Người quản lý trợ lý thậm chí còn hơn một chút so với tay phải, đây là một đầu bổ sung khác giúp phân phối lại các nhiệm vụ, chỉ để lại các nhiệm vụ quan trọng nhất để người đứng đầu quyết định.
Trách nhiệm chính ngắn gọn
Nhiệm vụ của trợ lý giám đốc có nghĩa là anh ta sẽ là một chuyên gia có hồ sơ rộng trong đó anh ta phải đối phó với các nhiệm vụ như lập kế hoạch theo giai đoạn của ngày làm việc của sếp (có tính đến các tình huống bất khả kháng có thể xảy ra), thực hiện đúng các thư từ kinh doanh và thậm chí là các cuộc họp và đàm phán sơ bộ với du khách và đối tác kinh doanh.
Một trợ lý tốt sẽ có thể nhanh chóng và ở cấp cao nhất đưa ra những câu trả lời cần thiết cho những người có quan hệ kinh doanh với cấp trên, đồng thời truyền đạt cho họ dưới dạng chính xác và dễ tiếp cận tất cả thông tin họ quan tâm. Việc chuẩn bị các bài thuyết trình, cũng như tìm kiếm các tài liệu cần thiết cho người quản lý để đưa ra quyết định, nằm trên vai của trợ lý. Ngoài ra, hỗ trợ đi công tác và thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào khác là tất cả các nhiệm vụ công việc của một trợ lý cá nhân cho người đứng đầu.
Yêu cầu bắt buộc
Một ứng viên tiềm năng cho vị trí như vậy trong một tổ chức tốt và có uy tín không chỉ cần có một nền tảng kiến thức cụ thể và giáo dục đại học, mà còn có kinh nghiệm làm thư ký ít nhất một năm (hoặc ba đến năm năm, tùy thuộc vào yêu cầu của một chủ nhân cụ thể). Đây phải là một người thực sự có trách nhiệm và hòa đồng, anh ta phải có năng lực cả về giao tiếp kinh doanh và thư tín, không chỉ hiểu thế nào là nghi thức kinh doanh nhưng luôn luôn tuân thủ tất cả các chỉ tiêu của nó.
Không ít sự chú ý được trả cho sự xuất hiện của người quản lý trợ lý tiềm năng. Trách nhiệm công việc ngụ ý việc tuân thủ liên tục quy tắc trang phục kinh doanh, do đó, người nộp đơn phải có vẻ ngoài dễ chịu, dễ chịu và gọn gàng.
Kiến thức về máy tính và giấy tờ là điều đầu tiên một nhân viên tiềm năng sẽ được yêu cầu trong một cuộc phỏng vấn, vì các yêu cầu đó nhất thiết phải có trong danh sách, trong đó liệt kê tất cả các nhiệm vụ của trợ lý giám đốc.
Các ngành nghề có thể liên quan đến một vị trí tương tự
Nhiệm vụ của một trợ lý giám đốc rất giống với nhiệm vụ của một thư ký. Đó là lý do tại sao, nói về các ngành nghề liên quan, trước hết cần ghi nhớ điều này.
Danh sách các ngành nghề liên quan cũng bao gồm: chuyên gia tư vấn, thư ký, quản lý văn phòng.
Chà, khi bạn đã có kinh nghiệm ở vị trí tương tự
Chính thức nhiệm vụ của trợ lý giám đốc khá phức tạp và đồ sộ, do đó họ thường muốn đưa một người đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí như vậy và tốt nhất là trong một công ty làm việc trong cùng phân khúc kinh tế với tổ chức mở vị trí tuyển dụng.
Về ưu điểm của nghề nghiệp, không được viết trong bản mô tả công việc mẫu
Giống như bất kỳ ngành nghề nào khác, vị trí trợ lý giám đốc có những ưu điểm và một số nhược điểm. Nếu chúng ta nói về ưu điểm, đáng để ghi nhớ những điều sau:
- Cơ hội để có được kinh nghiệm ở vị trí quản lý. Hãy để người quản lý trợ lý trực tiếp (trách nhiệm công việc được quy định trong tài liệu liên quan, điều này ngụ ý) không có quyền đưa ra quyết định kinh doanh cơ bản, nhưng anh ta có được trải nghiệm độc đáo và vô giá trong giao tiếp trực tiếp với một người không chỉ chiếm vị trí cao, mà còn có thể đạt được chiều cao đáng kể và có kiến thức vô giá mà nhất thiết sẽ được chia sẻ với anh ta.
