Not, çalışanlar arasında resmi iletişimin gerçekleştiği devletlerarası bir belgedir. İçeriği ödevlere, herhangi bir görevin yerine getirilmesine, yani çalışma sorunlarına indirgenmiştir. Not yazmanın basit bir mesele olmasına ve çok katı kurallarla düzenlenmemesine rağmen, yine de onları bilmeniz gerekir. Bu makalede, bu dokümantasyon, türler, vb. Derleme prosedürünü ele alacağız.
özellik
Servis notunun niteliği bilgi niteliğindedir; bu, belirli bildirimleri, mesajları, talimatları vb. İçerdiği anlamına gelir. Başka bir deyişle, bir not, bir kurum içindeki iletişim için bir araç kutusudur.
Not: zorunlu not oluşturulmamıştır. Bu ilave bir belgedir, ancak emir ve talimatlar esas alınarak düzenlenebilir.
uygulama
Notun, resmi olarak sınıflandırılmış yönetim raporları listesine dahil olmayan, aynı zamanda, sıkça kullanılan belgeler olduğu düşünülmektedir. Yaygın olarak kullanıldığında, yatay düzeyde iletişim halini alır: yani, bir talebi veya teklifi başka bir çalışanına aktarmak için bir birimin çalışanı tarafından derlenir.
Önemli: Aralarında bir not aracılığıyla iletişimin yapıldığı kontrol nesnelerinin durumları aynı olmalıdır. Aksi takdirde, belge bir not değil, bir not olarak kabul edilir.
Kullanım amacı
İş için bir not çeşitli durumlarda kullanılabilir.
İşte bazı örnekler:
- çalışan ikramiyeleri için;
- bir iş gezisinde bir çalışanı göndermek;
- lojistik departmanına ekipman arızası hakkında rapor vermek;
- satın alma notu;
- Güvenlik şefinin başka bir birimin başkanından yetkisiz kişilerin (çalışanların değil) şirket binasına nedenlerle girmeleri gerektiğine dair bildirilmesi;
- Muhasebe departmanına, belirli ihtiyaçlara yönelik malzeme kaynaklarının tahsisi için gönderilen not şeklinde bir talep, vb.
Seçilmiş Servis Notları
Notun dahili bir kağıt olarak görülmesine rağmen, çeşitlerinden biri de onay komisyonuna gönderilen bir belgedir. Ancak, yalnızca çalışma iletişimi için yapışkan notlar kullanmak hala daha yaygındır.
Not nasıl yazılır?
Not yazmanın temel kuralları diğerlerine benzer. Bunlar A4 formatında bir kağıda yazı yazmayı, kime ve kimden gönderileceğini talimatlar, tarihe ve imzaya göre belgelendirmeyi içerir. Ancak tüm gereksinimlere uygun bir not yazmak nasıl?
- ortada (ayrıca sayfanın sol tarafında da izin verilir) belgenin karşılık gelen adını yazın;
- Tarihi yazmak için iki seçenek vardır - hem tamamen Arapça rakamlarla hem de ayın sözcüklerle belirtilmesi;
- Başlıkta, ana başlığa belgenin içeriğinin kısa bir açıklaması eklenebilir;
- Gönderen ve alıcı ile ilgili bilgiler eksiksiz olmalıdır: isim, soyad ve kullanıcı adı, pozisyonun tam adı ve bu bölümün eklendiği bölüm (ünite).
Servis Notu İçeriği
Not nasıl yazılacağı sorusunun cevabı, sadece bu belgenin ayrıntılarını ve niteliklerini değil, içeriğinin ne olması gerektiğini de içerir.
Söz konusu yazı çok kuru ve resmi bir dilden bağımsız bir anlatımda problemin özüne ilişkin bir açıklama gerektirmez, ancak özellikle yazma nedenini yansıtır.
İçerik genellikle iki bölüme ayrılmıştır. Bunlardan ilki, başlangıç adıdır. Taslak tutana not yazmak ve belirli bir çalışana göndermek için neyin yol açtığını anlatıyor.
İkinci kısım ana kabul edilir, aynı zamanda başlangıçtan da büyüktür. Bu metin doğrudan istek veya teklifin bir ifadesini içerir. Buna durum, sonuç ve sonuçların bir analizi eklenebilir.
şekil
Bir faturanın nasıl yazılacağı sorulduğunda, bazı şirketler çalışanlarına özel bir form verir. Ancak, bunun zorunlu bir birleşme olmadığı unutulmamalıdır - GOST onaylanmış bir örnek olmadan yalnızca danışmanlık hükümleri (yazı tipleri, boyutlar ve boşluklarla ilgili) sağlar. Ancak, bu belirli bir şirkette mevcutsa, buna bağlı kalmak en iyisidir.
Servis ve notlar
Notta biraz daha yüksek, resmi ve raporlama notları farklı olduğu kaydedildi. Ancak birçok insan hala birbirleriyle karıştırılmaya meyillidir.
