Nguồn lực chính của bất kỳ tổ chức nào là nhân viên của nó. Họ đóng góp cho sự tăng trưởng và thịnh vượng của sản xuất. Các ông chủ có năng lực đánh giá cao nhân viên của họ. Trong số các bài viết quan trọng khác, trợ lý giám đốc đặc biệt đáng chú ý. Nhiệm vụ và tầm quan trọng của nó rất khó để đánh giá quá cao. Đây là cánh tay phải và cố vấn chính, người tổ chức sự kiện và điều phối viên cuộc họp. Nếu không có một trợ lý giỏi, sẽ rất khó để một người quản lý hàng đầu quản lý doanh nghiệp.
Đặc điểm nổi bật và chi tiết cụ thể của trợ lý
Không có vị trí như vậy sẽ rất mâu thuẫn và mơ hồ về các yêu cầu như một người quản lý trợ lý. Trách nhiệm của nhân viên tham gia loại hoạt động này bao gồm khá nhiều điểm. Ngoài ra, trợ lý cá nhân thường bị nhầm lẫn với thư ký hoặc quản lý văn phòng. Mặc dù chúng giống nhau, nhưng chúng là các loại hoạt động khác nhau.
Nhiệm vụ của người quản lý trợ lý:
- Đảm bảo ngày làm việc của sếp - lịch trình, cuộc họp, ký tài liệu và các chuyến công tác;
- cung cấp một nơi làm việc thoải mái cho một người quản lý hàng đầu - chăm sóc vi khí hậu, sạch sẽ và thoải mái của căn phòng;
- làm việc với các tài liệu của người đứng đầu, đặc biệt với các thư và cuộc gọi đến;
- Đảm bảo tâm lý thoải mái cho cấp trên;
- đàm phán ban đầu;
- dịch thuật;
- cung cấp văn phòng phẩm lãnh đạo, vv
Danh sách này rộng hơn nhiều so với nhiệm vụ thư ký và hành chính. Tuy nhiên, các chi tiết cụ thể mà nhân viên phải đối mặt ở vị trí "trợ lý cá nhân cho người đứng đầu", trách nhiệm và sắc thái của hoạt động sẽ khác nhau đối với các chủ nhân khác nhau.
Nó xảy ra rằng đây chủ yếu là công việc thư ký. Hoặc trợ lý chỉ tham gia vào việc đảm bảo sự thoải mái và trật tự của sếp. Một số trợ lý là đại biểu chính thức và có cấp dưới của nhân viên của họ.
Các yêu cầu chuyên môn của nhà tuyển dụng đối với ứng viên cho vị trí trợ lý giám đốc điều hành, nhiệm vụ và yêu cầu đối với giáo dục
Yêu cầu đối với giáo dục cơ bản và kinh nghiệm làm việc sẽ khác nhau, tùy thuộc vào nhận thức quản lý. Thông thường, vị trí tuyển dụng này được coi là một sự nghiệp bắt đầu. Tuy nhiên, một người quản lý hàng đầu nghiêm túc sẽ tìm kiếm chính mình như một trợ lý cho một người có kinh nghiệm sống và chuyên nghiệp nhất định.
Yêu cầu tối thiểu là giáo dục trung học liên quan đến quản trị hoặc luật học. Ngoài ra, nhà tuyển dụng mong đợi những phẩm chất chuyên nghiệp sau đây từ ứng viên:
- khả năng làm việc trong tất cả các chương trình văn phòng;
- in tốc độ cao;
- xóa mù chữ;
- kiến thức về ít nhất một ngoại ngữ, thường xuyên nhất là tiếng Anh;
- kiến thức cơ bản về lập trình, và các chương trình máy tính không chuẩn;
- khả năng tiến hành thủ tục giấy tờ và thư từ theo yêu cầu quy định;
- kiến thức cơ bản về pháp luật hiện hành;
- có thẩm quyền, phát biểu.
Đây là yêu cầu tối thiểu cho người nộp đơn cho vị trí "trợ lý cá nhân cho người đứng đầu". Trách nhiệm cũng có thể được bổ sung, tùy thuộc vào phạm vi của tổ chức. Tại một số doanh nghiệp, một điều kiện tiên quyết để được nhận vào công việc đó là hồ sơ hoặc giáo dục liên quan. Ngoài ra, giáo dục kinh doanh bổ sung hoặc các khóa học giáo dục thường xuyên được coi là một điểm cộng lớn.
