Đối với mỗi tổ chức, có một nhóm thông tin nhất định được gọi là chi tiết, mà không thể thực hiện bất kỳ hoạt động nào. Chúng phải được chứa trong bất kỳ thư, hợp đồng, lệnh thanh toán và một tài liệu khác để công nhận tính hợp lệ của nó. Trong trường hợp có sự thay đổi trong dữ liệu đó, công ty phải gửi cho đối tác của mình một lá thư tương ứng về việc thay đổi chi tiết.
Thông tin bắt buộc
Chi tiết - đây là dữ liệu mà mỗi công ty nhận được khi đăng ký. Chúng được chỉ định trong Tài liệu cấu thành và là một điều kiện tiên quyết cho các loại hoạt động. Thông tin tham khảo như vậy nên chứa tất cả các tài liệu được biên soạn bởi tổ chức này. Trong trường hợp có bất kỳ sự điều chỉnh nào, cô ấy nên gửi ngay cho đối tác của mình một lá thư về việc thay đổi chi tiết.
Khi đăng ký, mỗi doanh nghiệp được chỉ định:
- mã số thuế (TIN);
- địa chỉ đăng ký;
- Số đăng ký nhà nước chính (OGRN);
- địa chỉ vật lý (vị trí cụ thể);
- địa chỉ gửi thư (nơi nhận được thư từ);
Ngoài ra, nó nhận được các mã đặc biệt từ Dịch vụ Thống kê Nhà nước: OKVED, OKATO và OKPO. Ngoài ra, bất kỳ công ty có chi tiết ngân hàng:
- mã của lý do đăng ký nó (KPP);
- dữ liệu về ngân hàng được ủy quyền thông qua đó thực hiện tất cả các giao dịch thanh toán;
- mã nhận dạng ngân hàng thanh toán (BIC);
- giải quyết và tài khoản đại lý.
Nếu ít nhất một trong những dữ liệu này thay đổi, công ty phải thông báo ngay cho khách nợ và đối tác của mình. Sự chậm trễ có thể dẫn đến hậu quả khá nghiêm trọng. Công ty phải gửi cho họ một lá thư về việc thay đổi chi tiết.
Quy tắc biên soạn tài liệu
Trong thư tín kinh doanh không có chuyện vặt vãnh Đặc biệt là nếu nó liên quan đến những điều quan trọng như chi tiết. Trong cuộc sống, các tình huống khác nhau có thể xảy ra: thay đổi lãnh đạo, ngân hàng được ủy quyền hoặc một trong những địa chỉ có sẵn. Công ty có nghĩa vụ phải thông báo cho những người mà họ hợp tác trực tiếp về bất kỳ trường hợp nào trong số này. Điều này thậm chí còn được ghi nhận trong Bộ luật Dân sự của Nga. Bức thư về sự thay đổi của các chi tiết phải có một phong cách thống nhất nhất định. Một tài liệu như vậy, như một quy tắc, là một tuyên bố trong một chuỗi các thông tin sau:
- Tên của tổ chức mà nó được hướng đến.
- Tên đầy đủ của người đứng đầu.
- Chi tiết mới và cũ.
- Lý do đã thúc đẩy công ty thực hiện những thay đổi như vậy.
- Thông tin bổ sung.
- Ngày biên soạn tài liệu này.
- Chữ ký của người đứng đầu công ty.
Thông tin có thể được gửi qua thư với một thông báo bắt buộc. Điều này phải được thực hiện trước để dữ liệu trong quá trình giao hàng không bị lỗi thời. Trong một số trường hợp, bạn nên sử dụng bản tin email hoặc thông tin fax.
Thay đổi địa chỉ
Một số tổ chức không có cơ sở riêng và buộc phải thuê chúng bằng cách ký kết các thỏa thuận liên quan. Nhưng đôi khi cần phải thay đổi địa điểm. Trong trường hợp này, một khách hàng không hiểu biết có thể ở trong một tình huống khó khăn. Để ngăn chặn điều này xảy ra, bạn cần viết một lá thư về việc thay đổi các chi tiết của tổ chức và gửi nó cho tất cả các đối tác hiện có.
Điều này chủ yếu liên quan đến các nhà thầu và chủ nợ, vì công ty có quan hệ hợp đồng nhất định với họ.Một bức thư như vậy thường được vẽ lên trên tiêu đề thư. Trong trường hợp cực đoan, bạn có thể sử dụng một tờ định dạng A4 bằng cách đặt tem góc ở phía trên bên trái. Đầu tiên, một cái gọi là mũ được tạo thành. Nó nằm ở góc trên bên phải và thể hiện thông tin về người mà tin nhắn này được gửi đến. Tiếp theo là tên của tài liệu ("Thư thông tin" hoặc "Về việc thay đổi chi tiết"). Sau đó, thông tin cần thiết được đặt trong văn bản chính. Tài liệu kết thúc bằng chữ ký của người đứng đầu và được chứng nhận bằng con dấu tròn.
Thay đổi chi tiết thanh toán
Nếu một doanh nghiệp thay đổi ngân hàng hoặc ít nhất một trong các tài khoản hiện có của mình, doanh nghiệp cũng phải thông báo cho tất cả các bên quan tâm về các hành động đó. Trong trường hợp này, một lá thư về việc thay đổi chi tiết ngân hàng được thực hiện dưới dạng thông báo. Nó có thể được gửi đến một đối tác riêng lẻ hoặc có thể là một tài liệu duy nhất, sẽ được gọi là Thông báo về sự thay đổi trong chi tiết ngân hàng.
Các quy tắc thiết kế vẫn giữ nguyên. Đúng, tốt hơn là soạn văn bản theo trình tự này:
- Lý do thực hiện các thay đổi cho biết số lượng, ngày và tên của tài liệu trên cơ sở thực hiện việc này.
- Ngày cụ thể mà từ đó thay đổi sẽ được thực hiện.
- Thông tin về các chi tiết mới.
- Tìm hiểu thêm về các bước tiếp theo. Cần lưu ý ở đây cho dù tất cả các thỏa thuận được ký kết trước đó vẫn còn hiệu lực.
Thông tin như vậy phải được báo cáo một vài ngày trước khi nó xảy ra. Xin lưu ý rằng việc gửi thư như vậy sẽ mất một thời gian. Ngoài ra, đối tác cũng sẽ cần thực hiện các thay đổi phù hợp.