En yaygın hatalar:
- çalışandan çalışanın patronuna notu (aslında, bir rapor);
- maaş artışı hakkında;
- tanıtım hakkında.
Son ikisi, yatay düzeyde değil, dikey olarak bir notun tanımını reddeden muameleyi içerir.
Önemli: notların notlara bölünmesi ve açıklayıcı bir priori yanlıştır.
kayıt
Tüm notlar kayıt defterine kaydedilir. Her bir şirkette evrak işlerinin nasıl organize edildiğine bağlı olarak, ya kağıdı çeken ya da onu alan kişi bununla baş edebilir. Her durumda, bu, servis notunun, metninde belirtilmesi gereken benzersiz bir numaraya atanması gerçeğine bağlı olarak artmaktadır.
Örnek not
"Satış Departmanı, Bilgi Teknolojileri Bölümü Müdürü V. A. Kutsak
muhtıra
№ 19-43/102
13 Nisan 2015
PC'nin durumunu test etmek için
Bir satış çalışanı R. D. Maksimenko'nun kişisel bilgisayarında 04/10/2015 tarihinden itibaren düzenli arızalar vardır: yani, bu komutu PC'ye vermeden yeniden başlatma, açma / kapama sorunları ve ekran titremesi. Anlatılması nedeniyle, arızaların nedenlerini tespit etmek ve bunları başarılı bir şekilde çözmek için bölümünüzün uzmanları tarafından gerekli teşhisleri yapmanızı rica ediyorum. Test sonuçlarının yazılı olarak yapılmasını ve başka işlemlerde özetlenmesini öneririm: makinenin onarımı veya değiştirilmesi.
Bölüm Başkanı L. A. Kudryavtsev "
Bilgisayarın tamir edilemediği ortaya çıktığını varsayalım. Bu durumda, ekipmanı kapatmak için bir not hazırlıyoruz.
Örnek hizmetten çıkarma notu
"Satış Departmanı, Lojistik Direktörü M.A. Oleinik Bölümü
muhtıra
№ 21-45/104
16 Nisan 2015
Çalışmayan bir PC'nin kullanımdan kaldırılması hakkında
10 Nisan 2015 tarihinden itibaren, bir satış çalışanı R. Maximenko'nun kişisel bilgisayarında düzenli arızalar meydana geldi. Bunun bir sonucu olarak IT departmanı uzmanları tarafından yapılan diyagnostikler şunları göstermiştir: PC daha ileri işlemler için uygun değildir. Bu bakımdan, çalışamazlık için yukarıdaki ekipmanı yazmak istiyorum.
Bölüm Başkanı L. A. Kudryavtsev "
Ona ek olarak, başka bir nota ihtiyacınız olacak - hizmet dışı bırakılan ekipmanı değiştirmek için.
Ekipman Değiştirme Notu
"Satış Departmanı, Lojistik Departmanı Direktörü M. A. Oleinik
muhtıra
№ 22-46/104
17 Nisan 2015
Bozuk bir PC'yi değiştirme hakkında
Bir bölüm uzmanı Maksimenko R. D.'nin kişisel bilgisayarı hizmet dışı bırakıldı ve çalışamaması nedeniyle değiştirilmeleri gerekiyor (04/15/2015 tarihli 20-44 / 103 sayılı belgeye göre).Lütfen kullanım dışı parametrelere uygun yeni ekipman sağlayın. Lütfen uygulama hakkında yazılı olarak bilgi verin. Teşhisler ve sonuçları hakkındaki bilgi teknolojisi bölümü raporunu ekliyorum.
Bölüm Başkanı L. A. Kudryavtsev "
Sonuç olarak
Genellikle, bir not yazmak sorunlara neden olmaz. Bu devletlerarası belge, farklı hükümet seviyeleri arasında oldukça bilinen bir iletişim aracıdır. Notlar ve notlar arasındaki yalnızca “karışıklık” koşullu engellere neden olabilir (makale, nasıl farklılık gösterdiğini gösterir).
Bazı şirketlerde, notların derlenmesi sadece tanıtılan ve onaylanan modele göre (bu durumda, onlar için özel formlarla stoklanmak daha iyidir), bazılarında ise ücretsizdir.
Bu belgeyi derlerken, biri diğer kağıtlarla aynı kurallara göre yönlendirilmelidir - GOST'a göre yazı tipi ve boşluk, notun geçerliliği için tarih ve imza.
Genel olarak, bir not, ustalaşması kolay olan ve doğru kullanıldığında, bir organizasyon ekibinin iyi koordine edilmiş ve net bir çalışması olan çok kullanışlı bir araçtır. Departmanlar arasında bütünsel bir bağlantı kurmaya yardımcı olur ve oluşturdukları yapıyı güçlendirir.