Trợ lý thuộc tính cá nhân
Ngoài chuyên môn, một số yêu cầu cá nhân được trình bày cho các trợ lý quản lý.Các chi tiết cụ thể về vị trí, nhiệm vụ và tính năng công việc của người quản lý của đội trưởng yêu cầu một kho nhân vật đặc biệt.
Trước hết, đó là:
- chống lại căng thẳng - sau tất cả, một trợ lý thường phải lấy sự tức giận của ông chủ trước và lắng nghe sự bất mãn của cấp dưới;
- đa nhiệm - khả năng thực hiện đồng thời một số nhiệm vụ là phẩm chất quý giá nhất của một trợ lý giỏi;
- suy nghĩ tích cực - không có đặc điểm này, người quản lý trợ lý sẽ không đối phó với các trách nhiệm bổ sung, bởi vì các hoạt động của anh ta thường vượt quá phạm vi hợp tác kinh doanh tiêu chuẩn;
- khả năng học tập cao - mong muốn học hỏi những điều mới và để có được sự hiểu biết tốt về quy trình làm việc nên có mặt trong mỗi trợ lý giỏi.
Đây chỉ là những đặc điểm cơ bản, cơ bản cần thiết cho mỗi trợ lý giám đốc cho sự nghiệp chuyên nghiệp thành công. Nhưng yêu cầu cá nhân quan trọng nhất - tính khí và cách cư xử của sếp và trợ lý không nên làm mất đoàn kết, mà là lý tưởng bổ sung cho nhau.
Trách nhiệm chung
Trợ lý làm việc trực tiếp với quản lý của tổ chức, thực hiện cả nhiệm vụ cá nhân và nhiệm vụ chuyên môn. Chúng thường bao gồm:
- tiến hành công việc văn phòng của người đứng đầu, và trong một số trường hợp toàn bộ tổ chức. Tại các doanh nghiệp cá nhân, trợ lý quản lý ban thư ký của tổ chức;
- phối hợp quản lý. Lên lịch các cuộc họp kinh doanh, nhắc nhở cấp trên về các sự kiện và hoạt động của các loại;
- tiến hành trao đổi thư từ thay mặt tổ chức;
- tiếp nhận và phân phối lại các cuộc gọi điện thoại đến;
- cung cấp cho người đứng đầu tất cả các thông tin cần thiết theo yêu cầu.
Bổ sung trách nhiệm của trợ lý cho người đứng đầu tổ chức
Một trợ lý cá nhân cho người đứng đầu với các trách nhiệm và chức năng bổ sung là vị trí tuyển dụng phổ biến nhất cho lĩnh vực hoạt động này. Thông thường, quản lý đang tìm kiếm một nhân viên khá đa dạng, có khả năng mở rộng trách nhiệm.
Các trách nhiệm bổ sung phổ biến nhất là:
- dịch từ một ngôn ngữ nước ngoài, bao gồm cả trong các cuộc đàm phán. Không phải lúc nào quản lý cũng có thể tin tưởng hoàn toàn vào nhân viên bên ngoài và kiến thức về ít nhất tiếng Anh sẽ rất hữu ích ở đây;
- tổ chức các chuyến đi của người đứng đầu và đệm trong các chuyến đi. Một hoạt động như vậy giả định rằng trợ lý sẽ chăm sóc tất cả các khoảnh khắc trong nước: di chuyển, đặt taxi và khách sạn, phục vụ ăn uống và giấy tờ;
- hộ tống cấp trên đến các sự kiện giao thức;
- dịch vụ gia đình.
Danh sách này là không đầy đủ. Thông thường, nó rất khó để trả lời một cách rõ ràng câu hỏi trách nhiệm của một người quản lý trợ lý là gì? Hoạt động này rất đa dạng. Mỗi ông chủ đưa ra yêu cầu của riêng mình, điều chính là đảm bảo rằng tất cả chúng đều nằm trong luật pháp.
Chế độ trợ lý cá nhân
Một trong những tính năng chính của hoạt động này là sự phụ thuộc vào giờ làm việc của nhân viên vào quản lý. Tất nhiên, một ngày làm việc tám giờ được quy định một cách chuẩn mực. Trong thực tế, các trợ lý so sánh chế độ của họ với các ông chủ.
