Quản lý văn phòng Mô tả công việc: Mẫu

Người quản lý văn phòng thực hiện toàn quyền kiểm soát, tiếp nhận và đếm toàn bộ khối lượng tài liệu, cũng như các tuyên bố cá nhân gửi đến giám đốc công ty. Sau khi kiểm tra và đếm tất cả các bản sao, nhân viên này nên lấy chúng để xin chữ ký.

Tài liệu của khoa

1. Đặt một con dấu với huy hiệu trên tất cả các hợp đồng và đơn đặt hàng.
2. Thực hiện công việc với nhiều tài liệu khác nhau, trong đó bao gồm việc chuẩn bị, phê duyệt dự án. Người quản lý văn phòng không chỉ tham gia vào việc thiết kế và hoàn thành tài liệu mà còn gây chú ý cho nhân viên của mình, giải mã các chi tiết tối nghĩa và có thể giải thích tất cả các khía cạnh mà mọi người có thể thắc mắc. Ngoài ra, đôi khi nhân viên này phải theo dõi hiệu suất và hiệu quả của các đổi mới khác nhau, nếu quản lý yêu cầu.
3. Đăng ký đầy đủ của tất cả các thư đến. Quản lý văn phòng tương tác với các chữ cái, tin nhắn và thông báo. Anh ta có nghĩa vụ phải chấp nhận và đăng ký thông tin đầy đủ, sau đó chuyển nó cho người nhận. Nếu cần thiết, anh ta thêm thông tin vào tài liệu báo cáo, và trong một số trường hợp thu thập và lưu trữ nó, và cũng chịu trách nhiệm về tính bảo mật và an toàn của tất cả các tài liệu nhận được.

Trách nhiệm bổ sung

1. Gửi và đảm bảo việc nhận tài liệu bằng địa chỉ điện tử và bưu chính, cũng như đặt hàng và giám sát chuyển phát nhanh.
2. Tham dự các cuộc họp với mục đích ghi lại hoặc quay phim tất cả các sự kiện diễn ra tại họ, cũng như đăng ký dữ liệu nhận được theo cách tốt nhất có thể, chuyển đến các quan chức.
3. Cấp giấy ủy quyền theo lệnh trước cho các quan chức cho phép họ nhận được thư từ nhất định hoặc thực hiện các hành động khác.
4. Tiến hành sao chép và sao chép tài liệu in, cũng như giám sát sự an toàn và phân phối hợp lý của tất cả các bản sao.
5. Chuẩn bị các dự án và mẫu thư, nếu nhận được lệnh của Tổng Giám đốc. Ngoài ra, nhiệm vụ của người quản lý văn phòng bao gồm việc hình thành và gửi các yêu cầu khác nhau, nếu cần thiết và ảnh hưởng đáng kể đến các hoạt động của công ty.
6. In tài liệu văn phòng, cũng như sự hình thành của cơ sở dữ liệu, phân phối và mở rộng các tiểu mục mới.

Trách nhiệm tương tự như thư ký

1. Thường xuyên ở lại nơi làm việc để nhận cuộc gọi đúng giờ, ghi lại tất cả dữ liệu nhận được hoặc chuyển cuộc gọi đến điện thoại của nhân viên mà họ dự định.
2. Ghi lại thông tin được gửi trực tiếp đến Tổng giám đốc, ghi lại toàn bộ thông tin, lưu trữ và truyền tải sau đó.
3. Chuẩn bị các sự kiện trong công ty thay mặt cho Giám đốc điều hành. Điều này áp dụng để thông báo cho nhân viên và tổ chức cơ sở, mua các mặt hàng cần thiết cho một cuộc họp chính thức hoặc các sự kiện tương tự khác, được xác định bởi mô tả công việc của người quản lý bán hàng văn phòng.

Nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp

1. Hoạt động tổ chức trên các dự án dành riêng cho các cuộc họp của khách hàng, khách hoặc khách của công ty.
2. Đặt vé cho các chuyến đi của nhân viên, đặt phòng khách sạn, theo dõi quá trình đi công tác, phản hồi kịp thời các báo cáo về sự bất tiện theo cách hoặc phát sinh các biến chứng, khắc phục sự cố và, nếu cần, báo cáo vấn đề cho nhân viên khác hoặc Giám đốc điều hành.

Hoạt động bên trong văn phòng

1. Đặt hàng kịp thời nước cho khả năng sử dụng của tất cả các nhân viên với số lượng bất kỳ.
2. Mỗi quý nên thực hiện theo thứ tự của văn phòng. Để làm điều này, người quản lý văn phòng tiến hành một cuộc khảo sát nhân viên và kiểm tra công việc để xác định những thiếu sót trong một số điều nhất định, và sau đó mua tất cả các chi tiết. Điều này được cung cấp bởi các mô tả công việc của người quản lý văn phòng.
3. Đăng ký vào các ấn phẩm kinh doanh hoặc khoa học cần thiết cho sự phát triển của công ty hoặc cho các nhân viên cụ thể muốn nhận thư từ tại nơi làm việc.
4. Chấp nhận và thực hiện các ứng dụng thanh toán hóa đơn tại cơ sở cho thuê, cũng như tất cả các tài liệu thanh toán liên quan đến thanh toán hóa đơn tiện ích, được xác định bởi mô tả công việc của người quản lý văn phòng với chức năng kế toán.
5. Tổ chức các biện pháp an ninh liên quan đến cả công việc của nhân viên và các thiết bị tương ứng tại nơi làm việc, giám sát sự tuân thủ của họ.

Quản lý văn phòng giám sát công việc của một số nhân viên

Nhiệm vụ của người quản lý văn phòng bao gồm giám sát hoạt động của những nhân viên đó:

1. Người lái xe. Khi tương tác với nhân viên này, người quản lý văn phòng phải chấp nhận và lưu giữ hồ sơ của tất cả các ứng dụng xác định nhu cầu sử dụng máy, cũng như hình thành lịch trình và tốc độ của dịch vụ giao hàng.
2. Chuyển phát nhanh.
3. Các quý cô dọn dẹp.

Trách nhiệm của người quản lý văn phòng với tư cách là thành viên của nhóm làm việc

1. Để thực hiện các nhiệm vụ dự định cho anh ta trong đức tin tốt, không đi chệch khỏi thói quen nội bộ của đội, luật lao động, và các nguyên tắc đạo đức và đạo đức. Điều này được xác định bởi các mô tả công việc của người quản lý văn phòng.
2. Tuân thủ kỷ luật lao động và tất cả các yêu cầu được đưa ra và lên tiếng bởi ban quản lý của công ty.
3. Tuân thủ kịp thời và nghiêm ngặt tất cả các đơn đặt hàng từ chính quyền và người đứng đầu, người liên tục đưa ra và đưa cho người quản lý văn phòng một danh sách các nhiệm vụ của mình và các hành động cần thiết cho mỗi ngày, được cung cấp theo mô tả công việc của người quản lý văn phòng bộ phận bán hàng.
4. Sử dụng tất cả thời gian dành cho công việc cho công việc có lương tâm, mà không khởi hành từ nhiệm vụ riêng của họ.
5. Thực hiện tất cả các nhiệm vụ đúng thời gian và với chất lượng thích hợp. Thông thường, ngoài việc thực hiện các hoạt động lao động, người quản lý văn phòng buộc phải lập hồ sơ báo cáo, do đó, luôn cần theo dõi các nhiệm vụ đã hoàn thành và ghi lại chúng theo cách quy định, được quy định bởi bản mô tả công việc của người quản lý văn phòng với các chức năng của nhân viên văn phòng.

