Những loại tài liệu là mô tả công việc? Có sẵn trong mỗi và mọi tổ chức, nó xác định các chức năng, quyền và thước đo trách nhiệm của nhân viên giữ một vị trí cụ thể. Hướng dẫn là cần thiết để phân phối chính xác các nhiệm vụ, hoàn thành kịp thời một nhiệm vụ lao động, định nghĩa liên hệ làm việc của nhân viên và các mối quan hệ của họ, tổ chức một tải thống nhất.
Hướng dẫn đến từ đâu
Khi phát triển tài liệu này, họ dựa vào cấu trúc hiện có của tổ chức, hướng dẫn phân loại và tiêu chuẩn quản lý.
Hãy xem xét ví dụ về nghề quản lý văn phòng, cách mô tả công việc của thư ký được thực hiện. Một mẫu của nó (như một quy tắc, điển hình) có một số phần.
Đầu tiên là quy định chung. Phần đầu tiên cung cấp thông tin về người được tuyển dụng: người chính xác có thể ứng tuyển vào vị trí này, người thư ký nộp và những gì anh ta sẽ được hướng dẫn trong công việc, mô tả kiến thức và kỹ năng của anh ta, và ai sẽ thay thế anh ta trong thời gian vắng mặt. Phần thứ hai là về trách nhiệm chức năng. Mô tả công việc yêu cầu gì cho thư ký?
Anh ta kiểm soát việc thực thi bởi các nhân viên khác theo lệnh và mệnh lệnh của người đứng đầu, tổ chức các cuộc họp và các cuộc họp, các cuộc gọi điện thoại của ông chủ trực tiếp của mình, tiếp khách, đăng ký thư từ.
Đây là những chức năng phổ biến - chúng được thực hiện bởi bất kỳ thư ký. Họ có thể mở rộng tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của doanh nghiệp, mà chúng tôi sẽ thảo luận dưới đây.
Các mục và phần khác
Phần "Trách nhiệm" mô tả chi tiết tất cả các chi tiết của hoạt động. Nội dung của nó theo sau từ trước.
Trong đoạn "Quyền" mô tả công việc của thư ký giải thích những gì anh ta có thể áp dụng cho. Đó là: tối ưu hóa quy trình lao động, khả năng sử dụng các tài liệu hoặc thông tin cần thiết cho công việc, nâng cao trình độ chuyên môn.
Đoạn cuối về Trách nhiệm của người dùng, mô tả những gì mà thư ký chịu trách nhiệm đối với người sử dụng lao động. Phần này, giống như phần trước, thường là tiêu chuẩn cho hầu hết các hướng dẫn này.
Và chi tiết hơn?
Chính xác thì nhân viên này đang làm gì? Xem xét những chức năng có chứa một mô tả công việc điển hình của thư ký của người đứng đầu.
Ông tổ chức và cung cấp từ quan điểm kỹ thuật các hoạt động quản lý của người đứng đầu. Chấp nhận thư từ đến, chuyển cho nhân viên cụ thể hoặc cho các đơn vị cấu trúc.
Thực hiện các thủ tục giấy tờ, thực hiện các hoạt động khác nhau trên máy tính để thu thập và xử lý thông tin cần thiết để đưa ra quyết định.
Mô tả công việc của người giới thiệu thư ký đảm nhận nhiều trách nhiệm đa dạng. Ông chấp nhận các ứng dụng và chuẩn bị các tài liệu cho chữ ký lên đầu, chọn các tài liệu cần thiết cho công việc này. Nó kiểm soát tính chính xác của việc thực hiện và thực hiện chỉnh sửa các tài liệu nháp, tổ chức các cuộc gọi điện thoại của cảnh sát trưởng, sửa thông tin khi vắng mặt, truyền và nhận nó bằng fax, sao chép tài liệu trên máy photocopy, nhận và gửi tin nhắn điện thoại.
Mô tả công việc của người giới thiệu thư ký ngụ ý tình trạng của một trợ lý có thẩm quyền và có thẩm quyền, người chuẩn bị các yêu cầu và thư thay mặt cho người đứng đầu, đưa ra câu trả lời cho họ.
Và đó không phải là tất cả ...
Thư ký cũng lên kế hoạch và tổ chức các cuộc họp và các cuộc họp do chính quyền tổ chức, trong đó ông thu thập các tài liệu cần thiết, thông báo cho những người tham gia về chương trình nghị sự của sự kiện, ngày của nó, và cũng rút ra vài phút.
Ông giám sát việc thực hiện của nhân viên các đơn đặt hàng và đơn đặt hàng chính xác và đúng thời gian, và giữ một tập tin thẻ đăng ký. Mô tả công việc của thư ký, trong số những thứ khác, khiến anh ta bắt buộc phải cung cấp cho người đứng đầu nơi làm việc với các thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm.
Ông in tài liệu văn phòng, duy trì một cơ sở dữ liệu thông tin hiện tại. Quản lý việc tiếp nhận khách, giúp xem xét hoạt động của các yêu cầu và các vấn đề khác. Thực hiện các trường hợp, gửi đến kho lưu trữ, kiểm soát sự an toàn của họ.
