyến nghị bắt buộc sau:
- Đảm bảo các hoạt động hành chính của quản lý.
- Nhận và phân phối lại thư từ, xử lý, chuẩn bị và gửi trả lời cho các thư nhận được khi cần thiết.
- Cung cấp công việc văn phòng, thu thập và xử lý thông tin cần thiết cho quản lý cấp cao.
- Chấp nhận các tài liệu từ nhân viên để truyền cho cấp trên để ký và làm quen.
- Chuẩn bị các cuộc họp và biên bản của họ.
- Mua sắm văn phòng và các sản phẩm khác cần thiết để đảm bảo hoạt động làm việc bình thường.
- Tổ chức tiếp nhận nhân viên và du khách khác.
- Hoàn thành một số hướng dẫn.
Yêu cầu kiến thức
Trách nhiệm của nhân viên có thể thay đổi một chút tùy thuộc vào chuyên môn cốt lõi của họ. Tuy nhiên, bất kể nó là gì, kiến thức trong các lĩnh vực sau cho vị trí này sẽ là thừa và rất hữu ích:
- Nguyên tắc cơ bản của lao động và luật hành chính.
- Đạo đức chung và nghi thức kinh doanh.
- Nguyên tắc cơ bản của thủ tục giấy tờ.
- Phòng ngừa an toàn.
- Quy tắc làm việc với máy tính và tiếp nhận và đàm phán, cũng như thiết bị văn phòng.
- Bảo hộ lao động.
- Yêu cầu thực hiện thư tín kinh doanh.
Trong số những điều khác, không thể thực hiện đúng nhiệm vụ của thư ký mà không có kiến thức về các nguyên tắc cơ bản nội bộ của doanh nghiệp, thói quen hoạt động, tài liệu quy định và nhiều hơn nữa.
Trợ lý trách nhiệm
Nhiệm vụ của thư ký của người quản lý không khác nhiều so với các yêu cầu chung được đưa ra ở trên. Ông cũng nhận và truyền thư, tham gia sao chép và lưu trữ tài liệu, kiểm soát việc giao lệnh của người đứng đầu cho người có trách nhiệm, tiến hành các thủ tục giấy tờ cần thiết, đảm bảo mua hàng hóa ưu tiên. Trong số những thứ khác, một chuyên gia như vậy sẽ có thể đối phó với:
- cung cấp hành chính cũng như hoạt động hành chính;
- thu thập và xử lý, sau đó cung cấp thông tin theo yêu cầu của cấp cao hơn;
- tổ chức điện thoại và trò chuyện cá nhân;
- viết thư thương mại;
- việc tạo ra các điều kiện để nâng cao hiệu quả của người lãnh đạo và nhiều người khác.
Theo quy định, nhiệm vụ chính thức như vậy của thư ký trưởng có thể được thực hiện bởi những người có trình độ học vấn cao hơn và trung học. Trong trường hợp sau, một lợi thế đáng kể là sự hiện diện của kinh nghiệm làm việc trong nghề 2 năm.
Quyền thư ký
Cần phải nhớ rằng không chỉ nhiệm vụ chính thức của thư ký xác định công việc của anh ta, nhân viên, tất nhiên, cũng có những quyền nhất định. Vì vậy, họ bao gồm cơ hội để làm quen với các dự án làm việc và quyền đưa ra các đề xuất hợp lý như là một phần của mô tả công việc của họ.Ngoài ra, khi xác định những thiếu sót trong khuôn khổ thẩm quyền của mình, thư ký có quyền thu hút sự chú ý của người đứng đầu về các khía cạnh này.
Yêu cầu đối với hoạt động của nhân viên bán hàng
Nhiệm vụ của thư ký-thư ký, như một quy luật, hơi khác so với những gì được mô tả ở trên. Trong trường hợp này, trợ lý giám đốc chủ yếu nên cung cấp các hoạt động quản lý trực tiếp, trong khi nhân viên bán hàng phần lớn tập trung vào công việc giấy tờ. Các hướng dẫn cho công việc của mình phải bao gồm các khía cạnh như:
- Xử lý thư đến, biên dịch và gửi trả lời.
- Giám sát việc thực hiện các đơn đặt hàng và hướng dẫn.
- Kiểm tra tính đúng đắn của thiết kế tài liệu nội bộ.
- Đăng ký, kế toán, lưu trữ chứng từ.
Yêu cầu đối với hoạt động của thư ký tòa án
Những thay đổi quan trọng hơn nhiều bao gồm các nhiệm vụ chính thức của thư ký tòa án. Theo quy định, các chuyên gia này có liên quan trực tiếp đến việc duy trì và sửa chữa các phiên tòa. Ngoài ra, họ chuẩn bị thư, yêu cầu và các tài liệu khác, có thể gọi những người tham gia vào cuộc tranh luận tư pháp. Công việc tích cực như vậy có thể được thực hiện bởi một người có trình độ học vấn cao hơn và không đầy đủ, không có kinh nghiệm làm việc liên quan. Theo quy định, vị trí này được lựa chọn bởi những người trẻ tuổi và những cô gái muốn đạt được kinh nghiệm trong lĩnh vực tư pháp và tiếp tục sự nghiệp của họ trong lĩnh vực luật học.
Có vẻ như một số người cho rằng một vị trí tuyển dụng như vậy không đòi hỏi kiến thức và kỹ năng đặc biệt, vì vậy nó sẽ phù hợp với nhiều người, nhưng điều này không hoàn toàn đúng. Thư ký tòa án còn làm gì nữa? Nhiệm vụ của anh bao gồm:
- Tuân thủ Hiến pháp, Luật Liên bang và bất kỳ hành vi và mệnh lệnh pháp lý pháp lý nào khác.
- Thi hành lệnh của thẩm phán hoặc người được ủy quyền khác.
- Tương tác với các thành viên khác trong cơ cấu tư pháp để giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của thư ký.
Thông tin chung
Chính thức nhiệm vụ của thư ký, trợ lý trưởng và nhân viên tòa án được quy định bởi một tài liệu đặc biệt gọi là mô tả công việc. Sự hiện diện của nó trong bất kỳ công ty nào là bắt buộc, bởi vì theo danh sách quy tắc cụ thể mà nhân viên hiểu được những hành động anh ta phải thực hiện và hành động nào không. Một tài liệu như vậy được phát triển và soạn thảo với sự tham gia của đội ngũ quản lý và không có các phần phụ như quy định chung, quyền và nghĩa vụ, lĩnh vực trách nhiệm, quan hệ của nhân viên trong công ty, cũng như các ứng dụng cần thiết.