- Khả năng giao tiếp với những người có ảnh hưởng.Là một trợ lý quản lý, bạn cũng sẽ phải tự mình tiến hành các cuộc đàm phán sơ bộ với các đối tác của mình và chỉ những người có ảnh hưởng mà lợi ích kinh doanh của họ sẽ giao thoa với lợi ích của sếp. Rất có khả năng một trợ lý tốt sẽ được chú ý và đưa ra một vị trí hứa hẹn hơn và được trả lương cao.
- Đào tạo tư duy logic và kinh tế. Một nửa nhiệm vụ của người đứng đầu được đảm nhận bởi người quản lý trợ lý. Trách nhiệm công việc không chính thức cũng bao gồm không ngừng nâng cao kiến thức của bạn trong các lĩnh vực khác nhau của nền kinh tế và đào tạo thường xuyên về tư duy và logic. Do đó, bạn sẽ cải thiện các kỹ năng cần thiết tại thời điểm bạn đã chiếm một vị trí lãnh đạo.
Nhắc lại khuyết điểm
Hầu hết tất cả các ứng viên tiềm năng đều sợ những khó khăn sau đây chắc chắn sẽ chờ đợi tất cả mọi người trong nghề này:
- Bạn sẽ phải làm việc gần 24 giờ 7 ngày một tuần. Vâng, lịch trình cho một chuyên gia như vậy là thực sự phức tạp và thường xuyên không thường xuyên. Bạn cần sẵn sàng cho mình hoàn toàn làm việc, điều này thậm chí còn bao hàm trách nhiệm công việc của một trợ lý quản lý. Đối với một sơ yếu lý lịch cho một vị trí tuyển dụng tương tự, bạn có thể sử dụng thông tin về các phẩm chất cá nhân như sức chịu đựng, khả năng chống căng thẳng, khả năng nhanh chóng đưa ra quyết định khó khăn và tìm kiếm thông tin trong các nguồn thay thế.
- Có một số hạn chế cho các ứng cử viên. Về cơ bản, ở vị trí như vậy, người quản lý muốn gặp một chuyên gia trẻ tuổi đã đến tuổi 25, và trong hầu hết các trường hợp là một phụ nữ.
Tất nhiên, những nhược điểm như vậy không khiến người tìm việc tiềm năng sợ hãi quá nhiều, đó là lý do tại sao hoàn toàn có thể tìm được một trợ lý tốt, đáng tin cậy và đầy triển vọng trong số các chuyên gia trẻ, những người đã làm việc trong các công việc liên quan trên thị trường lao động ngày nay.
Tôi có thể mong đợi mức lương nào?
Các chuyên gia thực sự nhận được một vị trí tương tự trong một tổ chức có uy tín có thể dựa vào mức lương vượt quá 100 nghìn rúp mỗi tháng. Các chuyên gia Novice mới bắt đầu con đường sự nghiệp của họ nên sẵn sàng làm việc cho 20-25 nghìn rúp mỗi tháng. Hãy nhớ lại rằng đây là một vị trí toàn thời gian và không có khả năng kết hợp nó với một tùy chọn khác để kiếm tiền.
Chân dung chung của một trợ lý quản lý lý tưởng qua con mắt của cấp trên
Vì ngày nay, một vị trí như vậy là khá phổ biến, không có vấn đề gì, bạn có thể vẽ một bức chân dung tổng quát của một chuyên gia như vậy, rất đáng để tìm kiếm nếu bạn muốn trở thành một người quản lý trợ lý:
- Để có thể kết hợp các chức năng của một trợ lý, người quản lý, có kiến thức trong lĩnh vực luật học. Ngoài ra, bạn cần có khả năng không chỉ giao tiếp với mọi người mà còn tổ chức công việc của họ.
- Từ đầu đến cuối chiến thắng, chính trợ lý giám đốc nên tổ chức các quá trình đàm phán ở cấp cao.
- Trách nhiệm và phẩm chất cá nhân phải trùng hợp trong thực tế là một chuyên gia giỏi phải có khả năng suy nghĩ nhanh chóng ngay cả trong những tình huống khó khăn và phức tạp nhất. Cần phải phản ứng kịp thời khi sếp trực tiếp sẽ quá tải với công việc, và mang một phần lo lắng của mình lên vai.
- Trợ lý mà mọi nhà lãnh đạo mơ ước nên được phát triển toàn diện, có thể duy trì một cuộc trò chuyện thú vị không liên quan gì đến kinh doanh và chỉ là một người dùng một lần.
- Sếp muốn cảm thấy liên quan đến một cấp dưới như vậy không chỉ trung thành, mà còn quan tâm đến một kết quả thành công.