Chế độ hoạt động của nó được thiết lập theo các quy tắc của lịch trình lao động của tổ chức. Mô tả công việc của thư ký của người đứng đầu buộc tội anh ta với các nhiệm vụ chính thức và các chuyến đi kinh doanh trong trường hợp nhu cầu công nghiệp.
Nói về quyền lợi và trách nhiệm
Quyền của thư ký trong tổ chức ngụ ý khả năng yêu cầu điều kiện làm việc bình thường từ ban quản lý, hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ chính thức, hỗ trợ thông tin - anh ta có thể yêu cầu bất kỳ tài liệu nào anh ta cần trong công việc.
Anh ta có quyền nâng cao trình độ của chính mình, để biết về các quyết định quản lý sắp tới liên quan đến các hoạt động của mình, đưa ra các đề xuất và đặt câu hỏi.
Thư ký được cấp quyền ký các tài liệu tham khảo và thông tin trong thẩm quyền của mình.
Giống như bất kỳ nhân viên nào, anh ta phải chịu trách nhiệm cho việc không hoàn thành nghĩa vụ lao động của mình theo Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, đối với các hành vi phạm tội trong thời gian hoạt động, vì đã gây ra thiệt hại vật chất.
Nếu các biện pháp quyền và trách nhiệm được thực hiện cho vị trí này trong các tổ chức khác nhau khá giống nhau, thì chức năng của các thư ký, như đã đề cập, có thể khác nhau đáng kể. Hãy xem xét những khác biệt này như một ví dụ về trách nhiệm của các đại diện khác của bài viết.
Mô tả công việc của thư ký đơn vị đào tạo
Chuyên gia này được coi là một nhà thầu kỹ thuật. Để được bổ nhiệm vào chức vụ, ông cần một nền giáo dục chuyên môn hoặc trung học cao hơn. Chính xác thì thư ký của phòng đào tạo phải làm gì?
Giống như bất kỳ thư ký nào, anh ta có nghĩa vụ phải tiến hành thủ tục giấy tờ, làm quen với sự lãnh đạo của tất cả các bộ phận của tổ chức, có thể sử dụng máy ghi âm, thiết bị tiếp nhận và liên lạc, máy ghi âm. Tuân thủ các tiêu chuẩn của hệ thống tài liệu kinh doanh và quy định lao động, cũng như bảo vệ và an toàn lao động.
Trách nhiệm của thư ký phần đào tạo
Mô tả công việc của thư ký trong một tổ chức giáo dục có chi tiết cụ thể của riêng mình. Ông giữ biên bản các cuộc họp của ủy ban tuyển chọn, soạn thảo các tài liệu cá nhân của học sinh (sinh viên). Các vấn đề và nhập thông tin cần thiết trong thẻ sinh viên và hồ sơ học tập, điền vào các cuốn sách về việc cấp văn bằng và bản sao, chứng chỉ, sổ đăng ký của sinh viên theo thứ tự bảng chữ cái.
Nó tính đến giờ giảng dạy và sự tham dự của sinh viên, chuẩn bị các tạp chí đào tạo, các mệnh lệnh cho sự di chuyển của đội ngũ. Nó nhận tài liệu kế toán và báo cáo về các ứng dụng, xử lý các tệp cá nhân của sinh viên và gửi đến kho lưu trữ.
Các hoạt động của anh diễn ra trong sự tiếp xúc chặt chẽ với các trưởng phòng, giáo viên và phòng kế toán của một tổ chức giáo dục.
Và thư ký nhà trường làm gì?
Mô tả công việc của thư ký nhà trường nói rằng nhân viên này được giám đốc chấp nhận và miễn nhiệm trực tiếp, giáo dục phải có giáo dục trung cấp nghề hoặc giáo dục phổ thông với đào tạo đặc biệt cho chương trình yêu cầu.
Trong hoạt động của mình, anh được hướng dẫn bởi các tài liệu quy phạm về giấy tờ, luật lao động, hướng dẫn duy trì sổ lao động, tiêu chuẩn bảo hộ lao động, điều lệ của trường và hướng dẫn của chính anh.
Anh nói được văn bản có thẩm quyền, biết làm việc trên thiết bị văn phòng.
Các hướng chính của công việc
Mô tả công việc của thư ký-thư ký của trường liệt kê chúng một cách chi tiết. Ông phục vụ các hoạt động của hiệu trưởng và đại biểu của trường, tiến hành thủ tục giấy tờ, thu thập thông tin về nhân viên và học sinh của trường. Tổ chức các cuộc gọi điện thoại cho giám đốc, nhận và truyền fax, tin nhắn điện thoại, ghi lại tin nhắn khi không có giám đốc.
Thư ký tổ chức các cuộc họp của hội đồng trường, các cuộc họp chung của nhân viên, giám hộ và hội đồng sư phạm, được thực hiện bởi giám đốc của các cuộc họp. Để làm điều này, anh thu thập và chuẩn bị các tài liệu cần thiết, thông báo cho người mời về sự kiện, đăng ký người tham gia. Vẽ các giao thức cuối cùng.
