İş süreci, başkan tarafından görevlerin belirlenmesi ve şirket çalışanı tarafından uygulanmasından oluşur. Zaman zaman, her çalışan bir ilerleme raporu hazırlar. Sıklık, işletmenin iç kurallarına ve formuna bağlıdır. Bu belgenin yönetimle olan ilişkisini küçümsemeyin.
Bu makalede, yapılan çalışmalar hakkında bir raporun nasıl hazırlanacağına, bir dokümanın doldurulmasına ve hazırlanmasına ilişkin bazı ipuçlarına bakacağız.
İşle ilgili düzgün bir şekilde rapor yazabilmek için neden
İş akışı, şirketin her çalışanının dişli olduğu karmaşık bir mekanizma şeklinde sunulabilir. Bu örnekte, kurumun başkanı tüm mekanizmaların mümkün olduğunca çabuk ve sorunsuz çalışmasını sağlamak zorunda olan bir mühendisdir.
Gerçek hayatta, patronların işlerinin sonuçlarını göremiyorlarsa çalışanların işlerini ne kadar iyi yaptıklarını değerlendirmeleri oldukça zordur. Bu nedenle, hemen hemen tüm işletmelerde, yönetim her çalışanı düzenli olarak yapılan çalışmalar hakkında bir rapor hazırlamak zorunda bırakmaktadır. Genellikle bu belge 1 hafta sıklıkta oluşturulur. Böylece, patronlar çalışanların ne yaptığını, şirkete ne kadar yararlı olduklarını görebilir.
Yanlış Örnek
Belge serbest formda. Belki de bu yüzden yönetimle hiçbir şey hakkında konuşmayan veya çalışanın kendisine verilen işlevlerle baş etmediğini düşündüren çok sayıda rapor vardır. Dahası, belirli bir çalışan gerçek bir çalışkan olabilir ve planını fazla doldurur. Bunun suçu, yapılan çalışmalar hakkında yanlış hazırlanmış bir rapordur. Böyle bir belgenin bir örneği aşağıda verilmiştir.
“Kime: Planlama Dairesi Başkanı Ivanov P. M.
Kimden: Petrov Yu.
Belge türü: 02.15.16 - 02.19.16 dönemine ait ilerleme raporu
Aşağıdakiler tamamlandı:
- uygulanan çalışma saatleri üretim atölyesi;
- zaman tutma sonuçları çalışma programına dahil edilmiştir;
- hesaplanan yeni zaman standartları;
- İş müfettişliklerinin yanı sıra birkaç müşteriden gelen taleplere verilen yanıtlar derlendi;
- işletmelerde işgücü verimliliğini arttırma konferansına katıldı.
Derleme tarihi: 02.19.16
İmza: Petrov Yu. R. ”
Çalışan bu şekilde yapılan çalışmalar hakkında bir rapor hazırlarsa, yönetim yeterince yüklenmediğini düşünecektir.
Hatalar neler?
Yukarıdaki örnek, bu tür belgelerin hazırlanmasında standart hataları açıkça göstermektedir.
Başlıca olanlar:
- yürütmeye konan görevlerin eksikliği;
- gelecek raporlama dönemi için plan yok;
- özgüllük eksikliği;
- analiz yok;
- Çalışanın inisiyatifinin yetersizliği, çalışma alanındaki tekliflerin eksikliği ile vurgulanmaktadır.
Yukarıdaki şartlar hem haftalık formların hazırlanmasında hem de yıl için yapılan çalışmalar hakkında bir rapor hazırlandığında kullanılmalıdır.
Uygun seçenek
Kalite raporunu ilk kez derleme çalışmaz. Sizin için kolaylaştırmak amacıyla, ilk örnekte belirtildiği şekilde yapılan işler hakkında yöneticiye nasıl bir rapor yazılacağına dair bir örnek veriyoruz:
“Kime: Planlama Dairesi Başkanı Ivanov P. M.
Kimden: Petrov Yu.
