Ön rapor - AO-1'i oluşturur - daha önce hesap verebilir kişiler tarafından ödenen harcanan fonları onaylayan birincil belge. Raporun altındaki tutar aşağıdaki amaçlar için verilir:
- seyahat masrafları;
- işletme ve işletme ihtiyaçları için harcamalar;
- Çalışan tarafından yapılan seyahat giderlerinin geri ödenmesi.
Peşin ödeme
Peşin ödeme, fonun atandığı çalışanların listesini, zamanlamayı, hedefleri ve tutarı gösteren kuruluşun direktifine dayanarak yapılır. İş seyahatinde olanlara seyahate gönderilmeleri için para verilir.
Form doldurur sorumlu kişi. Giderleri kanıtlayan belgeler sunulur. Muhasebeci gider raporunun tamamlandığını kontrol eder, gider belgelerini AO-1 formunda düzeltir ve imza için formu başa gönderir.
Tutarın geri kalanı işletmenin kasiyerine iade edilir. İadesi durumunda, çalışanın maaşından fon kesilir, Bölüm 137 Rusya Federasyonu İş Kanunu (işverene borçlarını ödemek için ücretlerden mahsup).
Bir ön belge doldurma kuralları
Gider raporu iki taraflı bir belgedir. Kapak tarafında kuruluşun adı, formun numarası, tamamlanma tarihi belirtilir. Çalışanın baş harfleri, bölüm, bölüm (varsa), çalışanın çalıştığı yer, personel numarası, pozisyon girilir.
Tutarın amacı fon işleme sırasındaki amaca uygun olmalıdır.
Formun sol kısmı, peşin ödemenin bakiyesi ve fiilen harcanan miktar hakkında bilgi verir. Döviz için 1A hattı. Fonların AO-1 şeklinde yansıtılması ve borcun yabancı para cinsinden geri ödemesi, gider raporunun imzalandığı tarihte Rusya Federasyonu Merkez Bankası döviz kurundan oluşmaktadır.
Formun arka yüzünde sarf malzemeleri listelenir: konsinye notları, seyahat belgeleri ve ticari makbuzlar eylemler ve diğer makaleler. Sayıyı, tarihini, adını, ruble cinsinden miktarını ve (varsa) döviz cinsini belirtin.
Sonuç olarak, sorumlu kişinin imzası var.
Desen yazma
AO-1 formu hem fon alan kuruluş çalışanı hem de muhasebeci tarafından doldurulur.
Gider raporu neye benziyor? Bir işletmenin çalışanını doldurmanın bir örneği yukarıdaki fotoğrafta sunulmuştur. Belgenin ön yüzündeki çalışan, şirketin adını, ilk harflerini, pozisyonunu, personel numarasını, avans ödemesini (misafirperverlik veya işletme giderleri) ve rapor tarihini belirtir.
Kapak tarafında, çalışan aşağıdaki satırları doldurur:
- paragraf 1 - masrafları belgeleyen belgenin seri numarası;
- sütun 2 - harcama belgesinin hazırlanma tarihi: alım gerçekleştiğinde yolculuk;
- sütun 3 - masrafları onaylayan çek, irsaliye veya kanunun sayısı;
- paragraf 4 - fon israfı tipi: büro masrafları, ücret;
- çizgi 5 ve 6 - rapora göre ruble ve döviz cinsinden tutar.
Toplam tutar “Toplam”, 5. ve 6. paragraflarda belirtilmiştir.
Sarf malzemeleri ile doldurulmuş form muhasebe departmanına sunulur.
Masraf raporunda başka neler var? Şirketi dolduran muhasebecinin bir örneği yukarıdaki fotoğrafta gösterilmektedir. Muhasebeci, AO-1 formunun çalışandan alındığını imzalar. Makale, formun teslim edildiği tarihe sahip olacaktır. Makbuz sorumlu kişiye verilir.
Belgenin doğruluğunu kontrol ettikten ve tutarları harcadıktan sonra, muhasebeci satırları doldurur:
- Sütun 7 ve 8 - muhasebe için kabul edilen ruble ve döviz cinsinden fonlar.
- Madde 9 - Harcanan meblağa borçlu olan hesap sayıları.
Formun başlığı doldurulur. Gider raporu, fonlar hakkında bilgi içerir: sayı, tutarların verildiği belgenin tarihi.Önceki avansın bakiyesi veya fazla harcaması ile ilgili bilgiler aşağıda belirtilmiştir.
Formun başlığındaki "Muhasebe" sütununda borç ve alacak hakkında bilgiler yer almaktadır. Bilgi, formun arkasındaki 9 numaralı hattan alınır.
Aritmetik hesaplamaların doğruluğunu kontrol eder, evrak işleri. Form şirket yöneticisine imza için sunulur.
Formun onaylanmasından sonra, verilen tutar yazılı olarak kesilir ve çalışana son ödeme yapılır.
Avansın geri kalanı, makbuz emriyle şirketin kasalarına iade edilir. Aşırı kullanılmış fonlar, şirket tarafından harcama emri.
Çalışan önceki belgeye göre kalan tutarı iade etmemişse, yeni bir avans verilemez.
Son tarihi bildir
Bir iş gezisinden döndükten sonra, çalışan bir gider raporu sunar. Bir belge göndermek için son tarih üç gün içinde. 10 gün - yabancı bir gezi olsaydı. Formun sunulmaması durumunda, ihlal bildirilir. nakit disiplini.
Eğer vergi servisi emrin takip edilmediğini tespit ederse, müfettişler idari ihlallerle ilgili İdari Suçlar Kanunu'nun 15.1 maddesi uyarınca teşkilatta ceza kesmeye çalışabilirler. Her ne kadar yasa sorumluluk sağlamıyor.
Tahsis edilen fonlar üzerinde kontrol, işletmenin görevidir.
Yabancı dilde belgeler
Bir denizaşırı iş gezisine vardıktan sonra, bir çalışan fonların yabancı bir dilde harcandığını kanıtlayan belgeler sunarsa, ara çevirinin yapılması gerekir.
Muhasebe Uyum Yönetmeliğinin 9 uncu maddesi, yabancı dilde menkul kıymetlerin çevrilmesi gerektiğini yönetmektedir. Birincil belgelerin çevirisi yabancı dil bilen herhangi bir çalışan tarafından yapılabilir. Sadece sayılar tam olarak belirtilir. Kalan bilgi yazılı olamaz.
Tercümesi olan bir avans raporu, kurumun muhasebecisi veya yetkili başka bir kişi tarafından onaylanmıştır.
Rapor formu bir nüsha halinde doldurulur. Formun hazırlanmasına en az üç kişi katılabilir: hesap verebilir bir kişi, bir muhasebeci, bir müdür.
