Theo các nghiên cứu được thực hiện bởi các cơ quan tuyển dụng khác nhau, nghề thư ký của Cameron là một trong những nghề liên quan đến số lượng nhà máy lọc dầu lớn nhất và cần phải thích nghi với lịch làm việc của ban quản lý. Nhóm này cũng bao gồm các trình điều khiển và đại diện của một số đặc sản khác.
Thư ký là gì?
Thuật ngữ này xuất phát từ "bí mật" Latin, nên được gọi là proxy ở Rome cổ đại. Và sau đó, và sau đó (tại các tòa án hoàng gia) họ là những người đàn ông độc quyền, đôi khi quản lý để có được quyền lực rất khéo léo.
Nghề này đã có được sự xuất hiện của phụ nữ vào cuối Thế chiến thứ nhất, với sự ra đời của một máy đánh chữ và sự xuất hiện của một vị trí như thư ký giới thiệu. Ngày nay, với các công nghệ tiên tiến của họ, thậm chí còn có các thư ký trợ lý ảo. Đây là tên của các công ty hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ trực tuyến để viết email hoặc nhận các cuộc gọi điện thoại (dịch) mà không có sự hiện diện thực tế của một thư ký trong văn phòng.
Anh ấy đang làm gì vậy?
Trong số những người, thư ký riêng của giám đốc có một hình ảnh rập khuôn - một người đẹp chân dài, chủ yếu có thể gõ trên máy tính, pha cà phê và trả lời các cuộc gọi. Đôi khi điều này được phản ánh trong các câu chuyện cười về nội dung không quá tốt. Trên thực tế, nghề thư ký của EDT, cũng như vị trí người giới thiệu trong một công ty lớn, giả định sự hiện diện của một hành lý rất nghiêm túc về kỹ năng, kiến thức và cả những phẩm chất làm việc nhất định. Một đại diện thực sự của nghề này không thể làm mà không có tổ chức, siêng năng, đúng giờ và ngoại giao.
Nhiệm vụ của thư ký (thư ký giới thiệu) bao gồm kiến thức về tất cả các tài liệu quy phạm liên quan đến công việc văn phòng, quản lý tài liệu, tổ chức công việc văn phòng, cơ cấu quản lý, nguyên tắc cơ bản của thiết bị văn phòng, quy tắc bảo hộ lao động. Tất cả nhiều quyền, nghĩa vụ và loại công việc của anh ta được thực hiện đều được quy định bởi các mô tả công việc. Cô là tài liệu pháp lý chính liên quan đến các hoạt động của một nhân viên như vậy. Để biên dịch nó trong từng trường hợp được yêu cầu với tất cả trách nhiệm.
Hãy xem các phần chính của tài liệu này.
Hướng dẫn cho thư ký trợ lý đọc là gì?
Các quy định chung của nó chứa tên của tổ chức, chỉ ra cấp trên trực tiếp và gọi cho người sẽ thay thế thư ký trong trường hợp vắng mặt. Ở đó bạn sẽ tìm thấy các yêu cầu về thâm niên và trình độ của nhân viên, và một danh sách tất cả các tài liệu cần thiết cho công việc (quy tắc, GOSTs, mã và quy định).
Các chức năng được giao cho thư ký được đưa ra trong phần thứ hai (giống nhau). Điều này bao gồm nghĩa vụ chuẩn bị các tài liệu cần thiết theo hướng dẫn của lãnh đạo, đăng ký, nhận và gửi thư, tổ chức và kiểm soát công việc tiếp nhận, tiến hành giấy tờ tài liệu và nhiều hơn nữa.
Chi tiết hơn, các hoạt động của anh được mô tả trong phần tiếp theo - "Nhiệm vụ của thư ký." Chúng tôi đang nói về sự an toàn và kế toán thư tín, cấp giấy chứng nhận về các tài liệu đã đăng ký khác nhau, tổ chức và chuẩn bị các cuộc họp chính thức, sao chép và in ấn, ghi lại tin nhắn cho cấp trên còn lại và thông báo cho anh ta về họ, cung cấp cho văn phòng công ty các văn phòng phẩm cần thiết.
Trong mỗi tổ chức, nhiệm vụ của thư ký có thể có những đặc điểm riêng tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của công việc. Vị trí của anh ta có thể giống như một thư ký-thư ký của người Viking, có nghĩa là mở rộng phạm vi trách nhiệm cốt lõi.
