Quản lý văn phòng là một trong những nhân viên cần thiết nhất trong công việc của bất kỳ công ty hiện đại nào. Một loạt các trách nhiệm bao gồm các chức năng của một chuyên gia tổ chức và giám sát. Nó đồng thời kết hợp tối đa ba hội nghị toàn thể: thư ký, quản lý, quản trị viên. Nhiệm vụ của một người quản lý văn phòng ngụ ý chủ yếu là trách nhiệm cao và sự siêng năng cao.
Yêu cầu chuyên gia
Các hướng dẫn cho người quản lý văn phòng công việc bao gồm các yêu cầu cần thiết để tuyển dụng và thực hiện nó trong tương lai. Điều đầu tiên một ứng cử viên cho vị trí này nên có là giáo dục và kỹ năng chuyên môn phù hợp. Người lao động phải có bằng tốt nghiệp hoàn thành chuyên ngành thứ cấp, trình độ học vấn cao hơn hoặc chưa hoàn thành.
Các kỹ năng cần có kiến thức về cấu trúc của văn phòng và các tính năng của công việc. Phân vùng của căn phòng là một yếu tố quan trọng trong chức năng. Nếu người quản lý văn phòng quen thuộc với các nguyên tắc tổ chức các hoạt động, anh ta sẽ dễ dàng kiểm soát các vị trí công việc cá nhân. Nhân sự nên được phân bổ theo nhiệm vụ của họ để công việc khác không bị xáo trộn. Người quản lý văn phòng phải biết phạm vi công việc và mức độ trách nhiệm của từng chuyên gia.
Trách nhiệm của quản trị viên văn phòng
Người quản lý có nghĩa vụ tổ chức sản xuất thoải mái tối ưu trong tòa nhà văn phòng. Ngoài việc phân vùng, người quản lý cần quản lý nhân viên để tất cả các chức năng của từng khung được thực hiện ổn định. Những điều cơ bản của văn phòng được quản trị viên thiết lập trên các mục:
- Lựa chọn và bố trí các chuyên gia.
- Lập kế hoạch chiến lược và chiến thuật trong công việc.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Để có một điều kiện làm việc ổn định trong văn phòng, cần phải đảm bảo rằng mỗi lần bắn thành công trong các hoạt động của nó. Kết quả tích cực của lao động được thực hiện bằng các phương pháp thúc đẩy và quản lý chiến lược của nó. Việc phát triển và thực hiện các phương pháp đổi mới để cải thiện chất lượng và tăng năng suất là nhiệm vụ của một người quản lý văn phòng.
Giao tiếp kinh doanh trong nhóm làm việc dựa trên đạo đức và đạo đức nghề nghiệp. Một người quản lý văn phòng là một ví dụ về giọng điệu lịch sự và tôn trọng nhân viên.
Kiểm soát nội bộ
Tất cả các quyết định đưa ra phải được kiểm soát bởi quản trị viên. Kiểm soát được thực hiện trong các lĩnh vực chuyên nghiệp sau đây:
- Giới thiệu và duy trì lịch trình lao động nội bộ.
- Tuân thủ các tiêu chuẩn truyền thông cụ thể của công ty.
- Kiểm soát văn hóa lời nói khi giao tiếp với khách hàng và đối tác kinh doanh.
- Quy định trang phục là một điểm quan trọng trong công việc của công ty. Nhân viên phải mặc đồng phục phù hợp được thiết lập theo tiêu chuẩn. môi trường kinh doanh và các đạo luật của công ty.
Người quản lý văn phòng, có trách nhiệm công việc bao gồm quản lý nhân sự và kiểm soát hoạt động, nên phát triển phương pháp và cấu trúc tổ chức riêng để đánh giá chất lượng công việc. Mỗi nhân viên phải chịu trách nhiệm kỷ luật trong trường hợp vi phạm lịch trình làm việc và đạo đức làm việc. Người quản lý tự chịu trách nhiệm như vậy. Hệ thống các biện pháp ngăn chặn vi phạm, phương pháp giải quyết xung đột với quản lý và nhân viên khác và phương pháp khuyến khích đạo đức được phát triển bởi quản trị viên.
Nghĩa vụ của người quản lý
Các chức năng của người quản lý cũng có thể được thực hiện bởi người quản lý văn phòng. Trong trường hợp này, anh ta cần cung cấp cho nhân viên và cơ sở những vật tư cần thiết. Mỗi nhân viên phải có một huy hiệu và danh thiếp để tính cách, tên, vị trí, chi tiết liên lạc của anh ta luôn luôn được tìm ra và xử lý chính xác. Bộ mặt của chuyên gia là bộ mặt của văn phòng và công ty.
Vật tư văn phòng được cung cấp thường xuyên và là trách nhiệm của người quản lý văn phòng. Các kế hoạch kinh tế được soạn thảo để cung cấp hàng hóa, có tính đến số lượng sản phẩm giao cho công ty, chi phí mua hàng số lượng lớn và hệ thống giảm giá. Việc giao hàng liên tục các vật liệu văn phòng, bao gồm giấy và các sản phẩm tiêu thụ cho thiết bị, được thực hiện với kết thúc giao dịch với các nhà cung cấp và công ty dịch vụ với sự tham gia trực tiếp của người quản lý văn phòng. Việc nhận hàng được kiểm soát bởi hồ sơ thanh toán và kế toán. Vấn đề văn phòng phẩm và vật tư cho nhân viên được thực hiện với việc bổ nhiệm những người có trách nhiệm và sự sẵn có của các đề án và thủ tục phân phối các giá trị kinh tế.