Điều này làm mờ đi thời gian làm việc và nhu cầu luôn luôn giữ liên lạc với quản lý, thường khiến sinh viên tốt nghiệp từ các vị trí tuyển dụng này sợ hãi. Trong thực tế, bạn phải làm việc không nhiều hơn bất kỳ nơi nào khác. Nó chỉ là thời gian nghỉ ngơi và làm việc trở nên không ổn định.
Mô tả công việc Trợ lý quản lý
Cấu trúc của bài "trợ lý giám đốc", nhiệm vụ, yêu cầu về giáo dục và kinh nghiệm làm việc nên được nêu rõ trong bản mô tả công việc. Đây là một tài liệu cung cấp sự minh bạch của các yêu cầu quản lý và dễ dàng kiểm soát việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên.
Mô tả công việc là quy phạm và ràng buộc.Tài liệu này nói lên tất cả sự tinh tế trong công việc của một trợ lý quản lý. Đây thực tế là một hướng dẫn để hành động. Tài liệu này không chỉ bao gồm các nhiệm vụ, mà còn cả quyền, trách nhiệm và tính năng của việc giải quyết tranh chấp lao động.
Liên quan đến các chi tiết cụ thể về các hoạt động của trợ lý giám đốc, việc chuẩn bị bản mô tả công việc của anh ta cần được đặc biệt chú ý. Hãy chắc chắn để quy định các tính năng của công việc, các sắc thái của việc tổ chức thời gian làm việc và nghỉ ngơi, bồi thường để xử lý.
Cần phân biệt mô tả công việc của trợ lý với cùng một tài liệu cho vị trí trợ lý quản lý dự án. Nhiệm vụ sau này thường là tạm thời, như chính công việc.
Ngoài ra, bản mô tả công việc cần nêu rõ tên của vị trí. Hầu hết thường chỉ ra thư ký của người Hồi giáo, người thư ký, người hướng dẫn, người hướng dẫn, người hướng dẫn. Đảm bảo cẩn thận rằng mục này phù hợp với các quy định hiện hành và được cập nhật.
Những gì để chỉ ra trong sơ yếu lý lịch trợ lý điều hành
Vị trí trợ lý cá nhân là một khởi đầu tuyệt vời cho sự nghiệp sau đại học. Vì vậy, bạn có thể có được công việc đầu tiên của bạn và có được kinh nghiệm chuyên môn không thể so sánh được. Tuy nhiên, đối với những người tìm việc có kinh nghiệm vị trí tuyển dụng này có vẻ thú vị. Đặc biệt nếu bạn có kế hoạch thay đổi phạm vi hoạt động.
Biết được trách nhiệm chính của một người quản lý trợ lý, không khó để viết một bản lý lịch. Tài liệu này giả định rằng bạn đã đọc phần lý thuyết của câu hỏi và sẵn sàng bắt đầu công việc. Nghiên cứu kỹ các yêu cầu cho người nộp đơn và bắt đầu viết văn bản.
Dữ liệu phải được chỉ định trong sơ yếu lý lịch cho vị trí tuyển dụng trợ lý cá nhân hoặc trợ lý cá nhân cho người đứng đầu.
- Tên đầy đủ của họ và bảo trợ, trong sơ yếu lý lịch cho một công ty nước ngoài, chỉ có hai người đầu tiên được cho phép.
- Tình trạng hôn nhân. Đây là một điểm bắt buộc - vị trí trợ lý giả định thường là giờ làm việc không thường xuyên. Người ta phải chắc chắn rằng một lịch trình như vậy sẽ không ảnh hưởng xấu đến trách nhiệm gia đình.
- Giáo dục Chỉ theo thứ tự thời gian. Nếu bạn vẫn đang học, hãy chắc chắn kiểm tra xem sẽ mất bao lâu để hoàn thành. Thông thường, các nhà tuyển dụng là trợ lý cuối cùng sinh viên của các khóa học cuối cùng, tiếp theo là sự thăng tiến nghề nghiệp. Ở đây cũng chỉ ra kiến thức về một ngôn ngữ nước ngoài và mức độ thành thạo trong đó.