Trách nhiệm quan trọng

1. Tham gia vào việc làm sạch để bảo vệ nơi làm việc của họ một cách sạch sẽ và gọn gàng. Ngoài ra, người quản lý văn phòng giám sát việc làm sạch không gian văn phòng kịp thời. Anh ta buộc phải giám sát việc tuân thủ quy trình lưu trữ tài liệu báo cáo và thiết kế, nếu cần, tự mình hệ thống hóa tất cả các tài liệu. Điều này được xác định bởi các mô tả công việc của người quản lý văn phòng.
2. Áp dụng cẩn thận và hiệu quả các thiết bị văn phòng được cung cấp, máy tính, bất kỳ thiết bị nào khác. chỉ hướng công việc của họ đến mục tiêu của công ty, không thực hiện các công việc cá nhân thông qua các thiết bị được cung cấp bởi công ty. Đơn thuốc để làm như vậy Mô tả công việc của thư ký quản lý văn phòng.
3. Việc sử dụng các vật liệu và các nguồn lực khác được cung cấp là kinh tế và có lợi, chỉ sử dụng chúng cho lợi ích của công ty và để đạt được kết quả cao từ công việc của chính họ và công việc của các nhân viên khác trong doanh nghiệp. Mô tả công việc của người quản lý văn phòng, một mẫu trong đó cho thấy tất cả các yêu cầu cho công việc của nhân viên này, xác nhận rằng anh ta không chỉ nên làm việc mà còn mang lại lợi ích tối đa cho công ty.
4. Quan sát và giám sát việc thực hiện các tiêu chuẩn và quy định về bảo hộ lao động, đảm bảo an toàn tại nơi làm việc cho mỗi nhân viên, được xác định bởi mô tả công việc của người quản lý văn phòng với các chức năng của một thư ký.
5. Không sử dụng để thực hiện các ấn phẩm báo chí hoặc khoa học, bài phát biểu, thông tin có được nhờ vào vị trí chính thức, hoặc xem các tài liệu thuộc sở hữu của công ty. Nghiêm cấm sử dụng thông tin, việc tiết lộ có thể gây thiệt hại vật chất cho công ty hoặc làm tổn hại danh tiếng của công ty. Điều này được cung cấp bởi các mô tả công việc của người quản lý văn phòng.

Quyền

1. Để nhận thông tin, cũng như dữ liệu bí mật cho các hành động cần thiết trong khuôn khổ của cơ quan chính thức và với sự lãnh đạo của các cơ quan chức năng.
2. Yêu cầu từ các nhân viên khác nhau để hoàn thiện hoặc thay đổi các tài liệu được tạo ra với các lỗi chứa thông tin không chính xác.
3. Để thực hiện kiểm soát và xác nhận các tài liệu trong khuôn khổ thẩm quyền của chính họ và quyền hạn được chỉ định bởi các nhà quản lý.
4. Để nộp cho các cơ quan chức năng yêu cầu cải thiện các điều kiện cho công việc độc lập, cũng như hoạt động lao động của các nhân viên khác. Người quản lý văn phòng có thể đưa ra các đề xuất không chỉ về các hoạt động của một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể, mà còn về công việc của toàn bộ công ty.
5. Yêu cầu cung cấp các điều kiện thích hợp để đảm bảo an toàn cho tất cả các tài liệu và khả năng đảm bảo tính bảo mật của thông tin và hành động được thực hiện nếu chúng cần được ẩn khỏi các đối thủ cạnh tranh.
6. Đưa ra quyết định về hoạt động của một số người trong công ty trong khả năng và thông tin xác thực của riêng họ.
7. Phân phối các ưu đãi tài chính hoặc công việc, cũng như áp dụng các hình phạt đối với những nhân viên báo cáo cho người quản lý văn phòng. Để thực hiện các hành động này, cần có sự cho phép trước của Giám đốc điều hành.

Người quản lý văn phòng có nghĩa vụ phải hoàn thành rõ ràng và chính xác nhiệm vụ của mình, để thực hiện các hoạt động vì lợi ích của công ty. Anh ta làm tất cả các công việc để hệ thống hóa và đơn giản hóa các hoạt động của các nhân viên khác, cũng như để truyền đạt cho Tổng giám đốc hoặc phó thành công hoặc sai lầm trong công việc của các nhân viên khác.