Tất cả các thiết bị được kiểm soát bởi người quản lý cung ứng, trong trường hợp này là người quản lý văn phòng. Trách nhiệm bao gồm giám sát tình trạng thiết bị kỹ thuật, thông tin liên lạc. Trong trường hợp hỏng hóc bộ máy và máy móc, một công ty dịch vụ hoặc kỹ thuật viên sửa chữa được gọi lên và kết quả công việc của anh ta được kiểm tra. Kiểm soát như vậy cũng xảy ra khi thiết bị mới được chuyển đến văn phòng.
Việc kiểm kê thiết bị và vật tư được thực hiện bởi người quản lý văn phòng bằng cách định kỳ đối chiếu tình trạng sẵn có và tình trạng kỹ thuật của tài sản kinh tế với dữ liệu kế toán.
Theo trách nhiệm của mình, người quản lý hỗ trợ kinh tế quản lý các quỹ được phân bổ cho văn phòng để mua hàng hóa cần thiết cho công ty và cho các nhu cầu kỹ thuật của cơ sở. Người quản lý cung ứng tổ chức cung ứng vật chất và kỹ thuật cho các sự kiện có chủ ý, hội nghị, đàm phán.
Thư ký và nhiệm vụ của mình
Tất cả các quy trình chính ở trên trong công việc của người quản lý và các quyết định của anh ta cần được chính thức sửa chữa, và do đó, trách nhiệm của người quản lý văn phòng, thư ký trong một người bao gồm hỗ trợ tài liệu cho các hoạt động của tổ chức. Mỗi tài liệu, tùy thuộc vào mục đích, có hình thức và cấu trúc biên dịch riêng. Chỉ sau đó, quyết định hoặc kế hoạch được thực hiện mới có cơ sở pháp lý và yêu cầu thực hiện nghiêm ngặt tất cả các điểm. Đây là cách một hoạt động công ty rõ ràng và mạch lạc được xây dựng.
Hợp tác và hội nhập
Thư ký-quản lý tổ chức một cuộc họp và tiếp khách. Đoàn và hoa hồng, đối tác, khách hàng là những vị khách quan trọng của công ty. Các hoạt động của công ty và sự phát triển của nó phụ thuộc trực tiếp vào chúng. Giao tiếp diễn ra ở cấp độ kinh doanh bằng cách sử dụng một đạo đức thân thiện chính thức mà không chuyển sang các mối quan hệ và tương tác cá nhân - chỉ hoạt động. Người quản lý văn phòng nên tượng trưng cho văn hóa và tôn trọng không chỉ với tư cách là một đại diện hàng đầu, mà còn cho toàn bộ công ty. Việc nhận và truyền thông tin liên lạc được thực hiện trực tiếp bởi thư ký. Để hợp tác và giải quyết các vấn đề quan trọng của sự tương tác, trao đổi danh thiếp được thực hiện, phân tích và lưu trữ của họ trong bộ phận. Duy trì thư tín kinh doanh với các đối tác và chi nhánh là trách nhiệm của người quản lý văn phòng. Ông làm cho điện tử và chuyển phát nhanh gửi các tài liệu cần thiết, nhận và phân tích thông tin, duy trì thư tín kinh doanh.
Quản lý trong cơ cấu quản lý
Người quản lý trong hầu hết các trường hợp trực tiếp phụ thuộc vào tổng giám đốc của công ty và quản lý cấp cao. Trách nhiệm và quyền được quy định bởi các cơ quan chức năng, theo dõi sự tuân thủ của họ.Nhiệm vụ của người quản lý văn phòng cho sơ yếu lý lịch bao gồm một báo cáo về tổ chức văn phòng nội bộ đã tiến hành, việc đạt được kết quả năng suất và những khó khăn gặp phải trong công việc và cung cấp các hoạt động. Họ đưa ra các đề xuất cải thiện điều kiện, các vấn đề kinh tế và kinh tế liên quan đến việc mua thiết bị và vật liệu, yêu cầu di dời, thăng chức và sa thải công nhân. Hình phạt kỷ luật và phần thưởng cho các chuyên gia xuất sắc được thông qua để xem xét.
Chuyên gia hướng dẫn
Việc thuê một người quản lý mới được đi kèm với việc biên soạn và thông qua một loạt các nhiệm vụ, quyền và trách nhiệm. Hướng dẫn của người quản lý văn phòng bao gồm một danh sách đầy đủ tất cả các quy tắc và quy tắc trên cho công việc và tổ chức, nó cũng bao gồm những người hoặc vị trí báo cáo cho quản trị viên.
Nấc thang nghề nghiệp
Sự nghiệp của người quản lý dựa trên sự phát triển nội bộ và sự phát triển chuyên nghiệp, đó là để cải thiện các kỹ năng. Sự thay đổi về ảnh hưởng xảy ra cùng với sự tăng hoặc giảm thẩm quyền trong mắt cấp dưới và các nhân viên khác. Khả năng di chuyển tích cực theo chiều dọc của vị trí được cố định bởi những thành công trong việc đạt được các mục tiêu mà công ty đặt ra, tính chủ động và tính xã hội, khả năng sáng tạo và phương pháp làm việc hiệu quả.
Quản lý văn phòng là một trong những ngành nghề được tìm kiếm nhiều nhất. Một chuyên gia hiệu quả nên chú ý đáng kể đến nguồn nhân lực, yêu cầu này là trách nhiệm của người quản lý văn phòng đối với sơ yếu lý lịch. Kết hợp chính xác bởi nội bộ phẩm chất lãnh đạo và một đội ngũ nhân viên có trình độ cao sẽ ảnh hưởng tích cực đến sự năng động trong sự phát triển của công ty.
