Trong vài năm qua, đã có một xu hướng ổn định đối với sự gia tăng số lượng doanh nghiệp phát hành thẻ ngân hàng doanh nghiệp. Điều này là do thực tế là chúng rất thuận tiện để sử dụng để thanh toán các chi phí hiện tại, bằng cách này hay cách khác liên quan đến các hoạt động kinh tế của các tổ chức. Mặc dù mức độ phổ biến ngày càng tăng, phần phát thải của chúng tương đối nhỏ, vì vậy chúng không thể được gọi là sản phẩm đại chúng.
Các loại thẻ công ty
Theo quy định, chúng được sử dụng bởi các tổ chức lớn làm việc chặt chẽ với các công ty nước ngoài. Tổ chức này ký hợp đồng với ngân hàng, trên cơ sở mở thẻ công ty cho một cá nhân sau đó sẽ trả tiền cho đại diện và chi phí đi lại với nó. Theo các điều khoản của thỏa thuận, nhân viên của công ty có tên tài khoản được mở có toàn quyền định đoạt số tiền có sẵn trên đó. Ngày nay có hai loại thẻ công ty:
- tín dụng, thông qua đó các khoản thanh toán được thực hiện bằng chi phí vốn do ngân hàng cung cấp theo các điều khoản của hợp đồng cho vay;
- thanh toán - tất cả các tính toán được thực hiện bằng chi phí của các quỹ riêng được bổ sung định kỳ của doanh nghiệp.
Theo yêu cầu của khách hàng, thẻ ngân hàng doanh nghiệp có thể có giới hạn tiền mặt cố định. Số dư tối thiểu chỉ có thể được sử dụng trong các trường hợp ngoại lệ. Điều kiện này phải được quy định trong hợp đồng. Ngoài ra, một tài khoản thẻ công ty có thể được mở cho một hoặc nhiều nhân viên. Tùy thuộc vào quy mô, loại hình hoạt động và hoạt động của công ty, ngân hàng chọn hình thức tổ chức thanh toán chi phí hiện tại tối ưu.
Các chức năng của một thẻ công ty là gì?
Trước hết, việc sử dụng nó cho phép giảm đáng kể thời gian cần thiết cho một kế toán viên để xử lý việc phát hành hoặc trả lại tiền cho những người có trách nhiệm. Ngoài ra, một nhân viên biệt phái của doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc khi khai báo tiền khi vượt qua kiểm soát hải quan. Thẻ công ty cho phép bạn thiết lập kiểm soát chặt chẽ về cách người có trách nhiệm tiêu tiền Với sự giúp đỡ của nó, danh sách du lịch, tiện ích và chi phí khách sạn được thanh toán.
Quy tắc mở
Đại diện của công ty phải liên hệ với tổ chức ngân hàng được chọn và nộp đơn xin thẻ công ty, trên cơ sở thỏa thuận mở và phục vụ tài khoản sau đó sẽ được ký kết. Ngoài ra, công ty phải cung cấp cho ngân hàng danh sách nhân viên có tên thẻ sẽ được mở. Chủ sở hữu tương lai cần phải viết một ứng dụng để nhận được chúng. Tất cả những điều trên phải được kèm theo một gói tài liệu cần thiết để mở một tài khoản hiện tại.
Kế toán thẻ doanh nghiệp
Cơ sở để kiểm soát kế toán đối với dòng tiền là một báo cáo ngân hàng hoặc dữ liệu từ một tạp chí điện tử trong hệ thống Khách hàng-Ngân hàng của khách hàng.
Mở hoặc đóng tài khoản, công ty có nghĩa vụ thông báo cho cơ quan thuế về việc này trong vòng bảy ngày. Nếu không, anh ta phải đối mặt với một khoản tiền phạt đáng kể. Trong chính sách kế toán của công ty, các giới hạn về thẻ, một danh sách các tài liệu cho các báo cáo trước, một danh sách các chi phí và hoạt động được phép cho nhân viên, cũng như thời gian và thủ tục báo cáo phải được cung cấp.
Lợi ích chính cho công ty
Thẻ công ty giúp giảm đáng kể thời gian và chi phí hoạt động để phát hành quỹ có trách nhiệm. Nó tiết kiệm quản lý của doanh nghiệp khỏi nhu cầu nhận và lưu trữ trong một tổ chức ngân hàng số tiền dự định trả cho đại diện, chi phí đi lại và kinh doanh. Ngoài ra, công ty phát hành thẻ công ty tạo điều kiện thuận lợi cho công việc kế toán và giảm số lượng tài liệu báo cáo.
Công ty có cơ hội kiểm soát chi phí nhân viên không chỉ bằng báo cáo ngân hàng, mà còn bằng cách giới hạn các hoạt động được phép. Nếu một nhân viên đang đi công tác cần gấp tiền, công ty có thể bổ sung tài khoản bất cứ lúc nào. Để đảm bảo an toàn tiền trong thẻ bị mất, thỏa thuận cung cấp khả năng chặn nó bằng cách gọi điện thoại của chủ sở hữu. Khi qua biên giới tiểu bang, tiền trong thẻ thanh toán không cần phải khai báo. Ngoài ra, trong các chuyến công tác nước ngoài, chủ thẻ loại bỏ nhu cầu mua ngoại tệ. Tất cả các hoạt động được thực hiện ở nước ngoài có thể chuyển đổi tự động.
Làm thế nào để sử dụng thẻ công ty?
Việc sử dụng các thẻ như vậy được điều chỉnh bởi các quy tắc áp dụng cho tất cả nhân viên của một tổ chức cụ thể. Các quy định về sử dụng phải bao gồm các mục sau đây:
- thủ tục hành động trong trường hợp mất mát;
- yêu cầu bảo mật thông tin mã PIN;
- danh sách chỉ dẫn của tài liệu được chấp nhận làm bằng chứng của chi phí;
- khoảng thời gian mà nhân viên có nghĩa vụ phải chuẩn bị và nộp báo cáo chi phí với các tài liệu kèm theo, trong đó xác nhận các chi phí phát sinh.
Để cho nhân viên biết những gì có thể đóng vai trò là bằng chứng chi phí, bạn có thể tạo một album mẫu đặc biệt và đính kèm với quy định về việc sử dụng thẻ. Điều mong muốn là các quy tắc quy định các giới hạn đối với các khu định cư được phép trên thẻ, một danh sách các hoạt động và chi phí có thể được cam kết bởi một nhân viên. Danh sách các hoạt động được phép có thể thay đổi tùy thuộc vào lãnh thổ mà công ty được đăng ký. Giới hạn thanh toán có thể thay đổi tùy thuộc vào vị trí của chủ thẻ. Trong số những điều khác, quy chế phải ghi rõ khoảng thời gian cuối cùng nhân viên phải trả lại thẻ, cũng như mức độ trách nhiệm và thủ tục bồi thường cho việc không tuân thủ các quy tắc đã thiết lập.
Giá dịch vụ
Mỗi ngân hàng độc lập đặt phí mở và phục vụ tiếp theo của thẻ công ty. Trong hầu hết các trường hợp, thực tế nó không khác với thuế quan tiêu chuẩn áp dụng cho các cá nhân.
Trong quá trình đăng ký, khách hàng có quyền chọn một loại thẻ. Việc sản xuất thẻ tức thời, không cá nhân hóa thường mất không quá nửa giờ, trong khi việc phát hành thẻ tên uy tín có thể mất vài ngày làm việc.