Về quyền của thư ký
Thư ký được hưởng gì? Theo hướng dẫn, anh ta được phép yêu cầu các tài liệu sẽ được yêu cầu trong công việc ở các bộ phận khác nhau của công ty, để xác định thủ tục sử dụng của họ.
Một điều nữa là chuyển trực tiếp các tài liệu được quét cho giám đốc điều hành trực tiếp cho giám đốc điều hành, thiết lập trình tự của khách trong phòng tiếp tân và phân phối các cuộc gọi điện thoại theo tầm quan trọng của họ và yêu cầu nhân viên giải thích trong trường hợp vi phạm kỷ luật.
Giống như bất kỳ nhân viên nào khác, thư ký riêng của người đứng đầu có quyền làm việc trong điều kiện phù hợp, phải tuân thủ yêu cầu bảo hộ lao động và tiêu chuẩn an toàn.
Trợ lý thư ký chịu trách nhiệm về cái gì?
Nó chịu trách nhiệm về việc không tiết lộ thông tin bí mật, về chất lượng tài liệu và nộp kịp thời cho quản lý của mình, thái độ có trách nhiệm đối với việc quản lý tài liệu, bảo quản tài sản và tài liệu của tổ chức, quan hệ khéo léo với quản lý và nhân viên.
Phần tiếp theo của bản mô tả công việc chỉ ra mối quan hệ công việc và mối quan hệ chức năng tồn tại giữa thư ký trợ lý và các cấu trúc công ty khác nhau. Theo quy định, trong một tổ chức cỡ trung bình, thư ký phải tương tác về các vấn đề vật chất và kỹ thuật (cung cấp cho văn phòng vật tư văn phòng) với bộ phận hành chính và kinh tế, về các vấn đề quản lý tài liệu - với các đơn vị khác và, tất nhiên, trực tiếp với ban quản lý.
Hiệu suất của thư ký được đánh giá theo các tiêu chí được lựa chọn chính, cũng được quy định bởi phần tương ứng của hướng dẫn. Trong phần lớn các trường hợp, tiêu chí như vậy là hiệu quả và sự siêng năng. Cũng có những tình huống trong đó hướng dẫn có thể sửa đổi. Điều này có thể xảy ra khi thay đổi chức năng hoặc cấu trúc tổ chức của nó.
Tóm tắt
Khi thuê một người, người được bổ nhiệm vào vị trí này sẽ làm quen với hướng dẫn dịch vụ, trong đó liệt kê tất cả các nhiệm vụ của thư ký. Nhớ lại ngắn gọn họ một lần nữa.
- Tiếp nhận các cuộc gọi điện thoại cho người đứng đầu.
- Tất cả làm việc với tài liệu - sắp xếp theo mức độ quan trọng, thiết kế, chuẩn bị, nhận và phân phối, lưu trữ và hệ thống hóa.
- Tổ chức lễ tân của du khách.
- Hỗ trợ ông chủ trong việc lập kế hoạch lịch trình làm việc, nếu cần thiết, đặt vé và đặt phòng khách sạn.
- Chuẩn bị và tổ chức đàm phán kinh doanh.
- Đặt hàng vật tư văn phòng và những chuyện vặt cần thiết khác, đôi khi là sản phẩm.
Đã làm quen với danh sách nhiệm vụ, nhân viên ký tên theo chỉ dẫn, chữ ký của người đứng đầu cũng được đặt. Lưu ý rằng mỗi tổ chức có phiên bản hướng dẫn riêng, nhưng không một trong số họ phải mâu thuẫn với luật pháp hiện hành hoặc tiêu chuẩn lao động được chấp nhận.
Thư ký tòa án
Các chi tiết cụ thể của công việc trong mỗi tổ chức, như bạn biết, là khác nhau. Ví dụ, một thư ký tòa án làm gì? Trách nhiệm công việc của anh ấy là gì? Có rất nhiều trong số họ:
- thiết kế bìa của các vấn đề hiện tại;
- nhận các khiếu nại từ trợ lý tư pháp;
- nộp tài liệu, tài liệu vào vụ án;
- tổng hợp hàng tồn kho của các trường hợp mới;
- phân trang
- phân phối các bản sao phán quyết của tòa án cho những người tham gia vụ án (các bên);
- gửi các bản sao phán quyết của tòa án cho các cá nhân cụ thể thay mặt cho thẩm phán;
- thông báo cho các bên về ngày và ngày xét xử của tòa án.
