Một từ tiếng Anh mới của văn phòng trở lại văn phòng đã xuất hiện trong cuộc sống hàng ngày của người Nga. Cái gì đây Nó thực hiện những chức năng gì? Nó tồn tại ở những công ty nào? Hãy cố gắng hiểu chi tiết hơn.
Văn phòng hỗ trợ. Cái gì đây
Các đơn vị này tồn tại trong nhiều tổ chức. Văn phòng hỗ trợ là một bộ phận hoặc bộ phận của một công ty có chức năng nhất định. Đó là về thói quen, hành chính và dịch vụ. Theo truyền thống, các chức năng cũng bao gồm công nghệ thông tin (dịch vụ quản trị và hỗ trợ), nguồn nhân lực và kế toán.
Trong một số tổ chức, các hướng làm việc bổ sung mà văn phòng hỗ trợ nên thực hiện được quy định riêng. Cái gì đây Thông thường các nhân viên của bộ phận này được tham gia vào kế toán thống kê và phân tích bán hàng, mua hàng, số dư hàng tồn kho và duy trì việc lưu trữ.
Nếu văn phòng hỗ trợ này là một bộ phận của ngân hàng, thì các chức năng bao gồm các hoạt động thanh toán bù trừ, dịch vụ thanh toán tiền mặt hiện tại, v.v.
Lịch sử văn phòng
Ở giai đoạn đầu phát triển kinh doanh, cách bố trí của bất kỳ cơ sở nào của công ty là đặc biệt. Tiền cảnh đã bị chiếm đóng bởi cái gọi là văn phòng phía trước. Điều này đã được thực hiện để khách hàng có cơ hội nhanh chóng và dễ dàng tìm được nhân viên phù hợp. Đương nhiên, ban quản lý đã đầu tư rất nhiều vào căn phòng này, thực hiện các sửa chữa đắt tiền, làm sạch và trang bị nội thất. Văn phòng phía trước lẽ ra phải tạo ấn tượng tốt nhất, vì đó là khuôn mặt trực tuyến của bất kỳ công ty nào.
Nhân viên của anh ta cũng phải nhất quán trong phong cách ăn mặc và hành vi. Đây là khía cạnh công khai của bất kỳ công ty.
Trong nền, văn phòng hỗ trợ đã được đặt theo truyền thống. Đây là một nơi mà việc sản xuất được thực hiện, có một hệ thống các cơ sở hành chính, các bộ phận, kho, vv
Do đó, các lãnh thổ này có truyền thống bẩn thỉu, ảm đạm và không được chăm sóc chu đáo. Khả năng trình bày của các cơ sở này không được theo dõi nhiều, vì khách hàng không bao giờ xuất hiện trong đó. Đương nhiên, không có yêu cầu đặc biệt được áp đặt cho sự xuất hiện của nhân viên. Đã chú ý nhiều hơn đến các kỹ năng chuyên nghiệp.
Sự phân chia văn phòng này thành hai bộ phận lớn thực hiện các chức năng khác nhau đã chứng minh chính nó và tồn tại cho đến ngày nay.
Nhân viên văn phòng phía trước tạo ra một bức tranh tuyệt đẹp trên tường cho công ty. Đồng thời, chính nhờ đội ngũ nhân viên hậu trường mà công ty phát triển và phát triển mạnh mẽ. Tại sao? Hãy xem nào.
Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn phòng hỗ trợ phát triển công ty
Thực tiễn cho thấy vai trò của đơn vị này đối với tổ chức lớn như thế nào.
Thứ nhất, văn phòng hỗ trợ giúp duy trì danh tiếng của công ty trong môi trường cạnh tranh cao. Đương nhiên, nếu nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ tốt và rõ ràng. Thật vậy, đối với bất kỳ khách hàng nào, tiêu chí chính cho một công ty tốt là một dịch vụ chất lượng. Nhờ các nhân viên văn phòng, một chu trình hoàn chỉnh của một hoạt động cụ thể được thực hiện.
Thứ hai, quản lý rủi ro cũng được thực hiện bởi văn phòng hỗ trợ. Điều này mang lại điều gì cho công ty? Chính các nhân viên của bộ phận này là người lập báo cáo, chọn dữ liệu, các yếu tố và tính toán dựa trên quyết định quản lý nào được đưa ra. Do đó, tính đúng đắn và chính xác của họ là rất quan trọng đối với tương lai của công ty. Nhân viên làm công việc cực kỳ có trách nhiệm, giảm đáng kể rủi ro.
Thứ ba, dịch vụ hỗ trợ văn phòng cũng đang phát triển các phương pháp tiết kiệm mới và đề xuất hợp lý hóa. Đương nhiên, nhân viên không trực tiếp kiếm được nguồn tài chính cho công ty. Nhưng họ có thể gián tiếp ảnh hưởng đến quá trình này.
Văn phòng hỗ trợ trong ngân hàng
Nó là một đơn vị kế toán hoạt động. Nhờ công việc của mình, các hoạt động của các bộ phận chính được đảm bảo.
