Trợ lý cho CEO - người mà mọi nhà lãnh đạo xứng đáng cần. Khi quản lý công ty, điều quan trọng là giao một nửa công việc cho người có kiến thức, kỹ năng, năng lực phù hợp. Đó là lý do tại sao vectơ đầu tiên và quan trọng nhất của hướng hoạt động là nhiệm vụ của trợ lý đối với tổng giám đốc.
Phê duyệt hướng dẫn
Cơ sở của bất kỳ mô tả công việc nào là luật lao động của Nga, và vị trí trợ lý cho tổng giám đốc cũng không ngoại lệ. Các nghĩa vụ được giao cho tay phải của người đứng đầu phải được biên soạn theo Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, cũng như các hành vi pháp lý điều chỉnh bổ sung.
Các hướng dẫn biên dịch được phê duyệt bởi người đứng đầu hoặc người đứng đầu của tổ chức. Chữ ký của nó có nghĩa là tính hợp pháp của tài liệu được thông qua, cũng như chấp nhận tất cả các điều khoản của nó. Hơn nữa, người đứng đầu có quyền thay đổi, bổ sung nhiệm vụ hoặc không ký chữ ký với một lời từ chối có lý do và một dấu hiệu của những thiếu sót đáng kể.
Quy định chung: trợ lý được hướng dẫn là gì?
Không thể đánh giá quá cao vai trò của trợ lý đối với tổng giám đốc trong các hoạt động của công ty. Mô tả công việc cho loại người này nhất thiết phải có các quy định chung trong đó nhân viên sẽ có thể làm quen với khung pháp lý điều chỉnh các hoạt động của mình, cũng như với các tài liệu xác định tính chất công việc của anh ta.
Trợ lý cho tổng giám đốc là người thực hiện kỹ thuật của các hướng dẫn và quyết định của người quản lý của tổ chức. Được chấp nhận và miễn nhiệm theo lệnh của quan chức có liên quan. Theo quy định, các yêu cầu sau được áp đặt cho anh ta:
- giáo dục đại học;
- sự hiện diện hay vắng mặt của kinh nghiệm làm việc (thuật ngữ của nó được xác định bởi người đứng đầu);
- yêu cầu kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành.
Nếu bạn muốn thử sức mình ở vị trí này, thì hãy chuẩn bị cho thực tế rằng sự phục tùng trực tiếp và nghiêm ngặt đối với sếp là quy tắc công việc chính mà bất kỳ trợ lý nào của tổng giám đốc đều tuân thủ. Mô tả công việc cũng chỉ ra các trường hợp vắng mặt trợ lý tại nơi làm việc. Tại thời điểm này, nhiệm vụ của ông được thực hiện bởi phó lãnh đạo, người chịu trách nhiệm hoàn toàn cho việc thực hiện của họ.
Quy định pháp luật
Các chức năng của Trợ lý Tổng Giám đốc dựa trên các hành vi pháp lý theo quy định sau:
- Tài liệu quy định toàn bộ hoạt động của nó hoặc điều chỉnh một loại hoạt động tương tự.
- Khuyến nghị phương pháp luận và các tài liệu khác được tạo ra để hợp lý hóa một lĩnh vực hoạt động cụ thể.
- Điều lệ của một công ty / tổ chức / doanh nghiệp.
- Lịch làm việc.
- Đơn đặt hàng và lệnh được ban hành bởi người đứng đầu trực tiếp của tổ chức.
- Mô tả công việc được xác định bởi trưởng.
Trợ lý cho tổng giám đốc cần nhanh chóng, rõ ràng và chính xác điều hướng khung pháp lý điều chỉnh toàn bộ hoạt động của mình, cũng như công việc của cấp dưới với trợ lý cho các quan chức. Điều quan trọng cần lưu ý là cần phải nghiên cứu không chỉ luật pháp liên bang và khu vực, mà cả các tài liệu quy định địa phương.
Những gì bạn cần biết?
Vị trí của người nắm quyền tay phải của người đứng đầu công ty ngụ ý một kiến thức vững chắc về cấu trúc và quản lý của tổ chức, cũng như tất cả các bộ phận hiện có. Một kỹ năng quan trọng trong công việc là khả năng soạn thảo chính xác tài liệu phù hợp - một mệnh lệnh, một mệnh lệnh, một nghị định, v.v. Đó là, nếu không có những điều cơ bản của công việc văn phòng, trợ lý cho tổng giám đốc sẽ không thể thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của mình.
Những người ứng tuyển vào một vị trí phải có những điều cơ bản về đạo đức, có các quy tắc giao tiếp kinh doanh và cũng biết các quy tắc chung của bộ luật lao động và luật hành chính. Và không có kỹ năng làm việc với máy tính điện tử thì cũng không đủ.