İçin emek sonuçları hakkında rapor (02.15.16-19.02.16 gg.)
Raporlama haftası için aşağıdaki görevler benim için belirlenmiştir:
- Mevcut zaman standartlarının bulunmadığı veya eskimiş olduğu üretim atölyesinin çalışma zamanlamasını yapmak.
- Ölçümlere dayanarak, ilgili yapısal birimin çalışması için yeni standartlar için onay hazırlayın.
- 02/18/2016 tarihine kadar planlanan işletme ile işgücü verimliliğini artırma konferansına katılın, soru ve öneriler hazırlayın.
Tüm görevler tamamlandı:
- 5 kez harcandı ve üretim atölyesinin çalışması için aynı sayıda yeni standartlar derlendi;
- Konferansa katıldı, muhtıra ekli önerileri ile.
Ayrıca, gelen belgelerle çalışma yapıldı, yani:
- IOT isteklerine 2 cevap derlendi.
- Gr harflerine verilen cevaplar. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
02.22.16 - 02.26.16 arası dönem için, Pechersk şubesinin yapısal biriminin çalışmasını doğrulamak için bir iş gezisi planlanmaktadır.
Derleme tarihi: 02.19.16
İmza: Petrov Yu.R. ”
Raporun bu sürümünün daha iyi okuduğunu ve yönetim, çalışanlardan birinin ne kadar iyi çalıştığını görebilir.
Daha uzun süreler için raporlar nasıl yazılır?
Elbette, kağıda güzelce boyamak için bir haftalık bir süre zor değildir. Yarım yıl, hatta bir yıl boyunca yapılan çalışmalar hakkında rapor hazırlamak daha zordur. Ancak, ilk bakışta göründüğünden daha kolaydır. Örneğin, gereken süre için haftalık raporlarınız varsa, bunları güvenle kullanabilirsiniz.
Maksimum hacim - 1 sayfa A4
Aynı zamanda, sonucun 1-2 sayfaya sığması için bilgileri biraz büyütmeye çalışmalısınız. Organizasyonda haftalık sonuçların gerçekleşmemesi durumunda, yıl boyunca yapılan çalışmalar hakkında bir rapor hazırlamak zorundaydınız, histerilerde panik yapmayın ve savaşmayın.
Etrafınızdaki tüm bilgiler: Belge günlüklerindeki veya e-postadaki iletilerin geçmişine bakın, raporlarınızı içeren klasörü açın, gezi sayfalarını inceleyin. Bütün bunlar, çalışma yılı boyunca yaptığınız sömürüleri hatırlamanıza yardımcı olacaktır.
Özetlemek
Yukarıda, ilerleme raporunun nasıl yazılacağına dair bazı örnekler verdik. Asıl şey, gerçekleştirilen işlemleri belirtmek, nicel özellikleri belirtmek (birçok kez veya bu kadar çok parça vb.). Böylece, kılavuzun ne kadarını tamamlayabildiğiniz konusunda tam olarak bilgi vereceksiniz.
Raporun başında tamamlamanız gereken belirli görevlerin bir listesini belirtmeyi unutmayın. Önemli bir bölüm raporun tamamlanmasıdır. Yakın gelecekte işte gerçekleştirmek istediğinizi yazdığınızdan emin olun. Bu şekilde, iş tanımına göre yapılması gereken acil görev ve işlev alanlarından daha geniş göründüğünüzü göstereceksiniz.
Yukarıdaki örneği de düşünebilirsiniz.
Bu tür raporları derlemeyi kolaylaştırmak için, her gün yapılan çalışmaları bir deftere veya elektronik belgeye kaydedebilirsiniz. Bu önemsemeye günde sadece 3-5 dakika harcayacaksınız. Bu çok değil. Ancak, bu tür kayıtlar nedeniyle, gelecekte herhangi bir sorun yaşamadan çalışmalarınızla ilgili bir rapor oluşturabileceksiniz.