Ngoài ra
Các nhiệm vụ được thực hiện bởi thư ký tòa án bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
- đăng danh sách các vụ án trong một tuần;
- xác minh sự xuất hiện của các bên tham gia cuộc họp;
- lưu giữ hồ sơ tòa án;
- kiểm soát việc nhận và gửi tất cả các tài liệu liên quan đến vụ án.
Các thư ký nên làm quen với các bên với các tài liệu vụ án, kiểm soát các thông báo nhận được qua thư, trao biên lai, thông báo, bản sao hành vi và các giấy tờ quan trọng khác. Họ nhập thông tin vào tạp chí và thẻ, vào hệ thống máy tính, in ra các hành vi viết tay, giao các vụ án cho các thẩm phán để xác minh và đưa họ ra sau đó, đưa ra và đệ trình các văn bản xử tử và làm nhiều việc khác thay cho các thẩm phán.
Yêu cầu đối với Nhà đăng ký
- Tài liệu cần được đánh số, viền.
- Một danh sách các trường hợp và các tài liệu khác được biên soạn riêng.
- Ảnh và phong bì được đánh số, trong trường hợp thất bại, việc đánh số bắt đầu lại, các số cũ sẽ bị gạch bỏ (không được sửa!).
- Tất cả các sửa chữa được chứng nhận theo mẫu được chấp nhận.
- Bao gồm các trường hợp được nêu ra tên của tòa án, số lượng và tiêu đề của vụ án, tên của các bên, ngày bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ và thời hạn sử dụng.
- Hàng tồn kho được thực hiện bằng tay hoặc trên máy tính.
Thư ký nhà trường phải làm gì?
Đôi khi có những quảng cáo "Tôi cần một thư ký đến trường." Vị trí này là gì, và nên làm gì ở đó? Hãy cùng tìm hiểu.
Thư ký nhà trường là trợ lý đầu tiên và quan trọng nhất đối với giám đốc. Anh ta phải thực hiện tất cả các hướng dẫn và chỉ dẫn của cấp trên liên quan đến hoạt động của tổ chức giáo dục.
Trách nhiệm chính của ông bao gồm tiến hành kinh doanh về thay đổi nhân sự (sa thải, nhập học) nhân viên, tuyển sinh và trục xuất sinh viên. Nhiệm vụ của anh là vẽ ra một tài liệu mà giám đốc sẽ phải đảm bảo bằng chữ ký của chính mình. Nếu cần thiết, thư ký phải thu thập và giao các tài liệu đã ký vào đúng thời điểm để xem xét cho các cơ quan có thẩm quyền cao hơn.
Các trách nhiệm khác của thư ký nhà trường bao gồm nhận và cung cấp thông tin cho sinh viên và nhân viên. Trong trường hợp không có giám đốc tại chỗ, thư ký được yêu cầu ghi lại tổng số và nội dung của các cuộc gọi, khiếu nại và kháng cáo của du khách, bao gồm cả học sinh tiểu học.
Tùy chọn
Nhãn hiệu, trong đó có hướng dẫn của thư ký nhà trường, nêu rõ: đó cũng là trách nhiệm của người sau để thực hiện các hướng dẫn bổ sung (khác). Điều này có nghĩa là gì?
Nó được giải mã như sau: thư ký của hiệu trưởng nhà trường phải tuân theo bất kỳ hướng dẫn nào, ngoại trừ các yêu cầu cá nhân. Ví dụ, đây có thể là một cuộc gọi cho một cuộc trò chuyện giữa một học sinh hoặc giáo viên, gửi thư, chuyển tiền, mua các thiết bị cần thiết cho trường học. Danh sách này thực tế là vô tận, nghĩa là nhiệm vụ của thư ký ở trường rất, rất rộng.
Nếu trường học không cung cấp cho vị trí kế toán, các vấn đề tài chính cũng được giao cho thư ký. Nhiệm vụ của anh là gửi thông tin về lương, điền vào bảng chấm công, thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Sự giúp đỡ của thư ký có thể được yêu cầu không chỉ bởi giám đốc, mà còn bởi bất kỳ vị khách nào đến quầy lễ tân. Họ quay sang anh để in văn bản, sao chép tài liệu và làm rõ một số lượng lớn câu hỏi.
