Một đơn vị cấu trúc là một bộ phận cấu trúc của một tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ sản xuất hoặc chức năng nhất định trong khuôn khổ điều lệ và mô tả công việc của nhân viên.
Các khía cạnh pháp lý của công việc của các đơn vị kết cấu
Đơn vị cấu trúc không thể được xem xét riêng biệt với doanh nghiệp, bởi vì nó không được độc lập về pháp lý hoặc kinh tế. Theo quy định của pháp luật, các đặc điểm sau của các đơn vị cấu trúc này có thể được phân biệt:
- nếu ban quản lý của doanh nghiệp đã quyết định rằng cần phải tạo ra một đơn vị cấu trúc, thì không cần phải có nghĩa vụ hoặc báo cáo này cho cơ quan đăng ký;
- đăng ký với cơ quan thuế, lương hưu và quỹ bảo hiểm là không cần thiết;
- không có tài liệu kế toán riêng biệt được duy trì cho đơn vị cấu trúc, và các hoạt động của nó được phản ánh trong bảng cân đối chung của tổ chức;
- không có mã thống kê riêng được gán cho liên kết này;
- không được phép mở các tài khoản ngân hàng riêng biệt cho một đơn vị cấu trúc.
Quy định về phân chia
Các hoạt động của đơn vị cấu trúc được thực hiện trên cơ sở một điều khoản đặc biệt, được phát triển bởi ban quản lý của doanh nghiệp theo các quy tắc lập pháp được thiết lập. Tài liệu chứa các phần chính sau:
- quy định chung mô tả chính doanh nghiệp, cũng như ý định tạo ra một cơ cấu tổ chức cụ thể;
- tổng quan về số lượng và thành phần của nhân viên nói chung và cho từng đơn vị;
- các chức năng mà một đơn vị cấu trúc nên thực hiện;
- xác định mục tiêu của các hoạt động của mình, cũng như đặt ra các mục tiêu sẽ đảm bảo thành quả của họ;
- bổ nhiệm quản lý các đơn vị, cũng như xác định các điều khoản tham chiếu của họ
- một mô tả về các cơ chế tương tác giữa các đơn vị cấu trúc, cũng như với các cơ quan chủ quản;
- xác định trách nhiệm của toàn bộ đơn vị, cũng như cá nhân người đứng đầu và cá nhân;
- thủ tục thanh lý các liên kết cấu trúc chỉ ra thủ tục, cũng như các lý do quan trọng.
Yêu cầu đối với các đơn vị kết cấu
Để đảm bảo hoạt động hiệu quả liên tục, đơn vị kết cấu phải tuân thủ một số yêu cầu bắt buộc, cụ thể là:
- cấp dưới phải được tập trung, nghĩa là, mỗi nhân viên phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước người đứng đầu đơn vị cấu trúc này, do đó, thường xuyên báo cáo cho tổng giám đốc;
- công việc của đơn vị phải linh hoạt, với khả năng đáp ứng nhanh chóng mọi thay đổi cả trong tổ chức và trong môi trường bên ngoài;
- công việc của mỗi đơn vị cấu trúc phải được chuyên môn hóa chặt chẽ (nghĩa là liên kết phải chịu trách nhiệm cho một lĩnh vực hoạt động nhất định);
- tải trọng trên một nhà lãnh đạo không được quá lớn (không quá 20 người, nếu chúng ta đang nói về liên kết giữa);
- Bất kể mục đích chức năng của nó là gì, đơn vị phải cung cấp mọi cách có thể để tiết kiệm nguồn tài chính.
Chức năng của các đơn vị kết cấu
Mỗi đơn vị cấu trúc của tổ chức được yêu cầu thực hiện các chức năng nhất định được phản ánh trong quy định tương ứng. Nội dung của chúng phụ thuộc vào phạm vi và loại hoạt động của liên kết. Khi phát triển các tính năng, hướng dẫn nên dựa trên các yêu cầu sau:
- việc xây dựng các chức năng ngụ ý việc xây dựng đồng thời các nhiệm vụ cho thành tích của họ;
- chỉ định các chức năng trong tài liệu được thực hiện theo thứ tự giảm dần (từ cơ bản đến thứ cấp);
- các chức năng của các đơn vị cấu trúc khác nhau không nên chồng chéo và được lặp lại;
- nếu liên kết có các liên kết nhất định với các đơn vị cấu trúc khác, thì các chức năng của chúng nên được phối hợp để tránh mâu thuẫn;
- tất cả các chức năng của các đơn vị nên có một biểu thức số hoặc tạm thời rõ ràng để tạo cơ hội đánh giá chất lượng công việc;
- khi phát triển các chức năng, phải cẩn thận để đảm bảo rằng chúng không vượt quá thẩm quyền hoặc quyền quản lý.
Phòng quản lý
Giống như toàn bộ doanh nghiệp, tất cả các liên kết của nó cần quản lý hiệu quả. Trách nhiệm trực tiếp cho việc thực hiện nhiệm vụ này thuộc về người đứng đầu đơn vị kết cấu. Điều đáng chú ý là các mô hình phương pháp và quản lý có thể được lựa chọn độc lập bởi chính quyền địa phương hoặc được ủy quyền từ bên trên.
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của đơn vị, cũng như phạm vi trách nhiệm của người đứng đầu, sau này có quyền ủy thác một số quyền hạn nhất định cho cấp dưới của mình. Đồng thời, phải tuân thủ một hệ thống kiểm soát và báo cáo nghiêm ngặt. Trách nhiệm cuối cùng đối với kết quả của công việc chỉ thuộc về người quản lý.
Các hoạt động nên được tổ chức như sau:
- vào đầu kỳ, người lãnh đạo thực hiện kế hoạch, được ấn định trong các tài liệu liên quan;
- sau đó có giám sát liên tục kết quả công việc để có thể đáp ứng kịp thời những sai lệch;
- vào cuối kỳ báo cáo, một kiểm tra được thực hiện để tuân thủ các chỉ số kết quả với các chỉ số kế hoạch.
Kết luận
Đơn vị cấu trúc của tổ chức là đơn vị làm việc chính của nó, thực hiện các chức năng nhất định được quy định bởi các điều khoản liên quan. Điều đáng chú ý là một bộ phận cấu trúc như vậy chỉ được khuyến khích trong khuôn khổ của một doanh nghiệp lớn, bởi vì trong các doanh nghiệp nhỏ, quyền hạn có thể được phân phối giữa các nhân viên riêng lẻ.
Điều quan trọng là tổ chức sự tương tác hiệu quả giữa các bộ phận cấu trúc khác nhau. Các chức năng của chúng không nên được nhân đôi, cũng như mâu thuẫn với nhau. Đặc biệt chú ý đến việc tổ chức lãnh đạo. Các ông chủ của liên kết cấu trúc, mặc dù có quyền hạn rộng lớn trong việc quản lý, tuy nhiên cam kết tuân thủ nghiêm ngặt mọi mệnh lệnh và yêu cầu của Tổng giám đốc.