Văn phòng hỗ trợ liên quan đến kế toán và đăng ký giao dịch với chứng khoán, quản lý nợ và tài sản, cũng như thanh toán với khách hàng. Nhưng đây chỉ là phần nổi của tảng băng chìm.
Văn phòng hỗ trợ thực hiện các hoạt động xử lý khoản vay. Ngoài ra, nhân viên thường tham gia mở tài khoản, ghi sổ và quản lý rủi ro.
Văn phòng hỗ trợ. Thực hiện tài liệu và hỗ trợ giao dịch trên thị trường chứng khoán
Trong các ngân hàng, văn phòng hỗ trợ thường bao gồm một số bộ phận. Đặc biệt nếu tổ chức thực hiện một số lượng lớn giao dịch trên thị trường chứng khoán. Nhiệm vụ của nhân viên bao gồm xử lý điện tử và tài liệu, hỗ trợ của họ. Hãy để chúng tôi suy nghĩ về điều này chi tiết hơn.
Thứ nhất, nhân viên văn phòng duy trì một sổ đăng ký giao dịch, soạn thảo hợp đồng mua bán chứng khoán của một công ty phát hành cụ thể.
Tiếp theo là quá trình đăng ký lại chứng khoán. Đây là một sự chuyển giao quyền sở hữu. Để bắt đầu quá trình này, nhân viên văn phòng cần phát lệnh chuyển khoản và hợp pháp hóa giao dịch hiện tại.
Sau khi đăng ký lại được thực hiện và nhận được một tài liệu hỗ trợ, nhân viên kiểm soát quá trình giải quyết cuối cùng.
Nhân viên văn phòng có trách nhiệm rất lớn. Nếu có sự thiếu chính xác nhỏ nhất trong quá trình làm giấy tờ, giao dịch được công nhận là không hợp lệ. Kết quả là, khách hàng sẽ phải chịu đựng, và công ty sẽ chịu tổn thất nghiêm trọng.
Ngoài ra, văn phòng hỗ trợ tham gia vào các giao dịch phân tích (nội bộ) giữa các bộ phận trong tổ chức trong hệ thống phân phối lại tài chính.
Đối với lĩnh vực thương mại trong những năm gần đây, họ thường sử dụng nhiều chương trình tự động hóa khác nhau.
Văn phòng bán lẻ
Khi tổ chức một doanh nghiệp, một người quản lý phải đối mặt với nhiều vấn đề. Cần cung cấp cho sàn giao dịch hàng hóa, tự động hóa kế toán kho tại doanh nghiệp, quản lý giá cả, tương tác với các nhà cung cấp và chi nhánh.
Để giải quyết những vấn đề này và nhiều vấn đề khác, như đã lưu ý, có những chương trình đặc biệt dành cho văn phòng hỗ trợ.
Trong hệ thống bán lẻ, nhân viên của một đơn vị như vậy sẽ giúp kiểm soát việc đến và giải phóng hàng hóa, xóa sổ và di chuyển, đánh giá lại, thực hiện trả lại, tiền mặt và hoạt động ngân hàng làm việc với thiết bị thương mại.
Gói phần mềm có thể có các cấu hình khác nhau: bán lẻ phi thực phẩm, cửa hàng tiện lợi, cửa hàng tiện lợi hoặc siêu thị. Hiện tại có một sự lựa chọn.
Mạng văn phòng
Các lĩnh vực chính của công việc trong giao dịch mạng là:
- thực hiện thay đổi và bổ sung cho một phạm vi lớn của hàng hóa;
- trao đổi dữ liệu giữa các phòng ban;
- kế toán tập trung;
- có được các báo cáo hoạt động về hoạt động của các chi nhánh, vv
Để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc và đảm bảo sự tương tác của văn phòng với mạng lưới các cửa hàng, họ thường sử dụng phiên bản tự động của văn phòng hỗ trợ. Các chương trình này cho phép tổ chức làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Back office trong phục vụ
Công việc của nhân viên phục vụ tại văn phòng chủ yếu là hoạt động liên tục. Theo truyền thống, chúng bao gồm:
- cam kết hoạt động bắt buộc thường xuyên;
- thực hiện kế toán hàng hóa và kho bãi;
- quá trình kiểm soát sản xuất bát đĩa;
- thu thập và phân tích dữ liệu;
- báo cáo.
Tùy thuộc vào quy mô và doanh thu của tổ chức, văn phòng hỗ trợ trong thương mại thường có số lượng từ ba đến mười ba đến mười lăm người.
Hiện tại, như đã lưu ý, có các hệ thống tự động để tạo thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động mà nhân viên phải thực hiện. Tất nhiên, đây là một thời điểm tích cực cho người đứng đầu tổ chức. Nhưng không phải lúc nào cũng cho công nhân. Thực tiễn cho thấy việc mua lại các hệ thống tự động thực hiện hầu hết các công việc tại văn phòng dẫn đến việc giảm nhân viên.