Nếu bạn làm trợ lý thư ký cho CEO
Trong trường hợp này, bạn là một trong những chuyên gia, và giám đốc sẽ chấp nhận và sa thải bạn, và bạn sẽ trực tiếp vâng lời anh ta. Để có được vị trí này, bạn phải có trình độ học vấn cao hơn (hoặc ít nhất là trung học đặc biệt), kinh nghiệm ở vị trí 1 năm. Nếu không có kinh nghiệm, chứng nhận tham dự các khóa học giới thiệu thư ký.
Bạn phải có năng lực trong các vấn đề về hoạt động kinh tế và tài chính của doanh nghiệp, triển vọng phát triển của nó, tổ chức quản lý tài liệu và quản lý công việc, kỹ năng máy tính và thiết bị văn phòng, dịch sang tiếng nước ngoài của tài liệu sản xuất, đạo đức kinh doanh.
Chức năng và trách nhiệm
Bạn phải đảm nhận tất cả các dịch vụ tham khảo và thông tin liên quan đến tài liệu của doanh nghiệp. Cũng như tổ chức và kiểm soát công việc văn phòng trong các chi nhánh và bộ phận cá nhân của công ty. Không có gì ngạc nhiên - bạn không phải là một thư ký-thư ký bình thường. Họ có thể ghi chép và nhanh chóng tổ chức các hoạt động của các cơ quan quản lý và tư vấn. Nếu không có thanh tra nhân sự, hãy giữ tất cả hồ sơ nhân sự và hồ sơ.
Trợ lý thư ký của tổng giám đốc cần chuẩn bị các tài liệu cần thiết để đảm bảo các hoạt động tài chính và kinh tế của toàn doanh nghiệp, tổ chức lễ tân, đăng ký, kế toán, lưu trữ. Nó kiểm soát tính đúng đắn của việc chuẩn bị, phê duyệt và phê duyệt tất cả các tài liệu được đệ trình để ký cho quản lý doanh nghiệp. Thực hiện các biện pháp để thực hiện kịp thời chất lượng các đơn đặt hàng từ cấp trên, đưa thông tin trực tiếp đến người thực hiện, tiến hành phân tích và đưa ra ý kiến về các báo cáo và chứng chỉ gửi đến ban quản lý.
Ngoài ra, các chức năng của thư ký bao gồm duy trì liên lạc hoạt động về các vấn đề của các hoạt động của công ty với các công dân - cá nhân và tổ chức cá nhân (cả nhà nước và thương mại). Anh ta chấp nhận du khách, anh ta có thể tiến hành các hoạt động nhân sự - điền vào hồ sơ cá nhân, đơn đặt hàng, sổ lao động, hợp đồng (hợp đồng), giấy thông hành và giấy chứng nhận không đủ khả năng cho công việc, giữ bảng chấm công và cấp giấy chứng nhận lương.
Và một lần nữa về các quyền
Vị trí này không chỉ bao hàm các nhiệm vụ mở rộng của thư ký, mà còn các quyền tương ứng với họ. Ngoài việc được chấp nhận chung, họ còn có quyền yêu cầu các tài liệu và thông tin cần thiết từ bất kỳ dịch vụ chức năng nào của doanh nghiệp và yêu cầu giải thích lý do trì hoãn thực hiện nhiệm vụ quản lý. Sau đó: có thể yêu cầu hoàn thành các tài liệu được chuẩn bị bởi các nhà thầu vi phạm các quy tắc được chấp nhận theo GOST 6.38-90 hoặc ISO - tiêu chuẩn quốc tế cho tài liệu.
Ông có quyền nhìn thấy, trong khuôn khổ thẩm quyền chính thức của mình, các tài liệu liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp, trình lên ban quản lý để xem xét các đề xuất cá nhân về cải thiện công việc của tổ chức trong lĩnh vực quản lý tài liệu và sử dụng các công nghệ máy tính mới nhất.
Anh ta có quyền truy cập vào các tài liệu được đánh dấu là "Bảo mật" và có thể tương tác với bất kỳ nhân viên và dịch vụ nào của doanh nghiệp để theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý và cung cấp thông tin đó.
