Birçok bölümü olan büyük şirketler kaçınılmaz olarak iç iş akışı sorunuyla karşı karşıya kalmaktadır. Gelişmiş firmalarda, böyle bir prosedür bilgisayarlı, daha mütevazı bir versiyonda, bu kağıt taşıyıcılarla ilgili yazışmalardır. Bununla birlikte, işletme yazma normları herhangi bir format için aynı kalır. Genelde, böyle bir belgeye not denir.
Hangi durumlarda not alırsın?
Birimler arasındaki ilişki hassas bir konudur ve bazen yazmayı gerektirir. Coğrafi olarak uzak olan birkaç birimin çalışanlarının bir proje üzerinde birlikte çalıştıklarını varsayalım. Güvenilir bilgi alışverişinde bulunmak için telefon yeterli değil, yazılı kaynak gerekiyor.
Ya da başka, daha az hoş bir seçenek: çalışanı resmi görevlerin ihlali nedeniyle disiplin yükümlülüğüne getirmeniz gerekir. Böyle bir ihlalin var olduğunu nasıl ispat edersiniz ve bu nedenlerden oluşur? Tabii ki, yazılı kaynaklar yardımıyla: özümler, iç yazışmalar, yazılı talimatlar ve diğer benzer notlar.
Bir talepte bulunmanız veya tüm çalışanların önemli bilgilerinin dikkatine sunmanız gereken zamanlar olabilir. Bu bir not kullanarak yapılabilir.
Yani, örnek bir not girişimin çeşitli sorunları için yararlı olabilir:
- emek;
- anlaşarak;
- idari ve yönetsel;
- disiplin;
- idari ve ekonomik;
- sendika;
- bilgileri.
Ve bu liste ayrıntılı değil.
Zorunlu detaylar
Not, her şeyden önce bir belgedir ve bu nedenle, örnekleme odaklanarak iş akışı akış kurallarına uygun olarak derlenmelidir. Yetkinlikle hazırlanmış bir not, bir üretim problemini çözmek için yeterlidir. Belge aşağıdaki bilgileri içermelidir:
- faturanın kime ait olduğu;
- özü, gerekçesi, yasalara, normlara, talimatlara atıfta bulunma nedir;
- uygulamalar - eğer varsa;
- kim imzaladı - birim başkanı, iç belgeleri imzalama hakkına sahip;
- kim derledi - örnek servis notunu doğrudan derleyen icracı;
- Belgenin sicil numarası ve adrese gönderildiği tarih.
Kural olarak, servis kayıtları asıllardaki alıcı sayısı artı gönderen için bir kopya ile derlenir. Çok sayıda alıcı varsa, bunlar sayfanın sağ yarısında hiyerarşide listelenir.
Not nasıl yazılır
Örnek bir belge, bir iş mektubu kullanarak veya iş belgeleri koleksiyonlarında herhangi bir referans yayınında bulunabilir. şekil not özel olarak onaylanmamış. Temel olarak, derlerken, iş cirosu ve yerleşik uygulama normları tarafından yönlendirilirler.
Ancak, dokümantasyon şeklini düzenleyen devlet standartları vardır. İşletmenin iç dokümantasyonuna bazı gereklilikler getirmekte, bu veya bu yazıların nereye yerleştirilmesi gerektiği, harflerin baş harflerinin doğru şekilde nasıl belirtileceği veya belgelerin başın yokluğunda nasıl vekaleten doğru şekilde imzalanacağı belirtilmektedir.
Yazılan her şeyi göz önüne alarak aşağıdaki örnek servis notunu kullanabilirsiniz. Elbette, derleyicinin atıfta bulunduğu sunum ve gerekçelendirme mantığı iyi düşünülmelidir, çünkü format belgenin algısını ve dolayısıyla etkinliğini belirler. Sağlam ve iyi düşünülmüş bir belge her zaman daha güvenilirdir.
Örnek not
İK Direktörü
JSC "Energosbyt"
Titenko V.A.
muhtıra
Belgeyi çalışana teslim etme konusunda
06/03/14 tarihli ve 214 / OK
05/31/14 şirket, çalışanı Degtyareva Irina Pavlovna'nın İstihdam Merkezi lehine olan miktarı geri alma kararı alan bir borçlu olduğu için, çalışanın Degtyareva Irina Pavlovna'nın resepsiyonda kendisine gelmesi gereken bir mektubu aldı.
Mevcut verilere göre, belirtilen çalışan Elektrik bölümünde dağıtıcı olarak çalışmaktadır.
İcra memurunun şartlarına uygun olarak, sizden ekteki sözleşmenin Degtyareva Irina Pavlovna'ya imzayla karşı teslim edilmesini acilen temin etmenizi ve imzayla postayla bir kopyasını imzalı kişiye göndermenizi rica ediyorum.
Ek: 2 nüsha halinde çağırır.
Saygılarımızla,
Hukuk Departmanı Başkanı
MV Blanche
Uygulama. Oleva I.R.
5027982
Bu formatta, herhangi bir soruyu ortaya çıkarabilirsiniz, asıl şey, örnek servis notuna odaklanmak ve belirtilen gerekliliklerin gerekçesini ihmal etmemenizdir.
Not - Dahili Belge
Bir not örneği, hazırlanmasına ilişkin prosedür hakkında fikir verir. Bu belgenin, konusu ne olursa olsun, şirketin iç meselesi olduğu unutulmamalıdır.
Genellikle, bir işletme, üçüncü tarafların talebi üzerine kopyaları veya dahası resmi belgelerin asıllarını vermeyi reddetmenin mümkün olduğunu belirten, sınırlı erişime sahip bilgileri belirlemek için özel bir sipariş verir.
Ancak, kolluk kuvvetlerinin ve adli makamların talebi üzerine, resmi yazışmaların araştırmacının veya hakimin mülkü olabileceği unutulmamalıdır. Ayrıca, bu belgeler denetim organlarını isteme hakkına sahiptir. Bu olasılık göz önüne alındığında, derhal doğru ve ihtiyatlı bir belge hazırlamak daha iyidir, çünkü kalemle yazılmış olanı balta ile kesilemez. Bunun için, örnek servis notu en uygunudur.