- Kinh nghiệm làm việc. Chỉ ra từ cuối cùng. Nếu chưa, hãy liệt kê các dự án tình nguyện của bạn, tham gia vào các hoạt động cộng đồng hoặc các tổ chức chuyên nghiệp, thực hành đào tạo và các hoạt động phù hợp khác. Nếu bạn có thể cung cấp bất cứ điều gì, hãy lấy một đặc tính tại bộ phận tốt nghiệp và viết rằng bạn đã sẵn sàng để cung cấp nó.
- Đặc điểm cá nhân. Hãy cho mình đánh giá trung thực nhất. Mô tả nhân vật theo tâm lý học cổ điển và chắc chắn lưu ý điểm mạnh và điểm yếu của bạn.
- Thông tin bổ sung. Ở đây bạn nên viết lý do tại sao nhà tuyển dụng nên chọn bạn từ các ứng viên khác. Ngoài ra, hãy chắc chắn chỉ ra các kỹ năng bổ sung, chẳng hạn như có giấy phép lái xe. Ngay cả tại thời điểm này sẽ rất hữu ích khi viết về sự sẵn có của giáo dục bổ sung, các khóa học giáo dục thường xuyên, giáo dục kinh doanh.
- Liên hệ Để lại càng nhiều cách càng tốt để liên lạc với bạn: điện thoại di động và nhà, địa chỉ email, skype, liên kết đến một trang trên mạng xã hội. Chỉ cho biết dữ liệu hiện tại.
Một sơ yếu lý lịch được biên soạn chính xác sẽ không được chú ý bởi nhà tuyển dụng.
Trách nhiệm của trợ lý trưởng đơn vị
Thông thường, những người tìm việc đang tìm kiếm một công việc như một người quản lý trợ lý cá nhân. Nhưng nó dễ dàng hơn để bắt đầu thăng tiến trong lĩnh vực nghề nghiệp này, với vị trí trợ lý giám đốc bộ phận bán hàng. " Nhiệm vụ của nhân viên này không quá lớn, nhưng kinh nghiệm và triển vọng lớn hơn nhiều.
Sự khác biệt chính giữa trợ lý giám đốc của các phòng ban trong các hoạt động cụ thể hơn và tập trung hẹp của họ. Họ thực hiện các công việc liên quan đến một lĩnh vực sản xuất hoặc quản lý cụ thể. Kinh nghiệm này là vô giá cho sự thăng tiến nghề nghiệp hơn nữa.
Nhiệm vụ của trợ lý đối với người đứng đầu đơn vị bao gồm tất cả giống như nhiệm vụ của người đứng đầu doanh nghiệp. Nhưng có một tính đặc biệt:
- sự cần thiết phải tìm hiểu kỹ bản chất của quá trình sản xuất, quản lý hoặc kinh doanh của đơn vị;
- liên hệ với các trợ lý từ các bộ phận khác và một trợ lý cho tổng giám đốc;
- giữ tài liệu cụ thể của đơn vị.
Triển vọng nghề nghiệp của một trợ lý cá nhân
Giới trẻ xem bài này là một sự khởi đầu sự nghiệp. Tuy nhiên, bạn phải phân biệt loại khuyến mãi nào bạn muốn. Ngang hay dọc? Tại doanh nghiệp này, hay đây chỉ là vạch xuất phát trong một bản lý lịch trong tương lai? Chiến lược cho các hành động tiếp theo phụ thuộc vào câu trả lời cho những câu hỏi này.
Quản lý đánh giá cao các trợ lý tốt, và điều này, thật không may, là xấu cho sự phát triển nghề nghiệp của họ. Sếp không muốn từ bỏ nhân viên lý tưởng, đồng ý tăng lương và đưa ra những lợi ích bổ sung - đây là một lựa chọn cho sự nghiệp theo chiều ngang. Phổ biến nhất trong số các trợ lý cá nhân.
Cách dễ nhất là đi lên nấc thang sự nghiệp trong một tổ chức cụ thể từ vị trí trợ lý trưởng đơn vị. Những vị trí như vậy thường được thực hiện với triển vọng hiểu rõ hơn về nhân viên và đào tạo. Nếu bạn muốn một sự nghiệp theo chiều dọc, thì đây là cách của bạn.
Vị trí của trợ lý giám đốc không thể nhìn thấy bằng mắt bên ngoài, nhưng rất có ý nghĩa đối với tổ chức. Một trợ lý có thẩm quyền có thể cải thiện hiệu quả của các ông chủ và từ đó cung cấp nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp.