Nhiệm vụ bổ sung
Giống như bất kỳ thư ký nào, ông cung cấp cho giám đốc vật tư văn phòng và thiết bị văn phòng, tạo điều kiện cho sếp làm việc hiệu quả. Truyền và nhận thông tin, in tài liệu và tài liệu.
Hình thành các trường hợp theo danh pháp đã được phê duyệt, nộp vào kho lưu trữ trong thời gian tới hạn. Chấp nhận thư tín, hệ thống hóa theo cách được chấp nhận tại trường, chuyển từ giám đốc sang người biểu diễn được chỉ định, giám sát việc thực hiện, gửi thư.
Chấp nhận đơn và tài liệu của nhân viên, học sinh, phụ huynh. Tổ chức tiếp nhận, trình tự tối ưu của các yêu cầu và đề xuất.
Mô tả công việc của thư ký-thư ký tại trường, theo quy định, giả định một lịch trình làm việc không thường xuyên, gắn liền với lịch làm việc, nhưng tiến hành từ một tuần làm việc 40 giờ. Trong quá trình này, anh ta tương tác với nhân viên hành chính, giảng dạy và dịch vụ.
Mô tả công việc của thư ký tòa án
Nó cũng có các tính năng cụ thể của riêng mình. Thư ký tòa án trong công việc của mình xuất phát từ nhiệm vụ đảm bảo hoạt động trơn tru của bộ máy tư pháp. Anh ta phải thực hiện một lượng lớn các công việc thường xuyên cần thiết liên quan đến việc tiếp nhận công dân, chuẩn bị thư, yêu cầu, trích xuất và triệu tập, gọi nhân chứng và người tham gia vào quá trình này.
Ông rút ra và xem xét danh sách các trường hợp sẽ được xem xét tại cuộc họp, kiểm tra thông báo của thông báo, đưa ra các bản kết luận, kiểm tra sự tham dự của những người được triệu tập vào cuộc họp, ghi chú thời gian họ có mặt tại tòa án.
Ngoài ra, thư ký rút tài liệu cho các nạn nhân và nhân chứng được triệu tập để trả tiền đi lại, theo yêu cầu của những người tham gia mang nội dung của lý lịch tư pháp, đưa ra các trường hợp khi kết thúc đánh giá (hành chính, hình sự và dân sự), giữ một sổ ghi chép.
Nghề khó
Nhiệm vụ của anh ta cũng là chuẩn bị các bản sao của các tài liệu tòa án, thi hành và chuyển văn bản thi hành án, các tài liệu khác liên quan đến việc thi hành án, cũng như theo một trật tự tư pháp riêng.
Mô tả công việc của thư ký tòa án đòi hỏi một trình độ chuyên môn đủ để thực hiện nhiệm vụ. Anh ta phải tuân thủ một số điều cấm và hạn chế cụ thể đối với nền công vụ, các chuẩn mực hành vi chính thức của nhân viên.
Những kiến thức và kỹ năng được yêu cầu bởi thư ký tòa án?
Trước hết, hợp pháp. Bản mô tả công việc chính thức cho thư ký tòa án đưa ra yêu cầu phải biết nhiều luật, từ Hiến pháp và Bộ luật Lao động đến các hướng dẫn văn thư được phê chuẩn trong đơn vị thành lập Liên bang Nga.
Hầu hết trong số họ liên quan đến thủ tục tố tụng tư pháp và các hoạt động của chính quyền.Ngoài chúng, bạn cần biết những điều cơ bản về tương tác với các cấu trúc quản lý và các tổ chức khác nhau, công việc văn phòng, chuẩn mực ngữ pháp của tiếng Nga, sự tinh tế trong phong cách kinh doanh bằng ngôn ngữ viết và nói, quy tắc đọc và chỉnh sửa.
Điều này cũng bao gồm mức độ cơ bản của các yêu cầu trình độ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, kiến thức về quy trình làm việc và bảo mật thông tin.
Và nhiều, nhiều hơn nữa ...
Thư ký cần có kỹ năng lập kế hoạch cho một ngày làm việc, phân tích và hệ thống hóa thông tin đến, chuẩn bị tài liệu phân tích và tiến hành đối thoại mang tính xây dựng.
Trong hoạt động của mình, anh ta cần có khả năng làm việc với các thiết bị máy tính ngoại vi và Internet, sử dụng e-mail, bảng tính và trình soạn thảo văn bản, chuẩn bị bài thuyết trình, v.v.
Như chúng ta có thể thấy, mô tả công việc của người đánh máy thư ký trong nhiều thập kỷ qua đã trải qua những thay đổi căn bản và ngày nay bao gồm nhiều yêu cầu kỹ thuật và thông tin mới. Thư ký hiện đại không chỉ là một nhân viên chu đáo và điều hành, mà còn theo kịp thời đại, sử dụng những phát triển mới nhất trong lĩnh vực chuyên môn của mình.