Chức năng trợ lý
Phần cơ bản sau đây của bản mô tả công việc là danh sách các chức năng mà Trợ lý Tổng giám đốc về các vấn đề chung được yêu cầu thực hiện:
- Việc tổ chức chính xác và rõ ràng về hỗ trợ kỹ thuật cho các hoạt động hành chính và hành chính của người đứng đầu công ty.
- Duy trì và tổ chức giấy tờ, giám sát hoạt động của các nhân viên khác, giải thích cho nhân viên những vấn đề khó hiểu trong lĩnh vực này.
- Phát triển hoặc tham gia vào các hoạt động nhằm hợp lý hóa quy trình làm việc của công ty.
- Tiếp khách tham quan.
Ví dụ công việc
Đặc điểm của trợ lý cho tổng giám đốc bao gồm cả nhiệm vụ chính thức được trình bày và mức độ thực hiện của họ, và trông như sau:
- Chấp nhận thư từ mà công ty nhận được dưới tên của người đứng đầu, việc chuyển nhượng và sử dụng theo quyết định của người đứng đầu.
- Lưu trữ hồ sơ theo luật pháp liên bang, cũng như việc sử dụng hiệu quả công nghệ máy tính; việc áp dụng các kỹ năng cơ bản trong việc thu thập và xử lý thông tin.
- Chấp nhận các tài liệu và ứng dụng, gửi chúng cho chữ ký cho người đứng đầu tổ chức.
- Chuẩn bị tài liệu cho công việc của người đứng đầu.
- Tổ chức các cuộc trò chuyện qua điện thoại. Ngoài ra, người giữ vị trí này có nghĩa vụ mang thông tin nhận được do kết quả đàm phán cho nhân viên, kết án anh ta theo mẫu yêu cầu.
- Viết thư, yêu cầu, cũng như các loại tài liệu khác, chuẩn bị câu trả lời cho các yêu cầu thay mặt cho người đứng đầu.
- Tổ chức các hoạt động để chuẩn bị các cuộc họp, cuộc họp, biên bản và thiết kế tiếp theo của họ trong các hình thức thích hợp.
- Giám sát công việc của nhân viên công ty.
- Tổ chức nơi làm việc của người quản lý theo yêu cầu, cung cấp văn phòng phẩm, tạo điều kiện cho công việc thành công và hiệu quả.
- In văn phòng và làm việc.
Điều quan trọng cần lưu ý là danh sách trình bày các nhiệm vụ chính thức của nhân viên không đầy đủ. Người đứng đầu, theo quyết định của mình, có thể thay đổi từng mục nếu các sửa đổi không mâu thuẫn với pháp luật của Liên bang Nga.
Trợ lý CEO
Nói chung, các quyền của trợ lý cho tổng giám đốc được trình bày trong danh sách sau đây:
- quyền làm quen với các quyết định dự thảo của người đứng đầu liên quan đến các hoạt động của trợ lý;
- quyền xem xét các đề xuất của người đứng đầu và liên quan đến việc thực hiện các hoạt động chính thức của trợ lý;
- quyền thông tin, việc nhận là cần thiết để thực hiện thành công các hoạt động lao động trong tương lai;
- quyền yêu cầu các hành động từ ban quản lý tạo điều kiện cho việc thực hiện bản mô tả công việc.
Trợ lý trách nhiệm pháp lý
Theo quy định, đoạn cuối cùng của bất kỳ mô tả công việc nào là các quy định về các biện pháp trách nhiệm đối với người lao động. Vì vậy, trách nhiệm được cung cấp cho các loại hành động sau:
- Hiệu suất không phù hợp hoặc từ chối thực hiện nhiệm vụ chính thức.
- Vi phạm hình sự, hành chính, lao động, pháp luật dân sự.
- Gây thiệt hại cho tài sản của tổ chức.
Trách nhiệm pháp lý có thể được chỉ định cho một người có hoặc không có sự tham gia của các cơ quan thực thi pháp luật. Theo quy định, bản chất và mức độ của tác hại được thực hiện đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định thước đo trách nhiệm. Nếu nhân viên đã làm hỏng điều của tổ chức, thì việc thu thập sẽ diễn ra trong trách nhiệm kỷ luật. Nếu thiệt hại mang tính chất cá nhân, nếu không có sự tham gia của cơ quan điều tra thì không thể làm được.
Phê duyệt hướng dẫn
Mô tả công việc Trợ lý Gene. Giám đốc được phê duyệt không chỉ bằng chữ ký của người đứng đầu, mà còn bởi chữ ký của người bắt tay vào thực hiện nhiệm vụ trực tiếp của mình. Đạo luật quy định này là cục bộ, do đó, chỉ áp dụng cho lãnh thổ của một tổ chức cụ thể. Nếu bản mô tả công việc có sự không nhất quán với luật pháp liên bang hoặc khu vực, nhân viên có quyền từ chối tuân thủ các điều khoản được phê duyệt bất hợp pháp.
